Съдържание:
- Методи за наблюдение, контрол и отчитане на доходите и разходите
- Мониторинг на приходите и разходите
- Контролиране на приходите и разходите
- Отчитане на приходи и разходи
- 5 чудесни инструмента за проследяване на бизнес разходите
- Начини, по които разходите могат да бъдат сведени до минимум в сферата на отговорност
- Ефективно използване на технологията
- Дългове
- Бюджет
- Намаляване на разходите
- Работя от вкъщи
- Как да се идентифицират ситуации, при които може да са необходими коригиращи действия
- Обхватът на собствените правомощия за управление на бюджета и разрешаване на разходи
За да управлявате ефективно и ефикасно бюджетите, е необходимо да…
- наблюдава, контролира и записва всички финанси (приходи и разходи),
- да знаете как да минимизирате разходите в областите, за които отговаряте,
- да могат да разследват или идентифицират проблемни области и да ги коригират, и
- ефективно управление и разрешаване на разходите.
Тази статия се основава на единицата NVQ Level 4, „Управление на бюджетите“. За да получите ясна представа и разбиране за целта на бюджетите, моля, прочетете тази статия. Ще разберете целта на бюджетите, включително ползите от ефективното и ефикасно управление на финансовите ресурси; законовите, регулаторните и организационните изисквания за управление на бюджета; и различните видове бюджетни системи и техните характеристики.
Сега ще ви трябва задълбочено разбиране за това как да управлявате бюджетите. Бюджетният процес обикновено е отговорност на висшия управленски персонал и финансовия персонал. Тези служители трябва да разполагат с точна и актуална информация и знания за ефективни процедури за бюджетиране.
Бюджетите се разработват за всяка финансова година. Участващите мениджъри и служители ще трябва да разработят бюджети за собствените си области на отговорност и след това да ги предадат на финансовия отдел. След това тези проекти на бюджети се преглеждат от висшето ръководство и по-късно се одобряват от комисия или нещо подобно в зависимост от организацията.
Методи за наблюдение, контрол и отчитане на доходите и разходите
Знаете целта на бюджетите. Сега ваша отговорност е да ги управлявате. Управлението на бюджетите изисква непрекъснато да наблюдавате, контролирате и записвате приходите и разходите, за да следите всяко финансово движение и резултатите от него. Как ще постигнете това? Нека разгледаме няколко начина или метода.
Мониторинг на приходите и разходите
Наблюдението на бюджета се извършва, за да се гарантира, че ресурсите се използват съгласно плановете, посочени в бюджета. Проследяването или наблюдението на начина на използване на финансовите ресурси е много важно за всеки отдел и организацията. Това е непрекъснат процес, за да се гарантира, че целите са изпълнени, както е посочено в бюджета. Чрез това наблюдение ще можете да вземате решения за бюджетиране и да предприемате подходящи действия, когато и където е необходимо.
Доходите и разходите трябва да бъдат наблюдавани, за да се открие някаква промяна в моделите, така че да могат да се предприемат подходящи действия. Тази процедура за наблюдение може да се извършва на редовни интервали, както всеки месец например. Когато наблюдавате данни, вземете предвид, че бюджетът е планиран за предстоящата година, както и разходите и приходите към днешна дата.
Погледнете остатъка за остатъка от периода през текущата финансова година и изгответе прогноза какво ще бъде положението при този темп до края на финансовата година. Погледнете всички вариации, както положителни, така и отрицателни, и предприемете необходимите действия, за да ги коригирате. Във всяка стъпка е важно да се документират (записват) всички факти и действия.
Най-добре е да наблюдавате приходите и разходите на държателя на бюджета и по-високите управленски нива чрез редовни срещи. Трябва да има ефективно управление на паричните потоци, тъй като е много важно за услугите и продуктите, които бизнесът предоставя.
Бюджетите могат да бъдат разделени според разходните центрове или други кодове или нива, така че да е по-лесно да ги наблюдавате. Това ще помогне да се идентифицират областите, които са свръх постигнати и недостатъчно постигнати.
Трябва да можете да анализирате и да предоставите обяснение за всяко отклонение от предложените разходи, било то положително или отрицателно. Това трябва да бъде придружено от план за действие. Това ще гарантира, че ресурсите са били използвани икономично, ефикасно и ефективно.
Контролиране на приходите и разходите
Следващият важен въпрос е контролирането на приходите и разходите. Без тази стъпка човек ще харчи пари извън пистата. За да се контролират приходите и разходите, най-добре е да се включи директно лицето, което отговаря за контрола на финансите и резултатите на даден отдел, докато се разработва бюджетът. Наличният бюджет трябва да бъде съобщен на всички съответни служители.
Възможно е да има различни раздели на бюджета, които ще бъдат контролирани от различен персонал, така че е най-добре да се разпределят и да се предоставят правомощия на хората, които са пряко ангажирани - например одобряващият бюджета и ръководителя на бюджета. Отделите или екипите трябва да бъдат информирани за лицето, което отговаря за контрола на приходите и разходите.
Общият размер на наличните финанси за определена година трябва да отразява общите разходи, планирани за тази година.
Отчитане на приходи и разходи
Записването на приходи и разходи може да се извърши ръчно или по електронен път. Записът трябва да се извършва незабавно и ежедневно. Всички сметки, свързани с приходите и разходите, всички приходи, които се дължат, всички получени плащания, издадени разписки и фактури, дългове и т.н., трябва да бъдат ясно записани с дата и цел.
Записването на доходите е начин да се определи дали бизнесът печели или не, тъй като включва подробности за получените и изразходвани пари.
5 чудесни инструмента за проследяване на бизнес разходите
Записвайте подробности за областите на бизнеса, като започнете от най-печелившата до най-малко печелившата. Това автоматично ще ви помогне да анализирате и да предприемете действия в области, които създават огромна загуба.
За малки разходи е добре да използвате сметка за дребни пари, за да използвате и проследите малките разходи. Записването им ще помогне за ефективно възстановяване на парите и само записаните пари ще бъдат възстановени. Това е ефективен начин за отчитане на малки разходи, които в противен случай могат да останат незабелязани.
Начини, по които разходите могат да бъдат сведени до минимум в сферата на отговорност
Намаляването на разходите в бизнеса е един ефективен начин за управление на бюджети или налични средства. Ако всеки минимизира разходите в собствената си зона на отговорност, това като цяло ще доведе до огромни икономии за бизнеса. Човек трябва да знае, за да прави правилния избор, когато става въпрос за харчене на пари за конкретни области на бизнеса.
Начините, по които разходите могат да бъдат сведени до минимум в собствената зона на отговорност, са:
Ефективно използване на технологията
В наши дни има много модерни технологии, от онлайн пазаруване до плащане на сметки и др. Използвайте ефективно следните технологии, за да спестите време и пари.
- Срещите могат да се провеждат с помощта на телеконференции, което означава, че спестявате пари за пътуване, подреждане на стаи / места, спестявате време за организиране и планиране на заседателни зали и т.н.
- Можете да използвате ефективно технологията, като не печатате на хартия и използвате електронно съхранение на файлове и други бизнес данни. Това спестява време, пари и околна среда.
- Някои бизнеси могат да се управляват онлайн в зависимост от естеството или поне маркетингът може да се извършва онлайн. Това ще помогне да спестите много пари, похарчени за маркетинг персонал, офис площи, оборудване и т.н.
Дългове
Кредитните карти имат високи лихвени проценти и следователно те трябва да бъдат платени възможно най-скоро. Това ще помогне на бизнеса в дългосрочен план.
Бюджет
Винаги разработвайте бюджет за вашата зона на отговорност и се придържайте към него. Всяко отклонение от него може да бъде доста вредно, но ще ви даде ясен план какво да правите и какво да не правите и какво да избягвате.
Намаляване на разходите
Купувайте само необходимите стационарни, оборудване, мебели, софтуер, необходими за ежедневното протичане на бизнеса. Намалете всички други нежелани разходи. Купете енергийно ефективни машини и използвайте енергийни крушки, за да можете да спестите от сметки за енергия. Използвайте правилно изолирани врати и прозорци. Понякога производителите продават обновени продукти на много по-ниски цени и ако изглеждат с добро качество, изберете ги.
Работя от вкъщи
Това е ефективен начин да спестите пари от офис площи и разходи за гориво. Докато намалявате разходите, е разумно да ги намалите в правилните области, тъй като намаляването на разходите в грешните области може да има пагубен или отрицателен ефект. Винаги търсете добра стойност за парите и това може да бъде постигнато чрез поддържане на добри отношения с доставчици и партньорски организации.
Как да се идентифицират ситуации, при които може да са необходими коригиращи действия
Изискват се коригиращи действия в области, които не съответстват на политиките, процедурите или процесите на организацията. Причините за тези несъответствия трябва да бъдат идентифицирани и да се вземат превантивни мерки от тези, които се случват в бъдеще, и това се нарича коригиращо действие. Коригиращи действия могат да бъдат предприети в резултат на жалба или одит или неблагоприятно въздействие върху финансите на компанията и т.н. За да се предприемат правилните действия, трябва да се проведе разследване по конкретния въпрос.
Някои ситуации, които може да изискват коригиращи действия, са:
- Бюджетите на проектите излизат извън контрол. неговото може да се избегне, ако внимателно наблюдавате бюджета, а също и ако служителите знаят, че вие контролирате бюджета. Преглеждайте и препрогнозирайте бюджета ежеседмично.
- Работа, която отнема повече време от планираното и следователно изисква допълнителен бюджет, усилия и време.
- Когато един или повече от членовете на екипа зарежат проект.
- Когато дадена задача или проект е извън графика или надхвърля бюджета поради технически или финансови ограничения.
- Пропускане на важна задача или проект или цел.
- Когато работата или изпълнените задачи не отговарят на целите.
- Клиентите не са доволни от услуги или продукти, тъй като не отговарят на спецификациите или очакванията.
- Когато ресурс или спонсор се провали.
- По време на оценки на риска, одити или проверки за осигуряване на качеството.
Коригиращите действия могат да бъдат нещо като препланиране на проекти, преразпределение на ресурси, реорганизация на екипи, управление на проекти по различен начин, препроектиране на процеси или продукти и т.н. Идентифициране на основната причина и предприемане на необходимите действия.
Обхватът на собствените правомощия за управление на бюджета и разрешаване на разходи
Управлението на бюджета не е свързано само с поддържането на правилните финансови числа, а и с управлението на участващите хора. Например служителите или членовете на екипа. Човек трябва да притежава добри управленски умения, за да управлява бюджети и да оторизира разходите. Притежателят на бюджета носи отговорност за парите, отпуснати за определен бюджет и следователно трябва да провери дали разходите са законни и след това да упълномощи бюджета. Властта да харчи не означава, че човек може просто да похарчи разпределените пари, просто така; това означава, че парите трябва да се харчат отговорно и разумно. Човек може да си навлече проблеми, ако има неуспехи в управлението на бюджета, а също и да бъде възнаграден, ако е бил успешен в управлението на бюджета.
Докато управлява бюджети и харчи бюджетни пари, държателят на бюджета трябва да има предвид целите и задачите на организацията. Ще има конкретни цели и отговорности, които трябва да бъдат взети предвид за постигане на целите или целите. Също така трябва да се имат предвид законовите разпоредби и организационните изисквания при работа с / управление на бюджети. Винаги предприемайте необходимите действия, за да сведете до минимум разходите, както и подходящи действия, в случай че има преразход на бюджети.
Наблюдавайте, контролирайте и записвайте приходите и разходите. Създайте документи, които очертават резултатите на организацията спрямо бюджета. Поддържайте всички записи актуални и точни.
Надявам се, че информацията тук ви е била полезна. Моля, не се колебайте да оставите вашите мисли и преживявания. Всичко най-добро и благодаря, че се отбихте.