Съдържание:
- Създавайте и модифицирайте оформление и структури за текстообработващи документи
- 2.1 Определете изискванията на документа за структура и стил
- 2.2 Определете кои шаблони и стилове са налични и кога да ги използвате
- Урок за Word 2003, използващ шаблони
За да видите форматирането и наличните стилове, щракнете върху Форматиране - Стилове и форматиране
За да конвертирате текст в таблица, първо въведете данни, разделени с раздели или запетая, тук имам разделени данни по раздели
- Как да създам формуляр?
Изглед - Ленти с инструменти - Форми, ще покаже лентата с инструменти за формуляри
- Моля, отзиви:
Следващата стъпка след идентифициране на необходимата информация и познаване на различните техники и използване на инструменти за създаване на документ е, да се проучи необходимата структура и оформление на документа, след това да се разгледат наличните налични стилове и шаблони, да се добие представа за използването на таблици и друга информация, необходима за документа и накрая да ги приложите към документа.
Информацията тук е написана въз основа на софтуерната единица за обработка на текст за кандидати, които работят за диплома от ниво 2 или ниво 3 по бизнес и администрация или ИТ. От кандидатите се очаква да имат умения за текстообработка на средно ниво, ако са ИТ потребители.
Както споменах по-рано в раздел 1, повечето части на тази единица се оценяват въз основа на задачи, които ще бъдете помолени да изпълните. Ще трябва да докажете знанията и уменията, които притежавате за използване на софтуера, като изпълните тези задачи и ще бъдете оценени чрез наблюдение и представяне на документи, които сте създали преди.
Ще разгледаме как да идентифицираме изискванията на документа за структура и стил, какви шаблони и стилове са на разположение и как и кога да ги използваме, да създаваме и модифицираме таблици и формуляри за организиране на информация, както и как да избираме и прилагаме стилове към текст.
Ако още не сте разгледали първия раздел на това устройство и искате да хвърлите един поглед преди да продължите, моля, следвайте връзката по-долу.
Раздел 1 - Въвеждайте и комбинирайте точно текст и друга информация в текстообработващите документи (Софтуер за текстообработка, въпроси от 1.1 до 1.7)
Следващият раздел на тази единица се намира на линка по-долу
Раздел 3 - Използвайте софтуерни инструменти за текстообработка, за да форматирате и представите документи ефективно, за да отговорите на изискванията (Софтуер за текстообработка, въпроси 3.1 до 3.6)
Създавайте и модифицирайте оформление и структури за текстообработващи документи
Документ, не може да бъде написан само с текст и изображения, разпръснати тук и там. Всички документи се нуждаят от изрядно представяне със стандартна структура и оформление. За да се постигне това, човек трябва да знае как да структурира документа, какви техники и инструменти са необходими за това и къде да ги намери.
2.1 Определете изискванията на документа за структура и стил
Всеки документ, който е създаден, трябва да се придържа към определени стандарти за по-лесна четливост и поддържане на професионализъм. Ако разгледаме като цяло стандартната структура на който и да е документ, той ще има заглавна страница, съдържание, въведение, тяло на документа и т.н.
Примерна заглавна страница за документ
nsf.gov
Всяка част от документа има свой собствен стил и структура.
Например заглавната страница на документа ще съдържа заглавието на доклада, датата, състоянието на документа и т.н., съдържанието ще съдържа всички раздели и подраздели на документа, със съответните номера на страници и т.н..
В зависимост от вида на документа трябва да настроите стандартно оформление на страниците за текстовия процесор. Някои от основните настройки включват размер на хартията, тип хартия, ориентация на хартията, основен шрифт, език, настройки на датата, обосновка на съдържанието в документа, полета, интервали между редовете, колони, заглавки, долни колонтитули, номера на страници, заглавия на абзаци, таблици и много други в зависимост от целта.
Освен тях трябва да разгледаме графичната част на документа. Графиките, които използвате в документ, също ще трябва да бъдат в съответствие с определени стандарти. Те трябва да са прости и да съответстват на съдържанието на документа (да имат смисъл) , да бъдат надписани по подходящ начин, да бъдат етикетирани, ако е необходимо, с легенди, ако има такива.
Следващият важен аспект, който трябва да се има предвид в даден документ, е граматиката, четливостта и стилът на документа. Проверка на правописа и проверка за грешки в граматиката. Някои основни стандарти са да се избягва подчертаването на текста, като се използват единични кавички вместо двойни кавички, оставя се пространство между изречения и абзаци, проверява се за препинателни знаци и др. Също така е по-добре да се използва активен глас, докато пишете документ, а не пасивен глас.
След като се погрижат за всички стилове и структура на документа, настроената страница трябва да бъде коригирана така, че документът да изглежда изрядно и да се представи за печат и четене.
2.2 Определете кои шаблони и стилове са налични и кога да ги използвате
А събирането на спецификации като размер на страницата, ориентацията на страницата, полетата, шрифтове, разстояние между редовете и т.н., се нарича шаблон. Всеки отделен документ, създаден в Word, се основава на шаблон.
Например, когато отворите нов документ в Word, Word използва шаблон по подразбиране с някои нормални или настройки по подразбиране и това се нарича нормален шаблон.
Шаблонът също се предлага със стилове за документа.
Например за нормален шаблон стандартният стил е нормален стил. Ще има шрифт по подразбиране, размер на шрифта, интервал между редовете, поле и т.н. В самата дума има различни други стилове ( Форматиране -> Стилове и форматиране ), от които можете да изберете един, или можете да промените съществуващ стил или да създадете свой собствен стил.
В зависимост от всяка организация и отдел, в който работите, може вече да имате различни шаблони, които преди това са били създадени за конкретни цели, като се вземат предвид нуждите и изискванията на организацията и нейните стандарти. Шаблоните могат да имат различни формати за страницата, различни стилове и някакъв стандартен текст, всичко в зависимост от нуждите и стандартите на организацията.
Например бланка, която всяка организация има, е пример за шаблон. В него може да има основна информация и информация за контакт за компанията. Тези шаблони могат да бъдат модифицирани или можете да създадете вашите шаблони и да ги запишете на лесно достъпно място на вашия твърд диск. Външният вид на документ се определя от стиловете и спецификациите на документа.
Шаблоните могат да бъдат нормални шаблони по подразбиране или шаблони с макроси. Ако трябва да създадете шаблон за документи, които ще създавате доста често, тогава трябва да направите: Създайте шаблон с необходимия стил и спецификации и добавете текста, който ще се появява всеки път, когато се създава нов документ, след това запазете шаблона със значимо име. Ако искате да модифицирате вече съществуващ шаблон според вашите нужди, отворете вече съществуващ шаблон, направете необходимите модификации и го запазете с друго име.
Урок за Word 2003, използващ шаблони
Има два типа шаблони: вградени шаблони и персонализирани шаблони.
Вградените шаблони се предлагат с предварително зададена структура, която е проектирана за различни видове документи.
Например факс, бележки, писма, автобиографии, отчети и др.
Персонализираните шаблони са шаблони, създадени от потребителя, когато вграден шаблон за тяхната цел и изискване не е наличен или наличният не е задоволителен. Потребителят създава шаблон, използвайки собствено форматиране и стилове и го запазва заедно с други шаблони, така че да са достъпни за бъдеща употреба.
Файл - Шаблони - Проверете „Автоматично актуализиране на стилове на документи“
michaelgoerz.net
В случаите, когато искате да преформатирате стиловете на съществуващ документ към стиловете, които сте създали в нов шаблон, можете да постигнете това, като прикачите новосъздадения шаблон към документа, който изисква преформатиране.
За да прикачите шаблон към документ, Файл -> Шаблони -> Проверете опцията „Автоматично актуализиране на стилове на документи“ -> Щракнете върху Ok
Word ще замени стиловете, които имат съвпадащи имена в стария документ, а новият шаблон и новите стилове се добавят към списъка със стилове. В този процес се променят само стиловете и други спецификации като поле, колонтитули и др. Не се променят, тъй като са настройки на ниво документ. Настройките на ниво документ винаги заместват настройките на ниво шаблон.
За да видите форматирането и наличните стилове, щракнете върху Форматиране - Стилове и форматиране
Вмъкване на таблица
1/4Таблиците се използват в различни видове документи за различни цели и има различни видове таблици. Ще разгледаме различните настройки и функции, които са на разположение за модифициране на таблица и за организиране на информация в нея.
Създаване или вмъкване на таблица - Таблица -> Вмъкване -> Таблица -> Задаване на броя на редовете и колоните -> Можете да използвате Autofit на съдържание, което ще коригира таблицата според съдържанието или да изберете автоматично напасване към прозореца, което ще разтегне таблицата до полетата на страницата.
Добавяне и изменение на структурата на таблицата - Винаги можете да щракнете с десния бутон върху таблица и да влезете в свойствата на таблицата и да направите толкова много промени в свойствата на таблицата. Можете също да добавяте и изтривате редове и колони, да променяте ширината, границите, засенчването и много други свойства за таблица.
За да конвертирате текст в таблица, първо въведете данни, разделени с раздели или запетая, тук имам разделени данни по раздели
За да обедините клетки в таблица, изберете клетките, които искате да обедините - щракнете с десния бутон върху избраните клетки - изберете "обединяване на клетки"
1/9Обединяване и разделяне на клетки в таблица - за да обедините клетки, изберете клетките, които трябва да слеете -> щракнете с десния бутон върху тях -> щракнете върху обединяване на клетки.
За да разделите клетки -> щракнете с десния бутон върху клетката, която трябва да разделите -> щракнете върху разделяне на клетки -> задайте броя на редовете или колоните, в които искате клетката да бъде разделена
Подравняване на текста хоризонтално или вертикално в таблица - Изберете клетките, в които искате да подравните текста. Щракнете с десния бутон върху тях -> щракнете върху "Посока на текста" -> след това изберете подравняването, от което се нуждаете
Поле на клетката, Граници и засенчване в таблица - Щракнете с десния бутон върху таблицата -> щракнете върху Граници и засенчване -> променете настройките за полета, граници и засенчване
Как да създам формуляр?
Също така ще разгледаме как да създадем и модифицираме формуляр. Формулярите са текстови документи, които имат полета за формуляри, които попълвате, когато е необходимо. Тези формуляри могат да се използват на компютъра или да се отпечатват и попълват. Подобно на други документи, формулярите също могат да бъдат запазени като шаблон. За да създадете формуляр, MS Word -> Нов -> Празен документ -> Можете да въведете необходимото заглавие и други подробности, ако е необходимо. Можете също да използвате таблица, за да придадете на формата професионално оформление.
Изглед - Ленти с инструменти - Форми, ще покаже лентата с инструменти за формуляри
За да добавите маркери и стилове на списъка - Формат - Водещи символи и номериране
15Вградените стилове улесняват работата, когато оформяте заглавия, абзаци и съдържание. Например, когато ръчно избирате заглавие, променяте шрифт, размер на шрифта, цвят на шрифта, правите действията в три стъпки, за да постигнете резултата и ще трябва да повторите това за всяко заглавие. Но когато сменяте стилове с вградените или вече създадени стилове, завършвате работата с едно щракване.
Свързаните стилове променят стиловете както на символа, така и на абзаца заедно и в края са маркирани с „' a“. Тези стилове се държат като абзац или стил на символи и могат да бъдат приложени, като щракнете навсякъде в абзаца, за да кандидатствате за целия абзац, или можете да изберете конкретна секция на абзаца и да приложите стила, ако имате нужда от стила, приложен само към част от параграфа.
Стиловете на списъците се използват за промяна на външния вид на списъците. Той има нива на йерархия със стилове на отстъп и номериране.
Стили на таблици се използват за промяна на външния вид на таблиците. Те се предлагат с различен външен вид на граници, засенчване, подравняване и шрифтове в таблици.
Моля, отзиви:
Надявам се, че всички имате познания за
- Изучаване на необходимата структура и оформление, необходими за документ
- Налични стилове и шаблони
- Използване на таблици и друга информация, необходима за документа
- Прилагане на горните техники към документа
Постарах се по най-добрия начин да прикача екранни снимки към повечето от обяснените тук действия. Някои скрийншотове са от Microsoft word 2010 и ще ги заменя с word 2003 възможно най-скоро.
Надявам се, че тази информация ви е била полезна. Моля, чувствайте се свободни да отзивите и да задавате въпроси, ако имате. Първият раздел на това устройство може да бъде намерен на линка по-долу
Раздел 1 - Въвеждайте и комбинирайте точно текст и друга информация в текстообработващите документи (Софтуер за текстообработка, въпроси от 1.1 до 1.7)
Следващият раздел на тази единица се намира на линка по-долу
Раздел 3 - Използвайте софтуерни инструменти за текстообработка, за да форматирате и представите документи ефективно, за да отговорите на изискванията (Софтуер за текстообработка, въпроси 3.1 до 3.6)
Всичко най-хубаво!
Livingsta