Съдържание:
- Какво означава да се съгласува бюджет
- Какво е бюджет?
- Много видове бюджети
- Защо е важно да се създаде бюджет?
- Умения и процеси, необходими за разработване на бюджет
- Разберете как да разработвате бюджети
- Обяснете как да използвате оценки при разработване на проектобюджет (раздел 1.1)
- Обяснете как да идентифицирате приоритетите и финансовите ресурси, необходими при изготвянето на бюджет (раздел 1.2)
- Как може някой да идентифицира приоритети?
- Някои начини можете да идентифицирате достойнства при разработването на бюджет
- Начини за идентифициране на финансовите ресурси, необходими при изготвянето на бюджет
- Обяснете целта и ползите от идентифицирането на приоритети при изготвянето на бюджет (раздел 1.3)
- Обяснете целта и ползите от оценката и обосновката на прогнозните разходи и доходи (раздел 1.4)
Тази статия е написана въз основа на звеното на NVQ „ Съгласувайте бюджет “. Това е единица от ниво 3 с кредитна стойност 4.
В тази единица има две части; първата част се оценява въз основа на знания и разбиране, лични изявления, разпити, дискусии и други доказателства. Втората част се оценява въз основа на доказателства чрез различни процедури.
Какво означава да се съгласува бюджет
Ако имате определени количествени цели, които трябва да постигнете, или знаете, че трябва да се справите с критични ситуации, които могат да възникнат по всяко време, ще ви е необходим план. Ще трябва да планирате спестяванията, доходите и разходите си и това се отнася както за личните цели, така и за бизнес целите. Накратко, ще трябва да „съгласувате бюджет“.
Какво е бюджет?
Бюджетът е финансов документ, който планира бъдещи спестявания, разходи, доходи и разходи. Бюджет може да бъде планиран от физически лица или от фирми или организации, така че те да прогнозират дали могат да работят с планираните си приходи и разходи. Бюджетът също така ще даде представа за това как ще се развива бизнесът през следващата финансова година.
Много видове бюджети
Може да има много различни видове бюджети въз основа на ситуацията или част от въпросния бизнес, както и наличните финансови данни.
- Когато са налице недостатъчни финансови цифри, се изготвя бюджет въз основа на приблизителни оценки от предходната година и това се нарича прогнозен бюджет.
- Бюджет, който се основава на това колко пари ще бъдат изразходвани през следващата финансова година, се нарича Паричен бюджет.
- Ако разходите се изчисляват за започване на нов бизнес, включително разходите за всички активи, необходими за стартиране на бизнеса, тогава това се нарича Бюджет за стартиране на бизнес.
- И има бюджети за изпълнение, които се основават на услуги или проекти, при които бюджетите се създават чрез оценка на всяка отделна позиция.
- Оценка на бъдещите продажби на дадена компания се нарича Бюджет за продажби.
Има много повече видове бюджети, всички в зависимост от целта, целите и други фактори.
Защо е важно да се създаде бюджет?
Планирането с бюджет ще ви даде ясна представа за това колко пари ще постъпят и колко ще похарчите. Така че, преди всъщност да похарчите за нещо, можете да решите дали това ще окаже влияние върху финансите за тази година. Можете да поставите приоритети, да постигнете цели, да намалите нежеланите разходи и да управлявате парите ефективно. Създаването на бюджет ще ви освободи от стреса и съмненията, защото вече знаете какво имате и какво да очаквате.
Умения и процеси, необходими за разработване на бюджет
Има различни процеси, които човек трябва да знае и да разбере, преди да разработи и съгласува бюджет. Някои от тях са разгледани по-долу:
- Как да използваме оценки при разработване на проектобюджет (раздел 1.1)
- Как да се идентифицират приоритетите и финансовите ресурси, необходими при изготвянето на бюджет (раздел 1.2)
- Целта и ползите от определянето на приоритети при изготвяне на бюджет (раздел 1.3)
- Целта и ползите от оценката и обосноваването на очакваните разходи и доходи (раздел 1.4)
Разберете как да разработвате бюджети
Разработването на бюджет има различни етапи и трябва да се вземат предвид и различни фактори. Създава се проектобюджет, който съдържа предложения за разходите и инвестициите за споменатия бюджетен период.
Обяснете как да използвате оценки при разработване на проектобюджет (раздел 1.1)
Когато се разработва проектобюджет, човек взема предвид бюджета на предходните финансови години, отчетите за приходите и паричния поток за бизнеса. Когато проектирате приходи и разходи, бъдете много предпазливи и консервативни и винаги използвайте точните и точни действителни цифри, ако ги имате в ръка. Също така бъдете готови да управлявате промени в прогнозните стойности на бюджета.
Забележка: Когато нямате действителни цифри, когато оценявате разходите, изчислете възможно най-високата, например най-високата сметка за комунални услуги; когато се изчислява доход, познайте ниска стойност, например вземете стойност, която е донесла най-малък доход за услуга.
Когато използвате оценки за разработване на проектобюджет, подгответе списък на всички ресурси, които ще са ви необходими за разработване на бюджета. Съберете всички ресурси и след това накрая ги съберете, за да разработите бюджета. Ще трябва да подготвите това преди началото на финансовата (фискална) година.
Важните факти, към които трябва да се придържате, когато следвате горния процес, са:
- Трябва да създадете списък с всички разходи. Категоризирайте отделно разходите и изгответе списък. Например канцеларски материали, оборудване, заплати и застраховки. Изгответе списък с прогнозни разходи и използвайте разходите за предходната година за справка.
- Потърсете каквито и да било ограничения, като например максимална или минимална сума на разходите или период от време, отпуснати за определени задачи и проекти, и ги вземете предвид.
- Следващата стъпка е да се създаде списък с всички доходи. Категоризирайте се по-горе и изгответе списък на всички източници, чрез които ще имате доход и прогнозната сума за всеки. Например доходи от предоставени услуги, доставени продукти, външно финансиране, данъци, продажби или всякакви събития за набиране на средства.
- Създайте връзка между приходите и разходите. Имате списък както на доходите, така и на разходите. Разберете източника на доход, който ще ви помогне с разходите и създайте интерактивен контур.
- Най-добре е да приемате съвети от опитни и опитни хора, докато изготвяте бюджета, тъй като не всеки е умел да разработва сам бюджет, особено в големи организации или компании.
- Докато имате списък с разходите, разработете приоритетен списък, като вземете предвид какви разходи допринасят за развитието на организацията или за постигане на конкретна цел. Запишете прогнозните разходи за всяка приоритетна задача (вземете под внимание всички разходи като персонал, заплата, транспорт, ресурси, сметки за комунални услуги и всички други свързани разходи).
- Не предполагайте, че ще има тясно съответствие между приходите и разходите. Неочаквани разходи могат да възникнат по всяко време и затова е разумно да се отделят пари за различни разходи.
- Направете списък с неща, които бихте искали да приложите за първи път през новата фискална година; например повишаване на заплащането или разширяване или обновяване на офис площи. Създайте списък с прогнозни разходи за тези неща.
- Най-добрият начин да изброите всички горепосочени данни е да използвате електронна таблица с приходи и разходи, изброени заедно с източниците. Ако прогнозираните стойности на приходите и разходите са приблизително равни, тогава бюджетът се нарича балансиран бюджет. Ако разходите ви са по-ниски от доходите, тогава имате излишък и можете да проверите дали нещо може да се направи с него за подобряване на бизнеса или организацията. Ако разходите са по-високи от доходите, ще има дефицит и организацията ще трябва да търси начини за намаляване на разходите; например намаляване на сметките за комунални услуги и канцеларски материали или търсене на събития за набиране на средства или дарения.
Забележка: С натрупването на опит при разработването на бюджети, съставянето на бюджети за следващите години ще стане по-лесно. Ще знаете къде да търсите информация и ресурси и как да идентифицирате приоритетите.
Обяснете как да идентифицирате приоритетите и финансовите ресурси, необходими при изготвянето на бюджет (раздел 1.2)
За да се поддържа бизнесът в правилен план, приоритетите трябва да бъдат правилно идентифицирани (бюджетиране, управлявано от приоритети) и добре планирани и управлявани финанси.
Логиката на бюджета, ориентиран към приоритетите, е, че финансовите ресурси трябва да бъдат разпределени по бюджетни позиции - например услуги или проекти - въз основа на ефективността, която тази бюджетна позиция има при постигането на целите и задачите, които имат висока стойност за организацията. Така че позициите в бюджета се класират въз основа на горепосочените факти и финансирането се разпределя съответно.
Сега трябва да разгледаме начините за идентифициране на приоритетите и финансовите ресурси.
Как може някой да идентифицира приоритети?
Нуждаете се от умения, опит, логическо мислене и добри познания за това как работи или работи организацията. Ако сте изготвили бюджета за предходната година, тогава ще имате представа как сте идентифицирали тези фактори и това ще улесни задачата ви. Елементите с приоритет са услуги, които предлагат най-висока стойност за организацията или компанията.
Някои начини можете да идентифицирате достойнства при разработването на бюджет
- Ако сте изготвяли бюджети през предходна (и) година (и), използвайте тези основни списъци с прогнозни приходи и разходи. Използвайте последния финансов отчет на компанията или организацията за данни за продажбите и печалбата. Възможно е да има незначителни промени или колебания в определени цифри и приоритетите също биха се променили. Обърнете внимание на всички тези промени и вземете предвид всички горепосочени фактори, докато съставяте бюджета.
- Когато приоритизирате позициите в бюджета, внимателно разгледайте всяка позиция и нейното значение за организацията. Проучете областите, върху които този елемент ще окаже влияние, и избройте отделите, зависими от това; например подобряване на ИТ услугите, подобрени технологии, намаляване на разходите, производителност на работното място и др. Попитайте правилните хора за информация и идеи - например старши служители или мениджъри, в зависимост от организацията - и стигнете до решението даден елемент да бъде приоритет.
- Потърсете фундаментални цели, за които организацията управлява, например благосъстоянието на общността, поддържането на здравословен начин на живот, предоставянето на качествени услуги за възрастни хора или предоставянето на качествени домашни продукти на разумни цени. Създайте стратегически план за идентифициране на приоритетите.
- Можете да провеждате проучвания, срещи или фокус групи, включително с обществеността, за да вземете решения за определяне на приоритет на услугата.
След като бъде взето логично решение в списъка с приоритети, трябва да разпределим ресурси за тези неща. За да направим това, трябва да идентифицираме финансовите ресурси.
Начини за идентифициране на финансовите ресурси, необходими при изготвянето на бюджет
Ще са необходими ресурси за текущи разходи, краткосрочни разходи и еднократни разходи.
- Прегледайте списъка с приоритети за разходите, които имате. Можете да се позовете на модела за разпределение на ресурси от предходната година и да го следвате или да направите промени, ако е налице по-практична и полезна алтернатива. Един елемент може да изисква повече финансиране над друг, само защото е с по-висок приоритет. Някои услуги може да имат съвместно финансиране.
- Погледнете всеки разход и нарисувайте всичко, което зависи от този конкретен разход; например отделите, зоните на обслужване и зоните на работа. Проучете въздействието на бюджета върху тези области на действие и използвайки тази информация, съставете списък с приоритети. Обърнете се към предишни финансови отчети. Разберете ползите от разходите за тези области, като ги считате за приоритет.
- Проверете дали има достатъчно ресурси за всички елементи, които са определен приоритет, и ако има недостиг, можете да потърсите спонсори, да организирате събития за набиране на пари или да работите с партньорски организации за намаляване или споделяне на разходите.
Забележка: В зависимост от организацията или компанията, в която работите, нейния размер и начина, по който работи, може да ви е необходим един общ бюджет или много индивидуални бюджети за различни операции.
Обяснете целта и ползите от идентифицирането на приоритети при изготвянето на бюджет (раздел 1.3)
Знанието как да се определят приоритетите за разработване на бюджет също има много предимства.
Целите и ползите от идентифицирането на приоритети при изготвянето на бюджет са:
- Бюджетът ви помага да управлявате наличните пари по много ефективен начин.
- Идентифицирането на приоритетите и наличните ресурси ще помогне на човек да разпредели подходящи ресурси за съответни или приоритетни проекти.
- След като имате добре планиран бюджет, можете ефективно да наблюдавате работата на организацията, за да видите дали целите и задачите са изпълнени. Всяка грешка, възникнала при вземането на бюджетни решения или слаба / ниска ефективност в бизнеса поради неефективно бюджетиране, може да се използва за подобряване на процеса на вземане на решения в бъдеще.
- Вие сте в състояние да планирате бъдещите цели, цели и резултати на организацията.
- Ефективното идентифициране на приоритетите ще ви помогне да определите по-точно бъдещите бюджети.
- Ще имате ясна представа кога да предприемете необходимите действия, ако нещо излезе извън плана.
- Ще можете да идентифицирате проблеми дори преди те да възникнат, тъй като ще наблюдавате бюджета: например спешни финансови нужди или проблеми с паричния поток.
- Правилното бюджетиране според приоритетите ще спомогне за гладкото функциониране на организацията и ще увеличи мотивацията на персонала.
Обяснете целта и ползите от оценката и обосновката на прогнозните разходи и доходи (раздел 1.4)
След като идентифицирате приоритетите и ресурсите за бюджетните позиции, трябва да отделите разходи за всяка позиция в бюджета. За да направите това ефективно, трябва да проучите и оцените сумата, която се изисква за всяка позиция в бюджета. В този процес се прави анализ на разходите и ползите.
- Можете да прецените дали някоя бюджетна позиция е в съответствие с принципите, управляващи работата на организацията.
- Можете да разберете дали ползите от дадено действие ще надхвърлят разходите или производителността ще се увеличи в резултат на бюджета.
- Ще можете да установите дали има нужда от извънбюджетни средства, дали причината е подходяща или те са законни.
- Можете да избегнете промени в последния момент или да преразгледате предстоящите бюджетни планове и да сте готови да се изправите срещу тях.
- Можете да определите области, които може да изискват допълнителни разходи, например проекти, които могат да доведат до допълнителни разходи, и да бъдете подготвени
- Можете да сте сигурни, че прогнозите са реалистични и точни и да ги прилагате, без да се притеснявате.
- Можете да намалите разходите или да избегнете разходите, докато оценявате дали установите, че разходите не са изискване или нужда.
- Ще можете лесно да решите дали договорите (предаване на проект на договорени агенции) ще бъдат по-рентабилни от организацията, пряко работеща по проект.
Ето придружаваща статия за договаряне на заменени бюджети и уменията, необходими за съгласуване на бюджета.
Надявам се информацията тук да ви бъде полезна. Моля, не се колебайте да оставите вашите предложения, опит и идеи в раздела за коментари по-долу.
Благодарим ви, че се отбихте.
Всичко най-хубаво!
Livingsta