Съдържание:
- Правило № 1 на етикета за имейли: Уверете се, че форматът на съобщенията ви е професионален
- Правило за етикета на имейл № 2: Нека съобщението ви бъде кратко
- Ами сега ... Не исках да изпратя това
- Правило на етикет за имейл № 3: Използвайте професионален език
- Правило за етикет по имейл № 4: Няма нежелани съобщения
- Правило № 5 на етикета за електронна поща: Имейлът не е частен
- Правило за етикет по имейл № 6: Отговорете незабавно на входящите съобщения
Екранна снимка на входящата поща с полезни съвети.
(c) C. Calhoun 2012. Всички права запазени.
С напредването по-навътре в дигиталната ера откриваме, че все още има правила за етикет, които трябва да спазваме. Светът на електронната поща също има специфични правила на етикет. Всеки път, когато изпращате имейл, вие изпращате и съобщение за себе си. Хората ще правят заключения за вас, независимо дали ви познават или не, въз основа на вашето писане.
Ако спазвате тези шест правила на етикета по имейл, ще поставите най-добрия си крак напред. Можете да бъдете уверени, че ще направите положително впечатление. Тези правила важат особено на работното място.
Правило № 1 на етикета за имейли: Уверете се, че форматът на съобщенията ви е професионален
- Когато изпращате имейл, използвайте подходящия поздрав. Можете да се обърнете към човека по име или дори да включите „здравей“.
- Използвайте неутрален по пол език.
- Ако за първи път изпращате имейл на някого и не знаете кой е човекът, използвайте адреса „Уважаеми господине или госпожо.“
- Завършете имейла с подходящ край, като благодаря, искрено, с уважение и други подобни думи.
- Включете електронен подпис с вашето име, заглавие и имейл адрес и / или други методи за комуникация като телефонни номера, уебсайтове и др.
Правило за етикета на имейл № 2: Нека съобщението ви бъде кратко
- Включете тема, така че хората да знаят за какво става дума в съобщението и да могат да определят уместността на имейла. Ако не поставите тема в темата, получателят ви може да бъде предпазлив и да не провери съобщението.
- Основният текст на съобщението трябва да е кратък - незабавно стигнете до точката. Няколко изречения трябва да са всичко, от което се нуждаете.
- Вашето писане трябва да включва кратки изречения.
- Напишете кратки абзаци и използвайте празно пространство. Тоест пишете за интернет.
Ами сега… Не исках да изпратя това
Правило на етикет за имейл № 3: Използвайте професионален език
- Имейл съобщенията са по-малко официални от писането на писма, но не си позволявайте да бъдете небрежни.
- Проверете за правилна граматика, пунктуация и правопис. Нищо не подкопава доверието ви повече от съобщение, изпълнено с грешки.
- Избягвайте прекалената употреба на емотикони. Ако вмъкнете твърде много, може да компрометирате професионализма си. Някои ще твърдят, че използването на емотикони като цяло е непрофесионално.
- Помислете за формулировката в съобщението си. Понякога е трудно да предадете тона на значението си в писмена форма. Избягвайте сарказма, защото вашият читател лесно може да възприеме погрешно това като обида.
- Избягвайте да пишете емоционално заредени съобщения. Ако сте в емоционално състояние, изчакайте, докато сте в по-спокойно състояние на ума, преди да се опитате да напишете нещо.
- Използването на ALL CAPS предполага, че крещите на някого. Освен това е трудно за четене.
Модифициран принцип "KISS". По-малко е повече.
В. Калхун
Правило за етикет по имейл № 4: Няма нежелани съобщения
- Изпращането на нежелана поща дразни хората и може да ги подкани да ви блокират.
- Не прикачвайте ненужни файлове. Хората са лоши за прикачени файлове от неизвестни податели и с право: те могат да съдържат вируси.
- Избягвайте да изпращате „напред“. Тези съобщения са безлични и често хората ще ги изтрият, преди да прочетат.
- Модерните шрифтове и фонове могат да бъдат трудни за четене и да разсейват читателя ви. Вашата публика може да ви приеме по-малко сериозно. Кой иска да бъде известен като Curly Cue Sue - и това не е препратка към нейната коса.
Правило № 5 на етикета за електронна поща: Имейлът не е частен
- Все още можете да правите съобщенията лични, но имайте предвид, че други очи могат да видят съобщението ви.
- Всяко съобщение, което изпратите на някого, подлежи на препращане.
- Използвайте функцията „CC“ (копиране в) само ако тази страна трябва да знае наличната информация. В противен случай ще затрупате нечия входяща поща.
- Функцията „BCC“ (сляпо копие) е подходяща за масови изпращания по електронна поща, защото получателите няма да се налага да превъртат много имейл адреси. Ако тайно включвате някого в разговор, не забравяйте, че имейлът НЕ е личен.
- Уверете се, че личното ви съобщение, което изпращате, всъщност отива на този, който възнамерявате. Много имейли са изпратени до грешната страна, в ущърб на подателя.
- Ако търсите работа, не го правите, НЕ използвайте имейла на настоящия работодател, за да извършвате този вид бизнес. Бъдещият ви работодател само ще приеме, че ще направите това отново - но на тях.
- Тъй като имейлът не е защитен, приемете, че работодателят ви следи всички входящи и изходящи съобщения.
Правило за етикет по имейл № 6: Отговорете незабавно на входящите съобщения
- Ще запазите имиджа си на професионализъм, ако отговаряте бързо на съобщенията.
- Отговаряйте на въпроси, които някой е задал от вас по имейл. Понякога хората изпращат обратно информация, която е без значение, забравяйки да отговорят на първоначалния въпрос.
- Един добър начин да досадите на вашия четец е, ако използвате разписки „заявка за доставка / четене“. Понякога получателят ви няма да чете такива съобщения и / или няма да може да чете поради програми за филтриране на имейли. Избягвайте тази функция.
© 2012 Синтия Калхун