Съдържание:
- Различни видове срещи
- Административна подкрепа за срещи
- Организиране на срещи
- Бизнес настаняване
- Резервация на пътуване
- Видове офис оборудване
- Използване на офис оборудване
- Намаляване на отпадъците
- Дневникови системи
- Предимства на дневник
- Пример за използвана система
Забележка: Тази информация ви помага да получите диплома за ниво 2 по бизнес и администрация. Моля, не копирайте.
Различни видове срещи
Видовете срещи зависят от размера на организацията, въпросите, които трябва да бъдат обсъдени, и броя на хората, които евентуално ще присъстват.
- А стои среща е точно това, което звучи като: среща се изправи. Тези срещи често се провеждат ежедневно от мениджъра за кратки периоди от време. Те обикновено се използват, когато мениджърът трябва да информира служителите за прости промени или задачи, които се нуждаят от започване и завършване.
- А конференция е много планирана и организирана среща, и конференции са значително въз основа на обсъждане и мнение. Те се провеждат от председател, за да обсъдят една или няколко теми и често имат голяма посещаемост от различни хора в организацията. Понякога се провеждат конферентни разговори. Те могат да включват един или повече хора.
- А представяне е среща, която се провежда за информиране на работниците и служителите за промени в рутинните, правила и процедури. Планирането на презентация често отнема много време, тъй като е жизненоважно цялата информация да бъде точна и подробна. В една презентация често има един или двама водещи и присъстващите обикновено имат възможност да обсъдят всякакви запитвания в края.
- А достъпна среща е среща, която се провежда, за да обсъдят един индивид тема.
- Спешните срещи се провеждат внезапно, често без много планиране и предизвестие. Те обикновено включват дискусии за криза, вътрешна или външна за организацията. На спешно заседание ще трябва да присъстват всички членове на екип, което може да причини смущения в работата на деня, но това е много важно. Дневният ред не е необходим за спешно заседание поради краткото предизвестие; все пак трябва да се отбележат протоколи по време на или след срещата.
Административна подкрепа за срещи
Изключително важно е да се предоставя административна подкрепа за срещите. Преди да се проведе среща, трябва да се направи списък на всички присъстващи и да се събере кратка информация за целта на срещата. Когато хората влизат за срещата, важно е някой да си отбележи кой пристига.
Винаги трябва да има минутач; това са хора, които записват дискусиите и споразуменията, които се провеждат по време на среща, позволявайки на хората да се обръщат към тях. Докато хората влизат в зоната за срещата, важно е някой да запише имената на хората там, в случай че трябва да се проведе втора среща със същите участници. Също така това дава възможност на мениджъра и т.н. да знае на кого са поставени новите цели или кой е наясно с новите резултати.
Необходима е и административна подкрепа при планирането и организирането на среща (вижте въпрос 3 за това, за което помагат).
Организиране на срещи
Когато организирате среща, помислете за нейната цел и кой ще бъде „ръководителят“ на срещата. Трябва да се организира подходящо време, така че срещата да не противоречи на важни срещи на хората, участващи в срещата. Продължителността на срещата трябва да бъде планирана, както и списък на хората, които ще присъстват и трябва да бъде избрано подходящо място (такова, което всички присъстващи също ще могат да получат). Трябва да се създаде дневен ред; това е списък с точки, очертаващи темите, които ще бъдат обсъдени на срещата.
Ако трябва да се осигурят освежителни напитки, трябва да се помисли за сумата и в зависимост от това колко далеч / затваряне е срещата, освежителните напитки трябва да бъдат закупени и съхранявани правилно. Трябва да се обмислят специални диети.
Достъпът за хора с увреждания трябва да се разглежда в подкрепа на присъстващите. Ако е необходимо, трябва да се провери мястото на срещата, за да се гарантира, че е подходящо за достъп за инвалидни колички и т.н. Преводачи на жестомимични езици могат да бъдат наети или поканени да присъстват, за да помогнат при комуникацията.
Бизнес настаняване
Когато пътувате с бизнес цел, районът може да бъде местен или международен. Важно е преди резервацията да бъдат проучени всички различни възможности за пътуване, за да се сравнят пригодността и надеждността, както и различните видове настаняване.
- Различни възможности за пътуване: кола, такси, автобус, автобус, влак, лодка / ферибот, самолет
- Различни видове настаняване: Хотел, нощувка със закуска.
В бизнес сектора е много важно да се потвърдят инструкциите и изискванията за бизнес пътувания и настаняване. Когато се организира бизнес пътуване с настаняване, процесът на планиране е много важен. Количеството пътуващи хора и бюджетът ще трябва да бъдат открити, за да се продължи напред в процеса на планиране.
Първо трябва да се познават различните видове бизнес пътувания; пътуването ще бъде местно или международно? След като се потвърди местоположението, трябва да се обмисли внимателно при избора на настаняване.
- Хотелите често осигуряват три квадратни хранения на ден (което може да включва пакетиран обяд), но може да бъде доста скъпо. Те обаче предоставят на посетителите много различни съоръжения, включително обществени стаи в хотела, а също така могат да осигурят безплатен WiFi, който ще позволи на бизнес служителите да бъдат в крак с техните задачи, докато са в стаята си, и ще им позволи да комуникират с колегите си.
- Нощувките със закуски винаги осигуряват закуска сутрин, която включва разходите за престой на някого. Удобствата в някои легла и закуски са ограничени, което не би трябвало да ви притеснява твърде много, тъй като по време на командировка е вероятно работникът да не е често в определената стая.
Резервация на пътуване
При резервиране на пътуване е важно да се направят допълнителни изследвания. Ако хотелът / нощувката със закуска има време за комендантски час, е жизненоважно бизнесът да пристигне там преди това. В някои случаи е по-лесно да пътувате предния ден, за да се настаните в една стая и да се отпуснете, докато започне работа. Разходите ще трябва да бъдат проверени внимателно, така че разходите да са в рамките на бюджета.
Билетите за пътуване и хотел / стаи за нощувка и закуска трябва да бъдат резервирани предварително, за да се избегнат разочарования и стрес. В някои случаи на бизнес пътуващите може да се предостави определена сума пари за закупуване на храна, пътуване с автобус или такси и осигуряване на други нужди.
Когато планирането приключи, на всички членове на персонала, които ще участват в командировката, трябва да се дадат подробности за пътуването и настаняването, така че те да могат да се подготвят и да знаят точните подробности за това, което правят.
Важно е да се водят записи за бизнес пътувания и настаняване, за да се отчитат паричните потоци и печалбите на компанията, тъй като парите, използвани за бизнес пътуване, често са определени в бюджет. Ако се запазят подробности за пътуването и настаняването, например колко пари струват и тяхната пригодност, в бъдеще записът може да бъде върнат обратно, за да спестите пари и / или да намерите по-добро настаняване.
Също така е полезно да се водят записи, тъй като позволява комуникация със служителите за възможни промени по време на пътуванията им.
Видове офис оборудване
Канцеларски материали: Канцеларските материали се използват до голяма степен в офиса. Примери за канцеларски материали: химикалки, моливи, телбодове, кламери, пост-бележки, линийки.
Система за сигурност: В рамките на работното ми място всички врати на офиса са затворени и имат кодирани ключалки. Това е да се гарантира, че обществеността и неоторизираните хора не могат да получат достъп до досиетата на пациентите, както и до дребни пари. В приемната и извън сградата има и камери за видеонаблюдение, за да се гарантира безопасността както на вътрешните, така и на външните клиенти. Всички компютри на персонала имат специален бутон „паника“, който при натискане се появява като предупреждение на други компютри на персонала. Това ги предупреждава, че сте в беда и според нашата политика, ако това се случи, докато нямаме работа с пациента, трябва да отидем при служителя, който е активирал бутона за паника, за да видим какво не е наред.
Компютър: Компютърът е една от основните части оборудване, използвано в офиса. Те съдържат различен софтуер, например Microsoft word, който позволява на членовете на персонала да създават писма и др. Компютрите обикновено са свързани с интернет, което позволява онлайн комуникация и изследвания. На всички компютри трябва да се инсталира специален антивирусен софтуер за безопасна употреба при използване на интернет. Също така е важно цялата работа да бъде архивирана, за да се избегне загуба на работа. Повечето софтуери на компютрите могат да бъдат криптирани с парола, за да позволят само разрешен достъп и да защитят поверителността.
Принтер / фотокопир: Фотокопирните машини се използват за копиране на документи, които са на хартия. Винаги е полезно да имате копия на информация, особено ако се отнася до клиент.
Скенер: Скенерите са свързани към компютри и се използват за прехвърляне на нещо от хартия върху компютъра. Моята работа на работното ми място е да използвам скенера, за да поставям бележки за пациента и болнични писма в системата за разпределение.
Бюра и столове: Повечето служители в офис организация са разпределени на собствените си бюра. В някои организации „горещото бюро“ на служителите. Това означава, че те нямат своя собствена зона, те просто вземат навсякъде, където е на разположение.
Факс машина: Факс машините се използват за копиране на документи във външен бизнес. Всеки факс има индивидуален номер, подобно на телефонен номер, който го предоставя на други фирми да ви препращат информация веднага.
Машина за франкиране: Машините за франкиране се използват за претегляне и „отпечатване“ върху пликове (писма / колети), така че да могат да бъдат публикувани. Кредитът се купува и внася в машината, за да се заплатят разходите за печата, които могат да бъдат променени на 1-ви или 2-ри клас. (вижте блок 12 за повече информация относно машините за франкиране)
Ламинатор: Хартия или карта се вкарват в ламинатор, който след това се „запечатва“ в пластмасова обвивка, за да ги предпази от повреда и разкъсване на водата. Документите често са ламинирани, ако трябва да бъдат изложени на показ, например плакати или инструкции.
Стационарен телефон: Телефоните почти винаги се използват в офиса. Те могат да се използват за даване / получаване на външни, както и на вътрешни повиквания. В рамките на моето работно място телефоните се използват за комуникация с други служители и се използват за обаждане на други здравни фирми и пациенти. Също така получаваме входящи обаждания от пациенти, които може да имат запитване или които желаят да резервират среща. Всеки телефон има и „пощенска кутия“, където хората, които се обаждат, могат да оставят съобщение, ако не можете да отговорите. Те също могат да бъдат поставени в настройка „не безпокойте“.
Шкаф за картотека: Шкаф за картотека се използва за организиране и съхраняване на документи. Те често имат множество чекмеджета и секции, които могат да бъдат етикетирани, за да помогнат при организацията. В рамките на моето работно място имаме картотеки, специално за личните данни на пациентите, които са подредени по азбучен ред по фамилия и могат да бъдат заключени. Предимство на много от тях е, че те са огнеупорни, така че жизненоважна информация няма да бъде унищожена, ако възникне пожар.
Шредер: Шредерите могат да се използват в офиса за изхвърляне на лична и поверителна информация за друг член на персонала или клиент / пациент. Това е, за да се гарантира, че никакви неоторизирани хора не могат да получат информацията. Законът за защита на данните гласи, че личната информация трябва да се „съхранява не по-дълго, отколкото е абсолютно необходимо“. В рамките на моето работно място ние разделихме всяка поверителна информация, която вече не е необходима.
Сейф: Сейфът е жизненоважно „оборудване“ за офис, ако се съхранява парите. Сейфът ще съхранява парите сигурно и само упълномощени хора трябва да знаят как да получат достъп до тях чрез ключ или код. Ключът (ите) на сейфа също трябва да се съхраняват на сигурно място, за да се избегне загуба или кражба.
Използване на офис оборудване
Когато избирате офис оборудване за изпълнение на дадена задача, трябва да се има предвид какво задачата изисква да направите. Ако трябва да напишете писмо, можете да изберете да използвате Microsoft Word на компютър и след това да използвате принтер. (Помислете за наличните ресурси: може да няма достатъчно хартия за печат.)
Също така е важно да вземете предвид времето, което ви трябва за изпълнение на дадена задача. Например, ако се изисква да направите диаграма, ще отнеме повече време, за да я нарисувате на свободна ръка, отколкото ако използвате софтуер на компютър.
Ако задачата включва предоставяне на информация на други хора, трябва ли това да се направи бързо или скоростта не е много важна? Факсът и използването на телефонна комуникация са почти незабавни, докато изпращането на имейли зависи от това колко време отнема на някой достъп и четене.
Разходите и качеството също ще трябва да бъдат взети предвид при изпълнението на дадена задача. Някои офис оборудване могат да изготвят документи с по-високо качество, но при големи разходи това ще трябва да бъде внимателно планирано.
Намаляване на отпадъците
Важно е отпадъците да се сведат до минимум в работната среда, тъй като производителността ще бъде по-ефективна и клиентите / пациентите ще се чувстват по-спокойни. На всички служители трябва да се осигури правилно обучение, включително как да идентифицират и минимизират отпадъците.
- Използването на електронна поща помага за намаляване на хартиените отпадъци, тъй като протоколите от срещи, бюлетини и т.н. могат да се изпращат до имейлите на персонала, вместо да им се изпращат на хартия.
- Ако служител използва принтер, той трябва да отпечата само необходимото количество страници и ако е възможно, да ги дуплексира. Това може да важи и при използване на фотокопирна машина.
- „Електрическите отпадъци“ също е много важно за намаляване: сметките ще бъдат по-ниски, а сградата и околната среда ще бъдат по-икономични. Когато работният ден приключи, всички светлини трябва да бъдат изключени, както и компютрите и техните компоненти (скенери, принтери, фотокопирни машини). Централно отопление или климатизация трябва да се използват само ако е необходимо.
Дневникови системи
Хартиеното копие или ръчната система от дневници често е под формата на обвързана или обвързана книга. Те се предлагат в много различни формати за ден / месец, така че ще трябва да се има предвид колко записа ще влязат в дневника, преди да изберете. Недостатъците на тази система е възможността за загуба и използването на хартия. Пространството може да бъде ограничено в обвързан дневник, което може да доведе до нечисти записи. Това може да доведе до грешно четене на записи. В моята организация има един или повече стенни плановици във всяка поддържана стая на персонала, които се актуализират редовно. Те са полезни, тъй като винаги са в полезрението. Лично решение е дали да използваме дневник в стил "книга" или не.
Системи за електронни дневници могат да бъдат създадени на компютър, телефон или електрически органайзер. На компютър има много различни програми, които можете да използвате, за да направите дневник система, така че това зависи от личните предпочитания. Ако системите за дневници са електронни, винаги има възможност за криптиране с парола, за да се гарантира, че само хора с оторизиран достъп могат да ги преглеждат и редактират.
Предимства на дневник
Използването на системи за дневници ви позволява ефективно да планирате и организирате собственото си време, както и другите. Ако дневниците са достъпни за други членове на персонала, това ги информира за общата ви готовност за срещи, обучителни дни и в рамките на моето работно място, когато са административните дни. Дневните системи помагат при планирането на срещи и събития, тъй като ще можете да сте сигурни, че нищо няма да се припокрива с тях.
Когато поръчвате ресурси, често е добра идея да си водите дневник за това какво е поръчано, кога и количеството на поръчаното. Това помага на мениджъра и главата на дребните пари да следят колко често се изразходват ресурсите и евентуално би могло да помогне за решаването на проблеми за намаляване на загубата на ресурси.
Важно е да включите дати и часове в дневника. Те трябва да бъдат последвани с имена, ако е необходимо, и информация за срещата или събитието, което се отбелязва. Дневните системи винаги трябва да бъдат точни и правилни и да съдържат всички необходими подробности.
Пример за използвана система
Получаването на правилна информация при записване в дневник е жизненоважно. В рамките на работното ми място използваме софтуер, наречен „SystmOne“. Това съдържа тип електронна дневник система за резервиране на срещи и телефонни консултации. Важно е информацията за това да е точна, за да се избегнат противоречиви срещи, да се помогне за защитата на пациентите, да се осигури въвеждането на правилния пациент и така, че лекарят или служителят по назначаването да знае малко обобщение относно симптомите / нуждите на пациентите.
Също така имаме възможност да водим собствени дневници, за да въвеждаме дати на срещи на екипи и тренировъчни дни. Проследяването на тези дати ни помага да поддържаме свободно време на разположение. Посещаването на срещи и тренировъчни дни ни позволява да общуваме с други колеги, да подобряваме проблемите, които може да имаме в рамките на операцията, и ни помага да разширяваме знанията си.
© 2015 Таша Фокс