Съдържание:
- Как да станете страхотен ръководител на проекти
- 1. Имайте ясен план
- 2. Знаете как да общувате с всички заинтересовани страни
- Как да получите изисквания за проекти от заинтересованите страни по проекта
- 3. Бъдете честни
- 4. Управление на обхвата
- Как мениджърите на проекти могат да използват Microsoft OneNote
- 5. Продължавайте да движите екипа напред
- 6. Незабавно адресирайте споровете на екипа
- Първи въпроси, които ръководителят на проекта трябва да зададе, когато стартира нов проект
Тези съвети и трикове ще ви помогнат да бъдете възможно най-добрият мениджър.
Canva.com
Страхотен мениджър на проекти е човек, който се грижи дълбоко да разбере всички аспекти на даден проект, преди той да започне да работи, и след това да се увери, че всички са в течение, работят заедно и на една и съща страница през целия жизнен цикъл на управлението на проекта. Елитните мениджъри на проекти разбират, че можете да предотвратите много сърдечни болки в по-късните фази на проекта, като отделите много време през ранните фази. Тази статия очертава какво прави страхотния мениджър на проекти.
Как да станете страхотен ръководител на проекти
- Имайте ясен план.
- Знаете как да общувате с всички заинтересовани страни.
- Бъди честен.
- Управлявайте обхвата.
- Продължавайте да движите отбора напред.
- Адресирайте незабавно споровете на екипа.
1. Имайте ясен план
Наличието на солиден план на проекта в началото на вашите проекти не гарантира, че проектът ще излезе от релсите по-надолу по линията, но ще намали риска това да се случи неимоверно. И ако даден проект излезе извън релсите, той ви дава нещо осезаемо, което можете да покажете на шефа си, което илюстрира, че сте направили всичко по силите си, за да поддържате нещата в релси.
Въпреки че проектният план е много жив, дишащ документ, който ще продължи да се променя и адаптира, докато проектите преминават през фазите на жизнения цикъл на управлението на проекта, е необходимо следните елементи да бъдат включени във вашия план на проекта рано и често да се актуализират:
Не е важно само да сте сигурни, че сте идентифицирали всички заинтересовани страни, но също така трябва да управлявате получената комуникация и техните очаквания през целия процес.
SimpliLearn
2. Знаете как да общувате с всички заинтересовани страни
Страхотният мениджър на проекти трябва да отиде по-далеч, отколкото да има силен комуникационен план, и наистина да работи, за да разбере личността на заинтересованите страни в проекта си и какво ги кара да отбележат. Някои заинтересовани страни може да оценят, че от време на време се отбивате в офиса им и разговаряте лично за състоянието на проекта, докато други заинтересовани страни може да искат да чуят от вас само ако има проблеми. Също така трябва да вземете предвид политиката в офиса, която може да бъде в игра между заинтересованите страни. Повечето екипи по проекти включват представители на различни функционални групи и тези групи често имат свой собствен дневен ред, за който работят.
Как да получите изисквания за проекти от заинтересованите страни по проекта
3. Бъдете честни
Преди всичко страхотният мениджър на проекти винаги е честен и работи, за да зададе очакванията по подходящ начин и ако новината е лоша, отговорността е на вас да я предадете. Често обаче можете да смекчите удара, като предложите решение. Може да не е посоката, в която екипът решава да поеме, но заинтересованите страни винаги са по-възприемчиви, ако предложите решение, а не просто пуснете проблем в скута им. Освен това ясно изложете проблема и как сте пристигнали там, но не работете, за да хвърляте вината върху други хора. Обвиняването на други хора рядко постига нещо и само отлага започването на работа по решение.
4. Управление на обхвата
След като работите с всички необходими заинтересовани страни, за да съберете изисквания около работата, която ще бъде извършена, да се отпишете от тези изисквания, да генерирате приблизителни оценки и да подредите ресурси въз основа на тези изисквания, важно е да управлявате този обхват, за да предотвратите пълзенето на обхвата. Пълзенето на обхвата е крайният разрушител на проекти и се случва, когато заинтересованата страна продължава да добавя изисквания към проекта, след като финансирането и ресурсите вече са осигурени въз основа на първоначалните оценки. Когато това се случи, можете бързо да попаднете в ситуация, в която се опитвате да свършите повече работа със същото количество пари и същия брой ресурси за една и съща продължителност, което често води до лоша работа. Ако всички се откажат от изискванията, посочени в плана на проекта,след това ръководителят на проекта има възможност да се върне към заинтересованите страни, отправяйки искането за включване на допълнителни изисквания и да каже, че ако искат тези изисквания да бъдат включени, тогава ще им трябват повече ресурси и повече време. В този момент топката се поставя в корта на заинтересованата страна и ако те искат да продължат напред с включване на тези изисквания, върху тях е да закръглят финансирането и да продадат останалата част от екипа на проекта за увеличаване на сроковете на проекта. Никога не трябва да се страхувате да отблъснете. Ако не се оттеглите и се опитате да добавите още изисквания, без да добавяте ресурси и време, тогава вината за това решение пада върху вас.тогава те ще се нуждаят от повече ресурси и повече време. В този момент топката се поставя в корта на заинтересованата страна и ако те искат да продължат напред с включване на тези изисквания, върху тях е да закръглят финансирането и да продадат останалата част от екипа на проекта за увеличаване на сроковете на проекта. Никога не трябва да се страхувате да отблъснете. Ако не се оттеглите и се опитате да добавите още изисквания, без да добавяте ресурси и време, тогава вината за това решение пада върху вас.тогава те ще се нуждаят от повече ресурси и повече време. В този момент топката се поставя в корта на заинтересованата страна и ако те искат да продължат напред с включване на тези изисквания, върху тях е да закръглят финансирането и да продадат останалата част от екипа на проекта за увеличаване на сроковете на проекта. Никога не трябва да се страхувате да отблъснете. Ако не се оттеглите и се опитате да добавите още изисквания, без да добавяте ресурси и време, тогава вината за това решение пада върху вас.t натиснете назад и се опитате да добавите още изисквания, без да добавяте ресурси и време, тогава вината за това решение пада върху вас.t натиснете назад и се опитате да добавите още изисквания, без да добавяте ресурси и време, тогава вината за това решение пада върху вас.
Как мениджърите на проекти могат да използват Microsoft OneNote
5. Продължавайте да движите екипа напред
Проектите могат да се спрат, ако членовете на екипа на проекта не са наясно какви са целите, към които трябва да работят. Страхотният мениджър на проекти може да предотврати това, като гарантира, че има по-големи краткосрочни, средносрочни и дългосрочни цели на проекта и че всички индивиди са наясно с какво работят в краткосрочен, средносрочен и дългосрочен план. Наличието на редовни, бързи допирни точки с членовете на екипа може да бъде чудесен начин да се гарантира, че хората остават на задачата. Друга възможност е да накарате членовете на екипа да прекарат пет минути в края на деня и да напишат кратко обобщение на високо ниво за това, което са направили този ден и какво имат на палубата за утре, е друг чудесен начин да се гарантира, че всички вървят напред.
6. Незабавно адресирайте споровете на екипа
Разногласията и дебатите между членовете на екипа могат да бъдат много здравословни за даден проект. Това илюстрира страстта, която хората изпитват към това, върху което работят, и често води до задълбочено изследване на най-добрия път напред. Конфронтациите обаче понякога могат да отидат твърде далеч и могат да доведат до истинска лоша кръв между членовете на екипа. Страхотният мениджър на проекти ще работи, за да въздържи дискусията, ако изглежда, че може да стане твърде нажежен. Ако обаче това доведе до лоша воля между съотборниците, един страхотен мениджър на проекта ще работи, за да управлява този конфликт по подходящ начин, независимо дали това означава да издърпате тези хора в стая, за да говорят за техните проблеми, като провеждате разговори 1 към 1 с тях за издават или работят чрез техните мениджъри, за да сложат край на спора.Най-лошото, което мениджърът на проекта може да направи в тази ситуация, е да игнорира проблема и да остави спора да се влоши, тъй като това може да започне да сваля проекта.
Първи въпроси, които ръководителят на проекта трябва да зададе, когато стартира нов проект
© 2016 Макс Далтън