Съдържание:
- Предимства на автоматизирана телефонна система
- Как преминават множество обаждащи се на един номер?
- Как да направите бизнес телефонна система Работете правилно с обаждащите се
- Етикет на автоматизирана бизнес телефонна система
- Осигурете полезен избор на меню
- Дайте на обаждащите се на живо човек с опция Zero
- Не смесвайте бизнес и лични поздрави
- Проверка на обажданията
- Обработка на обаждания, когато персоналът не е на разположение
- Как да свържете отдалечени работници чрез вашата телефонна система
- Правилно използване на мобилни телефони за удължаване
- Направете телефонна система да отговори на вашите нужди
- Гласова поща
- Прехвърляне на разговори
- И накрая, проверете дали телефонната ви система прави добро първо впечатление
Телефонна рецепционистка
С любезното съдействие на FreeDigitalPhotos.net
Това ръководство се отнася за всеки тип автоматизирана система за бизнес телефон. Това ще ви трябва, след като системата ви вече е инсталирана с всички свързващи кабели и телефонни връзки.
Ще ви дам информацията, от която се нуждаете, за да програмирате автоматизирания си оператор да се справя ефективно с обаждащите се.
Правилната конфигурация е от решаващо значение, за да осигурите отлично първо впечатление за вашия бизнес.
Има три части за бизнес телефонна система:
- Основният компонент е централата, която означава „ P rivate B ranch E x change “. Жив човек трябва да отговаря и да насочва входящи повиквания, освен ако системата включва елемент "2" по-долу.
- Автоматизиран придружител предоставя меню от опции, които повикващите могат да използват за маршрутизиране на разговори, без да е необходим рецепционист на живо.
- И накрая, компонент за гласова поща ще позволи на повикващите да оставят съобщения за персонала.
Предимства на автоматизирана телефонна система
Бизнес разговорите могат да попречат на концентрацията на служителите и да им дадат допълнителна отговорност да приемат съобщения за други служители. Автоматизирана телефонна система позволява на персонала да бъде по-продуктивна, но само ако е програмирана да насочва правилно обаждащите се.
Повикващите могат да бъдат пренасочени към определени телефони в офиса автоматично. В много случаи персоналът може дори да препрати своите разширения към външни места или мобилни телефони.
С включена гласова поща системата ще приема съобщения за зает персонал. Всеки човек може да запише своя поздрав, който звучи на повикващия, ако не отговори.
Автоматизиран придружител може също така да позволи на повикващите да прослушват записана информация, без да чакат човек на живо да отговори на рутинни въпроси. Това е чудесно за предоставяне на работно време, упътвания до вашия офис, изброяване на предложения за работа и отговори на други често задавани въпроси.
Как преминават множество обаждащи се на един номер?
Ако имате само една телефонна линия, тогава само един повикващ ще премине. Втори повикващ ще получи сигнал за заето, тъй като вашата телефонна компания не може да достави второто обаждане.
Ако не искате обаждащите се да получават заети сигнали, имате нужда от отделна телефонна линия за всеки едновременно повикващ се.
Нуждаете се от подходящия брой телефонни линии, за да поддържате обема на разговорите, който очаквате да имате, а телефонната ви система трябва да поддържа допълнителните линии.
Например, ако имате десет вътрешни номера и пет души обикновено са на външни телефонни обаждания наведнъж, ще ви трябват пет телефонни линии, идващи от вашата телефонна компания. Ако се използват всичките пет реда, следващият повикващ ще получи сигнал за заетост.
Действителният метод за доставка на входящи повиквания е функция на телефонната компания. Всеки повикващ набира един и същ номер, основния ви фирмен номер. Телефонната компания предоставя функция, наречена услуга за преобръщане . Ако първият ред е зает, следващият повикващ се премества на следващия наличен ред.
Натоварените сигнали могат да бъдат избегнати, като разполагате с достатъчно телефонни линии, за да доставите всички възможни едновременни повикващи.
Как да направите бизнес телефонна система Работете правилно с обаждащите се
Когато програмирате опциите на менюто, от съществено значение е да вземете предвид логическото разположение на отделите и персонала във вашата компания. Добре организираното меню на телефона ще помогне на повикващите да преминат бързо.
Ще искате да насочите обаждащия се в правилната посока, без да обърквате избора. Лесното за следване меню е от решаващо значение, с опции за конкретни отдели, персонал или друга информация.
Как да планирате правилната структура за менюто си? Помислете за какво се обаждат повечето от обаждащите се и какво им е необходимо от вас. Освен това помислете колко добре клиентите познават вашата компания.
- Свързват ли се рутинно с конкретен персонал?
- Знаят ли номерата за удължаване?
- Знаят ли фамилното име на вашия персонал?
- Или просто имат неясна представа до какъв отдел трябва да стигнат?
Като знаете това, можете да проектирате менюто на телефона си, така че да отговори на нуждите на вашите клиенти.
Ако имате много хора, които се обаждат с често задавани въпроси или се нуждаете от информация за вашите продукти, включете опция като „ Натиснете 5 за информация за нашите джаджи “.
Ако вашите клиенти познават персонала ви по име, е полезно да предложите директория за набиране по име. Повикващият е инструктиран да набере фамилното име на клавиатурата на телефона.
Не забравяйте, че ако някой напусне вашата компания или наемете други, трябва да поддържате телефонната си директория актуална.
Като мярка за сигурност, за да сте сигурни, че няма да загубите повикващите, е полезно винаги да давате възможност на обаждащия се да стигне до оператор, като натиснете нула. Вашият оператор може да бъде вашият рецепционист или всеки, който може да помогне на обаждащите се, които се нуждаят от напътствия.
Телефонният обаждащ се натиска опции от менюто
Изображение от Pete Linforth от Pixabay
Етикет на автоматизирана бизнес телефонна система
Добра бизнес практика е да улесните възможно най-лесно обаждащите се да стигнат до подходящия човек, който да им помогне. Следните точки са от решаващо значение.
Осигурете полезен избор на меню
Обичайно е в менюто да се поставят отдели и да се задават разширения за персонала. В някои случаи може да искате да поставите хора в менюто, така че обаждащият се да чуе „За Сали Джоунс натиснете 1, за Джон Смит натиснете 2 и т.н.“
Обърнете внимание, че в този случай давате представа на обаждащия се за размера на вашата компания. Можете да избегнете това с функцията Dial-By-Name вместо това и да направите това един от изборите в менюто.
Дайте на обаждащите се на живо човек с опция Zero
Много хора бързат, а някои нямат търпението да изслушат цялото меню. Вие не искате да загубите тези потенциални клиенти и определено не искате да ги разочаровате. Много пъти тези повикващи искат да натиснат нула за незабавно внимание от реален човек. Ето защо е препоръчително да направите опция от менюто с нулево позвъняване на придружител, който може да им помогне или да насочи повикването.
Не смесвайте бизнес и лични поздрави
Друго важно нещо е да не смесвате бизнес и лични поздрави. Когато вашите служители препращат своите разширения към своите мобилни телефони или домашни телефони, те може да не искат обаждащите се да чуят изходящото им поздравително съобщение, ако не отговорят на прехвърлено обаждане.
Проверката на повикванията може да се използва за блокиране на личния поздрав на дестинацията, така че повикващият чува само професионалния поздрав, предоставен под разширението. Ако гласовата поща на мобилния телефон отговори, повикващият няма да бъде свързан. Вместо това повикващият ще бъде приет обратно и ще бъде пуснат в гласовата поща на бизнес системата със съответния бизнес поздрав.
Проверка на обажданията
Вместо да се свърже при отговор, той първо възпроизвежда името на повикващия на получателя. След това те могат да натиснат клавиш, за да приемат повикването. Ако гласовата поща отговори, тя няма да връща тона на клавиша, така че телефонната система ще вземе повикващия обратно, както току-що обясних по-горе.
Обработка на обаждания, когато персоналът не е на разположение
Вашият персонал може да не е винаги на разположение за приемане на повиквания. Но е необходимо да се погрижите за клиентите си, когато се обадят.
Така че, когато обаждането остане без отговор, бързото насочване на повикващия към подходяща гласова пощенска кутия с инструкции в поздрава, ще ви помогне да се уверите, че обаждащият се ще се погрижи незабавно.
Когато вашият персонал се нуждае от поверителност, за да изпълнява ангажирани задачи, техните разширения могат да бъдат настроени на режим „Не ме безпокойте“, така че важните повикващи да не чуват само звънене или да попаднат в „ Затвора за гласова поща“ .
Вместо това, когато разширението е настроено като „Не безпокойте“, то ще изсвири алтернативен поздрав, който потребителят на пощенската кутия е настроил да обработва повикващите, когато те не са налични. Този поздрав е известен като „Недостъпен поздрав“. Той дава инструкции на вашия повикващ, например какъв номер да наберете за незабавна услуга от друг служител.
Фактът, че потребителят на пощенската кутия може да записва както обикновен поздрав, така и недостъпен поздрав, улеснява превключването към режим „Не ме безпокойте“ (или недостъпен режим) и обратно, без да е необходимо да записва нов поздрав.
Не забравяйте, че трябва да проследите всички съобщения. Така че вашият персонал трябва да проверява рутинно пощенските си кутии или да има активиран метод за известяване на съобщения.
Как да свържете отдалечени работници чрез вашата телефонна система
Ако разполагате с мобилна работна сила, наемате персонал Work-at-Home или имате сателитни офиси, трябва да свържете всички свои работници в единна телефонна система, така че те да са достъпни за обаждащите се.
Някои телефонни системи позволяват разширения за програмиране за насочване на повиквания към външни номера. Ако имате тази функция, създайте разширения за целия отдалечен персонал, който трябва да бъде достъпен.
Правилно използване на мобилни телефони за удължаване
Ако вашият отдалечен персонал не е на определени места, можете да програмирате разширенията на телефонната система за насочване на повиквания към техните мобилни телефони. Повикващият, който набере техния вътрешен номер, ще се свърже чрез мобилния телефон, без дори да знае, че физически не е в офиса.
Може обаче да помислите, че пропуснатите повиквания, оставени в гласовата поща, може да не бъдат взети и върнати своевременно. Решението е да деактивирате скрининга на обажданията и да оставите всички повиквания да попаднат в гласовата поща на мобилния им телефон, ако няма отговор.
Ползата е, че няма да им се налага да проверяват за съобщения на две места. Те просто трябва да проверят мобилния телефон, който вероятно има сигнал за изчакване на съобщение, за да посочи пропуснато повикване.
Имайте предвид, че повикващият ще чуе личния поздрав на мобилния телефон, ако няма отговор. Така че поздравът трябва да е свързан с бизнеса, ако се използва този метод, освен ако вашата система не може да заобиколи този поздрав, както споменах по-рано.
Правилното планиране ще направи страхотно впечатление на обаждащите се, когато им е лесно да се свържат със съответния персонал, за да постигнат целите си. Това е от полза както за вас, така и за вашите клиенти.
Отдалечен работник, отговарящ на телефона
Изображение от Gref_exe от Pixabay
Направете телефонна система да отговори на вашите нужди
Вие ще искате да обмислите гъвкавостта на използване и как вашите обаждащи се ще могат да се възползват максимално от вашето персонализирано автоматизирано придружително меню.
Трябва да решите кои функции да използвате и как да ги прилагате правилно. Не искате да използвате функция от вашата телефонна компания, която пречи на телефонната система.
Ето кратко изложение на някои общи характеристики и как да ги интегрирате:
Гласова поща
Ако някой от персонала ви е зает по телефона, гласовата му поща ще приеме съобщението. Всяко разширение за телефон трябва да има своя собствена гласова пощенска кутия със собствен личен поздрав.
Важно е да деактивирате услугата за гласова поща от вашата телефонна компания, когато използвате функцията за гласова поща с вашата телефонна система.
Прехвърляне на разговори
Ако имате персонал на отдалечени места, може да искате да позволите на повикващите, които набират вътрешния си номер, да бъдат прехвърлени към мобилните си телефони.
Добрата телефонна система трябва да може да обработва различни видове функции за прехвърляне, които предоставя вашата телефонна компания, като трипосочно обаждане или прехвърляне и освобождаване, което е функция, известна като Centrex.
Ако нямате възможност за прехвърляне с вашата телефонна компания, тогава една прилична телефонна система все още трябва да може да прехвърля повикващите на друг номер чрез закърпване на обаждането чрез две телефонни линии.
И накрая, проверете дали телефонната ви система прави добро първо впечатление
И накрая, когато сте настроили автоматизираната си система и сте завършили програмирането, обадете се на телефонния си номер и слушайте фирмения поздрав. Тествайте всяка опция в менюто, за да сте сигурни, че всичко работи както сте замислили.
Не искате обаждащите се да се натъкнат на нещо странно. Можете да го хванете и коригирате, преди обаждащите се да открият нещо нередно, което да ги дразни.
Не забравяйте, че телефонната ви система е първото нещо, което клиентите и клиентите изпитват, когато ви се обадят. Така че направете отлично първо впечатление.
© 2015 Глен Сток