Съдържание:
- Запазете своя писмен специалист по комуникации
- Правило 1: Бъдете наясно с вашите реакции (известен още като „Без отдушване“)
- Правило 2: Проверете още веднъж на кого ще отиде вашият имейл
- Правило 3: Дръжте личното отделно от професионалиста
- Правило 4: Бъдете наясно със своята аудитория
- ПРАВИЛО 5: Гледайте езика си
Запазете своя писмен специалист по комуникации
Вероятно сте чували това: „Начинът, по който пишете, е също толкова важен, колкото и това, което пишете.“ В наши дни нечия „лична марка“ е всичко - както онлайн, така и в професионалния свят. “ Поддържането на професионалните ви имейли ще допринесе много за подкрепата на вашата лична марка.
В много отношения програмите за електронна поща и незабавни съобщения позволяват визуален еквивалент на подслушване на телефонен разговор. Има блогове, които дават съвети за това как да напишете имейл „все едно ще бъде прочетен един ден в съдебно решение“. Тези блогове имат много съвети за това какво да не се прави, но много малко за това какво трябва да прави човек или защо е важно.
Ето моите пет най-добри правила „какво да не се прави“ и предложения какво да се прави вместо това:
Правило 1: Бъдете наясно с вашите реакции (известен още като „Без отдушване“)
Това може да е най-трудното за следване. Ето най-честата ситуация, която съм наблюдавал:
Чувате нещо във виртуална среща и вашата реакция е незабавно да изпратите незабавно съобщение, емотикони (ако вашият IM има такава възможност) или имейл до някой, който също е в срещата.
Какъв е рискът?
Ако човекът, на когото изпращате коментара, споделя екрана си с по-голямата аудитория, но този човек е забравил да изключи своите имейл известия и / или да държи екрана за незабавни съобщения затворен… вашите коментари вече са публични.
Не мислете нито минута, че никой не е забелязал - повярвайте ми, ВСИЧКИ СА ГО ВИДЕЛИ.
Какво да правя?
- Ако вашият коментар има отношение към темата на срещата: изкажете се на срещата.
- Ако вашият коментар е просто чревна реакция: запазете го за минута и слушайте малко по-близо до разговора. Възможно е изказването, на което сте реагирали, да е било само част от историята.
- Изчакайте след срещата: ако наистина е било толкова добро или лошо, запазете го за частна дискусия, след като срещата приключи.
Правило 2: Проверете още веднъж на кого ще отиде вашият имейл
Поради бързите темпове на бизнес, ние всички сме в повишена готовност през цялото време и всичко се дължи вчера.
Ето един възможен сценарий:
Някой изпраща имейл. След това след пет минути или по-малко този човек се появява на бюрото ви, обажда се или има незабавни съобщения „Получихте ли имейла ми?“
В крайна сметка се научавате да спирате каквото и да правите, за да четете всеки имейл, който идва веднага. В резултат на това вие също сте мотивирани да отговорите веднага.
След това разбирате, че отговорът ви е отишъл при грешно лице (лица) в компанията.
Как се случи това?
Може би сте натиснали „отговори всички“ по навик, вместо да препращате имейла като начало на страничен разговор. Може би изпращачът е въвел грешно име, или имате същото име като някой друг в компанията.
Какво да правя?
- Преди да натиснете изпрати: отделете допълнителна минута, за да коригирате всичко: списъка с получателите, имейла ви като цяло (може би съобщението ви не е ясно, пропуснали сте думи и т.н.);
- Опитайте се да отмените съобщението веднага щом осъзнаете грешката. Ако функцията „Извикване на това съобщение“ не работи:
Правило 3: Дръжте личното отделно от професионалиста
Ако не сте направили това сами, сте чували истории като тази:
Изпратен е много личен имейл не само до желаното лице, но и до ЦЯЛАТА ФИРМА.
YIKES !!! Срамният фактор е извън класациите… както за подателя, така и за получателите.
Какво да правя?
ВИНАГИ дръжте работата и личните си имейли отделни и избягвайте да влизате в онлайн версията на акаунтите си в Gmail, MSN, Yahoo или Hotmail от издадения от вас лаптоп (или настолен компютър).
По-лесно е да комбинирате лични и бизнес имейли на едно място, за да можете да държите под око и двете. Сега обаче, когато нашите мобилни телефони са толкова умни и мощни, колкото нашите лаптопи (таблети и т.н.), комбинирането на имейл адресни книги вече не е необходимо.
Правило 4: Бъдете наясно със своята аудитория
Дори ако вашият имейл е предназначен за конкретна аудитория, той има потенциал да бъде препратен на всеки, навсякъде в компанията или извън нея.
В корпоративния свят никога не пишете само на ваш приятел или колега. Винаги трябва да приемате, че имейл ще се чете от някой по-горе в компанията. Най-добрият вариант е да се обърнете към всеки имейл, сякаш пишете на вашия мениджър, шефа на мениджъра или клиент.
В същото време избягвайте да използвате индустриален жаргон, съкращения или думи, които може да използва само вашият професор по литература. Тези неща не ви карат да изглеждате по-умни… това просто дразни читателите и прави съобщението ви по-трудно за разбиране.
ПРАВИЛО 5: Гледайте езика си
Това не означава просто „без псуване“ (или го запазете „PG“ като рейтинга на филма) - това трябва да е очевидно. Ако не е, очаквайте да проведете разговор с човешките ресурси.
„Гледайте езика ви“ означава също така да го държите „PC“ (политически коректен).
ЗАПОМНЕТЕ: Вашият имейл може да бъде прочетен от всеки във или извън компанията. Тъй като няма как да разберем кой може да е крайният читател, дръжте езика и тона си неутрални.
Ами ако не сте сигурни?
- Нека доверен кореспондент прочете имейла и да даде обратна връзка или предложения за това как съобщението може да бъде по-добро.
- Напишете имейла (без получатели), след което го запазете във вашата папка „чернова“ за известно време. На следващия ден (или по-късно същия ден, ако имате краен срок), прегледайте го.
- Все още ли пише какво сте мислили, че пишете?
- Имейлът показва ли ви като професионалист, който сте? Ако не, поправете го или поискайте помощ.
БЪДЕТЕ МНОГО ВНИМАТЕЛНИ, когато публикувате в социалните медии.
Ако сте собственик на малък бизнес, независим изпълнител и т.н. - трябва да имате отделни страници в социалните медии за вашия бизнес. Уверете се, че вашите коментари и публикации трябва да бъдат пряко свързани с продукта или услугата, които предлагате.
Ако сте имали лош ден, не го излъчвайте във Facebook или Twitter и не разхвърляйте компанията, за която работите. Вашият колега или ръководител във Facebook приятели (минали и настоящи) може да не разберат. Освен това много компании вече имат програми, които следят как и кога се използва и от кого се използва фирменото им име (проверете наръчника на вашата компания).
Не забравяйте - бъдещите работодатели ще се опитат да влязат във вашите страници, за да решат дали сте „подходящ“ за работата. Не е нужно много, за да поставите под въпрос репутацията си (лична марка) и да загубите от интервю или предложение за работа.
Най-добрият ви план: вдигнете телефона (да, това с номерата) и се обадете на някой, на когото имате доверие, за да излеете разочарованията си.
Когато работите в корпоративна среда, важно е да запомните, че нито една от вашите комуникации не е частна. Всеки имейл, който изпращате (както вътрешен, така и външен), може да бъде прочетен от всеки, който има интерес към темата. Кажете грешното нещо, отговорете на всички или го изпратете на грешния човек и може да изложите на риск професионалната си репутация (лична марка), работата си и компанията.
В крайна сметка най-добрият съвет е просто да използвате здравия си разум и да държите личното, отделено от бизнеса, доколкото можете. Както ни напомня филмът „Кръстникът “ от 1972 г. - „Това не е лично, а бизнес.“