Съдържание:
- Как да използвам тази статия
- 1.1 Обяснете ползите от познаването на целта на комуникацията
- 1.2 Обяснете причините за познаването на публиката, на която се представя съобщението
- 1.3 Обяснете целта на познаването на очакваните резултати от комуникациите
- 1.4 Опишете различни методи за комуникация и кога да ги използвате
- Глаголен
- Невербални
- Официална комуникация
- 2.1 Определете съответните източници на информация, които могат да бъдат използвани при подготовката на писмена комуникация
- Първичен източник
- Вторичен източник
- 2.2 Опишете комуникационните принципи за използване на електронни форми на писмена комуникация в бизнес среда
- 2.3 Обяснете различните стилове и тонове на езика и ситуациите, когато те могат да бъдат използвани за писмени комуникации
- 2.4 Обяснете причините за избор и използване на език, който отговаря на целта на писмената комуникация
- 2.5 Опишете начините за организиране, структуриране и представяне на писмена информация, така че да отговаря на нуждите на различна аудитория
- 2.6 Опишете начини за проверка на точността на съдържанието в писмена информация
- Проверете точките за точност
- Проверете правописа и граматиката
- Използвайте шаблон
- 2.7 Обяснете целта на точното използване на граматика, пунктуация и правопис
- 2.8 Обяснете какво означава обикновеният английски език и защо се използва
- 2.9 Обяснете целта за корекция и проверка на писмена работа
- 2.10 Обяснете целта да разпознаете работата, която е важна, и работата, която е спешна
Това устройство покрива подходяща комуникация в бизнес среда.
Снимка от Антена на Unsplash
Комуникацията в бизнес среда е група А, задължителна единица с три кредита за Национална диплома за професионална квалификация от ниво 3 по бизнес и администрация, предлагана в Англия, Уелс и Северна Ирландия. Този модул помага на кандидата да постигне задълбочено разбиране на целта на комуникацията. Кандидатите се научават и как да общуват както устно, така и писмено, как да търсят и използват обратна връзка (и нейната важност) и как да развиват комуникативни умения за следващите нива.
Тази статия ще разгледа всеки от резултатите от модула, ще обясни какво означават те и ще обсъди как да ги постигнете. Това ще ви помогне да разберете какво общо се очаква да напишат кандидатите. В зависимост от вашата конкретна работа, ще трябва да промените написаното тук за вашата собствена работа и организация, когато подготвяте собственото си портфолио.
Как да използвам тази статия
Тази статия обхваща резултати 1 и 2 от Раздел 304 за NVQ Level 3 Diploma в бизнеса и администрацията, които обхващат елементи на комуникация на работното място.
Той е чисто информативен и има за цел да ви води през процеса на съставяне на вашето собствено портфолио. Не копирайте директно нищо за вашия файл, тъй като файлът ви трябва да бъде съобразен със спецификата на вашата работа и организация. Копирането на езика от тази статия директно е не само нечестно, но и ще отслаби файла ви.
Резултат 1: Разберете целта на комуникацията за планиране
1.1 Обяснете ползите от познаването на целта на комуникацията
Комуникацията се отнася до предаването на идеи или съдържание между индивиди, групи или индивиди и групи. Комуникацията се състои от:
- Източник: човекът или хората, които създават съобщението.
- Съобщение: съдържанието на комуникацията.
- Среден: как се предава комуникацията (имейл, телефон, лично и т.н.).
- Получател : аудиторията или лицето, на което се комуникира. Уменията за получаване включват ефективно слушане и четене.
В бизнес среда общуваме, като се вслушваме в проблемите на другия и заедно решаваме ежедневните проблеми.
1.2 Обяснете причините за познаването на публиката, на която се представя съобщението
Ако разбирате аудиторията си, можете по-ефективно да общувате с нея и да я убеждавате.
За да сте сигурни, че съобщението ви ще бъде добре прието, трябва да научите какво очаква вашата аудитория, в какво настроение е и на какви въпроси може да иска да отговорите.
1.3 Обяснете целта на познаването на очакваните резултати от комуникациите
Разбирането на „планирания резултат“ от комуникацията означава разбиране както на вашето собствено послание, така и на това как аудиторията може да го получи.
Публиката може да бъде:
- Самотен колега
- Редица хора на среща
- Стая пълна с хора
Когато общувате, трябва да знаете дали се опитвате да:
- Предайте информация
- Убеждавай
- Забавлявайте се
Ефективността на вашата комуникация зависи от това колко добре разбирате как вашата цел се смесва с позицията и очакванията на вашата аудитория.
1.4 Опишете различни методи за комуникация и кога да ги използвате
Комуникацията може да бъде класифицирана като: вербална или невербална, официална или неформална.
Глаголен
- Вербалната комуникация е най-важният, често срещан и ефективен тип комуникация. Говоренето директно и слушането ни помага да разберем емоционалните нужди на другите.
- Ефективната вербална комуникация има толкова общо с това колко добре слушате другите, колкото и с това как говорите с тях.
Невербални
- Невербалната комуникация означава писане, но се отнася и до езика на жестовете, мимиката и жестовете. Невербалната комуникация е по-малко ефективна от вербалната комуникация - винаги е по-добре да бъдете директни, но за вас все пак е важно да вземете невербалните сигнали.
- Невербалната комуникация може да подобри вербалната комуникация. Езикът на тялото и мимиката обикновено са честни и могат да помогнат да се предаде искреността.
- Някои хора - включително, но не само тези с увреден слух - използват предимно невербална комуникация под формата на език на жестовете, жестове и мимики.
- Неформалните комуникации са взаимодействия лице в лице, които се случват случайно през целия ден. Те могат да бъдат свързани с работата или не, вербални или невербални.
- Някои примери са: чат за нещо, което не е свързано с работа в трапезарията, бърз имейл със запитване за състоянието на проект или лепкава бележка с молба за импровизирана среща, за да назовем само няколко.
Официална комуникация
- Някои видове комуникация отговарят на официалните очаквания или протокол, записват се по някакъв начин или се планират и репетират преди време.
- Пример за официална вербална комуникация би била презентация по сценарий. Невербалната официална комуникация включва писмени статии като годишни доклади, условия на работа и договори.
Резултат 2: Разберете как да общувате в писмена форма
2.1 Определете съответните източници на информация, които могат да бъдат използвани при подготовката на писмена комуникация
Източниците на информация могат да бъдат класифицирани като първични или вторични.
Първичен източник
- По време на събитие се получава първичен източник. Този тип информация се събира от лице, което е в пряк контакт с инцидента или събитието.
- Тези източници могат да бъдат дневници, писма, вестници, съдебни протоколи, интервюта, анкети и др.
- Първичните източници обикновено са неподправени и най-близо до самите събития.
Вторичен източник
- Този тип информация се филтрира чрез някой, отстранен от основното събитие.
- Тези източници могат да бъдат интерпретирани или анализирани в литературата на първоизточника и да включват книги, тълкувателни документи или разказ на външни лица за събитие.
- Обикновено вторичните източници интерпретират събитие и могат да бъдат получени след него.
2.2 Опишете комуникационните принципи за използване на електронни форми на писмена комуникация в бизнес среда
Електронната комуникация се отнася до имейл, факсове или всяка писмена комуникация, предавана и съхранявана по електронен път.
- Ефективната електронна комуникация включва известна степен на техническо майсторство. Трябва да сте достатъчно умели, за да предавате информация чрез телекомуникационни технологии и да знаете как да използвате необходимия софтуер.
- Когато избирате електронни комуникации за обмен на информация, трябва добре да помислите и да решите кой е най-добрият и най-ефективен метод за комуникация.
- В офис среда трябва да можете да тълкувате информация от електронни източници и да имате добри умения за перифразиране.
2.3 Обяснете различните стилове и тонове на езика и ситуациите, когато те могат да бъдат използвани за писмени комуникации
Разговорното, непринуденото и официалното писане са различни стилове със собствени очаквания и резултати. Стилът на писане, който използвате, зависи от вашите намерения, вашия носител и вашата аудитория.
- Ежедневният език е неформален и разговорен. Това е начинът, по който пишете в приятелски текстови съобщения или чатове. Вероятно използвате разумен език само разумно по време на работа, особено с началниците си. Непринуденият език е начинът, по който говорите с връстниците си.
- Разговорният език е подобен и се отнася до езика, който използваме за комуникация със семейството и близките приятели. Разговорният език включва жаргон и диалект.
- Официалният език се използва в бизнес комуникациите и се използва, когато искате да се окажете професионален и авторитетен. Зависи и от думите и тона, който използвате. При официалното писане вашият език трябва да има правилен синтаксис, лексика и граматика.
2.4 Обяснете причините за избор и използване на език, който отговаря на целта на писмената комуникация
Комуникацията е процес на обмен на информация, идеи, мисли, чувства и емоции чрез реч, сигнали, писане или поведение. Езикът, който използваме, трябва да бъде лесно разбираем, точен и тактичен.
Всеки тип съобщение - оплаквания, минути и оплаквания, за да назовем само няколко - изисква различни нива на такт.
- По-специално, когато пишете нещо критично, винаги се опитвайте да се обърнете към организацията или групата като цяло, вместо да го правите лично.
- Започнете с положителни точки преди отрицателни, така че получателят да не бъде поставен веднага в защита.
- Обяснете фактите директно, вместо да използвате неясен или косвен език.
- Докато пишете, избягвайте да използвате удебелени или главни букви. Това се оказва враждебно в писмената комуникация.
2.5 Опишете начините за организиране, структуриране и представяне на писмена информация, така че да отговаря на нуждите на различна аудитория
Когато организирате, структурирате и представяте писмена информация, имайте предвид следното:
- Когато правите презентация, подгответе всички необходими документи преди време. Те могат да включват презентации на PowerPoint (или подобен софтуер за слайдшоу), листовки или скрипт за себе си.
- Поддържайте документите в правилния ред, така че комуникацията да протича без объркване или грешка. Проверете предварително поръчката.
- Докато представяте, бъдете ясни за целите си. Представете въведение за това, което ще представите, вашите мотиви при представянето, защо присъстващите са там и защо темата е важна.
- Представете работата си стъпка по стъпка, ясно използвайки подходящи справки, където е необходимо.
- В крайна сметка завършете, като обясните как са постигнати всичките ви цели.
- Отделете време да отговорите на въпроси.
2.6 Опишете начини за проверка на точността на съдържанието в писмена информация
Всяко писмено съобщение трябва да бъде точно, професионално форматирано и без правописни или граматически грешки. Проверете следното, преди документът да бъде финализиран, за да бъде изпратен на получателите.
Проверете точките за точност
- Неточностите могат да навредят на вашата репутация и тази на вашата организация. В зависимост от проблема ефектите могат да варират от смущаващи до катастрофални.
- Подробностите, които трябва да бъдат проверени двойно, включват: дати, имена, статистически данни, събития и котировки.
- Ако не сте сигурни в нещо, уверете се, че се консултирате с някой знаещ или опитен.
Проверете правописа и граматиката
- Повечето текстови процесори и имейл системи имат вградени проверки на правописа. Използвайте преценката си, тъй като те не винаги са точни, особено когато става въпрос за имена на хора или специфичен за отрасъла жаргон.
- Винаги четете документ два пъти сами, преди да финализирате.
- Нека някой друг да прочете и редактира документа вместо вас. Нов чифт очи ще забележи грешки, които сте пропуснали.
Използвайте шаблон
- Много организации имат вътрешни стилове за различни документи. Всички те ще бъдат достъпни като шаблони, в които можете лесно да въвеждате информация.
- Ако съобщението няма предписан шаблон, трябва да проучите правилния стил в зависимост от нуждите на вашата организация или отдел. Попитайте колегите си или намерете подобни документи, за да добиете представа за правилния стил.
2.7 Обяснете целта на точното използване на граматика, пунктуация и правопис
- Правилната граматика, пунктуация и правопис гарантират на читателя ви лесното време за четене на вашата комуникация, което прави комуникацията по-ефективна.
- Когато документ има фактически грешки, читателите са склонни да не вярват на цялото нещо. Възприеманата ненадеждност може да има отрицателно въздействие върху вашата репутация и по този начин вашето положение във вашата организация.
2.8 Обяснете какво означава обикновеният английски език и защо се използва
Обикновеният английски е език, който подчертава яснотата и избягва техническия език или жаргон. Това е особено важно, когато говорите с хора извън вашата професия, които се нуждаят от технически език, преведен на нещо по-лесно за разбиране.
Обикновен английски:
- Може да се използва за комуникация с всеки, независимо от неговите умения за четене или знания.
- Ясно и директно, без нищо скрито, без излишни думи или идеи.
- Без технически жаргон или жаргон.
2.9 Обяснете целта за корекция и проверка на писмена работа
Би трябвало да коригирате цялата писмена работа. Има няколко причини за това:
- Граматически правилното писане отразява добре вашия професионализъм и придирчивост, както и този на вашата организация. Други ще ви преценяват въз основа на това колко излъскано изглежда вашата писмена работа.
- Добре написаната проза отнема по-малко време за вашия читател, отколкото текстът с грешки, което прави писменото общуване по-ефективно.
Всички писмени работи, от имейли до протоколи от срещи до официални доклади, трябва да бъдат коригирани за грешки.
2.10 Обяснете целта да разпознаете работата, която е важна, и работата, която е спешна
В нашата ежедневна работа имаме комбинация от задачи, някои важни, някои спешни и някои с нисък приоритет. Всички задачи имат срокове, които трябва да бъдат спазени. Важността и спешността обаче са две различни неща. Някои задачи може да са и двете, но да се разпознаят кои са