Съдържание:
- Какво трябва да се регистрира? Какво трябва да се хвърли?
- Настройте система за подаване
- Документи, които трябва да се съхраняват на сигурно място
- В случай на спешност
- Поемете ангажимент
- Полезно видео за това как да организирате документооборота си
Година след година живеех със стреса от неорганизирани купчини хартия, разпръснати из къщата. Тук-там имаше малки купчини до входа, в кухнята и на бюрото ми. Имах система за входящи / изходящи, но тя не работи ефективно. Сметките щяха да се изгубят, извлечения рядко стигаха до своите файлове и никога не можех да намеря това, от което се нуждаех, когато имах нужда. По най-елементарния начин финансите ми не бяха организирани правилно.
Ефективното управление на вашите финанси изисква система за проследяване на всички ваши сметки, финансови отчети, застрахователни полици и други важни документи. Не се изисква да запазвате всеки парче хартия, касова бележка или сметка, която минава през ръцете ви. По-долу има ръководство, което ще ви помогне да определите за какво трябва да се придържате и какво можете да накъсате. След като сте наясно с тези изисквания, можете да изчистите старите си файлове и купчини хартия и да създадете система, която е бърза и лесна за поддържане на ежедневието.
Система за домашно подаване
Какво трябва да се регистрира? Какво трябва да се хвърли?
Повечето от нас спестяват твърде много документи, което се превръща в тежест за управление. Не е необходимо да запазвате всяка разписка в банкомат или сметка за кабел. Колко често са ви били необходими за справка? Създайте си навик да преглеждате цялата поща всеки ден и да се отървете от всичко, от което не се нуждаете. Постоянно оставайте на върха на потока хартия в къщата, през вашия офис или подредени на бюрото си.
След като създадете работеща система, ще отнеме само няколко минути всеки ден, за да я поддържате в ред.
Ето бърз преглед на някои от финансовите документи, за които трябва да се държите и съхранявате, и тези, които можете да хвърлите. Имайте предвид, когато "хвърляте", че раздробяването и рециклирането е най-отговорният начин - за вашата защита на самоличността и планетата.
- Плащания за заплащане: След като проверите точността на плащанията си, те не са необходими. Можете да запазите най-новия, в случай че ви е необходим за доказателство за работа при кандидатстване за заем.
- Банкови извлечения, отменени чекове: Запазете и подайте банкови извлечения за цели три данъчни години. Те ще са необходими, ако сте одитирани и могат да служат като разписка за доказване на платени сметки. Отменените чекове трябва да бъдат запазени поне една година. Когато извлеченията и проверките вече не са от значение, изгорете ги или ги накъсайте.
- Комунални сметки: Няма нужда да запазвате сметки за комунални услуги в продължение на месеци или години. Когато дойде сметка, проверете дали сте кредитирани за последното плащане, след това хвърлете или раздробете старата сметка. Запазете само най-актуалните.
- Извлечения от кредитни карти: Както при сметките за комунални услуги, проверете дали сте кредитирани за последното си плащане и запазете само най-актуалното извлечение. Няма нужда да запушвате файловете си със стари извлечения от кредитни карти, освен ако тези карти не са били използвани за данъчно признати разходи.
- Застрахователни политики и сметки: Запазете тези за времето, в което са актуални и в сила. Отменените политики и свързаните с тях изявления могат да бъдат хвърлени.
- Депозитни депозити, разписки с дебитни карти и фишове за банкомати: Запазете ги само до пристигането на следващото ви извлечение от банка, за да можете да ги проверите и да проверите сумите. Докато те не представляват данъчно признат разход и няма да са необходими като доказателство за гаранционен иск, можете да ги хвърлите.
- Записи на собствеността: Записите на недвижимите имоти трябва да се съхраняват по време на собствеността. Ако има вероятност записите да са необходими за данъчни цели, запазете ги след прехвърляне на собствеността или продажбата.
- Инвестиционни записи: Всички инвестиционни записи и банкови извлечения, свързани с инвестиции, трябва да бъдат запазени. Ако вашите изявления са кумулативни, можете да запазите само най-новите и да раздробите остарелите документи.
Отделете време да прегледате цялата си хартия - включително стари файлове -, за да изчистите всичко, което вече не е необходимо. Това ще направи задачата да организирате финансовите си записи по-лесна и по-малко претрупана. В крайна сметка ще имате организирана система за подаване на документи, която ще ви позволи да намерите това, от което се нуждаете, в даден момент.
The Bill Payer, домашен финансов организационен комплект.
Настройте система за подаване
Има няколко различни вида картотеки, които трябва да се вземат предвид. В зависимост от вашите нужди може да се наложи всичко - от преносима пила за акордеон до малка картотека. След като изчистите всички излишни финансови документи, преценете колко място ще ви е необходимо за съхранение на останалата част от вашите файлове. Отидете само малко по-голям, отколкото ви е необходим в момента, така че не е нужно да се притеснявате да преминете към по-голяма система по-късно и можете да подавате документи бързо и лесно.
Използвам проста традиционна система за картотекиране с раздели за всяка категория (вижте раздела по-горе за общи категории). Освен това имам отделни файлове за съхраняване на важни документи за всяко от децата ми, медицински сметки и застраховки. Всяка застрахователна полица и свързаното с нея извлечение също имат свое собствено досие.
Настройте станция за плащане на сметки. Това може да бъде обикновена малка кутия за съхранение, съдържаща всичко, от което се нуждаете, за да платите сметките си, организатор на настолни файлове или организиран на базата на календар продукт за организиране, създаден специално за тази задача. Дори ако плащате по-голямата част от сметките си онлайн, все пак неизбежно ще трябва да плащате нечетни сметки по "старомоден" начин и да изисквате чековата си книжка, печати и т.н. на удобно място. Вместо един-единствен файл „за плащане“, използвам система, базирана на календар. Плащането на възможно най-много сметки онлайн помага да се сведе до минимум хартията и мога да маркирам календара си и за дължимите плащания.
Документи, които трябва да се съхраняват на сигурно място
За да сте на сигурно място, помислете за съхраняване на следните важни, често незаменими документи в нает сейф или в огнеупорен сейф във вашия дом.
- Свидетелства за раждане, смърт и брак
- Документи за уреждане, попечителство и развод
- Документи за осиновяване или гражданство
- Акти за собственост, титли на моторни превозни средства
- Акции, американски спестовни облигации
- Договори за ипотека и земя или всякакви правно обвързващи споразумения
- Военни книжа
- Патенти, авторски права
- Списък с инвентара на дома ви, включително снимки и разписки.
В случай на спешност
Вие единственият от вашето семейство, който се справя с плащането на сметките и с финансовите декларации? Би ли могъл вашият съпруг или друг любим човек да намери необходимите документи във ваше отсъствие?
Отделете време, за да създадете файл „В случай на спешност“, който обяснява вашата система, изяснява къде се съхранява важната правна и застрахователна информация и инструкции как да намерите това, което може да е необходимо при извънредна ситуация. Включете важни телефонни номера, като тези за вашия счетоводител, адвокат и инвестиционен брокер. Маркирайте файла ясно, за да може лесно да бъде намерен във ваше отсъствие. Поддържайте го редовно актуализиран.
Поемете ангажимент
Ключът към това как дадена система за картотекиране да работи и да поддържате добре организирани финансовите си записи е поемането на ангажимент да я поддържате ежедневно. След като системата ви е на мястото си, отделете няколко минути всеки ден, за да сортирате пощата, да изпращате извлечения и да сте в крак с вашите сметки.
Скоро ще си създадете навик, който е от съществено значение за вашето дългосрочно финансово здраве и ще намалите част от стреса, генериран от управлението на вашите финанси.