Съдържание:
- Въведение
- Съставете списък
- Фактор в поддръжката
- Какво да правим, когато даден проект се развали
- Знайте продължителността, която отпускате
- Съберете графици на проекти
- Изградете вашата електронна таблица за разпределение на ресурси
Въведение
Планирането на ресурси може да бъде един от най-предизвикателните аспекти на управлението на проекти, особено ако искате да го направите за множество екипи от проекти в цялата организация за дълъг период от време. Ако имате Microsoft Project Server, можете да направите разпределението на ресурсите доста лесно, защото Microsoft Project Server може да разгледа всички проекти във вашата организация и да ви каже къде е определен определен ресурс. Стандартното издание на Microsoft обаче не ви позволява да правите това и в този момент е по-лесно да се обърнете към графиците на проектите си в Microsoft Project или другаде и да изградите документацията си за разпределение на ресурси в Excel. Тази статия ще ви преведе през всичко, от което се нуждаете, за да направите документацията си за ресурси в Microsoft Excel.
Работата по разпределението на ресурсите може да ви се струва, че решавате много голям пъзел.
Съставете списък
Първата стъпка е да създадете списък с всички ресурси, за които ще отговаряте. Ако това е за отделен проект или малък отдел, най-вероятно можете да направите това сами, но ако правите разпределение на ресурси за голям отдел, където служителите работят по стотици проекти, може да се наложи да работите чрез отдел за поддръжка, за да сте сигурни, че имате пълния списък с имена. Нека някой прегледа списъка. Не искате да започнете да премествате хора и да коригирате сроковете на проектите, само за да разберете, че има и други хора, които биха могли да запълнят някои от дупките.
Фактор в поддръжката
В някои компании служителите, които работят по проекти, също извършват доста голяма помощна работа. Процентът на помощната работа, която служителите извършват, варира от компания до компания и от служител до служител. Важно е да разберете какъв процент помощна работа трябва да включите в числата за всеки служител през средния работен ден или работна седмица за времето, за което отделяте ресурси. И ако не сте човекът, който е достатъчно запознат с натовареността на служителите, уверете се, че получавате тази информация от някой, който е. Ако предположите и е погрешно, това ще изхвърли вашите номера в голяма степен, което може да доведе до много болка.
Какво да правим, когато даден проект се развали
Знайте продължителността, която отпускате
За разяснение винаги проверявайте продължителността, за която сте помолени да разпределите ресурси. Прогнозирането на това къде ще бъдат хората в близко бъдеще е по-лесно да се направи, но колкото по-надолу по пътя ви се иска да потърсите, толкова по-голям е рискът да сгрешите и ако не се налага да поставяте цифра там, може да искате да помислите силно да не го правите.
Съберете графици на проекти
Прогнозирането, което правите като част от разпределението на ресурсите, става изключително по-точно, ако имате пълен график на проектите като вход. Дори ако проектът все още не е стартирал официално, трябва да можете да съберете голи кости, график на проекти на високо ниво, който извиква всички известни задачи, които ще трябва да бъдат изпълнени. На този етап обаче работата по разработката вероятно ще бъде просто голяма част от времето без подробности, тъй като структурата на разбивка на работата, която подробно описва всички задачи, все още няма да бъде изградена. Но все пак трябва да можете да събирате заедно имената на хората, които извършват разработката, заедно с имената на лица, свързани с всички останали задачи. След преглед на бизнес казуса и разговор със стопанския субект, поискал проекта, вие “Ще усетя много високо ниво на сложността на проекта и ще мога да прогнозирам продължителността на всяка от задачите от това. Ако проектът вече е в ход и има структура за разбивка на работата, която извиква всички задачи, свързани с разработката, тогава ще имате още по-подробна информация за това кой и кога ще работи.
Изравняването на ресурсите е критична последна стъпка в работата по разпределението на ресурсите, тъй като помага на предприятията да разберат кога да мащабират работната си сила нагоре и надолу и помага на ръководителите на проекти да създадат реалистични графици на проекти.
Шампиони по лидерство и управление на проекти
Изградете вашата електронна таблица за разпределение на ресурси
Стъпките за насочване на цялата информация, която сте събрали в електронна таблица за разпределение на ресурси в Excel, са както следва:
- Отворете нова работна книга в Excel и създайте нови листове за всеки ресурс, за който ще трябва да правите прогнози.
- В първия лист, като започнете шепа редове надолу, започнете да включвате имената на проектите, по които ще работи човек в първата колона, като всеки проект ще бъде в свой ред.
- В празния ред точно над мястото, където сте въвели първия си проект, преминете към втората клетка в реда и започнете да въвеждате или отделните дни, или едноседмичните интервали от време за продължителността, за която трябва да направите разпределение на ресурсите за този ред. В крайна сметка това зависи от това доколко сте длъжни да получите вие или вашият шеф.
- Отворете графика на проектите за първия проект от вашия списък и филтрирайте до задачите, с които е ангажиран ресурсът, който разглеждате. Намерете продължителността на първата задача, с която е бил включен ресурс, и се въртете в електронната таблица за разпределение на ресурси, която създавате. Придвижете се до клетките в този ред на проекта, които се подреждат с този ден или едноседмичен диапазон, и след това въведете броя часове, за да видите този ресурс да се постави за тази времева рамка. Повторете тази стъпка за всички задачи във всички проекти за всички служители.
- Въведете формула в долната част на всеки ден или едноседмична колона за период от време, която обобщава общия брой на нашите в тази колона, която също взема предвид необходимата работа за поддръжка за този ресурс.
- Прегледайте сумите. Ако сте използвали единични, стандартни работни дни, всеки ден, в който изглежда, че служителят ще вложи повече от осем часа, е червен флаг и трябва да се гледа. Съвсем нормално е да имате това, когато отидете да сумирате цифрите, и наистина подчертава как повечето организации преразпределят ресурсите си и дори не го осъзнават, докато не преминат през упражнение като това.
- Изравнете ресурсите си. Това е мястото, където преминавате през упражняването или на прехвърляне на работа към други хора, или удължаване на продължителността на задачите, така че всички да бъдат разпределени по подходящ начин.
© 2017 Макс Далтън