Съдържание:
- Пет основни елемента за ефективна програма
- Създаване и разпространение на дневен ред
- Основен елемент 1: Заглавието на дневния ред
- Основен елемент 2: Целта на срещата
- Основен елемент 3: Основният текст на дневния ред (Работен план на срещата)
- Основен елемент 4: Разпределете времето, запазете времето и задайте въпроса
- Основен елемент 5: Реагиране на спешни и критични въпроси, които възникват
- Пътна карта към успешните срещи
Открийте 5 основни аспекта на ефективния дневен ред.
Canva
Пет основни елемента за ефективна програма
Ако ви кажа, че има едно просто нещо, което можете да направите, за да увеличите посещаемостта и участието във вашите срещи, бихте го прескочили, нали? Е, да бъде готов да скочи, защото там е едно нещо, което може да се приложи незабавно, които ще направят Вашите срещи по-ефективна и продуктивна: Създаване на дневен ред с тези пет основни елементи и вашата среща на производителността ще се увеличи драстично.
Създаване и разпространение на дневен ред
Както повечето от вас, и аз съм затрупан с документи и понякога се чувствам така, сякаш трябва да обявя война на бяла хартия и да отпечатам на всеки друг цвят, за да мога да намеря това, което търся, когато го търся. Като се има предвид това, дневният ред не е мястото да се пести. Можем да прехвърлим голяма част от продукцията си в електронен формат и електронни четци, но когато става въпрос за дневен ред, създаването и разпространението на хартиен носител по време на срещи е толкова важно, че винаги правя допълнителни копия, които да разпространявам, когато се срещам лично и отново -изпратете копие от само дневния ред, когато се срещате онлайн.
Помислете за дневен ред като пътна карта, която бихте използвали, когато планирате пътуване - компонентите са едни и същи и трябва да знаете следната информация:
- Кой отива с теб, кога и по кое време заминаваш и откъде?
- Защо отиваш?
- Къде отиваш, какви са ориентирите или етапите, които ще използваш, за да измериш напредъка напред?
- Колко време трябва да стигнете до там?
- Какво се случва, ако ударите дупка и имате плосък?
Всеки от тези въпроси се отнася до съществен елемент при създаването на ефективна програма. Нека разгледаме всеки елемент.
Основен елемент 1: Заглавието на дневния ред
Основната цел на заглавката е бързо да идентифицира следното:
- Субектът, организацията или комитетът, който свиква събранието
- Името на свикващия орган; това е съвет, консултативна група, комитет
- Каква е датата и часът, в който трябва да започне и да приключи срещата
- Мястото на срещата
Макар че би могло да бъде лесно да се предположи, че ако хората се появят на срещата, те трябва да знаят мястото и времето, но тази информация за заглавието започва да служи като основа за следващите няколко елемента и също така създава организационен архив, който да обявява, че събранието наистина се е случило на подходящата дата, час и място - като се сваля бремето от всички участници, за да трябва да си спомнят или да се опитат да си припомнят кога точно са решили да направят нещо, когато бъдат разпитани.
Примерна заглавка може да изглежда така:
Местната асоциация за грижи за деца
Месечна среща на Съвета на директорите
15 април 2014 г. 1:00 - 2:00 часа
Публичната библиотека
Предпочитам да центрирам заглавията на дневния ред, но оправданието вляво (където всички думи са подредени с левия поле) също работи. Който и вариант да изберете, използвайте един и същ формат за всяка среща от този тип. Последователността започва с дневния ред.
Участниците на вашата среща ще оценят жизненоважната информация за събранието на едно място, в дневния им ред, така че да не се налага да търсят салфетката или листчето, където са направили бележката за следващата среща. Съществува ниво на достоверност, което заглавието също предава, то е приобщаващо, информативно и официално и започва да поставя основите, че тази среща ще бъде взета на сериозно и няма да бъде загуба на време.
Често ме питат кой трябва да изготви дневния ред и да го изпрати и че отговорът е съвсем различен член, но краткият отговор е, че лицето, което отговаря за свикването на събранието, трябва да поеме инициативата да събере петте елемента, обсъдени в това статия. Някой друг може вече да бъде делегиран или възложен да всъщност напише или изпрати документа, но съдържанието на дневния ред трябва да бъде в ръцете на лицето, отговорно за улесняването на срещата.
Основен елемент 2: Целта на срещата
Целта на срещата е отговорът на въпросите: „Защо се срещаме? Какво се надяваме да постигнем? “
Посочете в самото начало на дневния ред целта на свикването на тази среща. Отговаряйки на въпроса „защо се срещаме? Какво се надяваме да постигнем? “ в началото на дневния ред помага да се концентрира групата, особено ако нещата започнат да излизат извън контрол. Ако срещата е редовно насрочена месечна среща, напишете това в дневния ред, ако се събирате, за да обсъдите събитие, въпрос или тема - избройте тези специфики. И накрая, ако вашата организация има изявление на мисията, не забравяйте да посочите изявлението на мисията на това място в дневния ред, така че да останете съсредоточени.
Целта на срещата, записана в дневния ред, позволява на фасилитатора и на всички участници да пренасочат разговор, който е отклонен към друга тема. Страхотен навик е да прочетете целта на срещата и изявлението на мисията преди започване на срещата като признание, че сте сериозни относно това, което планирате да постигнете и че има план. Участниците няма да обсъждат безразсъдно или да клюкарстват, или да споделят несвързани истории, ако имат чувство за цел или ако нещата се движат в тази посока, това е проста задача да се фокусира отново разговорът около целта.
От организационна архивна гледна точка, изброяването на целта на срещата създава процес на писмена документация, за да погледнете назад върху това, върху което сте работили, кога е наистина полезно при планирането на подобно събитие или да се опитате да си спомните кога сте направили нещо. Изброяването на целта на вашата среща също ви помага да оцените вашите постижения и да напреднете напредъка в една среща.
Примерно изявление за целта за дневен ред на събранието:
Цел: Да се срещнем, за да планираме обучение за лидерство
Писането на целта на срещата е толкова просто, колкото и отговорът на въпроса: „Защо се срещаме?“ Ако няма отговор на този въпрос или отговорът е „Не знам“, тогава не планирайте среща или я отменяйте, ако това е повтаряща се среща. Времето е твърде ценно, за да се срещаме заради събранията.
Основен елемент 3: Основният текст на дневния ред (Работен план на срещата)
Това е месото на срещата, това, което трябва да бъде постигнато по време на срещата, като първо се изброят най-чувствителните към времето, а след това най-спорните или отнемащи време и след това по-малко чувствителните и слабо въздействащи елементи и завършването с хартия паркинг.
В следващия елемент (# 4) ще говоря колко време да отделите на всяка от тези области, така че не се паникьосвайте, когато видите отнемащи време въпроси в горната част на дневния ред - няма извинение за това преминаване през натоварена програма за един час. Не само един час е времето, което хората обикновено могат да дарят или отделят за една група, но обхватът на нашето внимание може да се справи само с толкова много. Ефективните срещи с високопродуктивни резултати за един час са не само възможни, но и норма за един час, ако се използват всички тези елементи.
Най-голямата отговорност на фасилитатора при провеждането на ефикасна и ефективна среща, използвайки тези елементи, е в събирането на съдържанието за дневния ред на срещата и след това приоритизирането на различните части. Това може да се направи по най-различни начини, любимото ми е да изпратя съобщение за събрание не повече от 2 седмици преди срещата на всички, които отговарят за присъствието, и да ги помоля за обратна връзка за всичко, което биха искали да обсъдят, свързани към целта или са имали някаква информация от минали срещи, за която биха искали да актуализират групата.
- Полезен съвет - Съобщението за събранието включва цялата информация от основните елементи №1 и №2, заглавката и целта.
Ако сте запознати с теми, по които ще се докладва, или имате някои стандартни отчети, които са необходими или желани за вашата група, добавете всяка от тези точки към дневния ред, както и всички точки от последното заседание, които са нерешени. Използвам паркинг на хартия за този тип проблеми.
- Полезен съвет за провеждане на успешни срещи - не е необходимо да решавате всеки проблем от дневния ред, просто започнете дискусията и когато останете на няколко минути от определеното време, предложете областите, които остават нерешени или в спор, да бъдат преразгледани на следващата среща и хората да правят изследвания или да обмислят стратегии и възможности за придвижване през проблема. Това ще работи само ако умишлено поставите проблема на паркинга и след това го поставите като приоритет на следващата среща и действително преразгледате темата. Дори ако темата все още е спорна или отнема много време, когато се срещнете отново, тя трябва да бъде преразгледана, ако кажете, че ще бъде преразгледана, дори ако тя да я постави обратно на паркинга или да насрочи среща, посветена на разрешаване на една тема или проблем.
Сега нека съберем основния текст на дневния ред (работния план на събранието):
Ако групата е тази, която трябва да следва Правилата на Робъртс или други организиращи принципи, всеки от тези компоненти трябва да бъде включен в дневния ред. Примерите за тези точки могат да включват: Покана за поръчка, поименно повикване, одобряване на дневния ред, четене на протокола от предходното заседание, одобряване на протокола от предходното заседание, доклад на президента, доклади на персонала, нов бизнес, стар бизнес, дата на следващото заседание, прекъсване.
Възможно е да има други задължителни елементи в основната част на вашия дневен ред, така че не забравяйте да потвърдите всички разпоредби, свързани с вашата конкретна група, преди да направите някакви съществени промени, но аз ще включа повечето от тези елементи, само в малко по-различен ред и добавете няколко елемента. Идеалният орган за дневен ред за мен включва следните точки в този ред:
- Обадете се за поръчка (2 минути)
- Обаждане на срещата по поръчка, в планираното време и прочитане на целта на срещата
- Добре дошли и представяне (5 минути)
- Всеки посочва своето име, роля на срещата и нещо друго, свързано с отговорността им в организацията или в рамките на срещата
- Домакинство (5 минути)
- Прегледайте формата и правилата за работа на срещата
- Потвърдете датата и часа на следващата среща, преди да влезете в ядрото на срещата
- Преглед на дневния ред (2 минути)
- Попитайте дали някой има какво да добави
- Одобряване на протокола от предишното заседание (3 минути)
- Потвърдете, че протоколите от събранието са разпространени, прегледани и поискайте промени или корекции
- Одобрете при необходимост или продиктувано от управителния съвет, пред който сте отговорни
- Доклад на президента (5 минути)
- Използвайте това време, за да накарате всички да се концентрират и да се съсредоточат върху дадена задача и така да споделят, че имаме много работа или имаме по-специално нещо, по което трябва да се действа, да посрещнем нови членове в комисията и т.н., малкото минути, които водещият отнема, за да зададе тон, толкова по-гладко ще продължи срещата - този раздел трябва да отнеме само няколко минути
- Доклад на персонала (5 минути)
- Това е областта, в която виждам, че много срещи се объркват, ако има персонал, който трябва да докладва на групата, работете с този персонал, за да докладвате само информация, която е от решаващо значение за задачите по време на тази среща.
- Всички доклади на персонала, които преглеждат работата на организацията, трябва да бъдат написани и разпространени преди срещата.
- Ефективният доклад на персонала не трябва да бъде по-дълъг от 5 минути, ако те докладват за проблем или тема, която се обсъжда по време на срещата, тогава те трябва да докладват тази информация през това време (нов или стар бизнес).
- Ако нямате персонал, това не е проблем, обаче, същото се случва, когато комисиите докладват и затова аз се обръщам към подходящ доклад на комисията.
- Доклади на постоянния комитет, т.е. финанси, персонал и др. (2 доклада при 5 минути - 10)
- Докладите на постоянните комисии могат да бъдат вред за съществуването на ефективно заседание, така че имайте предвид тези стратегии, когато поставяте на дневен ред доклад на постоянната комисия:
- Повечето доклади на постоянните комисии могат да бъдат представени в писмена форма и в идеалния случай преди време, ако докладите не могат да бъдат разпространени по-рано от датата на срещата, тогава те вече да са съпоставени и в пакет с всички други неща, които ще бъдат разпространени по време на това среща.
- Ако се позовава на доклад, лицето, което докладва, трябва да подчертае само елементите, по които групата трябва да действа на тази среща, а ако прави устен доклад - единствените елементи, по които трябва да се докладва, са тези, по които групата ще действа (по време на тази среща.
- Ако комисията разполага с нова информация, за да докладва за нещо ново на групата - тя трябва да бъде включена в „Нов бизнес“, но на нея може да се направи позоваване по време на доклада на комисията, като „ще препоръчаме нов начин на плащане по време на нов бизнес“. но това е обхватът на докладването - ако хората искат да знаят повече, те трябва да участват в тази комисия.
- На повечето постоянни комисии трябва да бъдат предоставени 5 минути за докладване и ако няма доклад, различен от писмения доклад (по-специално, ако те нямат нищо ново за докладване, по което вашата група трябва да действа), е добре да премине.
- За ефективни и продуктивни срещи забавлявайте само бизнес, по който групата има нужда да действа или да вземе решение. Актуализациите и информацията могат да бъдат представени в писмена форма преди време или да бъдат разпространени на срещата за преглед преди следващата среща.
- Стар бизнес (от паркинга при предишни срещи) (2 действия по 5 минути - 10)
- Ограничени във времето дискусии, отчети и действия за бизнеса, които не бяха разрешени на предишни срещи.
- Бъдете сигурни, че вие като фасилитатор на срещата знаете всичко, за което ще се обърне внимание през това време и дали това ще бъде информация или действие (гласуване или решение е необходимо).
- Бъдете готови да поставите проблема обратно на паркинга, ако след определеното време е очевидно, че групата все още не е готова да действа.
- Като правило, след като проблемът е излязъл на паркинга за повече от 4 срещи и / или има значителна емоция или енергия около проблема, или е значително сложен - аз планирам среща, която да започне да работи точно през това проблем. Ако общността отговаря на спешен проблем, който има някои от споменатите по-горе компоненти, тогава ще бъде полезна специална, посветена среща.
- За всяка точка от дневния ред при нов бизнес трябва да се отделят не повече от 10 минути.
- Нов бизнес (2 действия @ 5 минути - 10 минути)
- Нов бизнес е всеки елемент или проблем, който възниква от комитет, персонал или група, който изисква действие или решение от събраната група.
- Най-ефективният метод за боравене с нов бизнес е да се изследват елементите, които първо ще бъдат разгледани от най-сложните и отнемащи време, и да се ограничи времето за въвеждане
- Смисълът на новия бизнес е да се въведе темата, да се установи каква информация или ресурси ще са необходими, за да се продължи напред и след това да се предостави необходимата информация преди следващата среща, където проблемът ще се появи като Old Business
- Склонен съм да отделям максимум 10 минути за нов бизнес елемент, освен ако групата, която издава проблема, не е готова да подготви групата предварително, така че всички да дойдат на срещата подготвени да действат.
- Паркинг (3 минути)
- Тази област от дневния ред е там, където проблемите, които се нуждаят от допълнително разпознаване, ресурси или информация, отиват, докато не се появят на следващото заседание като Old Business.
- Именно тази точка от дневния ред е от решаващо значение всеки да има писмено копие, той може да попълни празните места в зоната на паркинга и да го използва, за да направи бележки за това, което му е необходимо, за да вземе решение по конкретна тема или въпрос.
- В този интервал от време ще преговаряте къде, кога и как да продължите с всеки елемент)
Това са компонентите на ефективен работен план за среща, иначе известен като дневен ред. Важна характеристика на всеки, който има собствено писмено копие, е, че той може да следи колко по-далеч по време на пътуването са всички на пътуването. Всяка точка от дневния ред може да бъде отметната, тъй като е завършена и крайният момент просто отминава. Говорейки за отметка…
Часовници, таймери, камбани и пръчки за говорене помагат на водещия да гарантира, че срещата ще тече и ще започне и завърши навреме
Кати Щутцман
Основен елемент 4: Разпределете времето, запазете времето и задайте въпроса
Разпределението и запазването на времето, включително началото и края навреме, е прост въпрос за уважение. Навременните срещи показват, че времето на участника е ценно. Разпределете максималния период от време за всяка точка от дневния ред и се придържайте към нея. Въпреки че някои хора може да не се чувстват комфортно при „задаването на въпроса“, това е един от най-критичните елементи на продуктивната среща.
Тъй като това е толкова важно, обичам да се забавлявам с него и да имам световна репутация за навременните си срещи, можете да прочетете, че уважавам хората, с които се срещам. Ето няколко забавни начина да поддържате среща навреме:
- Използвайте таймер и го задайте в началото на всеки отчет,
- Започнете и завършете навреме, без значение какво. Ако не всички са там, не обикаляйте, за да обобщите всичко, което са пропуснали, това е тяхната отговорност. Тъй като срещата се приближава към времето и все още има много неща, които изглежда трябва да бъдат изпълнени, анкетирайте групата, за да видите дали има нещо, което ИЗИСКВА действие, преди да приключи и го преместете в началото на дискусията - всичко останало може отидете в писмена форма на доклад или изчакайте до следващата среща.
- Имам много голяма камбана, която донасям и поставям на масата на главата - Известно ми е, че я звъня, за да придвижа нещата или да свикам групи, които са се разделили на по-малки групи за по-нататъшно обсъждане и от време на време попадам на някой който просто не желае да спре да говори и ще го позвъни учтиво, за да свика отново групата.
- Давайте доклади и задания за четене предварително, така че времето да не се използва при четене и подготовка на събрание.
- Преговаряйте с други, които са планирани да докладват за времето, от което се нуждаят, ако някой друг посочи, че се нуждае от повече време.
- Ако има един проблем, който наистина се нуждае от много повече време, насрочете отделна среща, за да се задълбочите в по-сложните проблеми и да докладвате на по-късна група.
- Използвайте говорещи пръчки или микрофони, за да дадете възможност на всички да говорят.
Разработването на репутация за начало и край навреме, както и контролиране на планираното време за започване на работа, ще гарантира, че хората присъстват и участват в срещи, които вие улеснявате. Това е един от най-простите начини да се каже: „Уважавам теб, времето ти и приноса ти за тази среща.“
Основен елемент 5: Реагиране на спешни и критични въпроси, които възникват
Неизбежно ще възникне критична извънредна ситуация по време на среща и планирането на това в дневния ред е изключително важно за постигане на ефективна и продуктивна среща. Или някой, който е „експерт“, иска да свидетелства за своите познания, или да отправя страстен апел за нещо извън темата, или с течение на времето. Гъвкав фасилитатор ще използва паркинга, за да „паркира” спорен, емоционален или сложен проблем. Всички програми, които създавам, включват функция за паркиране.
Независимо от сериозността на проблема, всичко може да бъде паркирано, дори и да е временно, докато срещата не приключи или докато може да се организира нова специална среща. Само фактът, че има място за паркиране на трудни проблеми, създава разрешение за всеки участник да идентифицира, че дадена тема или проблем ще продължи с времето и ще се нуждае от допълнително внимание на друга среща.
Верността на паркинга ще бъде толкова добра, колкото вниманието, отделено на изваждането на тези въпроси от парцела и на друга по-подходяща или навременна среща, така че за да се гарантира, че това е ефективен инструмент, трябва да се използва, трябва да се използва се добре и трябва да се използва последователно - тогава това ще бъде ефективна стратегия за продуктивни срещи.
Ако улеснявате срещи или участвате в срещи, тези 5 основни елемента за изработване на чудесна пътна карта ще ви помогнат да ви насочи към крайната ви дестинация; среща, на която всеки се чувства ценен, чут и ангажиран. Това е възможно чрез първо изработване на дневния ред, но също и чрез разпространението му и след това следване на елементите, изброени тук; резултатите ще бъдат бързи и скоро ще видите увеличаване на посещаемостта и участието. Ако изведнъж се озовете в средата на „ad-hoc“ среща, спрете групата и бързо изгответе дневен ред, за да не се превърне в клюкарски фест, освен ако разбира се, това е мозъчна атака; и това е друга статия.
Както винаги, с нетърпение очаквам обратна връзка от вас за стратегии, които сте намерили за полезни и значими при създаването на връзки между хората.
Добрата програма ще ви насочи като пътна карта към постигане на успех, повишаване на производителността и ефективността
Кати Щутцман
Пътна карта към успешните срещи
Пътната карта | Елемент на дневния ред |
---|---|
Кой отива с вас, кога, по кое време и откъде заминавате? |
Заглавие на дневния ред |
Защо отиваш? |
Цел / цел на срещата |
Къде отиваш? Какви са етапите и забележителностите? |
Тялото на дневния ред (задачи) |
Колко време трябва да стигнете до там? |
Разпределете време за всяка задача на дневния ред |
Какво се случва, ако ударите дупка и имате плосък? |
Паркингът |