Съдържание:
- 5S Office, The Lean Office
- 5S за офиса
- 5S премахва офисните отпадъци
- 5S в Lean Office
- 5S Office Сортиране
- 5S Seiri / Сортиране в Lean Office
- Office 5S се обърка
- 5S Seiton / Set в ред за Lean Office
- 5S Office Video
- 5S Seiso / Shine и Check in Lean Office
- The Lean Office Video
- 5S Seiketsu / Стандартизиране в Lean Office
- 5S Office
- 5S Shitsuke / Sustain в Lean Office
- Обучение за 5S Office
- Имате ли нужда от 5S във вашия офис?
5S Office, The Lean Office
Внедряването на 5S Office или Lean Office може да създаде огромни ползи за вашия бизнес. 5S е приложим както в офиса, така и на фабричния етаж.
Организацията на работното място е важна независимо от работното място.
Твърде много хора смятат, че инструментите за Lean Manufacturing като 5S са само за вашия производствен процес, но са приложими за всеки процес и вашият офис е просто друг процес. Офисът приема информация, работи върху нея и я преобразува в друга форма на информация, която не се различава от всяка друга форма на производство. Този постен процес за вашия офис може да подобри времето за изпълнение и много други области.
Често ще откриете, че по-голямата част от вашите закъснения и проблеми произлизат от вашите офис процеси, отколкото от процесите ви в магазина. Колко често хората от производството ви се оплакват, че получават само няколко дни предизвестие от шестседмичното време, което клиентът е дал?
5S за офиса
Стъпките на офис 5S са:
- Seiri / Сортиране
- Seiton / Set in order
- Seiso / Shine & Check
- Сейкецу / Стандартизиране
- Shitsuke / Sustain
5S има за цел да направи работното място по-ефективно чрез премахване на цялата ненужна бъркотия, подреждане на останалите елементи по ергономичен и безопасен начин и поддържане и непрекъснато подобряване на тези промени.
5S премахва офисните отпадъци
5S ефективен постен офис
LeanMan
5S за премахване на офис отпадъци
LeanMan
5S в Lean Office
Следващите раздели ще опишат всяка от стъпките на офис 5S и как те могат да бъдат приложени в офис среда. Това се прави най-добре с помощта на експерт, който да осигури 5S обучение на вашия персонал и да ги мотивира и обучи в процеса.
Ползите от постното производство, особено 5S, могат да бъдат изненадващи, не е необичайно да се постигнат подобрения на ефективността до 30% чрез внедряване на 5S като част от постното производство. Основната цел на всяко внедряване на 5S е да премахне отпадъците от вашите процеси, като тези отпадъци са седемте отпадъци от постно производство.
5S Office Сортиране
5S Seiri в офиса
LeanMan
5S Seiri / Сортиране в Lean Office
Първата стъпка на 5S е също толкова приложима, ако не и повече от това, което видях в офиса. Често има стари документи, файлове, каталози, оборудване, древни мостри и множество други бъркотии, седнали на бюрата, скрити във и зад шкафовете и като цяло заемат място и ни пречат.
Бъдете твърди с това, което премахвате; ако не е необходимо, боклук го. Твърде много хора пазят нещата, трупайки стари каталози, само защото един ден може да им дойдат по-удобно, но колко често го правят? Не много често!
Следвайте същия процес, както при всяко друго внедряване на 5S във вашите производствени процеси. Изхвърлете очевидния боклук, поставете непознати предмети в карантинната зона, маркирайте с червени етикети всички предмети, които не могат лесно да бъдат премахнати, ако не се изискват или не функционират. (Да, можете да запазите саксийното растение, но да го пазите от потока на работата!)
След като премахнете очевидното претрупване, прегледайте карантинните елементи и се съгласете за тяхното разположение като екип, ако е необходимо нещо, поставете го там, където е необходимо, ако може да бъде архивирано, направете го и така нататък за всеки елемент.
Office 5S се обърка
5S Seiton / Set в ред за Lean Office
Това е точката, в която много хора се отклеяват и в някои случаи прекаляват. Не се стремим да етикетираме всеки перфоратор и телбод и имаме залепени на бюрата малки квадратчета, идентифициращи къде принадлежат за всеки член на персонала в офиса, въпреки че това може да е разумен ход за бюрото до копирната машина, ако хората винаги търсят телбод тук!
Смисълът в офиса е да се разгледа процесът и потокът през офиса, а не типичните парчета от стационарни устройства, които всеки човек има. Помислете каква информация постъпва в офиса и къде. Имате ли организирани тави, организирани на всяко бюро? Разпределена ли е работата в система с гълъбови дупки? Въпреки това нещата са организирани, помислете как ще се стичат до човека, който има нужда от тях. Не забравяйте, че искаме да приближим нещата там, където са необходими.
Помислете за местоположението на офис оборудването. ксероксът е забит в далечния ъгъл, където всеки трябва да ходи до него? Дали хартията за машината е в противоположния ъгъл поради липса на място. Съхранява ли се тонерът в склад, тъй като е твърде скъпо да се оставя да лежи? Кой ще го вземе у дома? Донесете го на най-доброто място за тези, които се нуждаят от него.
Погледнете офис принтерите: всеки има ли го или сте като повечето модерни офиси с няколко мрежови принтера? Дали са на правилното място и дали консумативите за тях са наблизо, за да се откажат от ходенето за неща?
Уверете се, че картотеките са организирани правилно и са разположени там, където е необходимо, а не всички съхранявани в един ред от другата страна на офиса. Намерете брошури и каталози там, където са хората, които ги използват, а не в библиотека, до която трябва да ходят.
Файлове с цветен код и други подобни за конкретни области на работа, като например да направите всички файлове за поръчки на клиенти червени, файловете на доставчиците сини и т.н. Това ще направи веднага ясно какво е какво и къде принадлежи.
Помислете за виртуалния офис и „картотеките“ там. Колко от вашите хора наистина знаят как да организират документите си на компютрите си? Колко пъти сте искали нещо и след това сте чакали някой да претърси директориите им, търсейки документа, несигурен къде го е сложил? Колко често сте го правили сами?
5S Office Video
5S Seiso / Shine и Check in Lean Office
Подобно на производствената зона, почистете внимателно мястото и го запазете така, възложете отговорности и определете точно какво трябва да се направи.
The Lean Office Video
5S Seiketsu / Стандартизиране в Lean Office
Малката разлика тук от етажа на магазина: Проектирайте и провеждайте одитите си на офис или на индивидуално ниво. Провеждайте състезания по същия начин, както го правите за производствените площи. Използвайте снимки и т.н. Винаги ми даваха снимка на бюрото ми след тези ревизии, тъй като моята винаги беше най-неподредената! Може би трябва да се опитам да практикувам това, което проповядвам.
5S Office
5S Shitsuke / Sustain в Lean Office
Често най-трудната част в офиса, както е в рамките на фабриката, е поддържането на 5S подобренията, които сме направили, и превръщането им в част от ежедневието ни. Твърде често се проваляме в тази стъпка и промените, които направихме и създадените подобрения бавно започват да изчезват, докато не загубим ползите, които сме спечелили.
Много е важно всички предишни стъпки да се повтарят и поддържат, за да сте сигурни, че няма да загубите ползите от работата, която сте свършили. Уверете се, че новите служители са обучени в принципите на щадящо производство и 5S и напълно разбират как те могат да допринесат за функционирането на компанията като цяло.
Обучение за 5S Office
По много начина, по който бихте внедрили 5S на фабричния етаж, ще трябва да привлечете консултант или обучител, който да ви помогне да внедрите този инструмент за постно производство. Привличането на външна помощ ще гарантира, че проектът се възприема сериозно, а външните обучители ще имат ценен опит за това какво може да се направи, за да направят оформлението на вашия офис по-ефективно и приятно за персонала ви.
Изборът и наемането на обучител за внедряване на 5S офис е почти същият процес, през който бихте преминали при наемането на обучител за вашите производствени площи.
Имате ли нужда от 5S във вашия офис?
© 2010 Тони