Съдържание:
- Организирайте своите физически файлове
- Електронните таблици са вашите приятели
- Как да копирате и поставите в Excel
- Препоръчителни електронни таблици за проследяване на бизнес активността
- Печалби на свободна практика
- Разходи
- Ето какво трябва да включите в електронната си таблица
- Режийни разходи
- Това са елементите, които трябва да записвате ежемесечно
- Прости електронни таблици за всички данъкоплатци
Тези съвети ще ви помогнат да преминете през данъчния сезон без обичайната болка.
Олга Делаурънс
Краят на годината е натоварен и често стресиращ. В крайна сметка имаме два празника един до друг, които изискват време, пари и подготовка. На всичко отгоре, до декември 31 -ви, това е със старото и с новото. О, не говоря за почистване на килера или навеса. Не, говоря за финансови записи, файлове, разписки и получаване на вашите патици подред, за да ги представите на чичо Сам.
Ужасяващо, нали?
Е, не е задължително. Следвайте тези съвети и почистването в края на годината е бриз. Събирането на вашите записи в подготовка за подаване на годишната ви данъчна декларация.
Тези съвети имат за цел да улеснят живота на онези от нас, които работят от вкъщи като предприемачи или самостоятелни предприемачи. Господ знае, че сме достатъчно заети, тъй като е, така че защо да не организираме вашите записи? Това ще спести време и тонове стрес. Вярвай ми!
Дръжте файловете с текуща година под ръка
Снимка от Shauna L Bowling
Организирайте своите физически файлове
Много от нас все още предпочитат да получават сметките си по пощата и да плащат с чек. Отделете чекмедже на бюрото си или преносима файлова система, за да съхранявате разписки за текущата година. Направете папка за всеки кредитор и я маркирайте с текущата година в раздела. Също така е добре да имате папка за медицински разходи, тъй като тази информация ще бъдете помолени във вашата данъчна декларация.
Освен това направете папка с текуща година за вашите бизнес разходи, ако е приложимо. Пуснете всичките си разписки в папката след записване на разходите. Ако вашите разписки съвпадат с извлечение от банка или кредитна карта, направете копие, което да пуснете във вашата бизнес папка. (Повече за записването на свързаните с бизнеса разходи по-късно в тази публикация).
Ако имате система за подаване на документи като удостоверения за брак, застрахователни полици, гаранции, заглавия на превозни средства, данъчни декларации и т.н., (и трябва!) Краят на годината е времето да го почистите. Прегледайте всяка папка и изхвърлете всичко, което е изтекло или вече не се отнася за вашето домакинство.
Ще искате да съхранявате банкови извлечения, платени сметки и други подобни в продължение на три години. Съхранявайте ги в шкафа с файловете, които съхранявате дългосрочно. IRS има само три години, за да провери връщане, така че всичко по-старо от това, можете да изпратите до тринадесет файла, включително всички архиви.
Раздробете всички документи, които можете да забраните, и ги добавете към вашата купчина компост или ги използвайте като подпалване за камината.
След като организирате физическите си файлове, е време да създадете система за водене на записи, която да поддържате редовно. Това е мястото, където поддържането на здравия разум влиза в игра.
Електронните таблици са вашите приятели
Сега, не ми се нахвърляйте на всички бонбони. Дори да нямах счетоводен опит, пак бих ги използвал. Те са най-лесният начин да поддържате записи и да имате достъпна информация с един поглед. Да се научиш да вмъкваш формули в Excel не е трудно. И това, че не се налага да пускате касета (на калкулатора), дойде данъчното време, е огромна икономия на време.
За тези от вас, които не са запознати с Excel, ето основен урок, който ще ви преведе как да настроите формули за електронна таблица и форматиране:
Как да копирате и поставите в Excel
Винаги не забравяйте да изчистите всички данни, с изключение на формулите. По този начин изчисленията ще се извършват автоматично, когато добавяте нови данни.
Както виждате от снимката по-долу, изчистих всички данни, но формулите все още са там и чакат да отидат да работят за мен!
Препоръчителни електронни таблици за проследяване на бизнес активността
Имам няколко електронни таблици, които поддържах за бизнеса си и все още поддържам за личната си данъчна декларация. По-долу е това, което препоръчвам да улесните работата си, дойде данъчно време. Този тип водене на записи също ви служи добре по всяко време, когато трябва да предоставите финансова информация на субект, който я поиска. С натискането на един бутон можете да прикачите тези електронни таблици или да ги конвертирате в PDF файлове и да ги изпратите по имейл до запитващите обекти
Проследявайте приходите си по клиент
Снимка от Shauna L Bowling
Печалби на свободна практика
Отворете нова работна книга и я кръстете „Печалби на свободна практика“ или каквото и да е, което плава във вашата лодка. Просто се уверете, че това е нещо, което ще запомните, когато трябва да го потърсите.
Добавете вашето име, име на фирма, име на работната книга и годината, за която се отнася. (Вижте снимката).
В моята работна книга за доходи на свободна практика съм добавил работни листове, които се отнасят до моя бизнес. Те са както следва:
- Печалба 2015г
- Разходи 2015г
- Пробег 2015г
- Режийни разходи 2015
Забележка: Затворих бизнеса си на свободна практика през 2015 г., но информацията, която предоставям в тази статия, е вечнозелена.
В раздела „Печалби“ аз нарекох колоните по следния начин:
- Колона A - Име на проекта
- Колона Б - фактурирана дата
- Колона C - Номер на фактура
- Колони D през M - всяка се присвоява на източник на доход (клиент)
- Колона N - Междинна сума (сумата от всички числа в реда)
- Колона O - общо (това всъщност е излишно)
- Колона P - Дата на плащане
- Колона Q - По-малко такси (понякога PayPal оценява такси за непроверени платци)
- Колона R - Платена сума (нето, платено ми)
- Колона S - салдо (неплатено салдо)
- Колона Т - Месечен сбор (това изисква отделна формула, която варира в зависимост от това колко реда записи имам за един месец)
В долната част на електронната таблица имам формули за всяка колона. Това ме уведомява с един поглед колко съм спечелил от всеки клиент. Това е полезно, когато преоценявате клиентската си база. Полезно е и в края на годината; знаете от кои клиенти да очаквате 1099 (всичко над $ 600).
Тогава има формула, която минава, за да ми даде общ сбор. Тя трябва да се съгласи с общите стойности в колони Q, R, S и T. Това се нарича „доказателство“. Ако сумите не проверят кръстосано, някъде има грешка.
В този момент бих искал да се намеся. Ако някой от моите читатели се почувства претоварен от настройването на електронни таблици, ще се радвам да го направя вместо вас. Тогава всичко, което ще трябва да направите, е да пуснете информацията, когато се появи. Изпратете ми имейл чрез страницата на потребителския профил на Bravewarrior (погледнете под „имейл на фен.“)
Проследявайте бизнес разходите си
Снимка от Shauna L Bowling
Разходи
След това ще преминем към работния лист на разходите. Тук ще проследявате всичките си бизнес разходи. Настроих това малко по-различно. Първите три колони са съответно Дата, Бенефициент и Общо. Четвъртата колона се оставя празна, за да видите общата сума, без да се налага да отивате до последната колона. Ще разберете защо съм го настроил по този начин, когато видите колоните, които съм посочил. Не забравяйте да включите всички данъчно признати оперативни разходи, иначе известни като разходи за правене на бизнес (извън режийните разходи - ще разгледаме това по-късно).
Ето какво трябва да включите в електронната си таблица
- Офис консумативи - хартия, мастило, тонер, химикалки, моливи и др.
- Софтуер
- Хардуер - CRT, монитори, лаптопи, високоговорители, принтери и др.
- Обучение - всеки семинар, който посещавате, или онлайн обучение, за което плащате такса
- Ремонти и поддръжка (R&M) - ремонт на компютри и др.
- Реклама / Маркетинг - това не включва пробег, а действителни разходи за изваждането на вашето име. Това може да са стикери за вашето превозно средство, визитки, такси за печат и т.н.
- Лицензи / данъци - вашият професионален лиценз и такси за регистрация на името на вашия бизнес отговарят на условията тук. В тази графа изброявам и годишното си име на домейн и такси за уебсайтове.
- Застраховка - ако имате отделна застраховка само за вашия бизнес, като например професионална отговорност
- Такси за състезание
- Такси (други) - това ще бъдат банкови такси, такси PayPal и всякакви други такси, които поемате, за да бъдат платени.
- Пощенски
- Развлечения - ако заведете клиент на обяд или вечеря, не забравяйте да напишете името на клиента и какво е било обсъдено в касата, в противен случай не можете да го отпишете.
- Пътуване - отново, това не включва пробег; това е отделно изчисление. Това би включвало самолетни билети, хотелски престой, коли под наем и др., При условие че са свързани с бизнеса.
Искате да имате общ брой на всяка колона (вертикална), която ще се „докаже“ до общия ред (хоризонтална).
Разделът „Пробег“ е доста прав. По принцип изглежда така:
Запишете пробега си
Снимка от Shauna L Bowling
Когато шофирате до мрежово събитие, пощата, магазина за офис консумативи, за да се срещнете с клиент или забавлявате клиент на местно ниво, пробегът ви може да бъде приспаднат. IRS публикува различен процент всяка година. Вашият данъчен софтуер или счетоводител ще направи правилното изчисление, след като предоставите общия пробег. Таксите за паркиране и пътните такси също подлежат на приспадане, така че не забравяйте да пазите разписките и да ги регистрирате. Обикновено водя отделна колона в електронната таблица за пробег, за да проследя паркирането и пътните такси (за пример вижте листа за медицински разходи по-нататък в тази публикация).
Забележка: Ако използвате превозно средство само за работни цели, можете да изберете да включите бензин и масло, ремонти и поддръжка на автомобила в областта на оперативните разходи. Не можете обаче да отпишете пробег, ако това е вашият път. Също така, трябва да амортизирате превозното средство (в зависимост от възрастта му), ако е, наистина служебно превозно средство.
Режийни разходи
Преминаване към режийни разходи:
Ако работите от вкъщи и имате специален офис (превърнах третата си спалня в офис), можете да приспаднете част от режийните си. Изчисленията се основават на квадратурата на вашия офис, разделена на общата квадратура на вашия дом. Вашият данъчен софтуер ще прави математика въз основа на квадратурата, която предоставяте.
Това са елементите, които трябва да записвате ежемесечно
- Ипотечно плащане - ако вашите данъци и застраховка са включени в плащането, ще трябва да нарушите принципа, когато подадете данъците си. Просто извадете своите застрахователни и данъчни номера от общото плащане за годината, за да получите правилната разбивка.
- Електрически
- Газ - за охлаждане и отопление на вашия дом / вода
- Вода
- Домашни ремонти - това се отнася само за ремонти, които засягат цялата къща, като повторно водоснабдяване на конструкцията, повторно окабеляване и т.н.
- Мобилен телефон - ако го използвате за бизнес.
- Телефон - ако имате специална телефонна линия, включете това в работния лист за разходите, а не тук.
- Интернет - това важи особено за писателите. Всеки самостоятелно зает специалист, който разчита на Интернет за извършване на бизнес, трябва да включва тези разходи.
Проследявайте режийните си разходи
Снимка от Shauna L Bowling
Прости електронни таблици за всички данъкоплатци
За всички данъкоплатци, които детайлизират удръжките, е добра идея да поддържате електронни таблици за медицинските си / стоматологични разходи и благотворителни вноски. Проследявайте и пробега си за двете категории, тъй като той се отчита за вашите разходи по джоба и може да бъде приспаднат.
Както ще видите по-долу, вашата електронна таблица за медицина / стоматология е много проста.
Проследявайте медицинските си разходи, включително пробег
Снимка от Shauna L Bowling
Вашите премии подлежат на приспадане, както и предписанията, посещенията на лекар, престоя в болница, лабораторната работа, амбулаторните лечения и др. Ако Вашият лекар е предписал план за отслабване или членство във фитнес за лечение на конкретно заболяване, включително затлъстяване, те се приспадат като добре. Обърнете внимание, че ключовата дума тук е предписана. Вашият лекар, който споменава, че трябва да отслабнете, не отговаря на изискванията за това намаление.
За