Съдържание:
- 5 начина за борба с пълзенето на обхвата
- 1. Съберете ясни изисквания
- 2. Отписване на заинтересованите страни
- 3. Процес на контрол на промяната
- Как да извършите интегриран контрол на промените в проект
- 4. Преговаряйте
- 5. Бъдещи фази
Не позволявайте на пълзенето да навреди на бизнеса ви. Прочетете, за да научите как да преодолеете този проблем.
Canva.com
Пълзенето на обхвата, което също се нарича златно покритие, възниква, когато изискванията, които не са били взети предвид по време на фазата на планиране, започват да се въвеждат в проект, след като разработката вече е започнала. С натрупването на тези допълнителни изисквания проектите и проектните екипи ще започнат да се разпадат под тежестта на допълнителната работа. Въпреки че може да възникнат легитимни изисквания, които ще трябва да бъдат включени в плана на проекта по време на разработката, отговорността лежи върху плещите на ръководителя на проекта да води разговори и да изпълнява процеси, които ще попречат на обхвата на работата да се разшири отвъд това, което се счита критичен, след като първоначалният обхват вече е договорен. Следващата статия представя пет инструмента, които мениджърите на проекти могат да използват, за да запазят пълзенето на обхвата.
5 начина за борба с пълзенето на обхвата
- Съберете ясни изисквания.
- Нека всички заинтересовани страни се отпишат от изискванията.
- Променете процеса на контрол.
- Преговарям
- Планирайте бъдещи фази.
1. Съберете ясни изисквания
Първата част от събирането на добри изисквания е да се уверите, че всички ключови играчи са включени в проекта от самото начало. След като сте уверени, че имате всички ключови играчи, добър начин да започнете да събирате изисквания е да проведете първоначален разговор с изпълнителния спонсор на проекта, за да разберете мислите си какви са изискванията и да я оставите да ви насочи към кого да говорете със следващия. По време на тези разговори документирайте функционалните спрямо нефункционалните изисквания, както и кои изисквания се изискват спрямо кои изисквания би било хубаво да имате. След като стигнете до точка, в която се чувствате комфортно, започвате стабилно да изграждате изискванията, насрочете сесии с по-големия екип, за да прегледате изискванията и да се уверите, че всичко е отчетено. Освен това,за да сте сигурни, че всичко е отчетено в началото на проекта, може би се опитайте да проведете мозъчна атака или да картографирате процеса на високо ниво, за да сте сигурни, че всичко е отчетено. Продължете да социализирате изискванията, докато не се уверите, че те са били доразработени правилно, давайки обхвата на вашия проект стабилна основа.
Железният триъгълник в управлението на проекти илюстрира как, ако някой от обхвата, графика или разходните елементи на даден проект се промени, тогава се променят и другите два елемента.
2. Отписване на заинтересованите страни
След като напълно уточните изискванията на даден проект, друг добър начин да предотвратите пълзенето на обхвата е да накарате всички заинтересовани страни в проекта да се откажат от тези изисквания. Ако никога досега не сте имали заинтересовани страни да правят това, може да се изненадате от броя на изискванията, които се добавят или модифицират, когато започнете да ги молите да поставят своя подпис върху тях и да потвърдят, че се чувстват сякаш всичко е заловено. Това може да добави значително време към проекта в началото, но ще ви спести много болка по-надолу, тъй като по-чистите изисквания ще намалят риска от пълзене на обхвата. Допълнителна полза от това участниците да се отпишат от изискванията е, че ако те дойдат при вас, докато проектът е във фаза на разработване, и се опитат да разширят обхвата на проекта, като добавят изисквания,можете да им напомните за документа, с който са подписали преди това, и да им напомните, че не могат да променят обхвата на проекта, без това да повлияе на времевата линия и разходите за проекта.
3. Процес на контрол на промяната
Добрият процес на контрол на промените носи отговорността на екипа, ръководещ проекта, да одобри всички промени в първоначалния обхват на проекта като група. Едно предимство на процеса на контрол на промените е, че той служи като проверка и баланс, че ръководителят на проекта не работи във вакуум. Друга полза от процеса на контрол на промените е, че отговорността за вземане на решения е споделена, тъй като всички искания за отклонение от първоначалния обхват на проекта имат представена подробна заявка, която е проверена от висшето ръководство на проекта. Като част от проверката, ръководството на проекта трябва не само да преразгледа основните въпроси, но и рисковете, разходите и ресурсите, свързани с извършването на тази работа.
Как да извършите интегриран контрол на промените в проект
4. Преговаряйте
Не се страхувайте да преговаряте със заинтересованите страни, които искат да направят промяна в договорения обхват на проекта. Това ще изисква малко творчество от ваша страна. Добра тактика за използване може да се каже, че бихте се радвали да включите това изискване в обхвата на проекта, но само ако други елементи от съществуващия обхват са изрязани, за да освободят ресурси, пари и време, за да приспособят промяната. Като алтернатива, ако заявителят изпитва силно желание да въведе конкретно изискване, той може да напише искането за контрол на промяната и да го представи на комисията. Друга възможност е да се проучат алтернативни начини за вграждане на това, което заявителят търси по начин, който не би имал драматично въздействие върху съществуващия обхват.
5. Бъдещи фази
Друга тактика е да се работи с индивида, който иска да разшири обхвата на даден проект и да види дали има възможност да извърши тази работа като част от бъдеща фаза. Това е особено лесна продажба, ако заявителят има много работа, която би искал да види свършена. Може би най-голямата полза от този подход е, че ви дава повече време да анализирате подходящо заявките и да разработите най-добрия план за изпълнение при добавяне на тази функционалност.
© 2016 Макс Далтън