Съдържание:
- Основни компоненти на страхотно бизнес писмо
- 1. Адрес на подателя
- 2. Дата
- 3. Адрес на получателя
- 4. Добро първо впечатление (Поздрав)
- 5. Причина за написването на бизнес писмо (тялото на писмото)
- 6. Край на бизнес писмото
- 7. Разрешаване за бъдещи контакти
- 8. Закриване на писмото
- 9. Заграждения
- 10. Инициали за машинопис
- Не бързайте!
Бизнес писмото е ежедневен ритуал за някои.
От Петър Милошеви? (Собствена работа), CC-BY-SA-3.0, чрез Wiki Commons
Бизнес комуникацията е ключът към управлението на печеливша, уважавана компания. Бизнес писмото е ежедневен ритуал за много фирми и техните служители. Служебното писмо може да сключи или развали бизнес сделка и очевидно добре написаното писмо е по-способно да подпечата сделката.
Примерен професионален формат на бизнес писмо. Цифрите се отнасят до основните компоненти на бизнес писмо.
Тереза Копънс, 2012 г.
Основни компоненти на страхотно бизнес писмо
Има десет основни компонента на страхотно бизнес писмо:
- Адрес на подателя
- Дата
- Адрес на получателя
- Добро първо впечатление (поздрав)
- Причина за писане (тялото на писмото)
- Край на писмото
- Позовавайки се на бъдещ контакт
- Закриване на писмото
- Заграждения
- Инициали на машинописите
1. Адрес на подателя
Този компонент често е включен в фирмената бланка. Ако обаче не използвате бланка, адресът на подателя изглежда изравнен вляво на два инча от горната част на страницата. Включете само улицата, града и пощенския код, последвани от телефонен номер за контакт, номер на факс и имейл адрес, ако е приложимо. Подходящият шрифт за вашето писмо трябва да бъде лесен за четене и официален. Широко приетият шрифт е Times New Roman, размер 12, който е консервативен шрифт.
2. Дата
Този компонент се използва за посочване на датата, на която е написано писмото. Ако са ви отнели няколко дни, за да съставите писмото, използвайте датата, на която е завършено писмото. Когато пишете на компании в САЩ, използвайте американския формат за дата, който поставя месеца преди деня (12 април 2012 г.). Дателинът трябва да бъде подравнен вляво и да се появи на един ред под адреса на подателя.
3. Адрес на получателя
Оставете един празен ред след адреса на подателя, последван от адреса на получателя, който също трябва да бъде оставен подравнен. За международни адреси въведете името на държавата с главни букви на последния ред. Ако е възможно, трябва да пишете на конкретно лице. Обадете се на компанията или говорете със служители от компанията, ако нямате името на човека. Включете точно лично заглавие като г-жа, г-жа, г-н или д-р. Ако се съмнявате в предпочитанията на жената за лично заглавие, използвайте г-жа.
4. Добро първо впечатление (Поздрав)
Първото ви впечатление за читателя ще бъде поздравът на вашето писмо. Уверете се, че името и заглавието на човека са точни и написани правилно. Ако е невъзможно да се използва името на човека, „Уважаеми господине или госпожо:“ Ако не сте сигурни в пола на лицето, можете да използвате пълното име в поздрав. Например, можете да напишете Уважаеми Крис Уилямс: ако не сте били сигурни в пола на Крис. Името във вашия поздрав трябва да е същото като името на адреса на получателя. Оставете един празен ред след поздрава.
5. Причина за написването на бизнес писмо (тялото на писмото)
Бизнес писма могат да бъдат написани по много причини, като например:
- Запитване (за искане на информация)
- Искане (да помолите някой да направи нещо)
- Извинение (да кажа съжалявам)
- Жалба (да се оплаквате за проблем)
Пишейки писмо за запитване или искане, можете да започнете писмото си, като казвате: „Бихте ли могли…“ или „Бих бил благодарен, ако бихте…“ Когато давате лоши новини или се извинявате, трябва да бъдете тактични и учтиви, като посочите причината за проблема. „За съжаление няма да можем да обработим вашата поръчка навреме поради…“ или „За съжаление в момента няма да можем да се срещнем с вас поради преобладаващите предишни ангажименти.“
Използвайте блок формат, когато пишете писмото си. Не отстъпвайте абзаци, а отделете интервал. Оставете едно празно място между параграфите. Много е важно, когато пишете бизнес писмо, да запомните, че лаконичността е ключова. В първия абзац отворете приятелски и след това посочете писмено целта си. Следващият параграф трябва да съдържа подробности, обосноваващи причината за писането. Трети параграф може да предоставя основна информация и допълнителни подробности.
6. Край на бизнес писмото
В заключителния параграф трябва да се посочи отново целта на писмото и при необходимост да се поиска някакъв вид действие. „Моля, свържете се с нас, ако имате допълнителни въпроси.“ „Бих искал да се срещнем с вас, когато ви е удобно, за да обсъдим допълнително този въпрос.“ Освен това, ако трябва да бъдат приложени документи, това трябва да бъде посочено в заключителния параграф. „Моля, намерете приложен…“
7. Разрешаване за бъдещи контакти
Заключителният параграф трябва да се отнася и за бъдещи контакти, като например „Очаквам с нетърпение да се срещнем с вас следващата сряда“.
8. Закриване на писмото
Краят на писмото ви зависи от връзката ви с получателя. „С уважение“, е много по-официално от „Искрено искрено“. Ако читателят ви е добре познат, тогава може да се използва „С най-добри пожелания“. След подходящото затваряне, последвано от запетая, оставете четири реда за вашия подпис, след което въведете вашето име и длъжност.
9. Заграждения
Ако към писмото са включени заграждения, посочете това, като напишете „Enc.“ един ред под затварянето. Ако са включени редица документи, е целесъобразно да се назоват всеки документ.
10. Инициали за машинопис
Ако сте съставили писмото, но някой друг го е написал или сте написали писмото за някой друг, инициалите на машинописката се появяват след загражденията. Ако сте изпращачът и сте написали писмото сами, пропуснете инициалите на машинописката.
Не бързайте!
Професионалните бизнес писма следват официален контур, който им придава излъскан вид. Съдържанието обаче е най-важната характеристика, която ще осигури положителен резултат от целта на вашето писмо. Наложително е вашият правопис и граматика да бъдат безупречни. Следователно, коригирайте работата си два или три пъти преди изпращане. Уверете се, че формулировката ви е учтива, тактична и точна. Ръководителите имат ограничение във времето и е малко вероятно да отделят време за четене на проза, която се разбърква и отнема твърде много време, за да достигне до точката. Отделете време да следвате указанията в тази статия и внимателно да редактирате своето кратко съдържание и резултатът ще бъде професионално писмо.