Съдържание:
- Какво е заявка за предложение (RPF)?
- Формат на бизнес предложението
- Примери и характеристики на заглавната страница
- Желани елементи в заглавна страница
- Проектиране на корица
- Шаблон на заглавната страница
При разглеждането на интернет забелязах, че има редица термини, които се използват взаимозаменяемо с „заглавна страница“, което може да създаде объркване. Мотивационният лист, заглавната страница и мотивационното писмо са различни елементи, използвани за различни цели.
Титулната страница е това, което предшества дълъг доклад от някакъв вид - като предложения за договори или проекти, предложения за безвъзмездни средства или бизнес доклади - и процесът на проектиране е по същество един и същ за всеки. В този случай ще използвам примера с предложение за договор (или оферта), написано в отговор на „Искане за предложение“, публикувано от правителствена агенция (не в стил APA).
Заглавна страница, предназначена за (не реално) предложение - да подготви ръководство с инструкции за това как да се извършват одити на напоителната система. Обърнете внимание колко добре снимката илюстрира проекта, но все още не доминира.
Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (и двете)
Какво е заявка за предложение (RPF)?
RFP е подробен документ, обикновено публикуван от правителствена агенция, който дава на обществеността да разбере, че има проект, за който искат оферти. Добре написаният RFP описва целта, към която се стреми агенцията, причината за проекта, предисторията му и подробности за това какво искат да направят.
Ако пишете предложение в отговор на RFP, важно е да го напишете в същия ред, в който агенцията поиска. Ако не го направите, агенцията ще го изхвърли. Защо? Те го виждат като оферент, който не желае да се съобрази с нуждите на агенцията, което означава, че могат да очакват проблеми по време на договора, ако вие сте избраният. Въпреки това има стандартен начин, по който се организират повечето предложения.
Формат на бизнес предложението
В стандартно бизнес предложение, предната и задната корица страниците заграждат документа. Предната корица е като корица на списание с графика, приятен дизайн, показваща ключова информация и отпечатана върху картон.
Наистина голямо предложение може да има заглавна страница, която, ако поискат такава, влиза точно в корицата. Заглавната страница трябва да бъде почти или само текст, обикновено отпечатан в черно и бяло в лесен за четене формат, като заглавието на предложението трябва да бъде подчертано.
След това е или изпълнителното писмо на компанията, или съдържанието (TOC), в който и ред да бъде поискан RFP. След това идва останалото съдържание, с всеки номер на раздел и страница в TOC. Задният капак разширява основната цветова схема на предната част, но няма много друго.
Задният капак следва цветовата схема, но е минимален. Единственият текст на тази корица е името и адреса на компанията. Това може лесно да бъде свързана оферта от някакъв вид, в зависимост от вида на доклада.
Примери и характеристики на заглавната страница
Титулната страница на предложението е първото нещо, което някой ще види за вашето предложение. Той трябва да отразява най-доброто от това, което сте и да бъде разпознаваем. Добрата заглавна страница има следните качества:
- Изглежда спретнато и чисто.
- Компонентите са информативни и добре организирани, но доста прости.
- Оформлението е привлекателно по начин, който отразява компанията или проекта.
- Текстът включва името на компанията, адреса и логото, името на предложението, датата на падежа му и на кого отива предложението.
Примерите по-долу са проектирани от водоснабдителни предприятия или държавни органи, свързани с Държавния департамент по водните ресурси. Всички те обхванаха заявленията за изплащане на безвъзмездни средства за проекти за опазване на водата или възстановяване. Както можете да видите, те са много различни един от друг. Всеки има своите силни и слаби страни.
Първият пример от град Upland е доста добре изложен и носи по-голямата част от необходимата информация. Не е много привлекателно обаче, като черно-бялото лого на Upland е единствената графика. Може да се възползва от преместването на целия текст по-близо, така че има повече празно пространство около краищата. Логото и второто текстово поле могат да бъдат преместени малко по-близо до името на града, така че те образуват голяма група. Също така се нуждае от дата на подаване, която бих добавил в края на второто текстово поле.
Вторият пример, от окръг Ривърсайд за контрол на наводненията, използва по-цветното лого на окръга като своя графика - добре поставено и увеличено. Малкият текст горе вдясно е датата на подаване на предложението. Първото основно текстово поле изглежда малко неудобно с реда за кратки години, последван от дългия ред на програмата за безвъзмездна помощ и след това отново кратки редове. Бих променил това по няколко незначителни, но ефективни начини:
- Преместете датата на подаване точно под думите „ГРАНТОВО ПРЕДЛОЖЕНИЕ“ и увеличете нейния размер. Повдигнете и двете линии, така че те са отделно групиране от останалите. След това те стават „заглавието“ на документа.
- В следващото текстово поле изтрийте годините и преместете най-дългия ред в дъното на това групиране. След това се превръща в програма на Департамента по водните ресурси, каквато е тя. Визуално също така прави текстовата група над логото да изглежда подобно (но обърната) на групата под логото. Заедно те оформят логото.
Третият пример, от Област за рекултивация 2107, има красива снимка на наводнена зона, пряко свързана с проекта, за който те искат финансиране, но форматирането не е особено привлекателно. Би било много по-добре със снимката малко по-малка и леко рамкирана, а текстът по-голям, поставен малко по-близо до снимката. Датата може да остане малка. За да изглежда балансирано, празното пространство в горната и долната част на страницата трябва да е по-голямо от интервалите между текст и снимка.
Обърнете внимание на общите неща, които имат и трите:
- Текст, посочващ какъв е документът (финансиране на предложение 13, предложение за безвъзмездна помощ, заявление за безвъзмездна помощ).
- Име на проекта, за който искат финансиране.
- Име на агенцията, която представя (те самите).
Общото между тях, но е желателно:
- Двама имат дати.
- Двама имат лога.
- Единствено окръг Ривърсайд изброява агенцията, на която се подава безвъзмездната помощ.
Три проби от действителни корици. Всички са заявки за безвъзмездни средства от държавни агенции за водни проекти (следователно са публично достояние).
Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0
Желани елементи в заглавна страница
Вещ | Нагоре | Крайбрежие | Област 2107 |
---|---|---|---|
Вид на документа |
х |
х |
х |
Име на проекта |
х |
х |
х |
х |
|||
Изпрати на име |
х |
||
Изпращане от име |
х |
х |
х |
Лого на подателя |
х |
х |
|
Дата на подаване |
х |
х |
Проектиране на корица
Ако пишете много предложения (или отчети), които изискват титулни страници, винаги помага да се създаде рутинна програма за проектиране. Ето подредбата, която предлагам:
- Проверете RFP за изисквания към заглавната страница.
- Изберете текст.
- Изберете графики, свързани с вида на предложението (включително логото). Заглавната страница и съдържанието на предложението трябва да съвпадат, тъй като корицата е въведението към съдържанието. Ако предложението е за проект, извършващ одити на водата, поставете снимка на заглавната страница на някой, който прави тест за еднородност на напояването или наблюдава пръскачки с клипборд в ръце или нещо, което отразява естеството на предложението. Не поставяйте снимка, на която говорите пред група хора, въпреки че може да изглежда добре, ако това умение не се иска.
- Изберете цветова схема, която съответства или на логото, или на цветовете на основната снимка.
- Разработете основно оформление. Добавете цветова схема, след това текстови полета и текст, след това графики и какъвто и да е текст, който ги придружава.
- Премествайте графики и текстови полета наоколо, експериментирайте с различни местоположения и подреждания, докато цялата корица е точно такава, каквато искате.
- В един момент ще развиете корица, която знаете, че е зашеметяваща. Ако е така, превърнете го в шаблон, когато го запазите, за да можете да го използвате отново с други предложения.
Общият формат на заглавната страница по-горе е една от трите ленти, всяка нарастваща в дълбочина, като по-тежкият е в долната част. Горната част е лентата от зелено и синьо, представяща цветовете на околната среда и водата. Вторият в центъра показва името на проекта, със снимка, илюстрираща вида на ръководството, което трябва да се напише, и съответните умения, изброени до него. Това поставя проекта и моята квалификация за него в най-централната, привличаща вниманието позиция. Долната лента се състои от текстов блок, състоящ се от подробности за подаване: Моята компания и адрес, тяхната компания и адрес и датата на подаване. Окото естествено се придвижва надясно към малкия, съвпадащ зелен елемент "лого", като несъзнателно ги връзва в широка, долна лента.Белите интервали между лентите се балансират помежду си и кавърът изглежда „чист“.
Анализът на титулни страници като този наистина може да тренира окото ви. Когато проектирате и анализирате един от вашите собствени, това може да бъде страшно първите няколко пъти. Но процесът ще стане по-интересен, когато се отпуснете, станете по-креативни и започнете да виждате резултати.
За да преодолеете страшното, понякога помага да използвате шаблон, направен от някой друг - вашата софтуерна програма или онлайн - или предложение, обхващащо някой друг, преди да дойдете.
Първо поставих цветовете и централната линия като ориентир. След това добавих заглавието на предложението, след това адресите и снимката на логото.
Завърших със снимката, избрана да представя проекта, заедно с някои подходящи умения. След това премествате обектите леко отстрани и нагоре и надолу, за да намерите най-добрия баланс.
Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (и двете)
Шаблон на заглавната страница
Ако решите да опитате да използвате шаблон, намерете колекцията във вашия софтуер или такъв в Интернет и прегледайте няколко шаблона, които имат подобно усещане за вашия бизнес. Имайки предвид дизайнерските компоненти, които вече сте установили (цветове, текст, графики), започнете да замествате обектите в един от шаблоните със собствен материал и вижте какво ще се случи. Докато правите същото с останалите, вероятно ще откриете, че един се откроява като много по-добър от останалите.
Тогава, ако сте като мен, вероятно ще видите няколко промени, които искате да направите в тази, която ви харесва най-много. Ще направите промените и ще видите друга. Преди да се усетите, ще сте направили този шаблон свой собствен. Не забравяйте да го запазите на отделно място, за да бъде лесно да го намерите отново. След като направите своя шаблон, ще бъде много по-лесно да създавате корици в бъдеще, като използвате същото оформление.
Имайте предвид, че макар заглавната страница да дава първо впечатление, това не е единственото впечатление. Добрият оценител ще гледа и към съдържанието, така че не се тревожете твърде много дали вашата заглавна страница ще бъде достатъчно добра или не. Твърде много раздразнение може да попречи на творчеството.
Този урок показва как да създадете основен дизайн с помощта на Microsoft Publisher - лесен и повече от адекватен софтуер. Други софтуерни програми, които можете да използвате, са Word или InDesign (Mac). Проектирах кориците по-горе, като модифицирах шаблон в InDesign. Всъщност предпочитам Publisher, но няма да работи на Mac.