Съдържание:
- HR разследвания, за да се установи кой лъже
- Стъпка 1: Събиране на информация
- Атрибути на добър следовател
- Стъпка 2: Разпит на свидетели
- Как да интервюирате свидетели при разследване на работното място:
- Стъпка 3: Документиране на разследването
- Стъпка 4: Определяне на доверието
- Когато определяте на кого да вярвате, помислете:
- Все още не сте сигурни?
- Допълнителни ресурси:
HR разследвания, за да се установи кой лъже
Това е често срещан проблем на работното място: един служител подава жалба срещу друг служител, твърдейки за някакво нарушение, като сексуален тормоз. Работодателят трябва да предприеме своевременни коригиращи действия, за да избегне отговорност. Някой от отдела за човешки ресурси на работодателя трябва да разследва, за да разбере какво наистина се е случило и има ли основания за дисциплина. Човекът интервюира всеки от служителите, за да разбере и двете страни на историята. Няма други свидетели на инцидента и обвиняемият служител категорично отрича да е имало нещо. И сега какво?
Специалист по човешки ресурси може да повярва, че малко повече може да се направи, когато се сблъска със сценарий "каза той, каза тя" като този, посочен по-горе. Никога не е добра идея да се предприемат дисциплинарни мерки срещу обвинен служител без съществени доказателства за вина. Но ако служителят наистина е направил нещо нередно, като приключи разследването като неубедително и не предприеме по-нататъшни действия, работодателят рискува да носи отговорност за враждебна работна среда. Избягвайте да ви хванат в тази беда, като научите няколко основни техники за разследване. Работодателят, който провежда ефективно разследване на работното място, ще бъде в по-добра позиция да определи кой казва истината и кой лъже.
Стъпка 1: Събиране на информация
Основната цел на разследването е да се установи валидността на жалбата, така че работодателят да може да ограничи отговорността си, като спре неподходящото поведение на работното място. Изследователят трябва да започне, като създаде списък с въпросите, които трябва да бъдат проучени, съответните документи и друга информация, която трябва да бъде прегледана, и лицата, с които ще се разпитват. Този списък може да бъде разширен по-късно с разкриването на нова информация.
След това съберете съответните документи и записи. Помислете каква информация би могла да има отношение към конкретните твърдения на жалбата. Ако жалбоподателят твърди, че нещо неподходящо се е случило на определено място и час, има ли документи, които биха могли да поставят обвинения служител на това място в този час? Ако има контролиран достъп до определени зони на работното място, може да има записи за сигурност, показващи кога хората са влизали и излизали от тази зона. (Такива записи също могат да бъдат полезни за идентифициране на присъствието на потенциални свидетели.)
Другите съответни бизнес записи могат да включват телефонни или компютърни дневници, разписания, ленти за сигурност и извлечения за разходи. Освен това следователят трябва да разгледа кадровите досиета както на жалбоподателя, така и на обвиняемия, всички бележки, поддържани от надзорниците на служителите, съответните фирмени политики и процедури, записите за предходни жалби и всякаква документация за предполагаемия инцидент, като писмени показания на свидетели, ако е налична.
Прегледайте тези материали, преди да говорите с някой служител, тъй като знанието какво казват документите предварително помага да се определи кога свидетелят лъже и ги използвайте, за да подготвите въпроси за интервю.
Атрибути на добър следовател
- Безпристрастност както в действителност, така и във възприятията на жалбоподателя, обвиняемия и всички други служители, които могат да участват в разследването.
- Способност да бъдете обективни и да задържите преценката, докато не се установят всички факти.
- Дискретност и способност да се запази поверителността, за да се запази целостта на разследването.
- Познаване на приложимите закони и фирмени политики.
- Добри умения за слушане.
- Способност за оценка на доказателствата.
- Някой, който би станал добър свидетел, ако бъде призован да свидетелства за разследването и констатациите.
Стъпка 2: Разпит на свидетели
Има двама свидетели, които винаги трябва да бъдат разпитани: служителят, който се оплаква, и обвиняемият. Независимо от начина, по който жалбоподателят преди това е подал жалбата, важно е следователят да проведе официално интервю като част от разследването. Помолете служителя да опише случилото се, но не предлагайте никакви факти или заключения. Освен това следователят трябва да проектира безпристрастност и да докаже, че работодателят приема жалбата сериозно.
Също така е от решаващо значение да се получи версията за събитията на обвиняемия. Започнете с общи въпроси („Видяхте ли на работа в петък?“ „За какво говорихте двамата през този ден?“) И последвайте с по-конкретни въпроси. Ако служителят твърди, че другият лъже, проучете всички възможни мотиви за невярно твърдение. Тъй като истината винаги се крие някъде по средата, изследвайте възможни погрешни тълкувания.
В повечето случаи не е достатъчно да разговаряте само с жалбоподателя и обвиняемия, особено ако техните истории са много различни. Други потенциални свидетели са тези, идентифицирани чрез прегледа на документите, лица, идентифицирани от всяка от страните като имащи знания, ръководители на страните и колеги. Този списък може да се разшири въз основа на информация, научена по време на ранните интервюта.
Как да интервюирате свидетели при разследване на работното място:
- Водя записки.
- Задавайте отворени въпроси, а не такива, които изискват отговор да или не.
- Не забравяйте петте въпроса, за да разберете фактите: кой, какво, къде, кога, как.
- Разграничете прякото наблюдение на свидетелите и слуховете.
- Ако свидетелят повтаря слухове, разберете източника на информацията. Идваше ли от жалбоподателя, обвиняемия или някой друг, или се основава само на слухове и намеци?
- Не приемайте заключителни твърдения като отговори, потърсете „защо“.
- Задавайте последващи въпроси.
- Задавайте въпроси, за да потвърдите или опровергаете друга информация или свидетели - но не разкривайте източници.
- Попитайте дали има някакви подкрепящи документи или някой друг със съответна информация.
- Изчерпайте всички пътища за разследване.
- Останете неутрални.
- Наблюдавайте физически и словесни реакции.
Стъпка 3: Документиране на разследването
Препоръчително е да присъства второ ръководно лице за интервюта, което да подпомага следователя и да прави подробни бележки. Бележките не трябва да бъдат дословни, но трябва да уловят същността на казаното от свидетеля. Наличието на второ лице за това позволява на следователя да се концентрира върху задаването на въпросите и формулирането на последващи въпроси. Освен това втори човек помага да се избегне друг сценарий, каза той, каза тя, ако свидетелите по-късно променят своите истории. Този „мълчалив свидетел“ трябва да има репутация на надеждност и добро внимание към детайлите.
Стъпка 4: Определяне на доверието
При липса на очевидци, разрешаването на жалба на работното място често зависи от решението на следователя коя страна, обвинителят или жалбоподателят, е по-достоверна. Провеждайки задълбочен преглед на доказателствата с помощта на добри техники за разследване, следователят трябва да бъде в по-добра позиция да направи това решение.
Когато определяте на кого да вярвате, помислете:
- Качеството на доказателствата: Фактите са по-добри от заключенията; преките доказателства са по-добри от слуховете. Помислете за разстоянието и времето. Дали свидетелят беше твърде далеч, за да има ясен поглед? Преди колко време се случиха събитията? Разказът на свидетеля трябва да остане вътрешно последователен. Всички несъответствия предполагат, че свидетелят може да е по-малко правдив.
- Има ли потвърждаващи доказателства: При липса на преки доказателства, превес на косвени доказателства може да доведе до дело срещу едната или другата страна. Помислете дали историята на свидетеля е в съответствие с документацията. Ако няма свидетели на самия инцидент, потърсете от първа ръка разкази за поведението на страните непосредствено преди или след определеното време. Едновременно наблюдение на жалбоподателя, който плаче малко след предполагаемия инцидент, подкрепя констатацията, че се е случило нещо лошо. Има ли данни за минали подобни инциденти? Това може да установи модел или практика. И накрая, помислете дали трябва да има подкрепящи доказателства в подкрепа на разказа на свидетеля. Ако свидетел твърди, че някой е осъществил телефонно обаждане, има ли запис на разговора? Би трябвало да има. Ако не, разумно е да се предположи, че няма обаждане.
- Интересите на свидетелите: има ли някой мотив да лъже? Някой, който няма залог в резултата, може да е по-достоверен от някой, който има какво да спечели или загуби. Изявленията срещу лихвите също могат да бъдат по-надеждни; безопасно е да се предположи, че хората не казват неща, за да изглеждат зле, освен ако тези неща не са истина.
Все още не сте сигурни?
Понякога, въпреки най-добрите техники за разследване, констатациите на следователя наистина са неубедителни. Това не означава, че работодателят не работи. Най-малкото работодателят трябва да повтори своите политики и да търси възможности за превъзпитание на работната сила, за да предотврати бъдещи нарушения.
Допълнителни ресурси:
- Контролен списък за работодатели
преди уволнение на служители Контролен списък на работодателя за оценка на потенциалното правно излагане преди уволнение на служител. Намалете риска от неправомерно съдебно производство при уволнение чрез активно идентифициране и справяне с правните рискове от прекратяване на служителите, преди да предприемете действия.
- Стратегии за избягване на искове за
отмъщение на служители Исковете за отмъщение на служители се увеличават. Научете какво представлява незаконно отмъщение и какво могат работодателите, за да избегнат отговорност.
© 2011 Дебора Нейенс