Съдържание:
- Съвети за провеждане на ефективна среща
- Решете целта на срещата
- Изберете най-доброто време и местоположение
- Създайте дневния ред
- Един добър дневен ред на срещата ще включва:
- Изберете и поканете членове на събранието
- Установете основни правила
- Основни цели на правилото
- Присвояване на критични роли
- Водещият
- Хронометър
- Рекордер
- Набавете и организирайте материали
- Въведение
- Посочете целта на срещата
- Прегледайте дневния ред
- Обобщавайки
- Създаване на план за действие
- Изпращайте последващи имейли
- Изпращайте индивидуални последващи имейли
Снимка от rawpixel.com чрез Unsplash
В почти всеки епизод на американската версия на The Office , странният Майкъл Скот на Стив Карел въведе служителите си в конферентната зала за среща, която започна лошо, отиде никъде и обикновено завърши с заплаха от някой с прекратяване, физическо нараняване или нежелан прегръдка. В реалния живот срещите на работното място (или срещи където и да е, наистина - църква, програми след училище или дори седнало семейство) могат да се чувстват еднакво произволни и неудобни. Ако целта е да се направи мозъчна атака и в крайна сметка да се стигне до решения, тогава сгушването около масата в заседателната зала или закръглянето на 40 служители чрез Zoom без определена посока е като скачане в платноходка без платна. Сериозно няма да отидеш никъде.
Следвайте тези стъпки за по-добри срещи, които започват и завършват силно с много напредък, постигнат между тях.
Съвети за провеждане на ефективна среща
- Изберете час и място, които няма да разсейват членовете. Срещата час преди обяд в офис срещу кафенето ще бъде изцяло неинтересно за присъстващите.
- Ако можете да проведете срещата виртуално, направете го. Вече няма причина да каните хората да пренасочват деня си, за да се срещнат на едно място.
- Уверете се, че вашата цел има солидна и определена цел. Срещата за обсъждане на начини за намаляване на бюджета за следващото тримесечие не е достатъчно тясна. Направете темата „Решаването кои три неща не ни трябват, за да харчим пари за следващото тримесечие“.
- Поканете само хора, които имат отношение към точката на срещата. Хората обикновено не обичат да ходят на срещи, така че не карайте някой, който не е необходим за решаването на проблема, да присъства.
- Създайте основни правила преди началото на срещата и се уверете, че всички присъстващи имат копие - общовалидно основно правило е „да не се прекъсвате взаимно“.
- Изпращайте последващи имейли в рамките на 24 часа след срещата, потвърждавайки и взетите решения и кой ще изпълнява конкретни роли в тези решения.
4 етапа на ефективни срещи
Първото нещо, което трябва да се разпознае при провеждането на ефективни срещи, е, че те не просто се събират магически, когато влезете в задушна стая за срещи. Както всяко страхотно събиране, има елемент на планиране и подготовка, без който действителната среща е напълно безсмислена.
Четирите етапа на ефективни срещи са:
- Подготовка. Това е моментът наистина да определите какво представлява вашата среща. Това ли е мозъчна атака за това как да се използват по-добре летните стажанти? Опитвате ли се да решите къде да похарчите допълнителни пари в бюджета на художествения отдел? Наличието на добре оформена основна тема за дискусия е от ключово значение за успеха на срещата, защото присъстващите искат да се почувстват, че това допълнително време, извадено от рутината им, си струва.
- Срещата. По време на срещата ще бъдат сигурни, да следват дневния ред те е образувал по време на стр обезщетение , така че всички ключови говорим точки се изведе, и всеки е даден шанс да допринесе вход без излизането от темата, което прави срещата по-дълго от това трябва да се бъда.
- Затваряне. Няколко минути преди срещата да е приключила, ще завършите дискусиите, ще определите време за следващата среща, ако е необходимо, и ще прегледате възможността присъстващите да се свържат с вас с допълнителни въпроси.
- Последващи действия. Последващите действия са толкова важни за качеството на срещата, колкото и етапът на подготовка. Тук затваряте всякакви пропуски и завързвате всякакви свободни краища, за да сте сигурни, че решенията, взети по време на срещата, са правилно приложени.
От всички етапи на срещата този, който трябва да отнеме най-много време, е подготовката. Настанете се в тиха обстановка и начертайте какво искате от предстоящата среща, като се фокусирате само върху това, което ще помогне за внедряването на подобрения.
Снимка от Алехандро Ескамила чрез Unsplash
Подготовка за ефективна среща
Решете целта на срещата
Тук сме на най-съществения етап от планирането на среща - да решим защо се срещаме. За да решите първоначално целта на срещата, задайте си два прости въпроса:
- Какъв въпрос трябва да бъде разгледан?
- Защо проблемът трябва да бъде разгледан?
Отговорите на тези въпроси ще бъдат целта на срещата.
Изберете най-доброто време и местоположение
Помислете за време и място, които ще благоприятстват за мозъчна атака и открита дискусия и какъв вид настройка най-добре ще отговори на размера на вашата група.
Ако изберете отдалечено местоположение, можете да използвате услуга за видео чат като Zoom, обикновен конферентен разговор или дори чат дискусия чрез услуга за съобщения. Огромната полза от отдалечените срещи е, че времето може да бъде много по-гъвкаво, тъй като присъстващите могат просто да се присъединят през телефона си, където и да се намират.
Ако решите да се срещнете лично, помислете дали да не изберете време, в което коремчетата няма да бръмчат и очите да не се взират в часовника. Среща непосредствено преди излизане от работа или точно преди обяд вероятно е лоша идея.
Създайте дневния ред
След това ще трябва да създадете дневен ред. Понякога наричана „пътна карта“, дневният ред ще ръководи срещата и ще ви помогне като диригент и всички останали участници, следете къде сте и къде трябва да отидете.
Един добър дневен ред на срещата ще включва:
- Теми, които трябва да бъдат обсъдени
- Ключови точки за разговор, свързани с всяка конкретна тема
- Определено начално и крайно време за срещата
- Стая за въпроси преди крайния час
Една програма може да изглежда по следния начин:
График на срещите
15:00 ч. Започва среща
3: 00-3: 05 Представяне на присъстващите и тема
3: 05-3: 20 Обсъждане на тема и точки за разговор
3: 20-3: 30 Въпроси
15:30 ч. Срещата приключва
Краен час: 15:30
Основна тема на загрижеността: Къде да поставим новите автомати?
- Ще има три нови автомати - две за закуски и една за напитки
- Трябва ли всички автомати да бъдат разположени на едно място или да са разположени в сградата?
- Пожарният код гласи, че автоматите не могат да бъдат разположени в близост до изходите на сградата
Моля, изпратете имейл на [email protected] до 28 юни с допълнителни въпроси и притеснения.
Този дневен ред работи, защото определя ясни насоки за пътя на срещата. Разпечатайте дневния си ред и го раздайте на всеки участник в началото на срещата или го изпратете предварително по имейл, така че всеки да има шанс да прегледа дневния ред и да се върне към него през цялото заседание. Също така е добра идея да го публикувате навсякъде, където се срещате, за да е винаги пред вас и присъстващите по време на дискусията.
Изберете и поканете членове на събранието
- Решете кой трябва да бъде на срещата и защо
- Изпращайте заявки за членове чрез имейл, текст или друга форма на професионална комуникация
Установете основни правила
Границите помагат на обществото да функционира в предимно гражданска държава. Мислете за срещата си като за мини-общество и установете някои граници, наречени Основни правила. За да установите основни правила за ефективна среща, бъдете конкретни и се обърнете към потенциалните разсейващи фактори като:
- Технология. Трябва ли да се разрешат телефони и компютри по време на срещата?
- Уважавайки другите членове. Прекъсването, говоренето на висок глас, един над друг или твърде дълго трябва да се обезкуражава.
- Прекъсвания. Ако срещата ще бъде дълга, ще има ли почивки и кога и къде членовете трябва да очакват да се срещнат обратно?
Основни цели на правилото
Основните правила трябва да бъдат конкретни и да гарантират, че всеки присъстващ на срещата има шанс да се включи и да участва в продуктивна среда.
Присвояване на критични роли
Като всяка добре смазана машина, успешната среща отнема повече от човека, който я провежда. Ще трябва да зададете три критични хвърляния в рамките на срещата, за да продължите да си тананика от началото до края.
Водещият
Фасилитаторът поддържа срещата на път, прилага основните правила и помага на членовете да се върнат към целта на срещата, ако разговорът се отклонява от темата.
Хронометър
Хронометърът ще следи определените начални и крайни часове на срещата, като периодично напомня на членовете колко време е минало и колко остава.
Рекордер
Рекордерът записва идеи, повдигнати по време на срещата, и задължително иска разяснения, ако разговорът стане объркващ, така че цялата записана информация да е полезна и да може да се използва като ефективна справка след срещата.
Набавете и организирайте материали
Решете какви материали са необходими за срещата и ги съберете преди времето на срещата. Така че, ако ще използвате лаптоп, проверете дали той няма просто да започне да се актуализира по средата на срещата и ако очаквате всички да си правят бележки, вземете достатъчно химикалки и бележници, за да преминете наоколо. Ако планирате да представите данни, отделете време, за да създадете няколко визуални елемента, които да поддържат вашите номера.
Елате на срещата готови да се заемете с един или два добре дефинирани въпроса. Твърде много дискусионни точки могат да попречат на истинския напредък и да доведат до дискусионно допиране.
Снимка от Тим Гау чрез Unplash
Срещата
Въведение
Проведете кратко въведение, за да запознаете всички членове на събранието помежду си, след това посочете целта на събранието и прегледайте основните правила, така че всеки да има ясно разбиране как ще протече срещата.
Посочете целта на срещата
Прегледайте целта на срещата, защо всички сте там и какво се надявате да постигнете (за да стигнете до единодушно решение за най-доброто място или места за трите нови автомати).
Прегледайте дневния ред
За лични срещи раздавайте печатни копия на дневния ред, които включват теми за обсъждане, точки за разговори и начален и краен час.
За отдалечени срещи проверете отново дали всички са изпратени и имат достъп до дневния ред, преди да започнете. Дайте допълнителна минута на присъстващите, за да могат да я изтеглят, преди да се задълбочите в дискусията.
Задайте време за приключване на срещата и се придържайте към нея. Вашите служители и колеги ще оценят вашата решителност. Насърчавайте всички да ви изпращат имейли с допълнителни въпроси, така че никой да не се чувства оставен със свободни краища.
Снимка от Eder Pozo Perez чрез Unsplash
Закриване на срещата
Обобщавайки
Дори ако срещата протича наистина добре и всеки предлага страхотни идеи, важно е да се придържате към крайния краен час, определен в началото на срещата. Ако има още какво да се обсъжда, това може да се направи по време на последващата фаза.
За да имате гладко затваряне:
- Дайте няколко минути в края на събранието, за да могат членовете да задават и отговарят на въпроси.
- Решете дали е постигнато решение или ще бъде обсъдено отново на следващата среща.
- Ако е постигнато решение, създайте план за действие с определен график.
- Ако решение не е постигнато, измислете друго време за среща, което да се проведе в близко бъдеще.
Създаване на план за действие
Когато дойде време да създадете план за действие, ще трябва да включите следните елементи:
- Решението. Решението е да преместите всичките три автомати за продажба на едно централно място, като машината за напитки е в средата, така че машините да бъдат лесно разположени и всички закуски могат да бъдат закупени на едно място.
- Как да приложим решението. За да приложат това решение, машините ще бъдат преместени в участъка на залата срещу баните.
- Кой ще участва в прилагането на решението и техните специфични роли. Джаки ще се свърже с продавачите, за да ги уведоми къде трябва да бъдат инсталирани машините, а Хуан ще се срещне с тях в деня на инсталирането, за да се увери, че машините са инсталирани на правилното място.
- График за процеса на решение. Джаки ще се обади на продавачите в понеделник сутринта с информацията и ще определи дата за инсталиране, докато Хуан ще се свърже с мениджъра си, за да поиска почивка от обичайните си сутрешни задачи, за да се срещне с продавачите.
В рамките на една седмица от срещата последващи действия с присъстващите по имейл, за да се изяснят всички въпроси и да се отговори на притесненията, които се появяват след срещата. Дръжте комуникационните линии отворени, за да се възползвате напълно от срещата си.
Снимка от Андрю Нийл чрез Unsplash
Проследяване
Изпращайте последващи имейли
Поддържайте инерцията от срещата, след като тя приключи, като изпратите бележките на рекордера на участниците в срещата в последващ имейл. Напомнете на всички за задълженията на Джаки и Хуан и се уверете, че всеки има вашата информация за контакт, ако възникнат проблеми или въпроси.
Изпращайте индивидуални последващи имейли
За тези, които са избрани да изпълняват конкретни задължения за прилагане на решението, изпратете имейл, за да проверите напредъка и да обсъдите всички проблеми, които могат да попречат на графика. Уверете се, че Хуан е получил одобрение от своя мениджър, за да вземе почивка, за да се срещне с продавачите, и проверете отново в понеделник следобед, че Джаки се е свързала с продавачите, за да потвърди времето и местоположението на инсталацията.
Следването на тези прости указания за кратка и високо ефективна среща ще помогне на вас и вашите колеги да останете в течение на проблемите, без да бъдете напълно дерайлирани от тях.
© 2017 Kierstin Gunsberg