Съдържание:
- Планът на проекта: Какво и защо?
- Съдържание
- Пълният план се изплаща
- Фигура # 1: Железният триъгълник
- Най-простият план на проекта: обхват, време и цена
- Обхват: Какво правим?
- Време: Колко време ще отнеме?
- Цена: Колко ще струва?
- Фигура # 2: Железният триъгълник се поддържа от 6 фактора на процеса
- Решаващи елементи на велик план на проекта
- Качество: Какво го прави добър?
- Риск: Какво може да се обърка? И какво можем да направим по въпроса?
- Човешки ресурси: Кой е в екипа и какво ще прави всеки човек?
- Комуникации: Как ще поддържаме връзка и ще останем на една и съща страница?
- Поръчки: Какво ще купим и как ще го получим?
- Интеграция
- Изложете следващия си проект
- Използвайте плана си за проекти всеки ден
Планът на проекта: Какво и защо?
Планът е от съществено значение за успеха на всеки проект. Честно казано, повечето проекти се провалят, дори такива с добри планове. Но проект без план е безнадежден. Екипът на проекта със сигурност ще достави едно нещо, когато клиентът пожелае друго, или ще закъснее или ще надхвърли бюджета. Добрият план на проекта може да ни накара да успеем, като избягваме всички тези проблеми, както и много други.
План на проекта ни задава да управляваме проекта. Какво точно означава това? С план ще можем да:
- следвайте стъпките в плана
- координирайте усилията на екип с много умения
- бъдете достатъчно гъвкави, за да се справите с промяната, включително нови добри идеи и проблеми с работата
- постигнете желаните резултати навреме и под бюджет
Като ръководител на проекти целта ми е повече от удовлетворение на клиентите - това е наслада на клиентите. И планът за управление на проекти е най-важният ми инструмент.
Добрият план за управление на проекти обхваща всеки аспект на проекта. Според Института за управление на проекти (PMI) има девет области, които трябва да планираме и да ги управляваме, за да успеем в даден проект. Разходете се с мен и ще ви покажа какви са те и как да изготвите план за управление на проекта за следващия си проект.
Преподавал съм на над 4000 ръководители на проекти и съм написал четири книги за управление на проекти. Не е нужно да ги четете всички. Всъщност, ако следвате стъпките в тази статия, ще изпреварите много от професионалистите, които съм срещал!
Съдържание
- Пълният план се изплаща
Проект с план се изпълнява по-рано, на по-ниска цена.
- Най-простият план на проекта: Обхват, време и
план на разходите какво ще доставите, кога ще го направите и колко ще струва.
- Ключови елементи на велик план за проект
Научете как да планирате шестте фактора на процеса (p), които гарантират успеха на проекта
- Изложете следващия си проект
Следвайки стъпките в тази статия, можете да изложите следващия си проект.
- Използвайте плана си за проекти всеки ден
Вашият план ръководи проекта ви - всеки ден!
Пълният план се изплаща
Когато приключите с четенето на тази статия, ще знаете как да създадете пълен план за управление на проекти, обхващащ девет въпроса, които се нуждаят от планиране и управление.
Звучи като много работа, но това не е непременно вярно.
Мога да изложа подобен план за около 45 минути за малък проект. И ако го направя, този проект вероятно ще отнеме 5 часа, вместо 8, и ще зарадва клиента, вместо да го разочарова. На практика току-що удвоих доходите си, като изложих план на проекта. Работя по-умно - намалих разочарованието и загубите.
Разбира се, проектният план за голям проект отнема повече време. Но това винаги се отплаща. Времето, прекарано в планиране, в крайна сметка спестява повече време за проекта, отколкото е необходимо - всеки път.
Всъщност спестяванията могат да бъдат огромни. Веднъж ме призоваха да спася проект с бюджет от 10 милиона долара. Вече беше пълна катастрофа - похарчени 1,5 милиона долара, нищо за показване и загубени месеци. Акциите на компанията щяха да се гмуркат, ако и този продукт излезе късно. Преподадох на екипа как да създадем план на проекта и ние го изложихме заедно. По-малко от месец по-късно имахме нов план, който използваше най-добрите умения на всеки член на екипа и на всеки консултант, а новият продукт беше насрочен за своевременна доставка съгласно новия план на проекта.
Разбира се, създаването на този план струва около 10 000 долара. Но това спести на компанията 10 милиона долара и помогна на компанията да спечели около сто милиона долара през следващите няколко години.
Фигура # 1: Железният триъгълник
Железният триъгълник: Увеличаването на обхвата изисква повече време и повече пари.
Сид Кемп
Най-простият план на проекта: обхват, време и цена
Най-простият план на проекта има поне три елемента: обхват, време и цена. Или на обикновен английски:
- Обхват: Какво правим?
- Време: Колко време ще отнеме? Кога ще започнем и кога ще завършим?
- Цена: Колко ще струва?
Кажете, че клиент наема екипа ми, за да им създаде уеб сайт. Ако кажа: „Ще направя уебсайта, който искате, да бъде направен след две седмици за 1200 долара“, тогава това е обобщението на обхвата, времето и цената на проекта. Но трябва да изложа пълния план, за да се уверя, че уебсайтът, който изграждаме, е това, което клиентът иска, и че наистина можем да го направим за две седмици за 1200 долара.
Обхватът, времето и цената се наричат "железен триъгълник", както е показано на фигура # 1. Защо? Тъй като желязото не се разтяга и след като триъгълникът има фиксирани две страни, другата страна не може да се промени, без да счупи триъгълника. Железният триъгълник е начин да напомни на клиентите, че не могат да получат повече, отколкото са платили. Ако се договорят за определен обхват за определено време и разходи, те не могат да се върнат по-късно и да кажат: „Искам още“. Ако го направят, ние им показваме диаграмата на железния триъгълник и казваме: "Не можете да разтягате железен триъгълник. Ако искате повече резултати, имаме нужда от повече време, за да свършим работата, и това също ще струва повече пари."
Нека разгледаме по-отблизо всеки от тези три елемента.
Обхват: Какво правим?
Може да изглежда просто: Ние правим уеб сайт. Но клиентът може да предположи, че ще има видеоклип и шестнадесет страници и количка за пазаруване, въпреки че в офертата ви ясно е посочено, че уебсайт от 1200 щатски долара има до пет снимки, шест страници, без видео и пазарна количка. И така, за да направим изявление за обхвата, което е първият раздел от плана на проекта, ние записваме какво ще доставим.
И ние също записваме какво няма да доставим. Клиентите са склонни да си спомнят, че сте казали „да“ на всичко, което са искали, дори когато сте казали „не“. И така, да предположим, че клиентът поиска видео, а вие казахте: "Ще се радвам да свържа във видеоклип, ако го предоставите. Но създаването на видеоклип не е обхванато от цената от $ 1200 и не може да бъде направено за две седмици. " Ако това се е случило на срещата за планиране, уверете се, че това е и в плана на проекта, в раздел, наречен „изключения“. Можем да бъдем учтиви. Не е нужно да казваме „СЛУШАЙТЕ: БЕЗ ВИДЕО.“ Но можем да кажем: "Настоящият план за $ 1200 не включва никакво видео производство. Ако искате видеоклип на сайта, можем да създадем 3-минутно видео и да го добавим за допълнителни $ 350 след като сайтът изтече.Ще отнеме допълнителна седмица за създаване на видеоклипа. "
Друга често срещана грешка в изявленията за обхвата е дали е включена поддръжка. Клиентът може да предположи, че след като уеб сайтът е готов, ще правите промени и допълнения безплатно. Изявлението ви за обхват трябва да включва поддръжката, която ще предоставяте, и изрично да изключва всяка поддръжка, която не предоставяте.
Добрата декларация за обхвата ясно излага всички предположения, за да сте сигурни, че всички, участващи в проекта, имат една и съща цел. С напредването на проекта ще напомняте на хората за изявлението за обхват да запазят всички на една и съща страница. И когато приключите, ще сравните вашите резултати с вашата декларация за обхват. Ще доставите всичко, което клиентът иска, и ще осигурите наслада на клиентите!
Време: Колко време ще отнеме?
Може да изглежда просто да се каже: „Мога да създам уеб сайт за две седмици“. Но какво всъщност означава това? Доброто планиране и оценка на времето на проекта е много повече от подобно твърдение. Ето няколко въпроса, които трябва да разгледате:
- Усилието е общият брой часове, които ние и нашият екип ще работим.
- Продължителността е общото време на проекта, от началото до края.
- Продължителността и усилията нямат проста връзка. Например, може да доставим по-рано с повече хора, работещи по един и същ проект едновременно. Или може да се нуждаем от повече време в очакване на доставката на информация от клиента, или защото работим по няколко проекта едновременно.
Ако правим проект, който е много рутинен за нас и нашия екип, можем да изчислим времето, като сравним с подобен минал проект. Но внимавайте да не правите предположения за проекта. Проверете за разлики в обхвата внимателно, тъй като малка разлика в обхвата може да направи голяма разлика във времето. Например, ако всичките ви предишни уеб сайтове са били хоствани на един уеб хост и този клиент иска да използвате друг хост, може да отнеме много повече време.
Има и някои други времеви капани. Какво ще стане, ако клиентът не достави текста за уеб сайта в началото на проекта? Ами ако не одобрят бързо графиките и страниците ви? Това може да увеличи продължителността на проекта. И освен ако не комуникирате много ясно, клиентът няма да разбере, че той или тя забавя собствения си проект.
Цена: Колко ще струва?
Най-простият разходен план е времето и материалите: часове работа, умножени по тарифа за услуги, плюс разходите за всички артикули, които купувате за клиента. Често това е достатъчно. Но трябва да включите и условия за фактуриране и декларация за това как ще се обработят превишаването на разходите.
Когато вашият план на проекта включва обхват, време и разходи, вие разполагате с основите. Готов ли е планът? Далеч от това! Обхватът, времето и разходите са резултат от вършене на добра работа, не допускане на грешки и грижа за проблемите веднага щом се случат. Така че трябва да планираме и тези фактори на процеса .
Фигура # 2: Железният триъгълник се поддържа от 6 фактора на процеса
Можем да предоставим обхват навреме и в рамките на бюджета, само ако управляваме и шест други области на процеса.
Сид Кемп
Решаващи елементи на велик план на проекта
Планирането на железния триъгълник не е достатъчно. Ако планираме и управляваме само обхвата, времето и разходите, тогава нещата ще се объркат, преди да сме разбрали. Ще се провалим, ще доставим късно или ще преизпълним бюджета. Всъщност последният път, когато някой е смятал, че проектният план, изложен с обхват, време и разходи, е завършен, е бил преди около 50 години.
Фигура # 2 по-горе показва как Железният триъгълник, трите фактора Резултат (r), зависят от шест други фактора Процес (p). Ние гарантираме успешното предоставяне на резултати навреме и в рамките на бюджета, като управляваме и деветте фактора, описаните по-горе три (r) фактора и тези шест (p) фактора:
- Качество: Какво го прави добър?
- Риск: Какво може да се обърка и какво ще направим по въпроса?
- Човешки ресурси: Кой ще свърши работата и кой каква работа?
- Комуникации: Как ще поддържаме връзка и ще останем на една и съща страница?
- Поръчки: Какво ще купим и как ще го получим?
- Интеграция: Как ще поддържаме всички тези девет области заедно и как ще управляваме промяната?
Сега може да не е необходимо да излагате план за всяка от тези девет области. Но трябва да попитате дали трябва да изложите план за всяка област. Всяка област, която се нуждае от план и не получава такъв, се гради върху предположения и предположения. Приблизително вероятно е да успее като самолет, държан заедно с тел и дъвка. И така, ето кратко ръководство за шестте области на процеса (p) от добре изложен план за управление на проекти.
Качество: Какво го прави добър?
Основни въпроси: Кои са най-важните части от резултата за клиента? Какво би ги зарадвало? Как да се уверим, че сме свършили чудесно работата си с тези конкретни елементи?
Риск: Какво може да се обърка? И какво можем да направим по въпроса?
Най-простият начин за създаване на план за риск е да попитате: Какво се обърка през последните пет пъти, когато направихме проект като този? Може да получим списък като:
- Доставихме късно, защото някой се разболя.
- Клиентът отне три дни, за да достави одобрението за графиките, а ние ги получихме в петък и трябваше да работим през целия уикенд, за да завършим.
- Клиентът не ни каза паролата за сайта и започнахме с три дни закъснение.
- Клиентът обичаше уеб сайта, но така и не си плати сметката.
Някой от тези звучи ли познато? Е, направете свой собствен списък като този и след това напишете как можете да предотвратите проблема, да намалите шансовете той да се случи или да се справите добре с него, ако се случи. Ето решения за управление на всеки от тези рискове:
- Обучете двама души в екипа да изпълняват всяка задача или имайте консултант на повикване, за да запълните празнина в екипа.
- Обучете клиента преди началото на проекта, като му кажете колко бързо очакваме одобрения или искания за промяна и че забавянето от клиента забавя датата на доставка на проекта.
- Направете контролен списък на всичко, от което се нуждаем, от клиента, доставете го на клиента и не започвайте проекта, докато не разполагаме с всичко в ръка.
- Изисквайте първоначална вноска. За клиенти без доказана история на плащанията изисквайте ескроу.
Рискният план може да бъде много по-сложен от този. Всъщност мениджърите на тежки проекти планират рискове, използвайки статистика! Но ако сте съставили списък с рискове и сте планирали как да предотвратите или да се справите с всеки един, вие бягате над средното ниво.
Човешки ресурси: Кой е в екипа и какво ще прави всеки човек?
Тук най-важното е да се уверим, че имаме екип с всички умения, необходими за свършване на работата. Но при големи, сложни проекти планирането на човешките ресурси в проекта може да включва неща като наемане, задържане, извънреден труд, графици за почивка и правила на синдикатите.
Комуникации: Как ще поддържаме връзка и ще останем на една и съща страница?
Повечето проекти се забавят, тъй като важните решения не се взимат навреме и работата спира. Във филма „ Авиатор “ има сцена за Хауърд Хюз, където той започва да полудява, а стотици работници бездействат и чакат инструкции, докато Хюз се опитва да реши правилната форма на джойстика. За съжаление, тази сцена е твърде позната на нас, ръководителите на проекти, дори когато никой не полудява!
Виждал съм също така, че проектът се проваля, защото различните членове на екипа получават различни версии на плана. Веднъж решихме да пуснем определен модул от продукт и клиентът се съгласи. Но никой не каза на програмиста и той буквално остана цяла нощ, опитвайки се да го накара да работи. Не е нужно да ви казвам как се чувстваше програмистът на следващата сутрин, когато му казахме, че е стоял цяла нощ без причина. Нека просто кажем, че подобни грешки в комуникацията не изграждат лоялност! При лоша комуникация половината от екипа смята, че правим кон, а другата половина смята, че правим магаре. Когато проектът приключи, имаме нещо с главата на кон и опашката на магарето и това прави ръководителя на проекта да изглежда като заден край на кон!
Така че, комуникациите са ключови. И това е още по-вярно в наши дни, когато много проекти се извършват чрез мрежа, имейл и телефон. Често работим с членове на екипа, които живеят в различни часови зони и говорят различни езици. В тези случаи комуникационният план е от ключово значение за успеха. Просто попитайте всеки човек кога и как да се свържете с него или нея и напишете насоки за срещи, разговори и искания за одобрение или промяна.
Поръчки: Какво ще купим и как ще го получим?
Някои проекти нямат нужди от обществени поръчки. Ако не купуваме, не наемаме или не даваме нещо под наем и не запазваме услугите на подизпълнител, можем да пропуснем този раздел. Но ако правим някое от тези неща, тогава трябва да координираме договорите, писмата за съгласие, застраховките, спазването на разпоредбите и т.н. с плана на проекта. Така изготвяме план за обществени поръчки на проекти.
Интеграция
При изготвянето на проектния план интеграцията има две значения. Първото е следното: Трябва да се уверим, че всички части на плана се свързват заедно. Да предположим, че клиентът иска допълнителни страници на уеб сайта и ние сме съгласни. След това добавяме десет часа работа. Но актуализирахме ли разходите, за да отразят промените в обхвата и времето? Ами ако тези 10 часа се считат за извънреден труд и според правилата на човешките ресурси трябва да плащаме време и половина? Всичките девет области се свързват и когато изложим плана на проекта, трябва да проверим всичко.
Дори да проверим всичко, това не е достатъчно. Проектите се променят в средата, до. Така че втората част на интеграцията идва след планирането - тя управлява контрола на промените по време на проекта, за да поддържа всичко по пътя.
Изложете следващия си проект
Следвайки стъпките в тази статия, можете да изложите следващия си проект. Ако сте планирали проект преди, вероятно можете да го направите много по-добър, просто като сте сигурни, че сте обърнали внимание на деветте области.
Институтът за управление на проекти нарича тези девет области на знания в управлението на проекти. Но ви насърчавам да бъдете прости. Здравият разум е много по-важен в управлението на проекти, отколкото знанието. Отделете време да помислите по отношение на тези девет области, които ще се нуждаят от управление, и това, което измислите, ще бъде страхотно.
Разбира се, някои планове на проекти са много по-лесни от други. Уникалността на проекта е ключов фактор: Колкото по-рутинен е един проект, толкова по-лесно е да планирате. И разбира се, размерът, сложността и натискът за намаляване на разходите или за бързо доставяне също изискват планиране. Ако се нуждаете от допълнителна помощ, можете да разгледате книгата ми " Управление на проекти, направено лесно" или да проверите наличните ресурси от PMI.
Използвайте плана си за проекти всеки ден
Най-голямата причина за провала на проекта е липсата на добър план. Честито! Преминахте този проблем. Сега сте готови да направите втората по големина грешка, която е да хвърлите плана в чекмеджето, да се захванете за работа и да не използвате добре работата, която сте свършили.
Когато шофирате някъде, където никога не сте били, настройвате ли GPS в колата си, след това го игнорирате и просто карате, докато се загубите напълно. Разбира се, че не!
И все пак това е, което трябва да имат твърде много ръководители на проекти. Използването на вашия план на проекта всеки ден и всяка седмица е все едно да слушате вашия GPS. Всеки ден нека вашият план ви казва:
- какво да правя днес
- какво да правя по-нататък
- какво да кажете на вашия екип да направи
- кога да се свържете с вашия клиент и какво да кажете
- какви рискове трябва да внимавате и да предотвратявате или управлявате
Всяка седмица проверявайте работата, която сте завършили, според плана си и решавайте възникналите проблеми. Ако просто проследите времето и разходите спрямо резултатите, просто ще откриете, че сте закъснели и сте свръхбюджетни. Но ако следите и шестте фактора на процеса, ще хванете проблеми, преди те да повредят бюджета ви, да създадат големи закъснения и да направят шест проекта ви. С изложен добър план вие сте на път към успеха.