Съдържание:
Във всеки офис голям обем комуникации като писма, циркуляри и телеграми се изпращат на външни лица или се получават от тях. Вътре в организацията се обменят писмени материали между различни отдели. Планираното и ефективно боравене с пощата е от съществено значение за успеха на всяка бизнес организация. Описва се като гръбнак и неразделна част от офиса.
Ефективното боравене с пощата изисква установяване на конкретни процедури, включващи поетапно боравене с пощата. Входящата поща трябва да се получава и разпространява с бързина и точност. Точният метод за работа с вътрешна поща се различава от офиса до офиса.
В нашата организация има две различни пощенски системи, Вътрешна поща и Външна поща.
- Наличните вътрешни пощенски услуги са за разпространение на писма в офисите и отделите на ____________ (премахнати с цел поверителност) . Те се събират и доставят ежедневно.
- Външните имейли се изпращат чрез ______________ (премахнати с цел поверителност) . Използват се външни пощенски услуги, когато пощите не могат или не покриват критериите за вътрешни пощенски услуги. Например, когато пощите трябва да бъдат доставени на клиенти или други компании, или ____________ (премахнати за целите на поверителността) кореспонденции. Те също се доставят и събират ежедневно.
Пощите се състоят от три основни типа - навътре, навън и междуведомствено. Пощенската услуга помага на фирмата да установи и да се свърже с клиентите и обществеността като цяло. Създаден е независим пощенски отдел, който да обработва всички видове поща в офиса. Предимствата на централизираните пощенски услуги са специализация, по-добър надзор, икономичност, по-добро представяне, оптимално използване на оборудването на пощенската стая и обучен персонал.
Вътрешната поща включва стъпки като получаване на поща, сортиране на поща, отваряне на пощата, маркиране на пощата, записване на пощата (входящ регистър) и разпространение на пощата.
Рутинната процедура за външна поща също включва различни стъпки като събиране на изходяща поща, въвеждане на изходяща поща (регистър за изпращане, книга за пратеници), сгъване на писмата, подготовка на пликове, сортиране, претегляне и щамповане и накрая изпращане.
Събирам поща всеки ден сутрин и следобед, както вътрешната, така и външната поща. Разпространявам поща, адресирана до конкретно лице, на това конкретно лице и всяка друга обща поща за отдела се отваря от мен. Преглеждам ги, за да видя какво се отнасят и ги разпределям по съответния начин. Когато моят мениджър на място не работи в годишен отпуск или отсъствие по болест, аз също следя пощата й и се справям с всички спешни такива, като се свържа с началника на службата. Уверявам се също, че ги разпространявам навреме, така че заданието, посочено в пощата, да бъде изпълнено в рамките на посочения срок и да е спазен крайният срок.
Използваме външни пощенски услуги, когато доставката е извън графството и където е за други компании или клиенти. Това ще бъдат зони, които не попадат в ______________ ( премахнати с цел поверителност ) офис площи. Използваме вътрешна поща, където трябва да се извършват доставки до офиси или отдели, които попадат под ___________________ ( премахнати с цел поверителност ). Вътрешните имейли спестяват време и пари. Така че всички имейли, които могат да бъдат изпратени чрез вътрешна поща, се изпращат по този начин, а само останалите се изпращат чрез външна пощенска система.
Взимам изходящите постове надолу на прием след обяд. Сортирам публикациите по размери. Оставям изходящите вътрешни пощи в съответните полета, които са сортирани според площта. Също така сортирам изходящата вътрешна поща според спешността и важността като първа или втора класа. Всички задгранични постове също трябва да бъдат подредени.
Преди изпращане на пощата се изчисляват правилните пощенски такси в зависимост от това дали постовете са първокласни, второкласни или записани доставки. За да избегна закъснения, изпращам пощата в точното време с правилната пощенска пратка върху нея. Подозрителните пакети или пощата се обработват изключително внимателно и ако бъдат установени подозрителни, те ще бъдат докладвани на мениджъра на офиса и записани в инцидентната книга на рецепцията.
Когато боравя с поща, трябва да спазвам и да следвам определени процедури.
- Първо преглеждам пощата за всеки отдел и ги сортирам по размер и клас и след това откривам най-добрия метод за изпращането им - или нормален, или записан.
- След това разглеждам теглото и размерите и търся разходите. Тежестта може да се търси на машината, която се използва за претегляне на стълбове.
- Ако по някакви причини са необходими специални доставки чрез куриери, ще говоря с моя мениджър за упълномощаване и след това с мениджъра на офиса и след това ще уредим парите да излязат от нашия код за разходи. В противен случай услугите, използвани в нашата компания, са ___________ (премахнати с цел поверителност) .
- Когато виждам елементи, в които се казва, че са записани първокласни, записвам всички подробности за пощата, включително адреса на подателя и получателя и правя необходимото етикетиране за спешните и записаните доставки.
- Всички пощенски пакети, които са по-тежки от нормалното тегло и по-големи от нормалния размер, използвам машината, използвана за претегляне на пощенски пратки и колети, и изчислявам правилните пощенски пратки. За останалата част от пощата имаме диаграма, която има разходи според размера както за първокласна, така и за втора класа доставка.
- Постовете са франкирани съответно за всеки отдел. Така че разходите за всеки отдел зависят от съответните им разходни центрове. За други регистрирани доставки разходите се записват в книга на рецепция.
- Всички публикации се подпечатват и сортират и се поддържат готови за изпращане до 15:45 часа всеки ден. Имаме член на екипажа ________ (отстранен с цел поверителност) , който влиза всеки ден, за да вземе пощата от сградата на рецепция.
Много проблеми могат да възникнат при работа с поща и пакети.
- Всички входящи постове и пакети са подпечатани с фирмени печати на рецепция. Всички имейли от подозрителни адреси или хора или пакети, които не се чувстват нормални или изглеждат подозрителни, се оставят настрана, без да се обработват.
- Подозрителните имейли и пакети се докладват на офис мениджъра. Офис мениджърът и администраторите на рецепцията регистрират инцидентите в инцидентната книга и предприемат необходимите действия. Те също така ще се уверят, че ____________ (отстранен с цел поверителност) е информиран за проблемите.
Въпроси и отговори
Въпрос: какво е нежелана поща?
Отговор: Нежеланата поща е нежелана или нежелана рекламна или промоционална / рекламна материя, получена чрез поща или по имейл. Те обикновено се изпращат от маркетингови компании за въвеждане на нови продукти или за уведомяване за възможности за инвестиции и др. Когато се получат нежелани по имейл, те също се наричат спам.