Съдържание:
- Разбиване на балона
- Многопрофилен процес на компанията
- И продължава
- И така, кой беше ангажиран?
- Как да премахнем силозите?
Разбиване на балона
Следващия път, когато сте на работа, огледайте се. Колко добре работят отделните отдели?
Бихте ли казали, че разбирате добре как работи всеки отдел? Или как техните роли се съчетават с вашите?
Всеки обича да мисли, че собствената му роля е най-важна, че бизнесът не може да функционира без техния отдел.
Грешно!
Едно нещо, което често виждаме при вътрешния одит, е, че всеки отдел работи в силоз, оставайки в собствения си малък работен балон, забравяйки какво друго се случва около тях в бизнеса.
Въпреки че фокусирането върху детайлите на каквото и да правите е нещо добро, то не трябва да е за сметка на общата картина.
Независимо от бранша, нито един бизнес не може да работи само с един отдел. Дори малките предприятия с единичен оператор изискват да носите множество шапки, докато поемате различни роли във вашия бизнес.
Многопрофилен процес на компанията
Нека да разгледаме един прост пример за стъпките при производството на съществуващ продукт и продажбата му на нашите клиенти. Преди дори да помислите да направите повече, трябва да определите:
- колко продукт имате в момента на склад
- дали има срок на годност
- дали е сезонен продукт, който се изисква само в определени периоди от годината
- дали в момента има нужда от допълнително направено
- дали бизнесът има ресурси да направи повече в този момент
Горните въпроси обикновено се разглеждат от някой от отдела за планиране. Те също така ще определят каква част от продукта трябва да бъде произведен и количеството суровини, които ще трябва да бъдат закупени.
След това информацията обикновено се предава на ръководството, за да одобри производството, закупуването на суровините и количеството време и персонал, необходими за завършване на производството на продукта. По това време обикновено се включват дискусии с финансовия отдел, за да се гарантира, че бизнесът разполага с наличните средства за изпълнение на всички задачи.
След като процесът на планиране завърши и бъде одобрен, подробностите за нуждите от суровини се предават на отдела за закупуване. Тук те ще имат списък на одобрените доставчици, които използват, за да изготвят поръчки за покупка, за да закупят необходимите суровини. Отново, те ще трябва да бъдат одобрени, обикновено от ръководството, преди да бъдат изпратени на доставчиците.
След като суровините са поръчани, финансовият отдел трябва да освободи плащането, за да се увери, че стоките са доставени навреме. Финансовите записи трябва да бъдат актуализирани, за да отразят колко пари е похарчил бизнесът и за какво. По-късно те също ще трябва да съпоставят това плащане с фактурите, получени като част от процеса на съгласуване.
Така че ние поръчахме нашите суровини; останалото трябва да е лесно, нали?
Доставчиците започнаха да доставят нашите суровини, така че сега някой трябва да ги провери, за да се увери, че поръчките са правилни и стоките са в използваемо състояние. Най-добрият начин да направите това е да сравните поръчките за покупка и фактурите с получените стоки.
В зависимост от размера на бизнеса и вида на получените материали това може да бъде всеки от рецепциониста до складовия персонал или майстора на обекта. В по-големите предприятия и отново в зависимост от вида на стоките може да имате един човек да се отпише, за да потвърди, че стоките са получени на място, а друг да провери качеството на суровините.
Всяка документация, свързана със суровината, ще трябва да се съхранява и може да се наложи да се изпратят копия до различни отдели, за да се гарантира, че техните записи са точни. Когато има замесени документи, тук нещата могат да се объркат, ако липсва комуникация или ако не разбирате защо другите отдели се нуждаят от тях и в какви срокове се нуждаят от тях.
Не можете да платите фактура, ако не знаете какво плащате. Също така не трябва да приемате стоките на място, ако не знаете продуктите и количествата, които трябва да бъдат там.
Сега, когато разполагаме с нашите материали, можем да правим нашите продукти.
Още веднъж, в зависимост от размера и организацията на бизнеса, начинът на съхранение, запис и разпространение на суровините за употреба може да бъде много различен. Една точка, която трябва да остане същата, е, че тя трябва да се записва, когато всеки материал се използва, от кого и колко. Без тази информация няма да знаете от какво се нуждаете, когато стартирате процеса на планиране следващия път, когато искате да направите продукта.
Започваме да правим нашия продукт, като използваме работните инструкции, разработени преди първоначално да започнем да правим този продукт. Работните инструкции се използват, за да се гарантира, че всеки продукт е направен точно по същия начин и има постоянно качество.
Всеки път, когато някой открие начин да подобри производствения процес, работните инструкции и други документи за процеса трябва да се актуализират, за да останат актуални. Вашият отдел за вътрешен одит може също да прегледа процеса, за да се увери, че действително се спазват работните инструкции.
Ако използвате някакво оборудване, за да направите вашите продукти, трябва да се уверите, че оборудването е в изправност. Отделът за поддръжка се нуждае от график, за да тества, ремонтира и подменя оборудването, ако е необходимо. Дискусиите с персонала за управление на риска и / или вътрешен одит могат да помогнат при изготвянето на тези графици.
Също така всеки инцидент, възникнал по време на производствения процес, като повреда на оборудването, производственият процес, който не е завършен правилно или нараняване на персонала, ще трябва да бъде регистриран, разследван и разрешен.
Преди продуктът да може да бъде продаден, той трябва да бъде проверен за качество; не искате да продавате лош или дефектен продукт.
Вече имаме готов продукт, който седи в магазина ни и чака да бъде продаден, но на кого го продаваме и за колко?
И продължава
„Колко“ би трябвало да бъде предварително разработено от ръководството, отново финансовият отдел ще бъде включен, за да потвърди колко ви е струвало да направите продукта и колко печалба сте искали да реализирате.
Пазарни проучвания, проведени от някой, който се занимава с научноизследователска и развойна дейност, биха били необходими в началото, за да се разгледа за какво се продават други подобни продукти и какво хората биха искали да платят.
Що се отнася до кого да продавате, вашето проучване на пазара вече би го проучило в началото, за да знаете вече кои са вашите клиенти. Маркетинговият отдел ще организира кампания, насочена към точните клиенти, оставяйки на отдел продажби да достави продукта на клиента.
Това вече е доста ангажиран процес, но все още не сме приключили с тишината.
Подобно на поръчването и закупуването на суровини, сега трябва да обърнем този процес, за да изведем продуктите от нашата складова зона и до клиента.
Нашият отдел за опаковане ще трябва да опакова точното количество от всеки продукт за клиентите. Ще трябва да създадем фактури, които клиентът ще трябва да плати. Складът ще трябва да потвърди, че правилните продукти са отишли при точния клиент. И нашият финансов отдел ще трябва да се увери, че клиентът е платил и че плащанията са били записани и съгласувани правилно.
Освен това, тъй като разполагахме с персонал, който произвежда продуктите, нашият отдел за заплати ще трябва да знае кой работи и по кое време са работили, за да могат да бъдат платени за времето си.
Докато се случва всичко по-горе, все още има някои отдели, които работят във фонов режим. Две основни, които трябва да се имат предвид, са външният ИТ отдел, който се грижи персоналът да има достъп до необходимите им системи и информация.
Другото са нашите чистачи. Независимо дали решите да използвате вътрешен персонал или външна фирма за почистване, някой трябва да поддържа работното пространство чисто, подредено и без потенциални опасности.
И така, кой беше ангажиран?
Разглеждайки горния пример, нашият опростен процес на производство и продажби включва следните отдели:
- Управление
- Планиране
- Закупуване
- Финанси
- Склад
- Контрол на качеството
- Управление на документи
- Производство
- Поддръжка
- Маркетинг
- ТО
- Опаковка
- Продажби
- НИРД
- Управление на риска
- Вътрешен одит
- Разследване на инциденти
- ТРЗ
- Почистване
Както можете да видите, всеки отдел участва. Ако трябваше да извадите от сместа само един от тези отдели, нещата щяха да се объркат много бързо! Контролните проверки могат да бъдат пропуснати, може да нямате необходимите ресурси, за да завършите производството или да заплатите на персонала, да пропуснете възможностите за продажби или по-важното да продавате продукт, който не е годен за употреба и може да бъде опасен.
Как да премахнем силозите?
Доста често по време на вътрешен одит, ако видя, че има прекъсване на комуникацията или ако персоналът не е сигурен в ролята на различните области, ще препоръчам на служителите от един отдел да отидат и да преследват персонала в други отдели за кратко. Карам ги да отидат и да седнат, за да видят какво всъщност правят останалите служители. Те получават възможност да задават въпроси и да получат по-добро разбиране за това как отделите работят заедно.
По същество те започват да възприемат бизнеса като мозайка с всички части, които се напасват, за да направят едно цяло, а не като колекция от отделни силози.
© 2017 Катрина Макензи