Съдържание:
- Значението на имейлите за бизнеса
- Анкета
- 9 Ефективни стратегии за използване на електронна поща на работното място
- Правни последици и политически съображения
- Основни компоненти на политиката за електронна поща за бизнеса
- Анкета
Изпращането и получаването на имейли е често срещано в бизнеса в почти всяка общност.
Лори Трузи
Значението на имейлите за бизнеса
Според някои оценки обемът на ежедневната онлайн бизнес кореспонденция е близо 130 милиарда в световен мащаб. Имейлът е ефективен инструмент за бизнеса, но с електронните съобщения трябва да се работи с изключителен професионализъм. Въпреки значението на имейла в бизнес взаимодействието, обучението по използване на електронна поща рядко се предлага от повечето работодатели. По случайност работниците трябва да схванат разграничението между лична и търговска кореспонденция, когато използват бизнес ресурси.
Наистина, бизнес взаимодействието с имейла може да бъде вредно, ако не се проведе правилно. Като съветник по рехабилитация съм работил с клиенти за подобряване на писмените и устни умения за бизнес средата. Освен това съм помагал на работодателите да прилагат стратегии за ефективна комуникация с имейл. По-долу има техники, които са се оказали полезни и идеи за създаване на полезна политика.
Анкета
Взаимодействията по имейл се случват през целия работен ден.
Лори Трузи
9 Ефективни стратегии за използване на електронна поща на работното място
1. Избягвайте неподходящи шеги. Използването на определени думи и фрази за очерняване на дадено лице може да бъде основание за незабавно уволнение. Много организации имат политики срещу използването на явен език, т.е. училища. Видовете обидни коментари в електронната поща и други съобщения включват: расови клевети, фанатични изявления за национален произход, предубедени коментари за увреждане на човек и обиди, свързани с сексуална ориентация. Следователно проучванията показват, че бизнесът печели от уважителна репутация към служителите и широката общественост. Ограничете личния си поглед за комедията от бизнес комуникации, включително имейли.
2. Помислете за времето на деня. Времето на деня може да повлияе на реакциите на имейл. В края на деня човек може да изпрати онлайн кореспонденция на кратък език, който може да не отразява това, което знаете за служителя, клиента или изпълнителя. Освен това помислете дали изпращането на имейл в извънработно време е подходящо. Например изпращането на съобщения на супервайзор вечер, когато той / тя е със семейството, може да не е добра идея. (Колко спешно се нуждаете от отговор? По-добре ли е да се разреши проблемът през следващия работен ден?)
3. Опитайте се да не изпращате имейли по време на почивки и обяд. Хората използват почивки и време за обяд, за да се презареждат от стреса по време на работа. Те могат също така да се занимават с лични проблеми през тези периоди. Поради тези причини, свързването с друго лице по имейл може да доведе до набързо съставени отговори с лошо изразени идеи по време на обяд или почивка. Техника, която често се използва от професионалистите, е да се отдели време през работния ден, за да се отговори и да се пишат имейли, за да се запази яснота и фокус.
4. Определете кога имейлът може да не е най-добрият вариант. Темите, включващи продължителни разговори, могат да бъдат най-добре поднесени чрез лични взаимодействия или чрез телефонно обаждане. Освен това поверителните въпроси или чувствителните теми трябва да се избягват при размяна на имейли на работното място, освен ако не е подходящ персонал или мениджър по човешки ресурси. Тези въпроси могат да включват: потенциална дискриминация, несъответствия в заплащането и здравословни проблеми. По същия начин мозъчната атака изисква време и усилия, което прави подобна дейност по-подходяща за друга форма на комуникация. По същество областите на дискусия, които изискват повече от няколко минути за разрешаване, може да не са подходящи за имейл.
5. Не отговаряйте в гняв. Получаването на някаква електронна поща може да ви постави в защитно мислене. Успокойте се обаче, преди да изпратите отговора си. В днешната работна среда проявата на такт е високо ценен атрибут на служителите. В допълнение, въздържайте се от използване на нецензурен речник. Обмислете този факт: вбесеният имейл, който пишете, може да стане част от новинарския цикъл на следващия ден или публикуван в социалните медии. Накратко, може да пожелаете да запазите работата си, докато изграждате продуктивни взаимоотношения в и извън организацията. С други думи, демонстрирането на способност за емоционална сдържаност може да бъде от полза за цялостния ви кариерен път.
6. Помислете, преди да изпратите имейла си. Първо, помислете мислено чрез избора на думи за кореспонденцията. След това напишете чернова на имейла. И накрая, прегледайте го и направете промени, ако е необходимо. Ако времето позволява, позволете на друг човек да ви даде обратна връзка. Уверете се, че темата е централната точка на взаимодействието.
7. Използвайте шаблони, когато е приложимо. Наличието на система намалява някои от проблемите, свързани с електронната поща. Много компании и организации разработват и поддържат форматирани имейли за различни ситуации, които са рутинни за бизнеса. Отричането или одобряването на услуги, връщането на продукти, заедно с планирането на срещи са само някои от областите, които са подходящи за шаблони. Когато организацията предприеме такава стъпка, качеството на услугата може да бъде подобрено, като същевременно се намалят грешките при писмени размяни. Шаблоните също са отлични инструменти за спестяване на време.
8. Вашето съобщение трябва да бъде кратко и учтиво. Съставете съобщението си с разбирането, което пишете на друго човешко същество. Използвайте учтив поздрав и затваряне. Останете фокусирани върху целта на имейла, като същевременно избягвате жаргон и извикване на имена. Преминете към въпроса дипломатично. Не повдигайте несвързани притеснения.
9. Твоят тон има значение. Не тормозете колеги служители, изпълнители или потребители в писмена или друга форма на комуникация. Заплашителният език може да доведе до тежки последици. Поддържайте тона на имейла положителен. Покажете мислене напред, като включите изречения, които демонстрират готовност за разрешаване на проблеми. Пример може да бъде: „Сигурен съм, че можем да намерим решение на проблема.“
Действието твърде бързо на имейл може да има последствия
Лори Трузи
Правни последици и политически съображения
Възможно е да има правни последици, свързани с имейли, изпратени набързо. Всъщност съдилищата са признали онлайн кореспонденцията като писмен запис. Затова разбирайте имейлите като бизнес меморандуми, електронна документация или изявления, които могат да бъдат разгледани, ако възникне необходимост. При обучението на нови служители, компаниите биха се възползвали от това да позволят на работниците да практикуват различни сценарии, за да подобрят своите умения при работа с имейл. По същество, разработването на политика и ангажирането с обучение за взаимодействие по имейл помага на организацията да се пази от съдебни спорове. По-долу са дадени някои важни компоненти на ефективна политика, свързана с използването на имейл. Въпреки това, собствениците на фирми може да поискат да се консултират с адвокат, преди да приложат политиката на работното място.
Основни компоненти на политиката за електронна поща за бизнеса
- Посочете колко бързо служителите трябва да отговорят на законни онлайн съобщения.
- Посочете всеки служител трябва да се обучава по подходящ начин за използване на шаблони.
- Информирайте онлайн кореспонденцията на служителите, използвайки фирмени ресурси, подлежи на преглед по преценка на работодателя или от властите, когато е необходимо.
- Определете кога служителите могат да се свържат с друг персонал, клиенти или изпълнители по имейл. (Трябва ли телефоните да са изключени по време на срещи? Трябва ли личните притеснения да бъдат адресирани по имейл в работно време? Кога са техните изключения?)
- Разработете какво да правите при необичайни обстоятелства. (В случай на особено обезпокоително електронно съобщение, с кого трябва да се свържете? Трябва ли да бъдат уведомени властите?)
- Как ще бъде посрещнат неуспехът да се отговори на електронна поща? Също така, трябва ли имейлът да бъде игнориран или препратен на надзорен орган?
- Подробно посочете какъв език даден имейл не може да съдържа. Например: „Нашите организации имат нулева толерантност към расови или джендър оскърбления в устна или писмена кореспонденция, включително имейл.
- Посочете последиците от нарушаване на правилата. Например „Ако се установи, че даден служител се занимава с език за тормоз в нашата имейл система, той / тя ще бъде подложен на преглед от HR с разглеждане на прекратяване на трудовото правоотношение.
Спрете и отразете, преди да натиснете бутона за изпращане
Лори Трузи