Съдържание:
- 8:00: Започнете работа. Проверете имейлите.
- 9:00: Конферентен разговор
- Конферентен разговор в реалния живот
- 10:00 ч.: Преглед на конференцията / Проектните въпроси
- 11:00: Планиране на проекти / Още разговори
- 11:30 ч .: Среща на специалистите
- 12:30 ч.: Обяд
- 13:00: Презентация пред ръководители
- 14:00 ч .: Пишете отчети
- 15:00: Настигайте екипа
- 16:00: Актуализиране на бюджета
- 16:30: Финансова среща
- 17:00: Спешна конферентна връзка
- 17:30: Отговор на имейли
- 18:00: Преглед на списъка със задачи за утре
- Заключение: Няма два проекта / организации, които са еднакви
Обмисляте кариера като ръководител на проекти? Прочетете…
Canva.com
При всяка кариера това, което може да изглежда интересно и бляскаво за външен човек, често може да бъде сложните и стресиращи аспекти на работата. Изборът на правилната кариера е важен, така че трябва да направите проучване. Погледът отвъд лъскавите страници за набиране и опознаването на малко за ежедневните реалности на работата могат да ви помогнат да вземете по-информирано решение дали тази кариера е подходяща за вас.
В тази статия събрах собствения си опит и опита на други мениджъри на проекти, за да ви прегледам как изглежда нормалният ден. Прочетете и вижте дали това е кариера, на която бихте могли да си представите как се наслаждавате.
Разбира се, в действителност всеки ден като ръководител на проекти е много различен, но за целите на тази статия структурирах някои типични дейности средно средно 9-5 дни.
8:00: Започнете работа. Проверете имейлите.
Читателят с орлови очи вече е забелязал противоречието в моята статия. Във встъпителния параграф споменах, че ще ви дам типичен 9-5 ден, а сега вместо това започнах деня в 8 сутринта.
Това е първата реалност на ръководител на проекти: един ден много рядко е 9-5.
Управлението на проекти е взискателна кариера. Това е особено вярно, когато сте в критична точка на даден проект. Проектите са толкова вътрешно свързани с графика, че когато нещата станат трудни, няма време за спиране и пауза. Това в действителност означава, че по време на натоварени периоди може да работите дълги часове, за да подкрепите екипа си, да преминете през задачите си и да се уверите, че вашите срокове са спазени.
За да се справят с толкова взискателна работа, много ръководители на проекти ще започнат работа преди сутрешния прилив на телефонни обаждания и срещи, за да имат време да наваксат с имейлите. Не са редки случаите, когато ръководител на проекти започне работа в 7 или 8 часа сутринта. И разбира се, голяма обща поща за електронна поща. Трябва да сте достатъчно организирани, за да можете да управлявате добре входящата си поща и да поддържате отговори на важни имейли.
9:00: Конферентен разговор
Конферентните разговори са взети от срещите като най-разпространения метод за комуникация на проекти. Защо? Защото много проекти вече имат отдалечени екипи. Когато работите с хора, базирани на много места, времето за пътуване за срещи става нереалистично. И с технология, която е толкова напреднала, телефонната или видеоконференцията може да бъде също толкова ефективна. (Е, това не винаги е вярно. Само за удоволствие, свързах видеоклип по-долу, който дава уникална представа за това как би изглеждал конферентният разговор в реалния живот. Ако някога сте имали конферентно обаждане, това определено ще ви разсмее.)
Като ръководител на проекти, често ще бъдете отговорни да организирате конферентни разговори и може да се наложи да действате като бизнес представител при други разговори, свързани с вашия проект. Обажданията за проекти често са насрочени, за да дадат на екипа редовна възможност да си говорят в чата как се справят с проекта и да обсъдят проблемите, които може да имат.
Конферентен разговор в реалния живот
10:00 ч.: Преглед на конференцията / Проектните въпроси
И така, да приемем, че конферентният разговор в 9:00 е дълъг един час. Това е доста типично за по-голям проект. Като ръководител на проекта ще завършите конферентния разговор с набор от бележки, които сте направили през цялото време. Вашият екип вероятно ви е уведомил за завършена работа, незавършена работа и основни проблеми с проекта. Вероятността ще бъде спешна или полуспешна работа, която трябва да направите, след като сте напуснали конферентния разговор, за да се справите с току-що повдигнатите проблеми.
Така че в този момент от деня е вероятно да правите няколко неща:
- Актуализиране на проектната документация, напр. Проектния план, за да отразява всичко, което току-що ви беше казано в конферентната връзка
- Извършете първоначална работа за разрешаване на спешни проблеми, за които сте били уведомени, напр. Ако доставчик закъснява с доставка, може да проверите въздействието, което това ще окаже върху вашия проект, да се обадите на доставчика или да ескалирате проблема.
- Вероятно ще се проведат други имейли / телефонни обаждания / дискусии и може да отнемат огромно количество сутрин. Обичайно е мениджърът на проекти да получава непрекъснат поток от имейли, проблеми и телефонни обаждания през целия ден, така че ще имате нови неща, с които да се справяте, дори докато сте заети да се справяте с проблемите, които вече имате.
11:00: Планиране на проекти / Още разговори
Така че следвайки срещата си по-рано, вероятно сте открили, че вашият план на проекта сега се нуждае от актуализиране. Не очаквайте обаче много време, за да го направите. Вероятно ще бъдете прекъснати от повече обаждания и имейли. Въпреки това, вие все пак започвате плана.
11:30 ч.: Среща на специалистите
Използвал съм общия термин „среща на специалист“ за това заглавие, но в действителност това може да е всякакъв вид среща, свързана с конкретна тема на вашия проект. Например, ако сте ръководител на ИТ проекти, това може да е преглед на софтуера.
Въпросът тук обаче е, че срещите заемат значителна част от деня ви. И не забравяйте, че добрият мениджър на проекти ще отнеме време от двете страни на срещата, за да е сигурен, че ще извлече максимума от времето. Те може да съпоставят предварително справочен материал или да прочетат основна информация, а след това да напишат и разпространят бележки, които са направили по време на срещата.
12:30 ч.: Обяд
Така че не искам да рисувам прекалено мрачна картина, що се отнася до това колко натоварен може да бъде животът като ръководител на проекти. И така в 12:30 ето спирка за обяд. Добра идея е, колкото и забързана да е работата ви, винаги да отделяте време в средата на деня. Ще откриете, че имате повече енергия за следобед и можете да се фокусирате по-добре.
13:00: Презентация пред ръководители
Очаквайте се като ръководител на проекти да трябва да прави много презентации. Може да откриете, че високопоставен проект се наблюдава внимателно от вашия мениджър, старши ръководители или спонсора на проекта и те могат да поискат от вас да им представяте редовна актуализация.
Разбира се, редовното представяне не е само едночасова среща от работната седмица. Необходимо е време, за да се съберат подробностите, които висшите ръководители очакват да видят в презентация и може да се окажете, че трябва да изпратите допълнителна информация след приключване на срещата, за да отговорите на всички въпроси или притеснения, които имат. Да бъдеш квалифициран да вземеш много важни данни и да ги превърнеш в ясна, ясна презентация е много важно, ако искаш да се представяш добре в работата си.
14:00 ч.: Пишете отчети
Ръководителите на проекти отделят значително количество време за документация, тъй като има много информация, която трябва да се съхранява и редовно актуализира за даден проект. Освен презентации пред мениджърите, може да се наложи редовно да предоставяте писмени отчети на по-широка аудитория или на клиент. Наличието на солидни умения за писане е важно, тъй като искате вашите отчети да изглеждат професионално и да бъдат лесни за четене и разбиране от хората.
15:00: Настигайте екипа
Вашата основна работа като ръководител на проекти е да поддържате контрол върху даден проект и не бива да се подценява колко бързо проектът може да започне да се плъзга. Единственият начин да предотвратите това е като поддържате стабилни отношения с екипа си и редовно общувате с тях. Важно е екипът ви да се чувства достатъчно комфортно с вас, за да може да ви говори по всякакви проблеми, които имат, които биха могли да създадат проблеми за вашия проект, така че добрите междуличностни умения са задължителни.
През това време може да настигате проактивно с отделни членове на екипа по телефона или лично или можете да дадете приоритет на определени членове на екипа, ако в момента се занимавате с определен проблем във вашия проект.
16:00: Актуализиране на бюджета
Поддържането на контрол върху проектните финанси е от съществено значение. В началото на всеки проект ще трябва да съставите бюджет, за да прецените какво ще похарчите и кога. За да поддържате строг контрол върху проекта си, ще трябва редовно да преглеждате бюджета и да го проверявате спрямо действителните си стойности на разходите. Отличното разбиране на числата е много важно за ръководителя на проекта.
16:30: Финансова среща
Ако използвате бюджет по даден проект, може да се окажете на среща с финансовия екип, за да прегледате разходите си. Или вашата организация може просто да иска редовен финансов преглед на вашия проект, за да провери дали е на път. Това, което със сигурност ще откриете във всеки проект, е, че ще бъдете често помолени да присъствате на срещи с вътрешни отдели, които имат интерес или дял от вашия проект.
17:00: Спешна конферентна връзка
Рядък ден е, че всичко върви гладко по проект. Често може да ви се наложи да промените внимателно планирания си график, за да се справите с нарастващата криза на даден проект. Например, може да се наложи да планирате закъснение за конферентен разговор, за да настигнете трета страна по проблем, повдигнат с вас тази сутрин. Не забравяйте също, че ако имате работа с екипи в различни часови зони, най-вероятно ще се окажете, че трябва да планирате разговори рано сутрин или късно вечерта. Една от многото причини, поради които работата по управление на проекти рядко е 9-5.
17:30: Отговор на имейли
Имейлът все още е важен инструмент за комуникация за всеки бизнес и въпреки че през деня може да сте имали 10 или 20 минути в нечетни точки за четене и отговор на имейли, вероятно ще откриете, че вашата пощенска кутия нараства бързо, тъй като денят е изминал. Така че често може да се окажете притиснати за допълнителни 30 минути в края на работния ден, само за да наваксате имейлите и да се озовете в останалата част от списъка със задачи, преди да сте готови да напуснете работата.
18:00: Преглед на списъка със задачи за утре
Така че в 18:00 вече може да се почувствате, че сте постигнали известен напредък в работата си и че сте готови да напуснете офиса. Въпреки това, за да се опитате да си поставите предимство в много натоварения ден, който сте планирали утре, може да прекарате 10 минути в преглед на списъка си със задачи. Разбира се, списък със задачи е основен инструмент за всеки ръководител на проекти, тъй като ще ви помогне да управлявате времето си и да жонглирате с много взискателен график.
Заключение: Няма два проекта / организации, които са еднакви
Ако се окажете изненадани от някоя от тези точки, не забравяйте, че това е просто ръководство и в действителност всички проекти са различни и начина, по който управлявате времето си върху тях, ще бъде различен. Освен това всички организации са различни. Някои може да имат култури, които очакват да работите дълги часове и да приемате минимален обяд; други могат да имат съвсем различен подход и могат активно да насърчават служителите да си правят подходящи почивки, да намалят натоварването си и да работят разумно. Какъвто и проект да откриете, че управлявате, един урок, който можете да вземете от този пример, е, че способността да останете организирани, бдителни и ефективни е изключително важна за ръководителя на проекта. Доброто управление на времето прави съществена разлика във възможността да се отговори на сложните изисквания и непредсказуемост, които идва с надзора на даден проект.