Съдържание:
- Вътрешен одит по грешни причини
- Какво представляват вътрешните одити?
- За какво се използват вътрешните одити?
- Не е нужно да се страхувате от одити
- Какво може да направи един добър одит
- Графици и обхват на вътрешния одит
- Преглед на вашите ресурси
- Обхват на одита
- Това е вашият одит
Открийте как да направите вътрешните одити наистина полезни за вашата компания - а не само поле, което да бъде отбелязано.
Canva
Вътрешен одит по грешни причини
Тъй като вътрешният одит сега се превръща в изискване, предприятията понякога наемат одиторски персонал само за да могат да поставят отметка в това квадратче, без да имат допълнителна идея какво да правят с тях.
Много одитори откриват, че те просто възпроизвеждат външни одити и макар че това може да помогне, когато външните одитори дойдат на посещение, това не предоставя много ценна информация за бизнеса.
Вътрешният одит трябва да бъде конструктивно упражнение, предназначено да определи до каква степен системата за управление спазва собствените си процедури и практики. Вътрешният одит може също така да идентифицира подобрения в бизнес процесите и да помогне за вътрешните комуникации.
Какво представляват вътрешните одити?
Въпреки че вътрешните одити обикновено се извършват от служители на компанията, нараства броя на наетите външни специалисти с единствената цел одит. Точно както възлагате на външни изпълнители юридическите или финансовите си роли, можете да възлагате и одиторски роли.
Вашият вътрешен одит е най-важният от всички одити. Той позволява на бизнеса да разгледа собствените си системи, процедури и дейности, за да реши дали те са подходящи за бизнеса и дали персоналът всъщност ги следва.
Той предоставя на ръководството информация дали са спазени техните стандарти за качество, дали системата е толкова ефективна и ефективна, колкото би трябвало да бъде, и дали са необходими подобрения.
Също така те могат да осигурят линия за комуникация в цялата компания и да бъдат чудесен мотиватор.
За какво се използват вътрешните одити?
Критериите за вътрешен одит обикновено са собствените политики, процедури и работни инструкции на бизнеса.
Вие не търсите да извършвате одит директно спрямо определен външен стандарт по време на вътрешен одит, като всъщност дублирате това, което би направил одитор на трета страна; вместо това гарантирате, че вашите собствени политики и процедури се използват правилно в ежедневните задачи.
Ако вътрешните документи на компанията са разработени в съответствие с всички външни изисквания за съответствие и се позовават на съответните стандарти, вашите външни изисквания трябва да бъдат покрити. Разбирането на стандартите и изискванията обаче помага да се даде основа за това какво трябва да включва документацията.
Не е нужно да се страхувате от одити
Повечето стандарти и кодекси изискват одити. Одитите трябва да се разглеждат като полза за компанията, а не като домашна работа или налагане.
Одитът се използва за събиране на информация, която след това се преглежда и докладва. Този доклад често обсъжда необходимостта от подобрения или коригиращи действия.
Но одитът не е лов на вещици, за да се наложи вина на отделен член на персонала или на определена област от бизнеса. Одитите трябва да се извършват по положителен и прозрачен начин. Вашият одитор трябва да накара вас и вашия персонал да се чувствате спокойни и уверени по отношение на одита, вместо да се страхувате.
Вашият одитор трябва да работи с вас, за да се увери, че вашият одит работи за вас, като същевременно остава независим и обективен относно всяка информация, която са намерили.
Какво може да направи един добър одит
- Потвърдете дали се спазват документирани процедури
- Предоставете точна информация за ефективността на текущите процедури
- Съдействайте при разработването на планове за непрекъснато усъвършенстване
- Определете къде са необходими промени в процедурите
- Подобрете информираността и разбирането на изискванията на процеса
- Помогнете за минимизиране на риска
- Подобрете безопасността на работното място
- Подобрете вътрешната комуникация
- Потвърдете положителните работни практики
- Предоставете информация, която да ви помогне да увеличите продажбите на вашите продукти или услуги
- Позволявате ви да вземате по-информирани решения, за да помогнете на вашия бизнес да расте
Графици и обхват на вътрешния одит
Тъй като установихме, че не искате просто да поставите отметка в квадратчето и всъщност искате да използвате добре своите вътрешни одити, вашият график на одита трябва да се основава на оценките на риска, които попълвате.
- Кои области от вашия бизнес показват, че се нуждаят от допълнително внимание в момента?
- В кои области бихте искали повече информация за това как се справят всъщност?
Преглед на вашите ресурси
Също така трябва да прегледате наличните ресурси, когато задавате графика си за одит.
- Колко одита можете да реализирате реално за една година?
- Колко трябва да правите?
- Успявате ли да извършите достатъчно одити, за да се чувствате комфортно, че отговаряте на външните си изисквания, както и да намерите информацията, от която всъщност се нуждаете?
Обхват на одита
Точно както трябва да дадете приоритет при създаването на годишния график на одита, това също е голяма част от развитието на обхвата на одитите. Обхватът определя какво всъщност ще се разглежда при индивидуалния одит. Като се има предвид потенциалният размер на областите и процесите, които ще бъдат одитирани, е от решаващо значение да знаете къде вашето внимание е най-необходимо.
Когато създавате своите графици за одит и обхват на одит, трябва да разгледате следното:
- Наскоро завършени оценки на риска
- Информация, свързана с възможни финансови въздействия, въздействие върху продуктите и доставките
- Качество на вътрешния контрол: Те ли са толкова силни, колкото смятате, че трябва да бъдат? Използват ли се?
- Всички получени оплаквания от клиенти
- Степен на промяна или стабилност: Има ли голяма смяна на персонала? Същият персонал е бил в отдела откакто е започнал?
- Резултати от последния одиторски ангажимент и изброени коригиращи действия: Действали ли са по всички тях?
- Дискусии с персонала на всички нива за всички области, за които те смятат, че се нуждаят от внимание
- Необходими ли са специални умения или знания за завършване на одита?
Това е вашият одит
В крайна сметка - независимо от това кой извършва вътрешния одит, вътрешния персонал или външните изпълнители - това е вашият одит и трябва да знаете каква информация искате да разгледате.
Одитите могат да бъдат толкова прости или сложни, колкото искате. И помнете, вие сте единственият, който наистина знае коя информация е ценна за вас.
Ако искате да разберете защо една област от вашия бизнес изглежда винаги се справя по-добре от други или кой е най-популярният ден за вашия персонал за почивен ден, вътрешен одит може да ви помогне да разберете това.
© 2017 Катрина Макензи