Съдържание:
- Как да предотвратим загубата на срещи
- 9 начина за провеждане на ефективна и продуктивна работна среща
- 1. Изберете подходящото място за срещата.
- 2. Разберете какъв тип среща ще имате (и следвайте тази цел).
- 3. Разпространете дневен ред предварително.
- 4. Поканете правилните хора.
- 5. Задайте тон в началото.
- 6. Изберете правилната конфигурация на стаята за срещата.
- 7. Уверете се, че сте правилно отпочинали и пълни с енергия.
- 8. Осигурете подходящи освежителни напитки.
- 9. Получете допълнителна практика за това как да провеждате ефективни срещи, като посещавате курсове и програми за обучение.
Как да предотвратим загубата на срещи
Срещите са един от най-често срещаните начини хората да комуникират помежду си по време на работа. Когато се свършат правилно, срещите могат да намалят недоразуменията, да генерират нови идеи, да засилят общите цели на екипа и да решат проблеми. В повечето организации срещите са важна част от процеса на вземане на решения. Но интелигентният лидер също така знае, че всеки път, когато свиква среща, служителите му се отнемат от работата, за която са били наети. Когато не са правилно планирани и изпълнени, срещите могат да оставят хората разочаровани, приети за даденост и преуморени.
Участниците трябва да напускат срещите, чувствайки се овластени и вдъхновени, а не объркани и обезверени. Ето няколко съвета и предложения, които да ви помогнат да провеждате ефективни и приятни срещи на работното място. Когато се планират внимателно, срещите завършват с това, че всеки има чувството, че е постигнато нещо смислено.
Провеждането на ефективни срещи започва с избора на подходящото място за събиране. Не забравяйте да резервирате вашата стая за срещи предварително, така че да е на разположение, когато имате нужда.
9 начина за провеждане на ефективна и продуктивна работна среща
1. Изберете подходящото място за срещата.
Изберете правилното място за среща и се уверете, че сте го резервирали с разумен буфер от време преди и след срещата, за да можете да настроите стаята, да поздравите гостите и да отговорите на техните въпроси след това. Чрез създаването на пространство преди и след основната част на срещата, ще избегнете онези неудобни ситуации, при които хората се появяват, преди да сте готови или срещата тече извънредно и трябва да побързате да излезете от стаята, така че групата, насрочена след като можете започнете навреме.
2. Разберете какъв тип среща ще имате (и следвайте тази цел).
Ще бъде ли съвместна среща, на която ще се очаква всички да участват в дискусията, или ще бъде среща, на която ще говорите по-голямата част от разговорите? Най-общо казано, има три основни типа срещи, базирани на потока от информация.
- Срещи за разпространение на информация: Лидерът представя факти, обяснява нова политическа насока или демонстрира процес или процедура. Може да има време участниците да задават въпроси след основната презентация, но в по-голямата си част информацията тече отгоре надолу.
- Срещи за събиране на информация: Лидерът търси принос и обратна връзка от участниците. Например може да се поиска от председателите на подкомитети да предоставят констатациите на своята група. Или може би ръководителят на срещата се нуждае от идеи, които да помогнат за подобряване на производствените или административни процеси и иска да даде на персонала шанс да предложи своите идеи. При този тип среща потокът от информация е от участниците в групата до лидера.
- Срещи за сътрудничество: Сесии за мозъчна атака, интерактивни семинари, стратегическо планиране и срещи, чиято цел е да генерират идеи за решаване на проблем или да разработят план, призоваващ за взаимен поток от информация напред-назад. При този тип сесии ръководителят на срещата често служи като фасилитатор, който поддържа нещата да вървят гладко и насочва творческата енергия на групата в полезни решения, които обслужват цялата организация.
3. Разпространете дневен ред предварително.
Изпращайки дневен ред на всички присъстващи на събранието преди време, хората могат правилно да се подготвят за своята роля. Те ще знаят какви въпроси се обсъждат, за кои раздели ще се очаква да говорят и кой друг ще бъде на срещата. Просто е непрофесионално и неефективно да се очаква хората да се появят на среща, за която не могат да се подготвят. Организирате бизнес среща, а не парти изненада, така че не забравяйте да предоставите ясна информация.
4. Поканете правилните хора.
Били ли сте някога да седите на среща и да се чудите защо, по дяволите, сте били там? Обсъжданите въпроси не засягат вашия отдел, нямате опит или специализирани знания, необходими за да допринесете за дискусията, или имате ограничен срок за собствен отделен проект и просто нямате време да отделите. Да, за съжаление някои мениджъри планират срещи с мислене „колкото повече, толкова по-весело“ и вместо да поканят само хората, които най-много се нуждаят, за да обсъдят проблемите в дневния ред, се изпраща обща покана и хората от всички краища на организацията очаква се да присъства.
Ако искате да планирате ефективна среща, бъдете избирателни, когато съставяте списъка си с участници. Един от начините да решите дали някой трябва да присъства на среща е да се запитате дали лицето ще трябва да изпълни някое от решенията, взети на срещата. Ако отговорът е да, тогава включете това лице в списъка на поканените.
Най-ефективните организатори на срещи са тези, които ценят времето на своите участници толкова, колкото и собственото си.
5. Задайте тон в началото.
Пристигнете по-рано и организирайте материалите си преди началото на срещата. Настройте и тествайте вашето AV оборудване, преди участниците да започнат да пристигат. Докато минават през вратите на заседателната зала, трябваше да имате време да направите бърза проверка на грижата и след това да сте готови да ги посрещнете с приятелска усмивка и подходящ поздрав. Успокойте участниците в срещата си и се уверете, че те знаят, че присъствието им се оценява - когато срещата започне, ще е по-вероятно да обърнат внимание и да останат ангажирани с това, което се случва.
6. Изберете правилната конфигурация на стаята за срещата.
Типът среща, която провеждате (даване на информация, вземане на информация или решаване на проблеми) ще ви помогне да решите как да подредите масите и столовете. Например, на среща за даване на информация, където един човек прави най-много - ако не и всички - от говоренето, подреждането на стила в класната стая на масите и столовете с участниците, обърнати отпред, би било подходящо. При среща, която е по-интерактивна, като среща за решаване на проблеми, където искате хората да могат да говорят и да се слушат, тогава настройка на подкова (квадрат или правоъгълник със седалки и столове от три от четирите страни) би бъдете подходящи.
7. Уверете се, че сте правилно отпочинали и пълни с енергия.
Като ръководител на събранието вие задавате тон за това как ще се провежда събранието. Ако задушавате прозявките или бъркате из стаята, сякаш батериите ви умират, тогава не можете да очаквате другите в стаята да останат ангажирани и да се интересуват от това, което казвате.
8. Осигурете подходящи освежителни напитки.
Ако имате дълга среща, която ще отнеме по-голямата част от сутринта или следобеда, винаги, когато е възможно, е добре да осигурите някакъв вид леки освежителни напитки като чай, кафе, плодове и бисквити за чай, за да помогнете на хората да прилият. Поне осигурете вода. Ако не можете да осигурите освежителни напитки, не забравяйте да си вземете почивка по време на срещата, за да могат хората да ядат свои закуски или да вземат нещо от павилиона за кафе.
9. Получете допълнителна практика за това как да провеждате ефективни срещи, като посещавате курсове и програми за обучение.
Съветите и предложенията, представени в тази статия за това как да се проведе ефективна среща, са вдъхновени от организация, която преподава речеви и лидерски умения от почти 100 години: Toastmasters International. На среща на Toastmasters не само се научавате как да успокоите страховете си от говорене пред публика, но и как да планирате и председателствате среща, да управлявате ефективно времето, да се справяте с разсейването и да давате значима обратна връзка и подкрепа на своите връстници. Дори се научавате как да държите хладнокръвно и да мислите на крака, когато нещата не вървят по план.
Развивайки уменията си за срещи и планиране на събития като част от постоянния ви ангажимент за професионално развитие, вие ще се настройвате за успех, докато напредвате в кариерата си. Кой не обича служител, който може майсторски да събере приятна, продуктивна среща заедно?
© 2017 Сали Хейс