Съдържание:
- 1. Изпращайте материали предварително
- 2. Ограничете поканите
- 3. Задайте основни основни правила, но не се заяждайте
- 4. Завъртете разумно ролите
- 5. Започнете с положително
- 6. Избягвайте подробно отстраняване на неизправности
- 7. Поставете най-малко важните теми в края
суров пиксел
Конферентните разговори често правят малко повече от това да създават многозадачност и неприлични разговори в Slack или Gchat. В най-лошия случай те изцяло губят времето на хората и могат да изчерпят морала, ако разговорът е лошо управляван. Понякога тези обаждания са неизбежни, или защото са логистично необходими, или защото някои по-високи служители ги изискват, затова ето как да се възползвате максимално от тях.
1. Изпращайте материали предварително
Помага да се изпрати програма предварително, така че хората да могат да звънят предварително с всичко, което трябва да добавят. Това намалява вероятността хората да отидат „О, още нещо!“ точно както всички са се сбогували по време на разговора.
Ако ще се позовавате на даден документ или друго визуално средство, може да е полезно за всички да го имат на разположение по време на разговора. Дрънкането на някои числа и след това да се налага да ги повтаряте три пъти, сигурно е загуба на време. Дори въпросният документ да е в пощенските кутии на хората, опитайте да го изпратите отново в деня преди обаждането, особено ако е изпратен преди няколко седмици или месеци.
Също така трябва да се уверите, че предварително ще информирате хората дали те ще отговарят за предоставянето на актуална информация за определен проект. Въпреки че понякога заявките в последния момент са неизбежни и мениджърите обикновено трябва да бъдат подготвени за тази възможност, най-добре е да давате на хората информация, вместо да предполагате, че знаят и да ги поставят на място.
2. Ограничете поканите
Има две групи хора, за които трябва да помислите: хора, които трябва да бъдат на повикване, и хора, които не трябва да бъдат, но все пак би могло да бъде от полза да имат. Хората от тази първа категория вероятно са вземащи решения и ръководители на екипи с актуализации, които да предоставят. Идентифицирането на тези хора трябва да бъде доста лесно.
Втората категория може да включва хора, които могат да отговорят на всякакви въпроси относно конкретна ситуация или които са на път да заемат ръководни роли и биха могли да се възползват от това, че са на повикване. Той се не е задължително да включва всеки служител или всеки отдел. Не забравяйте, че прекарването на време за конферентни разговори може да е загуба на човешка сила, когато мениджърите могат просто да дадат ключови актуализации на своите екипи по-късно. Ако се съмнявате, консултирайте се с мениджърите и ръководството на екипа за това как ефективно да използвате времето си.
В зависимост от вашата организация може да има смисъл да поканите всички, но да направите присъствието задължително само за определени хора. Това позволява на заинтересованите страни да се присъединят, да научат повече и да се надяваме да допринесат с нещо в крайна сметка. Уверете се, че ясно съобщавате тези различни очаквания - и не забравяйте, че колкото повече хора са на разговор, толкова повече време ще отнеме!
3. Задайте основни основни правила, но не се заяждайте
Указания за това кога да задавате въпроси, кой се очаква да участва и не забравяйки да кажете името си, когато се присъединявате или говорите, трябва да бъдат съобщени, може би в същия имейл, който съдържа дневния ред. Не забравяйте, че тези указания често имат разумни изключения, или новобранецът може да не е запознат с работната култура на вашата организация. Никой няма да е перфектен да запомни да заглуши телефона си, така че не забравяйте хората за незначителен фонов шум или други малки нарушения.
Ако нещо наистина пречи на обаждането, опитайте широко „Може ли всеки да се увери, че телефонът му е заглушен, ако някъде е шумно?“, Дори ако знаете точно кой е виновникът. Предоставянето на обратна връзка възможно най-косвено може да попречи на добронамерените служители да се чувстват смъмрени или нежелани.
4. Завъртете разумно ролите
Възлагането на роли на хората, без да се съобразявате с тяхната готовност и умения, вероятно само ще направи вашата конферентна връзка по-досадна. Опитайте да възложите водене на бележки, задаване на дневен ред и улесняване на хора, които всъщност се интересуват от воденето. В други случаи може да поискате да потърсите членове на екипа, които имат интерес към темата на определено обаждане. Каквато и да е причината, не забравяйте да уведомите хората защо ги молите да поемат ролята, тъй като това може да помогне за подобряване на тяхната увереност и морал.
Също така е хубаво да имате свеж глас, който да изпълнява разговорите от време на време. Може би някой от регионалните мениджъри е много харесван и вашият екип може да се радва да го прехвърля.
Макар че случайното или планирано завъртане на ролите може да изглежда справедливо, това може да даде обратен ефект. Новобранецът в крайна сметка може да ви възмути, ако ги накарате да отговарят за бележки за нещо, за което са съвсем нови. Вероятно също не е добре да възлагате задължение на някой, който е отговорен за справяне с извънредни ситуации и може да се наложи да се оттегли в средата на разговора.
5. Започнете с положително
Въпреки че не искате да прекалявате и да изглеждате неискрени, хубаво е да признаете, когато е свършена чудесна работа или са положени специални усилия. Ако определена група или индивид току-що е постигнал нещо голямо, отворете се с това, дори ако това не е изключително подходящо за разговора. Можете също така да извикате на някой, който се е завърнал от голямо бизнес пътуване, или може би на цял офис, ако скачат от часова зона, където все още е рано сутринта. Това може да зададе положителен тон за иначе изтощаващо повикване.
Не правете тази част обаче твърде дълга, в противен случай просто губите време. Също така внимавайте да избягвате да обсипвате едни и същи хора с похвали при всяко едно обаждане, тъй като това може да се отрази и да намали морала на другите.
6. Избягвайте подробно отстраняване на неизправности
Оставането на тема очевидно е цел за конферентни разговори, но понякога се сблъсквате с трудни ситуации, в които нечий въпрос е на тема, но е сложен или много специфичен за тяхната ситуация. Ако изобщо не е приложимо за останалите в разговора, не се страхувайте да отговорите с „Това е труден, доста специфичен за офиса. Можем ли да обсъдим това офлайн? ”
В някои случаи можете да опитате и по-конкретна обосновка, като „Знам, че някои хора от екипа по човешки ресурси имат друга среща, на която да стигнат след 10 минути; можем ли да отложим тази дискусия, тъй като тя не ги включва? " Важната част е да се уверите, че питащият не чувства, че въпросът им е неподходящ или обременителен - той просто трябва да бъде обработен в различно време или място.
7. Поставете най-малко важните теми в края
Въпреки че целта винаги е конферентната връзка да приключи навреме, има някои дни, в които технически проблеми или сложни проблеми могат да отнемат повече време. Възможно е също да се появи спешен случай, принуждавайки поне един човек да скочи от разговора.
Ако разговорът ви е насрочен за повече от половин час, има голяма вероятност зает мениджър или друг взимащ решения да се наложи да избяга на друга, по-спешна среща, независимо дали е планирана или не. Опитайте се да поставите всякакви чувствителни към времето елементи, които изискват въвеждането им по-рано в разговора. Въпреки че може да е възможно да върнете изчезнал мениджър обратно в цикъла след това, това отнема време и внимание от вашия ден - или някой друг.