Съдържание:
- Правила за управление на проекти
- 1. Разберете обхвата
- 2. Разберете целите на заинтересованите страни
- 3. План
- 4. Непредвидени обстоятелства
- 5. Комуникирайте с екипа
- 6. Тествайте рано / прототип
- 7. Монитор
- 8. Докладвайте на клиента и управлявайте очакванията
- 9. Доставете
- 10. Проведете заключителна среща / събрани уроци
Следвайте тези правила, за да накарате всеки проект да работи с пълния си капацитет.
Canva.com
Участвам в управлението на проекти и портфейли от проекти повече от 30 години и има няколко златни правила, които научих от всички тези проекти, които са стандартни за всеки тип проекти. В тази статия искам да споделя някои от тях с вас.
Ако приложите тези правила към който и да е проект, който предприемате, по всяка вероятност ще имате успешен проект без стрес!
Правила за управление на проекти
- Разберете обхвата
- Разберете целите на заинтересованите страни
- План
- Непредвидени обстоятелства
- Общувайте с екипа
- Тествайте рано / прототип
- Монитор
- Докладвайте на клиента и управлявайте очакванията
- Доставям
- Проведете заключителна среща / научени уроци
1. Разберете обхвата
Това може да изглежда така, сякаш заявявам очевидното, но е жизненоважно да знаете за какво става дума в проекта. Какво се опитвате да изградите или постигнете? Има ли писмена спецификация за проекта, към която трябва да се придържате? Какви са бизнес целите, които движат проекта?
Говорете с хората, участващи в решението да продължите напред с проекта. Това може да е продавач във вашата организация (ако изпълнявате проекта като доставчик на друга компания) или лице от висшето ръководство във вашата организация, ако това е вътрешен проект.
Разберете какви са очакванията на вашия клиент (независимо дали е вътрешен клиент или външен клиент). Правили ли са нещо подобно преди и как смятат, че проектът е преминал - какво е било добро и какво е могло да се направи по-добре?
Уверете се, че разбирате всички технически изисквания за проекта - ако е необходимо, говорете с техническо лице от вашия екип или с вашия ИТ мениджър / отдел.
2. Разберете целите на заинтересованите страни
Преди да започнете проект, опитайте се да разберете кои са всички заинтересовани страни. Например, ако правите проект за външен клиент, може да имате следните заинтересовани страни:
- Бизнес спонсорът - това е човекът, който пъха ръка в джоба си и харчи парите с вас или вашата организация. Те ще искат своевременна качествена доставка без допълнителни такси за договорените.
- Мениджърът на клиентски проект - това е човекът във вашата клиентска организация, с когото ще поддържате най-голяма връзка по време на проекта. Те ще искат стрес и безпроблемен проект. Те ще искат да изглеждат добре в очите на своя шеф и може да откриете, че възнаграждението или бонусът им ще бъдат обвързани с успеха на проекта.
- Клиентският експерт - може би ще трябва да се ангажирате с клиентски експерт в даден момент от проекта. Те ще искат да имат принос и да кажат в дизайна и ще искат да почувстват техния опит да бъде чут и послушан. Те също така обикновено ще имат недостиг на време (като се има предвид, че те са експерт в своята област)
- Други доставчици - понякога ще откриете, че или ще зависи от входа на друг доставчик на вашия клиент, или те ще чакат входа от вас. Ще трябва да работите (обикновено чрез вашия клиентски мениджър на проекти) с този доставчик и да ги зарадвате.
- Вашият собствен шеф - вашият шеф ще иска отчети за протичането на вашия проект (за да сте сигурни, че поддържате този клиент доволен и печелите за вашата организация).
Не забравяйте да разберете от всеки от спонсорите на проекта какво ще направи този проект успешен от тяхна гледна точка.
3. План
Сега не мога да подчертая това достатъчно - план, план, план. Избройте задачите, включени в проекта, и необходимите ресурси (хора и неща). Погледнете взаимозависимостите на задачите - какво не може да започне преди нещо друго да започне или завърши и т.н.
Използвайте инструменти като MS Project или дори проста електронна таблица на Excel, за да подпомогнете вашето планиране. Организирайте хората и нещата, от които се нуждаете, преди време и планирайте да направите някои прототипи и QA, за да изгладите ранните проблеми.
4. Непредвидени обстоятелства
Без значение колко добър е вашият план, нещата няма да се развият според очакванията. Животът ще се намеси. Не забравяйте да добавите някои непредвидени обстоятелства във вашия план. Това може да са допълнителни ресурси или допълнително време във вашия график, но това ще направи разликата между спокойната доставка и неистовата 2:00 късно вечер, за да стигнете до окончателно за доставка.
Ако вашият проект е за външен клиент, насърчете ги още в началото да вложат някакви непредвидени обстоятелства в бюджета (може би 10%). Това ще им позволи да се придвижват в рамките на обхвата и ще означава, че ще бъде по-лесно да завършат проекта, без да се налага да се връщат през Обществени поръчки за всяка малка промяна.
5. Комуникирайте с екипа
Шансовете са, че няма да завършите този проект сами. Не забравяйте, че вашият екип не може да чете мисли и ще трябва да комуникирате с тях, за да ги качите на борда, да потърсите идеи, да премислите и да ги уведомите какви са крайните срокове. Бъдете честни и слушайте техните мисли за това как да направите нещата по-бързо или по-добре.
Ако вашият проект обхваща няколко седмици или месеци (или дори години), задайте редовно време за среща с екипа. Ако вашият екип е разпръснат в световен мащаб, можете да проведете тази среща в удобно за всички време чрез конферентен разговор или сесия, като сесия Zoom или Webex.
Уверете се, че всеки член на екипа разбира по-широката картина и че всички те разбират ефекта, който вършат добрата (или лошата) работа върху останалите членове на екипа.
Напишете кратък проект, за да помогнете на новите членове да се качат бързо и да ускорят работата си.
6. Тествайте рано / прототип
Без значение какво изграждате, не прекалявайте с производството, без да тествате как се справяте. Ако е възможно, създайте ранен прототип и го предайте на вземащите решения за техния принос. Колкото по-рано получите този вход, толкова по-малко преработка ще трябва да направите по-късно.
Ранното тестване или прототипите трябва да се опитат да тестват всички аспекти на продукта. Включете ИТ, крайни потребители, заинтересовани страни и други, участващи в това ранно тестване.
7. Монитор
След като се откажете от ранния прототип и тестването, можете да преминете към пълномащабно развитие. Тук ще бъде изразходвана основната част от усилията.
Жизненоважно е да наблюдавате проекта си през целия този етап. Поставете междинни цели и срокове и не ги пропускайте - третирайте всяка като краен срок за клиента.
Продължавайте да се свързвате отново с екипа и клиента / заинтересованите страни, за да сте сигурни, че очакванията са все същите и че сте на целта да ги отговорите.
8. Докладвайте на клиента и управлявайте очакванията
Клиентите обичат да знаят какво става. Те не обичат да бъдат оставяни на тъмно без доклади как вървят нещата. И не обичат изненадите.
Не забравяйте да докладвате редовно на клиента си и да го уведомите как вървят нещата с техния проект - все пак това са парите им!
Ако те не задържат своята страна на сделката (предоставяйки обратна връзка, предоставяйки каквото и да е!), Не забравяйте да ги уведомите и да ги уведомите как тяхното забавяне ще повлияе на времевата линия или бюджета.
9. Доставете
D-day настъпи. Кажете на клиента преди доставката кога да очаква доставката - трябва ли да го очаква първото нещо сутрин по тяхно време, последното нещо тази вечер, обед и т.н.? Клиентът може да се разсърди, ако е смятал, че доставката ще бъде първо при тях тази сутрин, а вие всъщност сте искали да го доставите някъде преди полунощ!
Когато доставите, не забравяйте да кажете на клиента, че доставката е извършена и да ги уведомите какви са следващите стъпки. Трябва ли да се отпишат, да предоставят обратна връзка, да информират други рецензенти и т.н.?
Ако доставката ви е софтуерна и я доставяте по електронен път, не забравяйте да тествате, че това, което сте качили (например на FTP сайт), всъщност може да бъде успешно изтеглено, разархивирано и изпълнено.
Внимавайте с члена на техническия екип, който приема, че само защото са го качили, той трябва да е напълно там и непокътнат!
10. Проведете заключителна среща / събрани уроци
След като всичко е подписано и проектът е затворен, планирайте да проведете среща за преглед. Тази среща ще ви даде възможност да поискате добра обратна връзка (предполагайки, че сте свършили добра работа!), Да отбележите къде могат да се направят подобрения в бъдещите проекти и да дадете обратна връзка на вашия клиент за ролята, която са изиграли.
Проведете вътрешна среща с вашия екип преди всяка среща за преглед след проекта с вашия клиент.
Бъдете честни, но дипломатични. Похвалите там, където похвалата се дължи, и дайте конструктивна обратна връзка там, където смятате, че ще подобри процеса следващия път.
Документирайте констатациите.
© 2009 Kerdon