Съдържание:
- Цели, върху които трябва да се съсредоточите, когато пишете писмото
- Пример за бизнес писмо с лоши новини №1
- Пример за бизнес писмо с лоши новини # 2
Кейтлин Бейкър чрез Unsplash.com
Понякога в бизнеса просто не можете да избегнете писането на писмо с лоши новини. Можете обаче да се опитате да напишете писмото по такъв начин, че да поддържате добри отношения с получателя, както и да разчупвате лошите новини по най-лесния начин. Не искате да изгаряте мостове в бизнеса, така че наистина е във ваша полза да напишете ефективно писмо с лоши новини.
Цели, върху които трябва да се съсредоточите, когато пишете писмото
- Минимизиране на щетите върху връзката: Лошите новини не трябва да определят връзката.
- Показвайки, че решението е справедливо и разумно: Представете се на мястото на читателя и се опитайте да предложите възможно най-доброто обяснение.
- Излагане на лошите новини ясно и категорично:
- Отварянето трябва да има буфер, за да сведе до минимум всякакви щети по връзката. Използвайте положителен или неутрален отвор, за да поддържате добра воля.
- Тялото трябва да включва причини, които да помогнат на читателя да го види от ваша гледна точка. Искате да покажете, че сте едновременно честни и разумни. Бъдете ясни и категорични по отношение на лошите новини, но също така бъдете кратки, положителни и ниски за тях.
- Закриването трябва да съдържа подходящ жест на добра воля и може би потенциално решение на проблема на читателя.
Пример за бизнес писмо с лоши новини №1
Писмото беше директно и учтиво. Писателят даде отлична причина за отказа на позицията, но също така остави вратата отворена за бъдеща връзка. Накрая писателят предостави и възможно решение.
Пример за бизнес писмо с лоши новини # 2
Този лош бюлетин обхваща факта, че уокът, поръчан от г-жа Ходжис, не е достъпен, като го надстроите до по-добър, по-голям уок. Освен това е с толкова положителен тон, че читателят може да не осъзнае, че целият комплект, който е поръчала, не е пристигнал навреме, тъй като две части от него ще пристигнат по-късно. Този лош бюлетин изобщо не се фокусира върху негативното, а предаде посланието си по положителен начин. Хари Фигби също предостави възможност за бъдеща връзка, като информира г-жа Ходжис за предстоящите продажби и събития.