Съдържание:
- Кражба на служители: Може да ви се случи
- Пет признака за кражба на служители
- Какво да направите, ако откриете или заподозрете кражба на служител
- Предотвратете кражбата на служители във вашия бизнес
- Стъпки, които можете да предприемете, за да предотвратите или минимизирате кражба на служители
- Кражба на служители: Вземането
- Колко често се среща кражба на служители?
- Разговор с непознати: Какво трябва да знаем за хората, които не познаваме
Как да се справим с кражбата на служителите
Автор
Кражба на служители: Може да ви се случи
Ако сте собственик на малък бизнес, доверието на вашите служители е едновременно необходимо и рисковано. От една страна, имате нужда от хора, които могат да ви помогнат във всички аспекти на управлението на бизнеса, от взаимодействие с клиенти и клиенти, до работа с доставчици, вземане на плащания, счетоводство, проследяване на разходите и складиране на рафтове. Въпреки това, дори някои служители с впечатляващи автобиографии и препоръки може да са нечестни. Когато такъв служител отговаря за приемането на плащания, закупуването на свързани с бизнеса артикули и / или балансирането на сметки, изкушението да се откажете от бизнеса си може да е твърде голямо. Някои служители са вещи в прикриването на кражбата си, но други направо участват в измами.
Статистиката за кражбите на служители е изненадваща, ако не и шокираща.
През 2011 г. проучване на Националната федерация на дребно установи, че загубите в резултат от кражба на служители, кражби на магазини, грешки с документи и измами на доставчици възлизат на 34,5 милиарда щатски долара, или 1,41% от продажбите на дребно, от които 43,9% се дължат на кражба на служители значително повече от загубите в магазини (35,7%).
Докато някои кражби на служители могат да бъдат категоризирани като относително малки (кражба на офис консумативи, използване на фирмено оборудване за лична употреба), по-значителни загуби възникват от фалшифициране на времеви записи, кражба на патентована бизнес информация, като клиентски списъци, и лекарски сметки и записи, за да се вложат повече пари в джоба на служителя.
За съжаление на този автор, открих, че доверен служител, който е бил в моята адвокатска кантора от деня, в който тя е била отворена, е преплатила себе си чрез ведомост и е използвала бизнес кредитната карта за голямо разнообразие от лични покупки за 5-месечен период през 2019 г…. Тя беше единственият ми служител и аз бях работил с нея, когато и двамата бяхме наети в друга компания предишната година. Тази служителка отговаряше за приемането на клиенти, ведомостите за заплати (за нас двамата), вземанията и тя също ми служи като секретар и паралегал. Тя имаше достъп както до фирмена кредитна карта, така и до разплащателни сметки на компанията. По мое искане служителят създаде и нашите услуги за заплати, уебсайт, реклама и маркетинг. Тя многократно ми казваше: „Искам да можете да се съсредоточите върху упражняването на адвокатска практика - аз ще се погрижа за всичко останало“.Тези думи се върнаха, за да ме преследват, тъй като кражбата на нейния служител ми струваше малко над 20 000 долара за пет кратки месеца.
Пет признака за кражба на служители
Какво да направите, ако откриете или заподозрете кражба на служител
- Освен ако не хванете служителя в действието (вж. № 7 по-долу), незабавно докладвайте за предполагаемата кражба на вашия отдел по човешки ресурси, ако имате такъв, и се съгласувайте с отдела, следвайки всички и всички публикувани процедури от наръчника на служителите. Може да искате да обсъдите въпроса с вашия счетоводен отдел, ако имате такъв, също.
- Ако служителят има достъп до бизнес кредитни карти, пари в брой, банкови сметки, клиентски сметки или стоки, незабавно ограничете или замразете достъпа. Това включва докладване на подозрения за кражба пред банки и отстраняване на служителя като упълномощен подписвач или агент по всички сметки. Ограничете достъпа на служителите до бизнес помещенията и всички места, на които се извършва транзакцията на вашия бизнес, ако е възможно.
- Ако нямате отдел за човешки ресурси и / или нямате публикуван наръчник на служителите, уговорете трето лице да присъства на телефонно обаждане или среща със служителя, заподозрян в кражба.
- Подгответе се за телефонно обаждане или среща със служителя, като извадите доказателства, с които разполагате, че документи или подкрепя подозрение за кражба.
- Незабавно отстранете или прекратете служителя в зависимост от вашите доказателства и дали има наръчник на служителя, след като следвате публикувани правила и процедури. Препоръчва се да присъствате трети човек по време на тази среща или телефонно обаждане.
- Незабавно подайте сигнал за кражбата в полицейското управление.
- Ако хванете служителя в кражба, незабавно се обадете на полицията, преди да позволите на служителя да напусне.
- Незабавно докладвайте за кражбата на клиенти или клиенти, ако служителят е имал достъп до чувствителна информация, включително, но не само, номера на социално осигуряване, номера на банкови сметки и / или номера на кредитни карти.
- Ако служителят има преносим компютър, издаден му, или друго преносимо устройство, на което се съхранява чувствителна информация за клиент или клиент, незабавно осигурете връщането на такъв компютър или устройства. Цялото фирмено имущество трябва да бъде поискано да бъде върнато, включително мобилни телефони, членски карти и всякакви други методи, чрез които могат да бъдат направени фирмени разходи (например кредитни карти за гориво).
Предотвратете кражбата на служители във вашия бизнес
Стъпки, които можете да предприемете, за да предотвратите или минимизирате кражба на служители
Наемането на служители е деликатна практика. Може да поискате да се консултирате с адвокат по труда, за да сте сигурни, че практиките ви по наемане не са дискриминационни. Адвокатът също може да ви помогне да разработите наръчник за служители, който разглежда ситуации като кражба на служители. Споразумение за неконкуренция може също да бъде препоръчително за защита на търговските тайни и списъците с клиенти.
Бъдете инициативни в предотвратяването на загуби от самото начало. Това, заедно с внимателни, законни практики за проверка на служителите, може да осигури известна застраховка за собственика на малкия бизнес.
Ето няколко стъпки, които можете да предприемете, за да предотвратите или сведете до минимум кражбата на служителите:
- Заявете и се свържете с поне три професионални препоръки, изброени от потенциален служител, преди да наемете
- Ако служителят ще има достъп до пари и / или сметки, извършвайте редовни одити и балансирайте книгите често (не по-малко от веднъж месечно)
- Обяснете и накарайте служителя да подпише политики и процедури за заетост по отношение на разрешено използване на фирмени кредитни карти и разплащане със средства на компанията за всякакви свързани с бизнеса покупки
- Обяснете и накарайте служителя да подпише политики и процедури по заетостта, забраняващи използването на фирмени кредитни карти и плащане със средства на компанията за лични разходи
- Помислете дали да не поискате адвокат да изготви приложимо споразумение за неконкуренция, за да защити собствени списъци с клиенти и маркетингови стратегии на бизнеса
- Помислете за изискване за предварително разрешаване на всякакви разходи за свързана с бизнес покупка, надвишаваща сто долара в която и да е отделна транзакция, и за всяка ситуация, при която множество свързани с бизнеса транзакции надвишават три за всяка дадена седмица
- Помислете за изискване всеки служител (не по часовник) да отчита часове, прекарани ежедневно в работни задачи с описание на всяка задача
- Ако сте съгласни да плащате за здравна застраховка или други разходи (например услуга за мобилен телефон), помислете дали да не уредите директно плащане на доставчика, вместо да възстановявате директно на служителя
Знайте правата си, ако служител ви е откраднал
Автор
Кражба на служители: Вземането
Уроците, които научих в резултат на кражба на служители, бяха трудни. Към датата на настоящото писане въпросът е в наказателно производство. Все още не съм решил дали да преследвам бившия си служител в гражданско съдебно производство.
Този собственик на малък бизнес може никога да не възстанови загубите, които претърпях. Със сигурност няма да възстановя безбройните часове, прекарани в подаване на доклади в полицията и ФБР, срещи с банкови институции и институции за кредитни карти, проследяване на клиенти, които да ги предупреждават за кражба и справяне с потенциалния компромис на чувствителната информация на клиентите. Този път и емоционалната жертва, която отне далеч, надхвърля действителната сума пари, открадната от малкия ми бизнес.
Откакто открих кражбата на служителите, научих, че много други приятели и колеги са имали подобни ситуации с тях. Въпреки че вярвам, че пълната превенция е трудна за постигане, малкият бизнес със сигурност може да предприеме определени стъпки, за да сведе до минимум риска от загуба.
Колко често се среща кражба на служители?
Разговор с непознати: Какво трябва да знаем за хората, които не познаваме
В случай на кражба на служител може да са необходими правни действия
Автор
© 2020 Стефани Маршал