Съдържание:
- 1. Приложете „Метод“ към Лудостта
- 2. Автоматизация
- 3. Технология
- 4. Мониторинг
- 5. Собственост
- Заключение
Пет съвета и трикове за намаляване на разходите (за собствениците на фирми)
Мартен Бьорк чрез Unsplash.com
В тази икономика изпълнителните директори се стремят да постигнат две неща: да увеличат приходите и да намалят разходите. Успешното управление на тези две области, приходи и разходи, води до увеличаване на печалбата. Управлението само на едното и игнорирането на другото често означава главоболие и стрес, а в някои случаи затваряне на вратите.
За изпълнителните директори и собствениците на фирми е лесно да се съсредоточат върху увеличаването на приходите. Увеличаването на приходите означава работа по критично важни задачи, или с други думи, работа по задачите, които „са бизнесът“: т.е. изграждане на по-добрата джаджа, продажба на големи сметки и намиране или увеличаване на това конкурентно предимство.
За мнозина контролът и намаляването на разходите е последваща мисъл, понякога разсейване. Разходите, пряко свързани с приходите, обикновено се наблюдават много внимателно. Те включват разходите за материали, продажби и труд. Въпреки това, някои разходи, свързани с „управлението на бизнеса“, като счетоводни функции (напр. ТРЗ, A / P, A / R), управление на човешките ресурси и управление на записи могат лесно да бъдат игнорирани.
Неконтролът или наблюдението на тези косвени разходи обикновено води до снежна топка от проблеми, като увеличаване на отпадъците, риск от измами, завишени разходи за труд и по-високи алтернативни разходи. Ето пет начина, по които изпълнителен директор или собственик на бизнес може да управлява по-добре и да намали непреките си разходи.
1. Приложете „Метод“ към Лудостта
Едно от първите неща, които трябва да направите, за да получите контрол върху дейност, която вие или вашият бизнес извършвате, е да приложите методология или система към тази дейност. Например, вместо просто да разбърквате произволен, неорганизиран куп хартии всеки път, когато търсите нещо конкретно, можете да сортирате документите по азбучен ред по теми. Това ви позволява да намирате по-бързо това, което търсите, всеки път, когато имате достъп до този пакет хартии.
Прилагането на система за подреждане на буквите означава, че можете да намерите нещата за секунди, а не за минути. Умножете тези спестявания с всеки път, когато търсите нещо, и след това изчислете разходите за вашето време и започвате да виждате, че нещо толкова просто като азбучни хартии може да ви спести пари.
Подреждането на азбучните документи е само пример, с който всеки може да се свърже, който илюстрира неефективността на атакуването на работа без установен процес, който помага да се улесни функцията на работата.
Прилагането на стандартен метод към бизнес дейност се нарича „управление на бизнес процеси“ или BPM. Използвайки горния пример, документите не се магически подреждат по азбучен ред, така че трябва да се въведе процес, за да се гарантира, че документите се съхраняват в тяхното азбучно състояние.
2. Автоматизация
Автоматизирането на даден процес може да бъде един от най-бързите начини за намаляване на разходите. Точно така, разходи. Ако се направи правилно, автоматизацията може да намали не само разходите за труд. Автоматизацията може също така да намали разходите за отстраняване на дефекти, като премахне човешката грешка (и други променливи) извън процеса. Автоматизацията също ще помогне за излагането на отпадъци и за по-ефективното използване на ресурсите.
За да изясним въпроса относно намаляването на разходите за труд - автоматизацията не означава непременно, че ще можете да се ангажирате с широкомащабно намаляване на силата. Това означава, че вашите служители ще могат да фокусират усилията си по-точно и да свършат повече работа за по-малко време.
Автоматизацията не означава внедряване на роботи или изразходване на огромни количества капитал за големи сложни компютърни системи. Внедряването на автоматизиран процес може да бъде толкова просто, колкото изграждането на макрос в електронна таблица на Excel, или може да бъде толкова сложно, колкото внедряването на изцяло нова платформа за изображения на документи. И в двата случая, подобно на прилагането на „метод за лудост“, би трябвало да можете да определите къде се спестяват време и / или материали и да го преведете в долари.
3. Технология
Технологията е средство за автоматизация, но не бива да се бърка с автоматизация. Както беше посочено по-горе, автоматизацията може да бъде толкова проста, колкото използването на Excel за изчисляване на използването на материали или база данни на Access за внедряване на проста система за проследяване на работния поток. Технологията ви позволява да улавяте информация в мащаб, който е непостижим при ръчен процес.
Използването на правилната технология за правилната работа трябва да подобри качеството, да увеличи скоростта и да намали отпадъците. Технологията не трябва да се ограничава, тъй като само двигателят, който задвижва работата през стъпките за подобряване на процеса, той може да се използва и за въвеждане на работа в системата (напр. Сканиране на хартиен документ или получаване на имейл) и излизане от работата от системата (напр., изпълнение на печат или извеждане на данни).
Правилната технология трябва да улесни живота на вашите служители и да започне да събира ценна информация за това колко добре вашата компания изпълнява както своите основни, така и административни процеси.
4. Мониторинг
Информацията е ключова за подобряването на процеса. Няма значение дали тази информация се събира чрез автоматизиран процес или тази информация се компилира с помощта на технология. Важното е да имате информация на една ръка разстояние, за да можете да идентифицирате ключови модели и тенденции, за да определите траекторията на разходите за вашите процеси. Като главен изпълнителен директор вече сте запознати с извършването на този тип мониторинг с финансови данни, пазарни данни и когато четете ключови показатели за ефективността на основния си бизнес.
Информация за всички процеси във вашия бизнес трябва да бъде достъпна за всички заинтересовани страни във вашата организация. Това позволява на тези заинтересовани страни (т.е. офис мениджъри, мениджъри за покупки, мениджъри на складове и т.н.) да извършват същия анализ, който бихте направили за вашия бизнес като цяло, но на ниво, което съответства на тяхната област на отговорност. Сега вашите заинтересовани страни са оправомощени да вземат информирани решения за значими промени в процеса. Те могат да видят предимствата (или липсата им) от тези промени, започвайки процеса на изгонване на дефекти и разходи.
5. Собственост
Сега, когато заинтересованите страни разполагат с информация за наблюдение на техните процеси, те ще започнат да изпитват повече отговорност и собственост, а не просто да управляват статуквото. Заинтересованите страни в процеса, които се чувстват като че допринасят за благосъстоянието на компанията, прекарват повече време в стратегическо мислене за това как могат да спестят на организацията време, пари и други ресурси; вместо реактивно управление на кризи и превишаване на разходите.
Понякога за изпълнителен директор може да е трудно да се откаже от някакъв контрол върху определени процеси. Колко пъти сте казали: „Всички разходи, надвишаващи $ 1000, трябва да бъдат одобрени от мен“ или „Трябва да одобря всички нови заявки за наемане“? Правейки това забавя гъвкавостта на вашата компания; позволявайки на вашите мениджъри да си вършат работата, ви позволява да вършите своята. Преотстъпването на собствеността на вашите мениджъри е много по-лесно да се направи, когато методът, технологията и наблюдението са налице.
Заключение
Винаги има разходи за промяна на начина, по който функционира вашият бизнес (т.е. прилагане на промяна в процеса). Всяка промяна в процеса трябва поне да заслужава бърз анализ на разходите и ползите. Колкото по-голяма е промяната, толкова по-задълбочен е анализът. Анализирането на промените в процеса може да бъде сложно начинание. Количественото определяне на икономиите на разходи в области като отпадъци и качество може да бъде по-трудно от тези, намерени във времето и ресурсите.
Прилагането на метод, автоматизация, технология, мониторинг и собственост ви приближава до възможността да идентифицирате истинските разходи за подобрение, като ви предоставя информация, необходима за вземането на тези решения. Подобряването на процеса обикновено отнема време, а в някои случаи разходите за подобряване на процеса са предварително заредени в проекта. Не изпускайте от поглед дългосрочните цели и твърде скоро се откажете от проект за подобряване на процеса.
Тези начини за управление на разходите са изпитани във времето. На пазара има много методологии, които можете да внедрите, както и софтуерни / хардуерни решения, които ще ви предоставят информацията, необходима за по-ефективното ви управление на бизнеса. Като изпълнителен директор зависи от вас да инициирате процеса на промяна.