Съдържание:
- 10 жизненоважни умения и стратегии за управление на времето
- 1. Оценете текущата ситуация
- 2. Поддържайте график
- 3. Приоритизирайте задачите си
- 4. Задайте ограничения за това, което се очаква да направите
- 5. Елиминирайте всички разсейващи фактори
- 6. Контролирайте мислите си
- 7. Придържайте се към плана
- 8. Намерете най-удобното си място и час
- 9. Комбинирайте подобни задачи заедно
- 10. Станете организирани
Уменията за обучение и стратегии за това как да управлявате добре времето си са от решаващо значение за живота на вида живот, който всъщност искате да живеете.
Без значение как го гледате, всеки от нас има едни и същи 24 часа всеки ден. Това е независимо от нашата раса, ранг, интелигентност или салдо по банкова сметка. Това е едно и също 24 часа за всички.
Може да се каже много за успешните хора, но общото между тях е, че те нарочно внимават как прекарват времето си. Всички имаме едни и същи 24 часа, така че разбира се критичната разлика е в това колко разумно използваме времето си .
В тази статия ще разгледаме някои от начините, по които можете да станете много по-продуктивни, като ефективно управлявате времето си.
10 жизненоважни умения и стратегии за управление на времето
- Оценете текущата ситуация
- Поддържайте график
- Приоритизирайте задачите си
- Задайте ограничения за това, което се очаква да направите
- Премахнете всички разсейващи фактори
- Контролирайте мислите си
- Придържайте се към плана
- Намерете най-удобното си място и час
- Комбинирайте подобни задачи заедно
- Станете организирани
1. Оценете текущата ситуация
Като начало трябва да спрете и да направите опис на това как използвате времето си напоследък. Това е лична самооценка, която ще ви даде картина как точно използвате този незаменим ресурс.
Може би сте забелязали, че денят ви сякаш минава доста бързо. Преди да се усетите, 24-те часа са изчезнали и едва ли сте успели да постигнете това, което сте си поставили за цел. Ако е така, трябва да започнете да регистрирате ежедневните си дейности.
След като идентифицирате дейностите, които заемат вашето време, ще можете да изолирате и да се съсредоточите върху тези, които дават най-много възвръщаемост. Седнете и изчислете колко време отделяте за всяка задача от момента, в който се събудите.
И така, как да започнете да проследявате времето си? Налични са полезни приложения, които можете да изтеглите, за да ви помогне да проследявате времето си всеки ден. За повече информация вижте този списък с 10-те най-добри приложения за проследяване на времето за 2020 г.
Задаването и поддържането на график ви помага да разделите големите проекти на по-малки, изпълними задачи - по този начин те не са толкова плашещи и са по-лесни за изпълнение.
2. Поддържайте график
Подгответе прост шаблон, който можете да попълните със задачите, които трябва да се изпълнят за всеки конкретен ден. Този списък със задачи трябва да се раздели на категории: лични дейности, семейни дейности, бизнес дейности и т.н.
Необходимо е да се разбият големите проекти на по-малки, изпълними задачи, така че те да не са толкова плашещи и по-лесни за изпълнение.
3. Приоритизирайте задачите си
Ако смятате, че винаги трябва да свършите повече от часовете, които има в един ден, тогава трябва да дадете приоритет. Подреждането на задачите според техния приоритет ще ви позволи да отделите време на проблемите, които са най-важни в живота ви.
Тук можете да извършвате някои експерименти, докато не намерите подредбата, която работи най-добре за вас. Със софтуера за обработка на документи можете да използвате цветно кодиране, за да разграничите категориите в техния ред на приоритет.
Като алтернатива можете просто да ги обозначите като A, B и C дейности, като A са най-важните задачи, B са умерените приоритети и C са най-ниските приоритети.
Когато определяте как да приоритизирате задачите, трябва да си зададете следните въпроси:
- Кои задачи трябва да се изпълнят днес?
- Кои задачи могат да бъдат пренасрочени?
- Кои задачи могат да бъдат делегирани?
- Кои задачи са от основно значение за личните ми цели?
- Кои задачи могат да бъдат елиминирани?
4. Задайте ограничения за това, което се очаква да направите
Осъзнайте, че не е нужно да се съгласявате с всичко или с исканията на всички. Научете се да казвате „ не“. Ако списъкът ви със задачи е твърде дълъг, вероятно има неща, на които отделяте времето си, които са необходими.
Станете твърди в своята решителност и установете ясни граници в живота си. Преди да се съгласите или дадете съгласие за нещо, задайте си следните въпроси:
- Имам ли наистина капацитета и времето да се справя с това?
- Ще бъде ли изгодно?
- Съответства ли на моите приоритети, мисия и цели?
- Каква би била цената на неизпълнението на тази задача?
5. Елиминирайте всички разсейващи фактори
Накъдето и да се обърнете днес, има смукатели на времето. Разсейките изобилстват. Спрете и помислете за момент неочакваните неща, които се случват във вашето ежедневие, които са непланирани и отнемат времето ви.
Това може да бъде всичко, вариращо от имейли и текстови съобщения на телефона ви до непланирани социални срещи. Можете да устоите на тази тенденция, като се уверите, че изключвате имейла си, когато работите. Ако член на семейството или приятел ви се обади социално, учтиво ги попитайте дали можете да върнете обаждането по-късно.
Прекъсванията могат да бъдат смущаващи, когато работите по управление на времето, особено когато тези прекъсвания не са нито спешни, нито важни. Тук трябва да практикувате дисциплината да се придържате към дадена задача от началото до края. Ако се появи нещо друго, за което трябва да се погрижите, запишете го в списъка си и продължете да работите по съответния проект или задача.
6. Контролирайте мислите си
Не всички разсейващи фактори обаче са външни. Много от тях са вътрешни и са свързани с нашия „мисловен живот“. Понякога може да почувствате, че вашият собствен ум се заговорничи срещу вас и саботира усилията ви.
Може да се опитвате усилено да посветите вниманието си на дадена задача, но тогава мислите относно нещо, което се е случило в миналото, или някои ужасни новини, които сте получили наскоро, или емоционален обмен, който сте имали с някого, се прокрадват и изваждат от целта.
Средностатистическият човек има приблизително 70 000 мисли на ден. Ако ще свършите нещата в живота си, ще трябва да управлявате ума си. Винаги, когато се озовете на разсейващ ход на мисли, вместо да се фокусирате върху проекта си, незабавно спрете и се запитайте:
Практикувайте това и ще забележите, че ще бъде лесно да премахнете разсейващите мисли и да пренасочите вниманието си към това, което наистина се брои в момента.
7. Придържайте се към плана
Това е толкова важно, че се нуждае от собствен раздел. След като създадете вашата стратегия за управление на времето, трябва да останете верни на нея, независимо какво се случва.
Осъзнайте, че много хора, които не се интересуват от управлението на времето си, ще имат спешни случаи, с които ще очакват да се справите. С други думи, нещата се объркват в живота им поради лошото им управление на времето, след това те се обръщат и искат да решите проблема.
Научете се да правите разлика между това, което е истинската извънредна ситуация и това, което просто ще ви върне назад. Определете си срокове за проектите, които имате в списъка си, и се организирайте да спазвате тези срокове. Когато възникнат разсейвания, разполагайте с филтрираща система, за да избегнете загуба на време.
8. Намерете най-удобното си място и час
Когато преминавате през дейностите, които сте планирали за деня, изпълнявайте задачите, които изискват най-високо ниво на мислене по времето, когато сте най-свежи.
Най-продуктивни ли сте сутрин, или сте нощна бухал? Планирайте плана си така, че да можете да се справяте с най-взискателните задачи, когато сте най-продуктивни.
Осигурете място, което сте определили за вашата работа, което да е свободно от всякаква бъркотия и разсейване. Доколкото е възможно, обстановката трябва да има вдъхновяващо усещане, което ви мотивира да създавате резултати с времето си.
9. Комбинирайте подобни задачи заедно
Прегледайте списъка, който сте създали. Ако има дейности, които имат сходен характер или принадлежат към една и съща подкатегория, групирайте ги заедно и ги направете в една последователност.
Това всъщност ще ви спести повече време за превключване между различни задачи в подкатегориите и ще можете да обработвате дейностите си по-бързо.
Когато комбинирате задачите по този начин, мозъкът ви ще се ориентира по-лесно през тях. С течение на времето ще започнете да се обуславяте да работите системно, за разлика от обичайния разпръснат подход към живота, който е толкова разпространен в съвременната ни епоха.
10. Станете организирани
Когато всичко е на правилното си място, спестявате време и отделяте място за концентриране върху задачата. Личната организация варира от един човек на друг, защото не всички сме еднакви, когато става въпрос за това как подхождаме към ситуациите.
Ето защо служителите в дадена компания могат да се почувстват в капан и задушени до контрапродуктивни нива, когато ръководството прилага общ организационен процес, който е твърде специфичен и не им позволява да установят свой собствен ритъм.
И така, как можем да се организираме в личния си живот?
Много време в наши дни прекарваме в различни форми на комуникация. Един от начините да бъдете организиран е да подредите телефонните си списъци или контакти в групи и да ги маркирате според начина, по който ги използвате, например: семейство, роднини, приятели, колеги и т.н.
Групирайте имейлите си в категории и създайте папки за всяка. Ако редовно получавате много имейли от определени източници, най-добре би било да настроите правило за входяща поща, което автоматично прехвърля всички такива съобщения в съответните папки. Вместо да използвате множество календари или планери за проследяване на работни срещи, други събития и срещи, насрочете ги всички в едно.
Както беше посочено по-горе, разхвърлете работните си пространства, за да се уверите, че нищо не нарушава вашата концентрация. Направете навик да приготвяте всичко необходимо за деня предишната вечер преди да се оттеглите.
Когато управлявате правилно времето си, ще постигнете повече с по-малко усилия. Никога не позволявайте на времето просто да се изплъзне. По-скоро поемете контрола и контрола.
Станете избирателни в това как прекарвате времето си. Отделете фокуса си върху дейностите, които са в унисон с вашата визия и цели.
Отначало няма да е лесно, но колкото повече придобиете навика да наблюдавате, измервате и управлявате времето си, толкова повече ще започнете да виждате успешни резултати в живота си. Наградите ще си струват усилията.