Съдържание:
- Изкуството на делегирането
- Какви задачи бихте могли да делегирате на подчинени?
- Защо надзорните органи делегират?
- Избор на подходящия човек за работа
- Комуникацията е от решаващо значение
- Делегацията може да укрепи работното място
Делегирането на отговорности показва вярата на ръководителя в неговите субординати.
Автор
Изкуството на делегирането
С оскъдни бюджети и по-малко служители, които да извършват същото количество работа, работодателите трябваше да се научат да работят с по-малко. Факт е, че икономическите предизвикателства през последните няколко години наложиха промени в начина на работа на работодателите. Мениджърите трябваше да делегират задачи на подчинените и да преназначават работата поради големи натоварвания, които вече не могат да бъдат обработвани от един човек. Работното място просто не е това, което беше. Работодателите са научили нов начин за правене на стар бизнес, като същевременно продължават да се развиват. Изкуството на делегиране е инструмент, който се използва често от мениджърите през годините, защото те знаят, че не могат да направят всичко. Когато работата е делегирана по подходящ начин, мениджърите могат да постигнат целите на организацията по начин, който е ефикасен и ефективен. Впоследствие,служителите се възползват от възможността да блестят, докато растат и се развиват професионално от опита.
Какво е определението за делегиране?
„Делегирането“, както е дефинирано от Free Merriam-Webster Dictionary, е „актът на овластяване да действа за друг“.
Какви задачи бихте могли да делегирате на подчинени?
На работното място ръководителите често делегират отговорности, конкретни задачи или задължения на служител. Делегирането на такива задачи позволява на този служител да взема определени решения, които обикновено не биха взели. Актът за овластяване на служител да изпълни задача или да поеме отговорност е чудесен ресурс за всяка организация, защото позволява на служителите да придобият ценен трудов опит. Практическият опит, който трябва да се придобие чрез действително извършване на работата, в сравнение с това да гледате как другите го правят, може да бъде полезен.
В някои организации надзорните органи не са склонни да делегират отговорности. За тези надзорни органи е необходимо да имат пълен контрол върху всичко под тяхно ръководство. Други приемат тази контролна философия по-нататък, като приемат, че единственият начин да направите нещо правилно е да го направите сами. Да мислиш, че човек може да направи всичко сам, е глупост, защото са необходими усилията на целия екип, за да бъдеш наистина успешен. Причините надзорниците да делегират отговорности на подчинените варират. Крайният резултат обаче може да бъде възнаграждаващ за служителя, ръководителя и работното място.
Защо надзорните органи делегират?
Ръководителите избират да делегират задачи на подчинените поради различни причини. Честите причини за делегиране са:
- Възможност за професионално израстване - Служителите, на които са делегирани нови отговорности, получават възможност да превъзхождат задачата, която е поверена на тяхната грижа и ръководство. Надзорните органи, делегиращи определени задачи, избират някой, който може да изпълни работата по начин, който ще доведе до успешен резултат.
- Кръстосано обучение - интелигентните супервизори знаят, че ефективната организация включва добре закръглен персонал, който може да се намеси, за да покрие случаите, когато ръководителят е извън поради болест или ваканция. Делегирането на задачи дава възможност за тази възможност.
- Нови проекти и задачи за работодателя - Ако организацията получи нова отговорност, надзорните органи биха могли да открият новата задача като чудесна възможност за делегиране на нови отговорности. Тъй като задачата, която се делегира, трябва да бъде тази, която надзорът би направил, новата задача може да е нещо ново за организацията, което може да изисква усърдието на подчинения с надзора на надзора. Докато ръководителят не трябва да властва или разглежда внимателно всяко движение, той трябва да се направи на разположение, ако подчиненият с новата делегирана задача се нуждае от някаква помощ или насока.
- Ограничен персонал в организацията - Намаленият персонал от бюджетни ограничения налага организациите да преназначават задачи от време на време. Супервайзорите често оценяват служителите си за техните силни и слаби страни, за да определят най-добрия човек за изпълнение на делегираната задача. Тъй като ръководителите ще бъдат опънати, за да продължат да бъдат „практически“ в голяма част от работата, често се налага да се делегират някои отговорности на подчинените.
- Необходимост от демонстриране на подкрепа за екипа - Делегирането на отговорности демонстрира увереността, която ръководителят има за своите подчинени под техен надзор да поемат отговорността.
Изводът за повечето надзорници е, че те не могат да направят всичко сами. Всеки ръководител, който смята, че може, е глупав, защото е необходим приносът на всички в екипа, за да бъде една организация успешна. Надзорниците трябва да помнят, че когато техните служители блестят, те също светят. Освен това, като поверява определени отговорности на служителите, ръководителят демонстрира тяхното доверие и вяра в екипа. Всеки служител в организацията има принос за успеха на организацията. Мисленето, че постигнатите цели или някакъв успешен опит не се дължи на служителите, които помагат за постигането на тези цели, е късоглед на ръководителя. Необходимо е страхотно лидерство за целите на воденето и даването на добри примери за екипа. Въпреки това,необходими са усилията на целия екип, за да бъдат успешни. Делегирането на задачи на подходящия персонал ще помогне на ръководителя да доведе другите до тяхното собствено професионално развитие.
Избор на подходящия човек за работа
След като ръководителят определи необходимостта от делегиране на отговорност, следващата стъпка ще бъде избирането на най-добрия човек за задачата. Делегирането на задачи на служителите трябва да се извършва по начин, който осигурява успешен опит за служителя, на когото е поверена новата възможност. Въпреки че със сигурност има много нива на отговорности и значение на преназначените задачи, има някои подобни неща, които трябва да се вземат предвид от страна на ръководителя. Някои полезни неща, които трябва да имате предвид, когато решавате да делегирате отговорности, са:
- Никога не делегирайте задача на подчинен в гняв. Нека по-хладни глави преобладават, като наистина се изследва естеството на работата и кой от екипа има способността да бъде успешен в изпълнението му. Делегирането на задача никога не трябва да се прави в гняв или като наказание.
- Изберете човека със съответния опит и обучение. За да изберат най-добрия човек за задачата, ръководителите трябва да разгледат опита, образованието и обучението, които имат отделните членове на екипа. Тъй като ръководителят иска служителят да бъде успешен, ще бъде важно да изберете служителя, който има способността да изпълнява делегираните задачи.
- Не приемайте не като отговор. Тъй като възможността да поеме отговорността може да бъде донякъде плашеща за избрания служител, ще е необходимо да предложите задачата в подкрепа, за да уведомите служителя, че няма да бъдат „хвърлени на вълците“. По-скоро ръководителят трябва да поддържа постоянна комуникация, за да покаже подкрепа за този служител и вярата му, че ще свърши работата.
- Наградете доброто представяне. Делегирането на задача е възможност да възнаградите доброто представяне и да предложите нов повод, за да видите служителите да блестят и да растат професионално.
- Не позволявайте личните пристрастия да бъдат определящ фактор за избора на служителя. Надзорните органи винаги трябва да подбират служителя по начин, който е само от бизнес причини. Оставянето на всички пристрастия при избора на служител е от първостепенно значение, защото тази задача може да се разглежда като предимство. Делегирането не трябва да бъде повод за проявяване на фаворитизъм.
Комуникацията е от решаващо значение
След като решението за делегиране е взето и подчиненият е избран, за надзорните органи ще бъде важно периодично да проверяват отново със служителя, за да предложат необходимата подкрепа или насоки. Комуникацията с този служител става от решаващо значение, защото предлага още една възможност да се покаже вярата, която е поверила на служителя делегираната отговорност. Надзорните органи могат да решат да изискват от тези служители да предоставят редовни актуализации за напредъка на задачата. Освен това, по време на редовни срещи и годишна среща за оценка на изпълнението, надзорните органи могат да дадат някои важни отзиви за напредъка на делегираната отговорност. Служителите ще оценят възможността да предоставят обратна връзка на ръководителя.
Делегацията може да укрепи работното място
Както бе споменато по-горе, всеки служител на работното място има ценен принос за постигане на целите на работното място. Укрепените връзки, които ще съществуват между ръководителите и служителите, ще бъдат пряк резултат от опита, който служителят придобива, като му бъде възложена делегирана задача. Необходимостта служителят и ръководителят да работят помежду си, за да съобщават за възникнали проблеми, ще бъде удовлетворена, когато и служителят, и ръководителят се срещат редовно, за да обсъждат свършената работа. Работните отношения със сигурност могат да се подобрят, тъй като доверието се установява редовно между ръководителя и подчинения. Работодателите, които използват делегирането по подходящи причини и за лицата, които могат да се справят с отговорността, ще бъдат по-успешни поради единното представяне на ръководителите и подчинените.