Съдържание:
- Въвеждайте и комбинирайте точно текст и друга информация в текстообработващите документи
- 1.1 Определете какви типове информация са необходими в документите
- 1.2 Използвайте подходящи техники за точно и ефективно въвеждане на текст и друга информация
- Въвеждане / изтриване на текст, запазване на файлове - Word 2003
- 1.3 Изберете и използвайте подходящи шаблони за различни цели
- Създайте нов документ въз основа на шаблон Microsoft Word 2003
- 1.4 Определете кога и как да комбинирате и обедините информация от друг софтуер или други документи
Щракнете върху Вмъкване - Файл
- 1.7 Съхранявайте и извличайте файлове с документи и шаблони ефективно, в съответствие с местните насоки и конвенции, когато има такива
- Моля, отзиви:
Настолен микрокомпютър на Word Processor
От LehmanUMN (Собствена работа), чрез Wikimedia Commons
Не всички от нас, но повечето използват Microsoft Word за обработка на документи на компютър по време на работа. Човек трябва да знае как да използва основните инструменти за форматиране на документ и също така да разбере ползите и ползите от използването на шаблони и стилове в документите.
В тази статия ще разгледаме:
- Различни видове информация, от която се нуждаем, за да създадем документ
- Техники, които човек трябва да използва, за да въведе информация
- Използването на стилове и шаблони
- Как да комбинирате или обедините документи
- Различни инструменти за редактиране
- Как да съхранявате и извличате документи ефективно
Тази статия е написана, за да помогне на кандидатите, които ще бъдат или които следват своята NVQ Ниво 2 или Ниво 3 Диплома по бизнес и администрация или ИТ. Покритието е текстообработващ процес и кандидатите, които са ИТ потребители, ще трябва да докажат знания, разбиране и умения, за да използват приложение, предназначено да създава, редактира и създава големи текстови документи на средно ниво.
По-голямата част от тази единица трябва да бъде доказана от способността на кандидата да демонстрира уменията ( практическото приложение ), които притежава, и техниките, които прилагат за използване на софтуера. Това ще бъде чрез пряко наблюдение от оценителя и / или чрез измислен тест или задача на работното им място и / или доказателство чрез вече създадени от тях документи.
Постарах се по най-добрия начин да очертая основните знания, които човек трябва да притежава, за да използва текстов процесор, и това устройство е написано въз основа на приложението за текстообработка, наречено Microsoft Word. Постарах се по най-добрия начин да използвам екранни снимки, където е възможно от Microsoft Word 2003 и някои видеоклипове, които наистина ще помогнат.
Microsoft Word е офисно приложение, което повечето организации и компании използват за обработка на текстови документи. Повечето компании все още използват Microsoft word 2003 и по-голямата част от модула ще бъде ограничена до задачи, използващи Microsoft word 2003.
Това е единица от ниво 2 с кредитна стойност 4. За по-лесно преминаване, аз разделих тази единица на три секции и ги публикувах като три различни секции. Моля, следвайте връзките по-долу за раздели 2 и 3.
Раздел 2 - Създаване и модификация на оформление и структури за текстообработващи документи (Софтуер за текстообработка, Въпроси 2.1 до 2.4)
Раздел 3 - Използвайте софтуерни инструменти за текстообработка, за да форматирате и представите документи ефективно, за да отговорите на изискванията (Софтуер за текстообработка, въпроси 3.1 до 3.6)
В тази част, която е раздел 1, ще разгледаме как точно да въведете и комбинирате текст и друга информация в текстообработващите документи.
Въвеждайте и комбинирайте точно текст и друга информация в текстообработващите документи
Забележка: По време на хода на устройството, във всичките три раздела, съм добавил колкото е възможно повече екранни снимки. Няма да представяте екранни снимки, ако записвате отговори за това устройство, но ще бъдете помолени да изпълните няколко задачи, за да проверите вашите знания и разбиране за използване на текстов процесор, и екранните снимки може да са ви полезни!
1.1 Определете какви типове информация са необходими в документите
Документът е запис, в който събития или някаква информация се улавят и записват като доказателство, така че информацията да не се загуби.
Примерен документ
syncfusion.com
Това може да бъде или писмен, или електронен документ и служи като официален запис. Форматът, структурата и съдържанието на документите варират в зависимост от записаната информация и целта, за която е записана. Някои примери за документи са фактури, вестници, поръчки за покупка, продуктови спецификации, писма, списания, листове за разпространение, лицензи и др.
Всеки документ ще има различен формат и приемливи стандарти, към които трябва да се придържа и тези стандартни документи могат да бъдат създадени въз основа на шаблон, или ако ще създавате определен документ отново и отново, можете да запазите този формат като шаблон за бъдеща употреба.
Документите, съхранявани в електронен формат, се съхраняват в компютър и има много приложения за създаване на документ. Най-разпространеното приложение, използвано в повечето организации, е софтуерът за обработка на думи, наречен Microsoft Word, който се предлага като част от пакета на Microsoft Office. За да се създаде документ, трябва да се идентифицират видовете информация, необходима за създаването на документа. Отново различните видове информация варират в зависимост от вида на документа. Първо трябва да има ясна представа какъв документ ще създава и с каква цел ще го създава. След това те трябва да идентифицират видовете информация, необходима за конкретния документ.
Всички документи имат известно количество текст и най-вече някои номера. За да стане ясно разбирането, човек може да добавя към документа графични изображения, изображения, графики, диаграми, таблици и т.н. Електронните документи също могат да имат анимации и малки видео и аудио клипове. И накрая, за да подобрите външния вид на документа, можете да добавите редове, граници, фонове и т.н. към документ.
Примерна фактура
От JRW78130 (Собствена работа), чрез Wikimedia
Например, нека помислим, че създавате фактура. Фактурата ще съдържа текст, номера, фирмено лого ( това ще бъде изображение), адрес на фирма, адрес на получателя, факс и телефонен номер, регистрационен номер по ДДС, номер на фактура, дата на фактура, референция на клиента, описание на стоки и услуги, тарифа на услугата, начини на плащане, съвет за преводи, подробности за начина на плащане и т.н. Така че цялата тази информация трябва да бъде събрана и събрана в стандартен формат, който се придържа към стандартите и насоките на организациите. Събраната информация, структурата и форматът, в който се представя информацията, зависят от вида на създавания документ. Информацията може да бъде събрана от налични данни в организацията, или ако данните не са налични, те трябва да бъдат събрани от интернет или чрез свързване със съответните хора или организации / отдели.
Когато използвате изображения и други данни от интернет и други източници, трябва да се уверите, че те са свободни за използване, като проверите информацията за лиценза и авторските права. Човек трябва да има способността и уменията да идентифицира различна информация от предоставената група информация или списък с информация, така че да може да избере правилната информация, необходима за създаването на документа.
1.2 Използвайте подходящи техники за точно и ефективно въвеждане на текст и друга информация
След като цялата информация, необходима за създаване на документ, е налична или е събрана, трябва да се използват най-добрите методи и техники за въвеждане на тази информация в документа, като се уверите, че те са въведени точно и ефективно.
Въвеждане / изтриване на текст, запазване на файлове - Word 2003
За да въведете текст в документ, човек трябва да владее уменията на клавиатурата. Уменията на клавиатурата не означават просто въвеждане на азбуки и цифри, а ефективно използване на всички клавиши и функции на клавиатурата. Добре е да научите най-често срещаните и най-често използвани преки пътища на клавиатурата за въвеждане и форматиране на информация в документ с лекота и бързина. Ако ще въвеждате голямо количество текст и цифри, скоростта на писане ще бъде важна заедно с точността и ефективността.
Освен умения за клавиатура, може да са необходими и други умения в зависимост от устройството, което използвате за създаване и форматиране на документи. Неотдавнашното използване на устройства със сензорен екран и системи за разпознаване на реч ще изисква човек да има познания за всички техники, необходими за работа, въвеждане на данни и форматиране на данни на устройствата, които те използват.
Докато пишете документи, за да можете точно и ефективно да въвеждате или създавате документ, трябва да използвате двете ръце, докато пишете, като използвате подходящите клавиши на клавиатурата. Позата ви трябва да е добра с изправен гръб и двете ръце при клавиатурата.
Много пъти съм виждал хора, които използват Caps lock, за да пишат главни букви, което е доста досадно нещо, защото трябва да превключвате между заключване на капачките „ включване и изключване “, преди и след въвеждането на главната буква. Най-добрият и лесен начин за въвеждане на главна буква е използването на клавиша Shift. Бутон Shift + всяка азбука ще ви позволи да въведете главната буква на тази конкретна азбука.
Забележка: Практикувайте това, Shift + азбука, повярвайте ми, че е лесно и ще усетите разликата!
Някои от често използваните преки пътища са Ctrl + S за запазване, Ctrl + C за копиране, Ctrl + V за поставяне, Ctrl + X за изрязване, Ctrl + Z за отмяна, Ctrl + A за избор на всички и др. клавишите за изтриване обикновено се използват при форматиране и въвеждане на текст. Интервал се използва за създаване на интервал между думи.
Освен уменията на клавиатурата, трябва да се използват и различните опции за форматиране, налични в самия софтуер за текстообработка. Има различни опции като ориентация на страници, таблици, символи за маркиране и номериране, много колони, вмъкване на символи, изкуство, текстово поле и т.н. документ. Можете също така да използвате различни шрифтове и интервали, за да направите информацията да изглежда изчистена и ясна.
След успешно създаване, най-важната част от даден документ е граматика и проверка на правописа. Текстовите процесори не винаги намират и поправят всички грешки в документ. Например, ако въведете „шапка“ вместо „онзи“ текстообработващ не винаги ще маркира тази грешка вместо вас. Така че винаги е най-добре да коригирате документа си ръчно два пъти или три пъти и ако е възможно, можете да помолите трето лице да ви го прочете, тъй като това ще гарантира точност и ефективност.
1.3 Изберете и използвайте подходящи шаблони за различни цели
Шаблоните са предварително проектирани документи, в които се съхранява шаблон и са лесно достъпни за използване. Те вече разполагат с някои подробности, които могат да бъдат адаптирани или редактирани според нечии нужди. Можете също така да проектирате и запазите свой собствен шаблон в зависимост от вашите нужди и нуждите на документите, които ще създавате. Това ще ви помогне да се концентрирате върху съдържанието на документа в бъдеще, вместо да губите време за проектиране на документа.
Създайте нов документ въз основа на шаблон Microsoft Word 2003
За да съберете цялата информация заедно, използвайки уменията, които човек притежава, трябва да изберете подходящия шаблон за документа, който ще създавате.
Например текстовият процесор може да има съществуващи шаблони за документи като факс, писмо или уеб страница. Така че, ако ще създавате документ, който съвпада с наличните шаблони, можете да продължите и да използвате наличния предварително проектиран шаблон. В други случаи ще трябва да създадете свой собствен шаблон за типа документ, който ще създавате.
Също така повечето шаблони се предлагат с предварително проектирани шрифтове, цветова схема, форматиране и т.н., но винаги можете да ги промените според вашите нужди и цели.
Ако създавате няколко документа от един и същи тип и формат, или ако в бъдеще ще създавате определен документ отново и отново, трябва да запазите форматите като шаблон, така че да можете да поддържате този стандарт, докато създавате документи в бъдеще и спестете време също.
Някои примери за ефективно прилагане на форматиране и избор на шаблони към документ са, използване на много колони за новинарски статии, използване на портрет A4 за бланки и за писма, пейзажен режим за таблици и др. Трябва да създадете документи, които са ясни и които ще създават въздействие върху читателя. Затова винаги използвайте най-добрите функции, налични в процесора Word, за да създавате впечатляващи документи.
Целта на използването на шаблони е да се създаде ефективен дизайн на документи. Дизайнът на документите се отнася не само до външния вид, но и от начина на представяне на информацията. Важната информация в документа трябва да се откроява. Така че внимателният подбор на съдържание, оформления, цветове, теми, шрифтове, стилове, таблици, бележки под линия, изображения, диаграми и т.н. са важни.
Всякаква информация като дата, адрес и информация за контакт, номера на страници може да бъде запазена в шаблона за бъдеща употреба и да се избегне повторното им въвеждане.
1.4 Определете кога и как да комбинирате и обедините информация от друг софтуер или други документи
Създаването на документ не винаги е свързано със създаване на нов и въвеждане на нова информация, която имате в ръка. Понякога ще трябва да комбинирате и обединявате информация от други документи и софтуер. Например може да се наложи да изтеглите информация от лист за разпространение на Excel или да свържете документ с PDF документ и понякога бихте създали няколко отделни документа в текстовия процесор и може да се наложи да ги свържете или комбинирате всички заедно в едно единичен документ.
Например, за да комбинирате множество документи с думи в един документ, първо трябва да създадете празен документ и да зададете оформлението на страницата, подобно на документите, които ще бъдат обединени. Можете също така да отворите един от документите, които ще се комбинират, щракнете върху запазване като и да го запазите като нов документ с различно име и след това да изтриете съдържанието му, като по този начин запазите оформлението.
Щракнете върху Вмъкване - Файл
За да вмъкнете таблица, щракнете върху Таблица - Вмъкване - Таблица
1/4Докато събира информация, кандидатът трябва да анализира и да реши каква информация се изисква и дали събраната информация е надеждна и точна.
Таблиците са добър вариант за разбиване на информацията в предписани интервали. Той осигурява изискан визуален вид и улеснява сканирането и сравняването на данните в документа. За да вмъкнете таблица в документ с думи, трябва да влезете в менюто на таблицата, да щракнете върху вмъкване и да кликнете върху таблица. Можете да редактирате таблицата с брой редове и колони, цвят на запълване, граници и засенчване и други функции според вашите изисквания.
1.7 Съхранявайте и извличайте файлове с документи и шаблони ефективно, в съответствие с местните насоки и конвенции, когато има такива
След като документът е създаден, кандидатът трябва да може да го запази на място, от където може лесно да бъде извлечен за бъдеща употреба и справка. Сега документ, създаден с помощта на който и да е текстов процесор, може да бъде записан в един от многото налични формати, но не всички текстови процесори ще поддържат всички типове файлове. Например, когато щракнете върху Файл -> Запазване като -> Ще получите диалогов прозорец, който ви пита за местоположение, за да запишете документа, а също и формат, в който да запазите документа.
За да запазите файла в необходимия формат, File - Save As
12Ако документът ще бъде разпространен сред хора или организации, които няма да използват Microsoft word, най-добре е да го запишете във формат.rtf (Rich Text Format). Най-добре е да запишете документа във възможно най-опростен формат, за да избегнете грешки, докато се опитвате да отворите документа в други текстови процесори. Добрата идея и разбирането за проблемите със съвместимостта на файловете ще бъдат от голяма помощ. Има различни формати като Word документ, шаблон на Word документ, формат на обикновен текст, формат на обогатен текст, формат на уеб страница и др. Ако всички, които ще имат достъп до документа, ще използват Microsoft word, тогава е най-добре да запишете документа в.doc формат.
Именуването на документа е друг много важен аспект. Винаги използвайте смислени имена, за да ви е по-лесно да идентифицирате този документ за изтегляне в бъдеще. Кандидатите трябва също така да имат добра представа за запазване на документи в различни други формати, т.е. промяна на формата на документите на HTML или RTF и др., Ако е необходимо, като се използва опцията save as в менюто File Също така трябва да знаете къде да запазите документа за по-лесно извличане. Уверете се, че в имената на документи няма място със специални знаци. Най-добре е да имате резервно копие на всички документи, в случай че се случи проблем със сървъра или проблем със съхранението или хардуер.
Трябва да се има предвид дали са спазвали всички правила и насоки на организацията, докато са създавали документа. Уверете се, че сте проверили дали има вътрешни стилове, формати или шаблони и ако отговорът е да, преминете към тях. Всяка организация има правила и насоки за подготовка, структуриране, именуване и съхраняване на документи. Има правила, които трябва да се спазват и при извличане или споделяне на документи. Винаги помнете какво пестите и къде спестявате. Най-добре е да съхранявате свързани документи заедно и да следвате последователен метод за именуване на файлове и папки.
Има и опция „Търсене“ за търсене на документ, в случай че сте забравили къде сте съхранили или запазили документа. Също така word показва списък с последните документи, откъдето можете да вземете документа, ако сте го запазили наскоро.
Моля, отзиви:
Надявам се да имате познания и разбиране за
- Различните видове информация, от които се нуждаем, за да създадем документ
- Техниките, които човек трябва да използва, за да въведе информация
- Използването на стилове и шаблони
- Как да комбинирате или обедините документи
- Различните инструменти за редактиране
- Как да съхранявате и извличате документи ефективно.
Надявам се, че този раздел ви е помогнал. Моля, следвайте връзките по-долу за раздели 2 и 3.
Раздел 2 - Създаване и модификация на оформление и структури за текстообработващи документи (Софтуер за текстообработка, Въпроси 2.1 до 2.4)
Раздел 3 - Използвайте софтуерни инструменти за текстообработка, за да форматирате и представите документи ефективно, за да отговорите на изискванията (Софтуер за текстообработка, въпроси 3.1 до 3.6)
Ако имате някакви въпроси, не се колебайте да попитате! Всичко най-хубаво!
Livingsta