Съдържание:
- Въведение:
- 4.6 Обяснете как да работите с оборудване, използвано за производство и изпращане на писмени или електронни съобщения.
- 4.7 Обяснете колко е важно да информирате клиента си, ако има вероятност да има забавяне в отговора на съобщението.
- 4.8 Обяснете рисковете, свързани с поверителността на писмените или електронните съобщения.
- Имейли
Въведение:
Комуникацията чрез писане и по електронен път често изисква използването на оборудване. За да комуникира успешно, кандидатът трябва да знае как да работи ефективно с включеното оборудване. Когато има предвидено забавяне в отговора на комуникациите, клиентът трябва да бъде информиран за ситуацията и напредъка.
Електронните и писмени съобщения могат да бъдат рисковани, ако документите не попаднат в ръцете на правилния човек. Трябва да се внимава да се осигури безопасна доставка на горните средства за комуникация.
Това е единица от ниво 3 с кредитна стойност 6. Тази единица е разделена на две части за по-лесно разбиране и за да не се тъпче твърде много информация в един хъб.
За да прочетете първата част на това устройство, моля, следвайте връзката по-долу:
Сделка с клиентите в писмен вид или по електронен път - Част 1
123rf.com
4.6 Обяснете как да работите с оборудване, използвано за производство и изпращане на писмени или електронни съобщения.
Писмените и електронни комуникации могат да се извършват по различни начини и за различните видове комуникации се използва различно оборудване. За да изпращате и получавате тези комуникации ефективно, трябва да знаете как да работите с тези съоръжения.
За писмени комуникации човек трябва да притежава умения за писане и също да използва подходящата писалка, хартия и моливи, подходящи за тази комуникация. Ако комуникацията ще бъде отпечатана и изпратена, човек трябва да знае как да използва принтера. При електронната комуникация използваме компютър или факс. Така че човекът, който комуникира, трябва да знае как да управлява компютъра или лаптопа и факса. Факс материалите могат да бъдат или написани на ръка или отпечатани и може да се наложи човек да знае как да работи с факс машина, компютър и принтер.
За да представим документи, имаме нужда
- Компютър с клавиатура, мишка и монитор или лаптоп или писалка и хартия
- Принтер
За да изпратим документи, от които се нуждаем
- Факс машина
- Компютър с клавиатура, мишка и монитор или лаптоп
- Пликове и печати
Работа с компютър:
- Човек се нуждае от компютър или процесор с клавиатура, монитор и мишка и прикрепен принтер.
- Компютърът трябва да има операционната система, която е Windows XP в нашата организация.
- Преди да включите компютъра, трябва да се уверите, че захранващите кабели са фиксирани перфектно на задния панел на процесора, видеокабелите в монитора и кабелите към контакта, както и че мишката и клавиатурата са свързани по подходящ начин пристанища.
- След тази проверка бутонът за захранване се включва в процесора.
- Устройството ще поиска потребителско име и парола за влизане в системата. Това ще се различава за всяка организация в зависимост от начина на настройка на компютрите.
- Възможно е да има допълнителни влизания за специфични за компанията системи или софтуер за използване на ресурсите и софтуера, достъп до твърди дискове и т.н.
- Човек трябва да знае да използва софтуера за текстообработка, приложенията на Microsoft и други приложения, които организацията използва за създаване на документи.
След изготвяне на документа, човек трябва да знае как да го прикачи към имейл и да ги изпрати с помощта на имейл услугите, предоставени от организацията, например Microsoft Outlook или печат, ако трябва да бъде изпратен по пощата, в зависимост от метода, който ще се използва изпратете съобщението.
Понякога може да се наложи документът да бъде изпратен криптиран на флашки, CD или DVD. В тези ситуации човек трябва да знае как да копира файлове на флаш устройството и да ги криптира и ако ги записва на CD или DVD, трябва да знае как да използва софтуера за запис или запис.
wikihow.com
Работа с факс:
Факс машините се използват най-вече, когато няма възможност за изпращане на документи по имейл или когато организациите смятат, че комуникацията по имейл не е защитена за този вид документ или документите може да отнемат дни, за да пристигнат по пощата. За да изпращате документи по факс, трябва да знаете как да работите с факс машина. За да работите с факс машина, имате нужда от номер на факс, номер на факс на получателя, касета или лента или тонер в зависимост от модела на факса, необходимите документи, които трябва да бъдат изпратени заедно с мотивационен лист и празни бели хартии, ако получавате факс.
Трябва да настроите и конфигурирате факс устройството, преди да може да се използва. Първоначално захранването и телефонната линия трябва да бъдат включени и захранването включено. Телефонната линия трябва да влезе в правилния контакт, следвайки ръководството с инструкции. Уверете се, че има сигнал за набиране. Повечето организации имат специален телефонен номер за факс линията и следователно факс машината може да бъде настроена на автоматичен отговор. Уверете се, че тонерът / касетата / лентата са заредени и че в тавата за хартия винаги има необходимо количество хартия за получаване на факс.
За целите на записите е добре да настроите страница за потвърждение за факс, която да ви каже дали изпращането е било успешно или е имало грешки. Помага при изпращане на поверителни и важни или правни документи. Но ако просто използвате факс за прости въпроси, можете да изключите тази функция, за да спестите хартия.
Друга полезна настройка е опцията за заглавие, която ще включва ред отгоре на документа, за да се каже откъде е факсът, плюс датата, часът и номерът на факса. Това ще бъде много полезно за идентифициране на данните за подателя, както и за комуникация с подателя по факс, ако е необходимо.
Докато изпращате факс, уверете се, че захранването е включено и винаги изпращайте корица за факс, като посочвате подробностите за изпратените документи, кой го изпраща и с каква цел се изпраща. Това ще направи нещата много ясни и лесни. Поставете документите в правилната тава на правилното място и наберете номера, на който искате да изпратите факса. Натиснете бутона за изпращане и изчакайте всички документи да бъдат сканирани и факсът да бъде предаден. Когато процесът приключи, факс машината ще отпечата отчет за потвърждение, в зависимост от настройките.
Ако устройството е правилно настроено, тавата за хартия е заредена и касетата или тонерът са готови, получаването на факс е много лесен процес. Ако факс машината е настроена да получава факсове автоматично, когато факс линията звъни, устройството автоматично ще получи факса и ще го отпечата. Настройването на факс за автоматичен отговор е много полезно, така че да не пропускате важни документи, които влизат по всяко време на деня.
Работа с принтер:
За да можете да изпратите напечатан документ чрез пощенски услуги или факс, първо трябва да ги отпечатате. За да отпечатате документите, ви е необходим принтер, прикрепен към вашия компютър или мрежата, към която е свързан вашият компютър. Много подобно на факс машината, трябва да се уверите, че принтерът е включен и захранването е включено. В зависимост от вида на принтера, независимо дали мастилено-струен или лазерен, принтерите ще имат мастилена касета или тонер касета. Уверете се, че отделението за касетите е заредено с мастило или тонер. В зависимост от вида на принтера може да имате различни тави за различни видове хартия и различни размери хартия. Уверете се, че тавите за хартия са заредени. Направете първоначални настройки на принтера за качество на печат, двустранен печат и др.
За да отпечатате документ, използвайте менюто файл на документа, който сте създали, и изберете опцията за печат. Показващото се поле ще има опции или бутон за свойства, за да зададете настройките за печат. Цветни отпечатъци могат да се правят, когато е необходимо, на цветен принтер. Двустранен печат може да се направи, за да се спести хартия.
Докато всички тези съоръжения се използват ежедневно в офис среда, не забравяйте да изключвате компютрите и принтерите всеки ден, за да спестите енергия. Също така помага за дълъг живот на съоръженията.
4.7 Обяснете колко е важно да информирате клиента си, ако има вероятност да има забавяне в отговора на съобщението.
Грижата за клиентите е много важен елемент във всяка организация. Контактите и отношенията с клиентите са много важни и трябва да се поддържат непрекъснато, за да може организацията да работи безпроблемно. Информирането на клиентите е много важна задача и част от обслужването на клиентите. Това ще помогне да се избегнат толкова много проблеми, недоразумения и разочарования и ще спомогне за укрепване на връзката с клиентите през повечето време. Клиентите ще се радват да чуят за проблем от компанията или организацията, вместо да го открият сами. Така че проактивният подход е много по-добър от реактивния.
Например (от гледна точка на моята работа), ако знаете, че е възникнал проблем и има списък с чакащи в получените препоръки, можете да позвъните на клиентите, за да ги информирате за закъснението и причината, поради която закъснението се е случило и също им дайте времеви рамки, в рамките на които въпросът ще бъде сортиран. Можете също да изпратите писмо, в което да посочите причините за забавянето и кога ще бъде предприето действие. Ако това не бъде направено, клиентите ще позвънят отново и когато получат отрицателен отговор, ще се разочароват или ще потърсят други организации или компании.
Споделянето на информация с клиентите за закъснения в услугите или за всякакви закъснения в отговор на комуникации или услуги ще покаже на клиентите, че компанията се е грижила за тях. Освен това ще попречи на клиентите да звънят на клиентите и да се притесняват или разочароват. Това ще помогне за укрепване на взаимоотношенията с клиентите. Винаги се поставяйте в позицията на клиента и мислете какво бихте очаквали. Същото и след това ще трябва да бъде предоставено на клиентите.
Когато получите заявка от клиент, клиентът очаква в очакване дали искането им ще бъде изпълнено или не. Може дори да се чудят дали тяхното искане е стигнало до вас. Така че като начална стъпка е добре да потвърдите получаването и да информирате клиента, че сте получили заявката и ще се занимавате с нея или ще работите по нея. Ако това е заявка, която ще отнеме известно време, за да бъде разрешена, информирайте клиента за напредъка. Това ще помогне на клиента да остане в мир, знаейки, че работата е в ход и че те се грижат за тях.
Когато проблемът е разрешен, уверете се, че сте звъннали на клиента и сте информирали, вместо да чакате клиентът да ви звъни за информация. Това ще помогне на клиента да остане в мир и да стане продуктивен, в противен случай според клиента проблемите все още съществуват нерешени.
Информираността на клиентите подобрява удовлетвореността на клиентите. Независимо дали това са добри или лоши новини, те трябва да бъдат информирани, за да знаят, че са запомнени и не са пренебрегнати.
viseven.com
4.8 Обяснете рисковете, свързани с поверителността на писмените или електронните съобщения.
Всички форми на комуникация не са напълно сигурни. Във всички форми на комуникация има вратички и недостатъци.
Рискове, свързани с поверителността на писмената комуникация:
Всяка форма на писмена комуникация ще бъде запазена на хартиен носител или изпратена чрез пощенски услуги. Комуникацията може да съдържа поверителна информация, която неоторизирани хора нямат право да четат или да разглеждат.
Рискове, свързани с поверителността на електронната комуникация:
Електронните форми на комуникация включват телефони, мобилни телефони, факс машини и електронна поща.
- Телефони: Комуникациите, които се осъществяват по стационарен телефон, не са напълно сигурни, тъй като има случаи, когато телефонните линии са подслушвани. Като част от процеса и процедурите телефонните компании могат да наблюдават телефонните разговори, което го прави отново сериозен проблем по отношение на поверителността. Също така има редове, които могат да имат множество разширения, при които разговорът на един човек може да бъде подслушан от други хора, поради което нарушава поверителността.
- Мобилни телефони: Комуникацията с мобилен телефон използва радиовълни, които могат лесно да бъдат прихванати. Всички съобщения, получени от мобилни телефони, ако телефонът не е заключен с парола, могат да се видят от всеки, ако отидат в ръцете на грешните хора. Също така смартфоните имат по-лесни опции за настройка на имейли и други функционалности. Ако не са защитени с парола, тези функции на смартфона могат да причинят сериозни проблеми с поверителността, ако изпращат информация в ръцете на хора, които нямат право да имат достъп до тази информация.
- Факс машини: Въпреки че факс машините са сигурен начин за изпращане и получаване на информация, трябва да бъдете много внимателни, докато изпращате информация по факс. Ако въведете грешен номер, докато изпращате факс, дори ако една цифра е грешна, поверителните данни могат да отидат в ръцете на грешните хора, дори и на противна страна по правен въпрос. Така че трябва да проверите отново номера, на който изпращат факс, преди да натиснете бутона за изпращане или предаване. Също така може да има неоторизиран достъп до факс машини в края на приемника. Затова винаги е добре да се консултирате с приемника дали е подходящият момент за изпращане на факса и дали получателят е получил документите на ръка. Дори и в собствения ви офис, факс машините трябва да се съхраняват там, където достъпът им е достъпен само от оторизиран персонал, тъй като в противен случай получените поверителни документи могат да бъдат получени от неподходящи хора.
- Имейли: Както при предаването на факс, човек трябва да бъде много внимателен, докато комуникира чрез имейли. Трябва да се уверите, че сте въвели правилно имейл адреса и да проверите дали е правилен, в противен случай имейлите могат да отидат в пощенската кутия на грешния получател. Има и други заплахи, свързани с комуникацията чрез имейли. Имейлите и техните прикачени файлове могат да се четат и виждат от системните администратори и хакерите. Така че, докато изпращате поверителна и чувствителна информация, трябва да избягвате използването на обществени мрежи и да използвате криптирани методи.
По принцип винаги е добре да уведомявате клиентите или получателите на съобщения, че има рискове, свързани с писмената и електронната комуникация и че личните срещи са най-добрият метод.
Нашата организация използва мерки за поддържане на сигурността на данните при използването на компютърни технологии.
Имейли
За да прочетете първата част на това устройство, моля, следвайте връзката по-долу:
Сделка с клиента в писмена или електронна форма - Част 1
Надявам се, че информацията в този център ви е била полезна. Това е само за справка. Ако имате въпроси или искате да споделите своя опит, моля, направете го в раздела за коментари по-долу.
Всичко най-хубаво!