Съдържание:
- Въведение в това звено
- 1.1 Каква е целта на използването на дневник?
- 1.2 Опишете различните видове дневници.
- Ръчни системи
- Електронни системи
- 1.3 Защо трябва да получавате подходяща информация за исканите дневници и промени?
- 2.1 Каква информация е необходима за записване в дневника?
- 2.2 / 3 Защо трябва да приоритизирате заявките и как да направите това?
- 2.4 Защо трябва да се опитвате да балансирате нуждите на всички участници?
- 2.5 Защо трябва да съобщавате промени на засегнатите?
- 2.6 Защо трябва да поддържате актуална дневник?
- 2.7 Опишете различните видове проблеми, които могат да възникнат при отправяне на нови заявки и решения на тези проблеми.
- Решения
- Споделяне на вашия календар
- 2.8 Обяснете целта на спазването на процедурите за сигурност и поверителност, когато използвате дневник.
- Успех с вашите проучвания
Прегледайте използването на дневници в бизнес администрацията, включително видовете налични дневници, информацията, която трябва да бъде включена, и как сигурно да съхранявате записите.
Снимка на Виктор Талашук в Unsplash
Въведение в това звено
Това е незадължителна единица от група Б на ниво 2 с общо 3 кредита. След завършване на тази единица кандидатът ще има добри познания за предназначението на дневниците, как да ги използва и защо да ги използва. Те ще знаят каква информация е необходима за поддържане на дневник и защо, и ще знаят как ясно и точно да правят записи в дневника и защо.
Кандидатите ще знаят целта на промените и как да ги приоритизират и съобщават, заедно с разбирането за необходимостта от тяхното съобщаване. Кандидатите също така ще знаят как да докладват и решават всякакви проблеми в дневниците и как да ги съхраняват сигурно, тъй като те могат да съдържат чувствителна и поверителна информация. Обхваща се и споделянето на дневници, включително нивата на споделяне, какви права има всеки човек върху дневника и как да се пазят поверителните и личните срещи далеч от всички потребители.
Включих и лично изявление.
1.1 Каква е целта на използването на дневник?
Времето е много важно и може да се използва по много ефективен начин чрез поддържане на дневник. Ето защо ефективното планиране и организация на вашето време и на другите хора е една от най-важните дейности, с които можете да се включите.
Дневникът е един от основните ресурси в офиса, без който никой от нас не би знаел къде трябва да бъдем или какво трябва да правим във всеки един момент.
Дневникът може да се поддържа ръчно или по електронен път.
1.2 Опишете различните видове дневници.
Дневните системи могат да бъдат разделени на два типа:
Ръчни системи
Най-често срещаният тип ръчна дневник система, използвана в офиси
е подвързаната книга, в която се записват срещите.
Това може да са:
- Един ден на страница
- Два дни на страница
- Една седмица за преглед
- Две седмици за гледане
Когато избирате най-подходящия тип ръчен дневник, който да използвате, ще трябва да прецените колко записи вероятно ще направите за един ден.
Алтернатива на подвързаната книга е разхлабената система, често известна като мениджър на времето. Това има предимството, че секцията на дневника е непрекъсната. Новите страници просто се добавят с напредването на годините, така че няма нужда да се сдобивате с нов дневник към края на всяка година.
Друга, напълно различна, ръчна система е плановикът за стени. Това обикновено са ламинирани диаграми, които имат пространство на ден, обхващащо цялата година.
Електронни системи
Електронните дневници могат да се поддържат на персонален компютър, лаптоп, длан или електронен органайзер. Те имат редица предимства пред ръчните системи:
- Подчертаване на потенциален конфликт между срещите
- Въвеждане на редовни събития само веднъж
- Използва се по-малко хартия.
- Защита с парола.
- Предлага се многократен достъп.
- На екрана напомняне за срещи.
- Съвместимост на базата данни.
- Електронен контакт.
Важно е да проверите ефектите от промените, направени в записите.
123rf.com
1.3 Защо трябва да получавате подходяща информация за исканите дневници и промени?
Исканията за промени може да изглеждат относително незначителни, но могат да имат въздействащ ефект, който може да има големи последици. Забавянето на среща може да доведе до закъснението на лицето, което присъства на събранието, или дори да не може да присъства на други срещи, уговорени за по-късно през деня. Следователно е важно да се проверят ефектите, които ще има исканата промяна, преди да се съгласите с нея.
Трябва да се получи цялата подходяща информация, защото трябва да се уверите, че всеки, който присъства на срещата или някаква среща, има удобство и им се предоставят всички подробности, така че да няма грешка във всеки край по всяко време.
2.1 Каква информация е необходима за записване в дневника?
Информация като време, продължителност, дата, място, присъстващи, председател, посетители трябва да правят дневници.
2.2 / 3 Защо трябва да приоритизирате заявките и как да направите това?
От съществено значение е да дадете приоритет на действията, които трябва да предприемете в случай на едновременно получаване на множество искания или промени в договореностите. Очевидно промените вероятно се справят най-добре в хронологичен ред. Също така всички ангажирани със срещата трябва да се свържат и да се уверят, че е удобно за всички, преди заявките или промените да бъдат потвърдени. Промените, които засягат срещите в деня, в който получите промените, ще трябва да се справят, преди промени в срещи или срещи в бъдеще.
Пример за софтуер за дневник.
2.4 Защо трябва да се опитвате да балансирате нуждите на всички участници?
На всяко лице, участващо в срещата или срещата, трябва да се даде достатъчно време за планиране, пътуване и за други нужди, така че срещата да протече добре и безпроблемно за никого. За да бъде срещата успешна, всички участници трябва да присъстват и да им бъде предоставено достатъчно време за подготовка.
2.5 Защо трябва да съобщавате промени на засегнатите?
Промените трябва да бъдат съобщени навреме и ако отговаряте за дневниците на други хора, жизненоважно е да ги съобщавате навреме, за да им позволите да се подготвят за всякакви срещи или пътувания. Също така е важно да оставите достатъчно време през деня, за да се справят с рутинни въпроси и достатъчно време за пътуване между срещите, ако е необходимо.
Други, които са засегнати от промените, също ще имат други срещи в дневниците си. Важно е да не им създавате впечатлението, че се правят промени или леко, или обратно, защото се появи нещо по-важно.
Системите за електронни дневници могат автоматично да съобщават промени на участниците, чиито системи са свързани в мрежа с вашата, но ще трябва да се свържете с всеки друг засегнат. В зависимост от сроковете, това може да стане по телефон, имейл, факс, писмо или устно.
Пример за ръчен дневник.
getentrepreneurial.com
2.6 Защо трябва да поддържате актуална дневник?
Актуализирането на дневника, когато са договорени промени, е изключително важно. Трябва да сте сигурни, че сте изтрили всички отменени срещи. И досадно, и неудобно е да пристигнете за среща, само за да бъдете уведомени, че е била отменена, както и загуба на време.
Дневник, който не се поддържа напълно актуален, ще доведе до всякакви обърквания. Това ще накара хората да загубят увереност и ще стане загуба на време.
Възможно е да има въпроси, свързани със сигурността и поверителността, когато се съобщават изменения на споразуменията. Възможно е да се провеждат преговори, които биха могли да повлияят на бъдещето на организацията. Ако сте наясно с тях в резултат на уговарянето на срещи, важно е да не предоставяте тази информация на разположение.
Може да се каже, че ефективността на цялата организация зависи от правилното поддържане на използваните дневници. Въпреки че на пръв поглед може да изглежда съвсем незначителна роля, би било много трудно, ако всеки член на персонала трябва да си спомни какви назначения е имал и къде трябва да бъде във всеки един момент.
2.7 Опишете различните видове проблеми, които могат да възникнат при отправяне на нови заявки и решения на тези проблеми.
Могат да се отправят нови заявки за дневник за среща или среща, за резервация на стая или за промяна на съществуваща резервация. Исканията зависят от ролите, в които е включен притежателят на дневника. Когато се отправят заявки, заявителят може или не може да е разгледал дневника за налични слотове или безплатни часове и това може да се дължи на това, че те нямат достъп до необходимата информация. Когато се направи нова заявка, могат да се появят следните проблеми
- Последици за съществуващите заявки - те могат да се основават на следните фактори като припокриване и дублиране
- Припокриване на множество заявки - трябва да се внимава заявките да не се припокриват, тъй като те могат да създадат хаос и да попречат на хората да присъстват на срещи или срещи.
- Дублирани или двойни резервации - често срещана грешка, която възниква, когато дневникът се обработва от множество хора и комуникацията е лоша
- Несъобщаване на заявки или промяна в заявките - лошата комуникация отказва цялата система
- Не потвърждаващи заявки - заявките трябва да бъдат потвърдени, в противен случай човек няма да бъде сигурен дали заявката ще продължи. Понякога това води до свободни слотове, което кара хората в нужда да чакат
- Не записване на заявките - това ще се покаже свободно, когато всъщност има заявка
- Приоритизиране на заявките - искане за разсрочване на заявки, когато влязат някои заявки с висок приоритет / спешност / спешност
- Актуализиране на заявките - за избягване на неправилна комуникация и дезинформация
- Защита на данни
- Сигурност
Решения
Решенията на тези проблеми са:
- Наличие на задълбочени познания за дневниците, как да ги използвате, как да планирате и координирате заявки, като избягвате дублиране и припокриване
- Знания за получаване на подходяща информация за заявка и видовете необходима информация
- Приоритизиране на заявките според нуждите и спешността и записването им в правилния формат, а също и предоставяне на достъп до необходимия персонал
- Комуникацията е друг важен аспект, който, ако не се използва, ще провали работата на организацията
- Актуализирането избягва разочарованията и грешките по много начини
- Следват политиките и процедурите на организациите, свързани със защитата и сигурността на данните.
- Използване на регистрирана файлова система, така че никой да няма достъп до файлове, без да е регистриран в системата
Споделяне на вашия календар
2.8 Обяснете целта на спазването на процедурите за сигурност и поверителност, когато използвате дневник.
Дневник може да се използва за различни цели. Човек записва лични или поверителни срещи, срещи за срещи, дискусии и друга информация в дневника си. Може да има и записи, свързани с поверителна информация на други хора, които са чувствителни и лични. Така че всеки запис в дневника трябва да има настройки като „частен“ за лична информация и да се увери, че само подходящи хора виждат направените записи, в противен случай ще има нарушение на поверителността. Не искаме някой да вижда нашата или поверителната информация на някой друг. Примерите са назначаване на трудово здраве, официален преглед, дисциплинарно заседание, рехабилитация или защитно събрание и т.н…. Така че достъпът до информация от хората трябва да се поддържа и наблюдава.
Що се отнася до проблемите със сигурността, ако календарът или дневникът не са били защитени, всеки ще има достъп до информация в дневника и дори може да редактира или изтрива важна информация. Когато хората получават достъп до календари, те получават определени нива на разрешение, когато разглеждат правата за достъп и правата за редактиране. Също така дневникът трябва да бъде отворен само за хора, които се нуждаят от тази конкретна информация и затворен от всички останали.
Така че, за да може организацията или отделът да функционира и работи правилно, трябва да се спазват процедурите за поверителност и процедурите за сигурност.
Успех с вашите проучвания
Надявам се, че това ви е било от полза. Моля, не се колебайте да оставите вашите коментари или отзиви. Ако имате някакви въпроси или се нуждаете от помощ и съвет, моля не се колебайте да се свържете с мен. Благодаря ти.