Съдържание:
- Оценка на работата на служителя
- Неудобен преглед на ефективността
- Как да се подготвим за преглед на представянето на служителите
- Как да напиша преглед на представянето на служителите
- История на ужасите на прегледа на представянето на служителите
- Как да дадете ефективна оценка на служителите
- Как да проведем преглед на представянето на служителите
- След преглед на представянето на служителите
Оценка на работата на служителя
Прегледът на представянето на служител може да бъде най-трудното нещо, което правите като лидер. По принцип трябва да вземете тяхното представяне за определен период от време и да го обобщите в няколко листчета, които биха могли да определят бъдещето им с вашата организация. Ако дадете лош преглед, човекът може да остане завинаги в сегашната си позиция. Ако дадете звезден преглед, тогава можете да ги подтикнете към по-добри неща. Най-лошото е, че можете да дадете неточен преглед, който може да влоши нещата в бъдеще.
Това ръководство ще ви помогне във всички аспекти на процеса на преглед на представянето на служителите.
Неудобен преглед на ефективността
Как да се подготвим за преглед на представянето на служителите
Преди да помислите за писане или провеждане на преглед на изпълнението, трябва да се подготвите за него. Съветите по-долу обясняват как да направите това.
- Водете дневник на техните дейности. Запишете в хартиен или компютъризиран дневник дейностите на служителя. Не записвайте основните задължения, които се очаква да изпълнят. Вместо това отбележете всички положителни или отрицателни действия, предприети от тях, които биха повлияли на прегледа им. Имайте предвид, че някои организации могат да изискват от служителите да бъдат информирани, ако има някаква документация за тях.
- Съхранявайте копия на извършената работа. Ако служител се справи отлично с отчет, запазете копие от него. Ако получите имейл от друг човек с похвала на служителя за добре свършената работа, запазете копие и на това. Същото важи и за всичко лошо по отношение на служителя. Подобно на последния съвет, може да се наложи служителят да бъде уведомен за всякаква документация, съхранявана върху него.
- Предоставяйте отзиви периодично. Не чакайте ревюто, за да предложите обратна информация за тяхното представяне. Давайте им непрекъсната обратна връзка, за да знаят дали вършат добра работа или има области, върху които трябва да работят. Това им дава време да се усъвършенстват в областите, които сте обсъждали. Ако служителите не успеят да се подобрят, тогава можете да заявите в оценката, че сте ги посъветвали къде трябва да се подобрят, но те не са успели да го направят.
- Говорете със собствения си ръководител. Ако имате трудна оценка за подготовка, обсъдете я със собствения си ръководител. Посъветвайте ги за вашите притеснения и вашите мисли за това. Винаги е по-добре да отхвърлите някои идеи от някой друг. Освен това, ако това е лош преглед, началникът ви трябва да бъде информиран за това.
- Прегледайте стандартите. Уверете се, че за всеки преглед спазвате стандартите, определени от вашата организация. Това ще гарантира, че няма да дадете добър рейтинг на някого, когато той може да бъде просто стандартен. Или даване на стандартна оценка, когато някой всъщност може да е беден. Опитайте се да останете възможно най-последователни.
Записването на бележки, докато пишете преглед на представянето на служителите, ще ви помогне да не пропуснете нищо.
От StartupStockPhotos, Public Domain, чрез Pixabay
Как да напиша преглед на представянето на служителите
Сега, когато сте подготвени за преглед на представянето на служителите, е време да го напишете. Стъпките по-долу са насоки, които трябва да следвате, когато го пишете.
- Изтеглете цялата документация относно служителя. Това включва всички бележки, които сте си направили, копия на документи относно служителя, досието му и стандартите за заетост. Също така никога не пречи да използвате това ръководство и като справка.
- Пишете само въз основа на тяхното представяне. Не пишете оценката въз основа на личните си чувства към служителя или това, което други хора твърдят, че служителят прави или не. Оценката трябва да се основава на видимо работно представяне и само това.
- Започнете с общите задължения на служителя. Не пишете това, което очаквате от тях, а посочете за какво са отговорни. Това ще помогне, когато се позовавате на действителното им изпълнение.
- Никога не използвайте думата „обикновено“, когато пишете за действителното им представяне. Някой обикновено не може да бъде добър или лош в нещо. Те или са, или не са. Обикновено е твърде неясна дума.
- Никога не използвайте думата "отношение". Тази дума винаги има отрицателен оттенък. Дори да кажете, че някой има добро отношение, това пак звучи негативно. Вместо това използвайте думи като „държание“ или „перспектива“.
- Не започвайте твърде много изречения с думата „ти“. Ако започнете няколко изречения подред с думата "вие", звучи така, сякаш ги сочите с пръст, дори ако това е положително. Например „Изпълнихте добре тази задача. Изпълнихте я ефективно. Изпълнихте я бързо.“ Всичко, което чувам, когато чета, е „ти, ти, ти“.
- Започнете с доброто, след което завършете с лошото. Вашият служител винаги ще се изнерви, когато започнете да четете оценката. Ако започнете с позитивите, те ще се отпуснат. Тогава можете да преминете към отрицателното, ако има такива.
- Не заявявайте просто, че някой е добър или лош. Трябва да предоставите тази обосновка. Не казвайте просто: „Страхотно ви е да въвеждате няколко формуляра наведнъж“, без да посочвате защо това е чудесно. Спестява ли време? Помага ли на процеса, като е по-бърз? Какво? Това е особено вярно, ако имате да кажете нещо лошо. Например „Не успяхте да завършите множество задания навреме.“ Защо не успяха? Какво въздействие оказа това? Това не само ще оправдае оценката ви за служителя, но ще отвори очите им да го видят на хартия.
- Ако грешка е възникнала само веднъж или два пъти или не е била сериозна по своята същност, просто я пренебрегнете. Ако някой направи само една голяма грешка за период от една година, това всъщност е доста добър запис. Не бива да се придържате към тази грешка в оценката им.
- Ако те получат записки по време на периода на оценяване, можете да ги споменете в оценката, но ги дръжте кратки. Ако грешките или примерното поведение са продължили и след записването, не се колебайте да документирате това в оценката. Това ще помогне да се обоснове оценката на изпълнението още повече. Ако не са направили нищо друго забележително след записването, отбележете и това.
- Осигурете някои цели. На всяка оценка дайте цели, които те трябва да постигнат за следващия рейтингов период. Насочете тези цели към техните негативи, за да знаят какво очаквате от тях. Ако няма негативи, тогава посочете какво още бихте искали да видите, че служителят постига.
- Ако дадете обща оценка, която е добра или лоша, уверете се, че имате множество други оценки, които поддържат тази обща оценка. Някой не може да бъде малко добър в категория и да заслужава цялостна страхотна оценка. Същото важи и ако им дадете обща лоша оценка. Само няколко грешки не оправдават ужасен рейтинг като цяло.
- Ако ги накарате да се отпишат от оценката, уверете се, че част от оценката е на една от страниците, които те подписват. Не го правете на отделна страница. Ако се подпишат на страница, която има част от оценката, това ще докаже, че това е същата оценка, която са получили. Ако те се върнат да се оплакват по-късно, че това не е същата оценка, можете да покажете, че е така.
- Нека някой друг направи корекция на оценката. Това трябва да е някой на същото ниво като вас или по-високо, като вашия шеф. Друг набор от очи винаги е добре да трябва да видите дали сте допуснали грешки, пропуснали сте нещо и т.н.
- В крайна сметка продължете с инстинкта си. Познавате служителя. Взаимодействали сте с тях. Вървете с това, което смятате за правилно.
История на ужасите на прегледа на представянето на служителите
По това време моят ръководител направи преглед на работата на друг служител. Част от рецензията беше мотивационен лист, където може да се проверят индивидуалните оценки на служителя. Моят ръководител възнамеряваше да даде на служителя няколко оценки „Над стандарта“, а останалото щеше да бъде „Стандарт“. Вместо това тя погрешно даде няколко оценки „Изключително“, а останалите - „Над стандарта“. Тя откри това, след като проведе оценката.
Тя се опита да го коригира след това, но служителят отказа да подпише новата оценка, което само предизвика допълнителни проблеми.
Как да дадете ефективна оценка на служителите
Как да проведем преглед на представянето на служителите
Време е за най-трудната част от процеса - провеждането на самия преглед. По-долу са дадени някои общи съвети по отношение на процеса.
- Не четете оценката дума по дума. Обобщете и говорете със служителя. Погледнете ги в лицето и бъдете полу-небрежни за това. Те ще се чувстват по-спокойни. Нека и те да говорят. Тяхната реакция ще ви помогне да отидете накъде да отидете по време на оценката.
- Не показвайте прекалено много емоции. Накарах служителите да плачат, да викат и да ми хвърлят оценката, когато не са били съгласни с нея. Не се ядосвайте или разстройвайте. Ако проявите емоция, тогава служителят ще се почувства така, че не подкрепяте написаното от вас, или би могъл да използва емоциите ви срещу вас.
- Бъдете готови за неочакваното. Може би си мислите, че знаете как ще реагира служителят, но това не винаги е така. Бъдете готови да подкрепите оценката с примери за тяхното представяне, за да противодействате на изблици или изненадани реакции.
- Винаги завършвайте оценката, предлагайки положителни и насърчителни думи. Не го завършвайте с лоша бележка, дори с ужасна оценка. Насърчете ги да се подобрят и да предложат вашата подкрепа.
- Дайте лошите оценки точно преди почивните дни на служителя. Това ще им позволи да се охладят и да се върнат с по-добро настроение през следващата седмица.
- Винаги нека някой да седи с вас по време на оценяването. Те ще служат като свидетел и ще ви държат на ясно, ако се случи нещо лошо. Освен това те могат да водят бележки, ако очаквате, че това ще бъде трудна оценка.
- Предоставяйте на служителя всички бележки или копия, съхранявани през цялата година. Това ще им позволи да видят как напредват, да им напомнят за определени инциденти и др. Имайте предвид, че някои вътрешни документи може да не са за тях, затова се уверете, че следвате политиките на вашата организация по отношение на това.
- Попитайте служителя дали има някакви въпроси в края на оценката. Това ще им позволи да напуснат стаята с ясна представа за това, което току-що се е случило.
След преглед на представянето на служителите
След като извършите оценката, трябва да направите няколко неща:
- Изтрийте всички бележки и извадете всички документи, които може да са свързани с предходната година. Ако това е годишен преглед, тогава те започват отначало за следващата година. Винаги трябва да започват отначало.
- Предоставете копие от оценката на служителя. Това може да се направи от вашия отдел „Човешки ресурси“, но ако не, осигурете директно предоставяне на копие от оценката на служителя.
- Прегледайте процеса на оценка като цяло. Прегледайте всичко, което сте направили при подготовката, писането и провеждането на оценката. Опитайте се да намерите области, които бихте могли да подобрите за следващата оценка, която обработвате.
Не забравяйте - оценката не трябва да бъде изненада за служителя. Те трябва да са наясно с напредъка си през целия период на оценяване.
© 2012 Дейвид Ливърмор