Съдържание:
- Не просто зарежете работата си, делегат
- Какви видове неща трябва да бъдат делегирани?
- На кого трябва да бъде делегирана задачата или заданието?
- Планиране
- Първи стъпки
- Обобщавайки
Не просто зарежете работата си, делегат
За всеки нов на ръководна позиция може да е важно да се научи как ефективно да делегира задания. Делегирането ви позволява да развивате служители, да постигате повече и да правите нещата, които поставяте на място, по-ефективни.
В ранните етапи на процеса делегирането на подчинен може да отнеме много време, докато ги ръководите и наблюдавате, но в крайна сметка ще спестите време и неудовлетвореност, тъй като придобивате все по-компетентни и инвестирани служители, които могат да ви освободят от задължения, които не изискват вашия опит.
Правилно делегираните задачи също могат да мотивират служителите, да попречат на скуката и да енергизират служителите, които се представят по-слабо. Със сигурност служителите, които поемат отговорност за дадена задача или проект, са по-вложени в резултата и вероятно ще бъдат мотивирани от отговорността.
Ефективното делегиране обаче изисква много повече от дъмпинг работа върху други. Това е процес, който изисква от вас:
- внимателно идентифицирайте какви типове задачи трябва да бъдат делегирани
- определете кой трябва да поеме задачата
- последвайте по последователен и подкрепящ начин, за да осигурите техния успех
Какви видове неща трябва да бъдат делегирани?
Когато се научите как да делегирате работа, първата стъпка е да се разбере какви типове неща да се отнасят до другите.
Съществуват различни задачи и задачи, които могат да бъдат делегирани по подходящ начин.
- Разбира се, задачите, които не изискват ниво на умения на мениджъра или тези, които изискват опит, който мениджърът не притежава, са сред онези, които могат да бъдат разгледани за преназначаване.
- В идеална ситуация нещата, които мениджърът делегира на служителите, трябва да ги мотивират или научат. Простото предоставяне на служител на допълнителна работа, която не му дава възможност да расте или да учи, не е мотивиращо. За някои служители това означава, че се нуждаят от отговорност за цяла задача, докато за други, работещи на различно ниво, получаването на отговорност за един аспект на даден проект е достатъчно.
- Делегирането на задачи, които само стимулират служителя, също може да бъде добро, тъй като скуката може да бъде разрушителна сила в работата.
- Осигуряването на задания, които да обучават на различни места, са добри поради подобни причини и това може да помогне да се осигури безпроблемно работно място.
Всяка задача или задача, която е делегирана на някой друг, трябва да бъде специфична по своя обхват и нещо, което двамата можете да измерите, за да знаете кога е изпълнено и колко успешно е направено. В идеалния случай служителят, който поема задачата, ще бъде съгласен да я поеме като отговорност.
Забележка: Не трябва да се делегира задача, която изисква обработка на поверителна информация или решения, които са отговорност на ръководството; като неща, свързани със стратегическо планиране, бюджетен надзор, персонал и оценка.
На кого трябва да бъде делегирана задачата или заданието?
Следващата стъпка в научаването как да делегирате е да разберете кои лица трябва да получат възложената работа.
- За да бъде задачата или задачата успешна, човекът, който я изпълнява, трябва да разполага с достатъчно време, за да я изпълни. Смачкването на служител с неразумно очакване ще осигури провал на проекта и вероятно ще унищожи морала на служителя.
- Разбира се, идентифицирането на служител с подходящите умения и квалификация за работата са еднакво важни. Например да помолите служител с лоша комуникация да ръководи групов проект вероятно е лош избор.
- Докато да избирате някой с умения, които са важни, мачът също е важен, когато имате задача, която предизвиква служителя да постигне малко повече.
- Като цяло служителят лесно ще поеме делегирано задължение, ако смята, че ще спечели от него кариерно, като му даде шанс да демонстрира таланта си, да направи крачка нагоре или да развие търсено умение. Това трябва да се има предвид и при избора ви.
Планиране
След като решите каква задача или задача искате да делегирате и кой служител е най-вероятният кандидат, е време да проведете беседа, за да си поставите ясни цели и да създадете план.
Ясно е, че ръководителят трябва да обсъди:
- точно това, което искат от служителя да поеме,
- какъв е обхватът на заданието,
- защо задачата е критична
- какво ще спечели служителят, като се заеме с тази работа; ще бъде ли развиването на нови умения, повече заплащане или просто задоволяване на интереса им в дадена област?
За да осигурите успешното завършване на проекта, който отговаря на вашето удовлетворение, е важно да:
- определете точно какво трябва да се постигне
- какво ще представлява успех
- общия график за изпълнение. Ако служителят е готов да поеме задачата, планирането ще бъде следващата фаза в процеса.
Ефективното делегиране от този момент напред ще се насочи към следващия етап на планиране. Един добър, добре обмислен план ще гарантира, че служителят знае:
- техните очаквания
- времеви ограничения
- обхват на тяхната отговорност
- вашата роля в задачата
Вие двамата трябва да съставите план, който определя:
- всички необходими ресурси (хора, оборудване, материали и т.н.), необходими за заданието
- конкретни срокове за завършване на различни фази на проекта
- как ще следите напредъка от вас, ръководителят.
В този момент определянето на начина, по който ще се следи напредъкът, е от решаващо значение, за да се гарантира, че вашата роля е ненатрапчива и очаквана. Той може да се състои от:
- редовен график на писмени доклади
- кратки срещи с устни актуализации
- наблюдения
- или някаква комбинация от всеки
Също така е важно да сте сигурни, че служителят, който поема отговорност за работата, има активен глас при планирането. Те може да не правят нещата така, както вие бихте ги правили, но трябва да имат известен контрол върху това как се правят нещата, тъй като те ще бъдат човекът, поне частично отговорен за резултата. Отново, те не просто приемат допълнителна работа, те приемат отговорност.
Друга важна част от поемането на отговорност е даването на необходимите правомощия. Например, ако служителят поеме отговорността за ръководене на група по задание, групата и всеки друг свързан персонал трябва да бъдат информирани за новата лидерска роля. Всички други участващи мениджъри трябва да бъдат помолени да ги подкрепят и да признаят техния авторитет по свързани въпроси.
По същия начин служителят трябва да разбере границите на своите правомощия по проекта предварително, по време на етапа на планиране. Например, ако трябва да бъдат закупени материали, те трябва да знаят дали всички искания трябва да преминат през мениджъра или тяхната преценка ще бъде последната дума.
Първи стъпки
Мениджър, който наистина знае как да делегира, разбира, че щом планът е въведен, неговото задължение далеч не е изпълнено. Сериозна грешка е да освободите служителя, да не наблюдавате редовно или да предоставяте указания, ако е необходимо. В крайна сметка успехът все още е отговорност на надзорния мениджър, въпреки че ежедневната работа е на назначения служител.
Когато планът е на разположение, отчетите и актуализациите трябва да се извършват рутинно и без никакви смущения. Мениджърът може да извършва одит чрез планираните взаимодействия.
В зависимост от заданието и служителя, мениджърът може да предостави:
- насърчение
- обратна връзка
- общи насоки
- съдействие при решаване на проблеми, ако е необходимо
Въпреки това назначеният служител трябва да бъде насочен към обмисляне на проблеми и решения, вместо това да се предава обратно на мениджъра. Мениджърът трябва да се намесва само когато ролята им е необходима за спечелване на сътрудничество, за разработване на въпроси от по-широк характер и т.н. Като цяло мениджърът трябва да действа като треньор и ментор.
Обобщавайки
В края на заданието е важно да разпознаете събитието. Ако проектът е неуспешен, мениджърът ще трябва да поеме отговорност. Ако заданието е било успешно, което обикновено е, тогава трябва да има публично признание за завършената работа.
Области за развитие могат да бъдат идентифицирани независимо от общия резултат. Те могат да ръководят бъдещи задачи.
Както беше посочено по-горе, делегирането може да помогне за по-голяма работа, но в крайна сметка това също трябва да помогне за развитието и мотивирането на служителите. От мениджъра зависи:
- направете подходящи задачи
- планирайте внимателно
- наблюдавайте редовно
- осигурете успеха на заданието за положителен опит
© 2009 Кристин Мълбери