Съдържание:
- Как да се справим ефективно с имейлите на работното място
- 1. Винаги помнете, че имейлите са постоянни записи.
- 2. Никога не оставяйте имейла си без надзор.
- 3. Бъдете прозрачни относно политиките на вашата организация по отношение на използването, съхранението и наблюдението на имейли на работното място.
- 4. Спрете да се регистрирате за абонаменти за имейли, които никога няма да прочетете.
- 5. Използвайте имейл по-рядко.
- Напомняне: Не се разчитайте твърде много на имейл!
Не би ли било хубаво, ако вашата пощенска кутия може да изглежда като купчината хартия отдясно, а не отляво? Ето как да започнете да сортирате чрез имейла си.
Как да се справим ефективно с имейлите на работното място
Чувствате ли се, че получавате твърде много имейли на работа? Завъртате ли очи и въздишате, когато отворите имейл акаунта си и намерите стотици съобщения, които чакат да бъдат отворени, сканирани, изтрити или обработени?
Понякога има чувството, че отнема повече време, за да се занимаете с задачи по имейл, отколкото за да свършите каквато и да било работа. Имейлът нямаше за цел да заработи работните ни дни. Имейлът е разработен като начин за ускоряване на доставката на важни съобщения и намаляване на излишните хартиени отпадъци. Но реалността е, че имейл технологията не е панацея за подобряване на ефективността на вашите бизнес комуникации. Защо? Тъй като както всички технологии, електронната поща е напълно зависима от начина, по който решите да я използвате, за да отговори на вашите нужди. Изречението „боклук навътре, боклук навън“ се отнася за това как използвате (или злоупотребявате) с вашите работни имейл акаунти.
В книгата си Управление на вашия имейл: Мислене извън входящата кутия, експертът по комуникации Кристина Кавана дава съвети как да:
- Ефективно контролирайте и филтрирайте това, което попада във вашата пощенска кутия
- Идентифицирайте и управлявайте тривиални съобщения и съобщения с ниска стойност, които създават безпорядък във входящата ви поща
- Разберете и управлявайте проблемите, причинени от групови имейли и списъци за разпространение
Книгата предлага и полезни съвети и предложения за това как да избегнете правни проблеми, причинени от неподходящото използване на имейл на работното място. Ето няколко прости напомняния, които ще ви помогнат да избягвате често срещаните клопки на имейлите.
1. Винаги помнете, че имейлите са постоянни записи.
Няма такова нещо като изтрита електронна поща. Въпреки че може да изглежда, че имейл е премахнат от вашата система, вие няма как да разберете дали вашето съобщение е изтрито от получателя. Всъщност, след като изпратите имейл, няма как да разберете какво ще се случи с него. Той може да бъде препратен, копиран или запазен като заснемане на екран. Използвайте служебен имейл само за професионални и легитимни съобщения. Винаги избягвайте да включвате каквато и да е информация в свързаните с работата ви имейли, която не бихте искали да бъде публично известна или разглеждана от вашите надзорници.
2. Никога не оставяйте имейла си без надзор.
Винаги защитавайте своя имейл акаунт с пароли и се уверете, че вашите имейл програми не са оставени отворени на вашия лаптоп или настолен компютър. Cavanagh отбелязва, че ако някой друг има достъп до вашия имейл акаунт, за да изпрати от ваше име обидна, потенциално незаконна или увреждаща информация, може да е много трудно да докажете, че не сте автор на това съобщение.
3. Бъдете прозрачни относно политиките на вашата организация по отношение на използването, съхранението и наблюдението на имейли на работното място.
Използвайте банери в края на имейлите, за да уведомите потребителите (както податели, така и получатели) за техните законни права и отговорности по отношение на предаването на имейли. Банерите могат да се използват, за да уведомяват потребителите на имейли дали и как ще се наблюдават техните предавания на имейли. Извадка от Управление на вашата електронна поща предоставя примерни формулировки за банер, уведомяващ потребителите на правителствената имейл мрежа за ограничения на поверителността:
Следващият път, когато изпратите или получите имейл от корпорация или държавен орган, погледнете внимателно и вижте дали те използват банер за разкриване в имейлите си.
Наистина ли тази безплатна електронна книга, която получавате, за да се регистрирате за електронен бюлетин, си струва допълнителната бъркотия във вашата пощенска кутия?
4. Спрете да се регистрирате за абонаменти за имейли, които никога няма да прочетете.
Веднъж имах допълнителен имейл акаунт, който изглеждаше точно като този. Продължих да отлагам да се занимавам с имейлите и така те просто продължаваха да се трупат. В крайна сметка реших просто да затворя цялата сметка. Бях го настроил да чете електронни бюлетини, емисии и други безплатни абонаменти, но просто нямах време да чета всички безплатни електронни писма, за които се бях записал.
5. Използвайте имейл по-рядко.
Контролът на броя имейли, които генерирате, помага да контролирате количеството имейли, които получавате в замяна.
Ако искате да намалите количеството нежелана поща и безполезна информация, която получавате, имайте предвид колко имейл изпращате на други хора. Кавана отбелязва, че това, което обичаме най-много в имейла, е и нещото, което най-много го мразим. Тя казва: "Обичаме го, защото можем да изпратим едно и също съобщение до много хора с едно натискане на клавиш; мразим го, защото получаваме твърде много от тези съобщения."
От използването на функцията „Отговор на всички“, вместо да отделяме време за избор на подходящи получатели, до препращането на „вдъхновяващи или забавни“ верижни писма, повечето от нас са участвали в лоши практики за електронна поща, които забавят нас и нашите колеги. Опитайте да възприемете няколко добри имейл навика като тези:
- Нека съобщенията ви бъдат кратки и точни.
- Поддържайте списъците си за разпространение актуални и премахвайте получателите на имейли, които вече не са част от отдел или активно участват в споделен проект.
- Не използвайте списъците за разпространение на вашата организация за популяризиране на лични проекти или следващото набиране на средства на вашето дете. Споделете този тип известия в трапезарията или на обща дъска.
Какво мислиш? Кои са най-големите ви домашни любимци за управлението на имейла ви? Споделете вашите мисли в коментарите.
Напомняне: Не се разчитайте твърде много на имейл!
Без значение колко ефективни ставате в управлението на електронната си поща и предотвратяването й да поеме работния ви ден, понякога лично телефонно обаждане е най-добрият начин да се справите с дадена ситуация. Но ако мисълта за вдигане на телефона и разговор с истински човек ви изнервя, отпуснете се, вие сте в добра компания. Има много хора, които предпочитат да изпратят текст или имейл, отколкото да говорят по телефона. Онлайн статия в „Науката за нас“ предлага някои съвети и идеи от психолози за това защо някои от нас се страхуват да правят телефонни обаждания и какво можем да направим, за да преодолеем този страх.
- Психолозите обясняват безпокойството на телефона ви и как да го преодолеете
Съвет за бонусно изпращане по имейл: Ако едно от нещата, което ви влудява при използването на имейла, е фактът, че хората отнемат завинаги да отговарят на вашите съобщения, може би е време да разгледате опашката на вашето съобщение. Завършвате ли имейл съобщението си с конкретен, ясен призив за действие или вашият изход е твърде неподходящ?
Вместо да затворите дълго съобщение с „Какво мислите за този план?“ опитайте да зададете по-конкретен въпрос. Можете да опитате да попитате: „Коя от петте точки, които изброих, смятате, че трябва да приложим веднага?“ Задавате конкретен въпрос, който се отнася до точките, които сте посочили в имейла си и създавате усещане за спешност, като питате кои елементи се нуждаят от най-голямо внимание в момента.
© 2013 Сали Хейс