Съдържание:
- Писмените съобщения говорят много за вас
- 1. Изгубеният апостроф
- 2. Объркване около мен, себе си и аз
- 3. Случайни запетаи
- 4. Злоупотребата с "Като такъв"
- 5. Неправилното използване на "Verbiage"
- Бонус съвет: Опростете езика си
- Анкета за бизнес писане
- Допълнителна помощ за писане
Писмените съобщения говорят много за вас
Изглежда, че кариерата ви не води до никъде? Чувствате ли се така, сякаш сте заседнали в долната стълба на корпоративната стълбица? Ако е така, може да погледнете внимателно писмените си съобщения. Досадни пунктуационни и граматически грешки може да ви задържат.
Доброто писане в бизнес е жизненоважно на днешното работно място. В проучвания, при които работодателите и професионалните специалисти по подбор на персонал посочват качествата, които търсят в служителите, ефективните умения за писане на бизнес са точно в горната част на списъка. Работодателите искат служители, които могат да предават информация организирано и последователно, без небрежни грешки при писане, които пречат на добрата комуникация. Дума, използвана неправилно, или запетая на грешното място може да съобщи нещо различно от предвиденото съобщение. Липсата на яснота в бизнес документите може да доведе до недоволни клиенти и дори до съдебни спорове.
Дори и без тежки правни последици, документ, пълен с граматически и пунктуационни грешки, се отразява зле на автора. Лошото писане липсва достоверност и убедителност. Това не вдъхва доверие. Досадно е.
За повече от 20 години като корпоративен адвокат прегледах много бизнес комуникации. Видях от първа ръка как често срещаните грешки в граматиката и пунктуацията водят до объркани комуникации, досадни клиенти и застояла кариера. Ето списъка ми с петте най-досадни грешки в писането на бизнес и как можете да ги избегнете.
1. Изгубеният апостроф
Възможно е да няма друга грешка при писане, която да предизвика същите отговори на ноктите на черна дъска при читателите като неправилно поставения апостроф, използването на притежателната форма за означаване на повече от едно нещо. Тази грешка е досадна, тъй като е толкова широко разпространена и не се ограничава само до бизнес писане. Всички сте го виждали:
- Закусих палачинки.
- Смит си купи нова кола.
- 60-те години бяха лудо десетилетие.
Въпреки епидемия от апострофи, които претендират да показват множествено число, само множествени числа, които притежават нещо, се нуждаят от апостроф и този апостроф обикновено следва буквата "s":
- Пухкава текстура на палачинките
- Новият автомобил на Smiths
- Социалните сътресения през 60-те години
Има само няколко случая, когато е приемливо да се използва апостроф за означаване на множествено число. В тези случаи апострофът е необходим, за да се избегне объркване:
- Тя получи три A на отчетната си карта. (Използвайте апостроф, за да избегнете объркване с думата „като“.)
- Поръчайте пет # 371KV. (Използвайте апостроф, за да покажете, че „s“ не е част от серийния номер.)
2. Объркване около мен, себе си и аз
Колко пъти сте чели бизнес съобщение, което заключава: „Ако имате някакви въпроси, моля свържете се с Джейн или аз“? Авторът или се опитва да звучи изискано, като използва по-елегантно звучащото „себе си“ вместо „аз“, или с Джейн в комбинацията се обърква дали да използва „мен“ или „аз“ и се спира на „себе си“. " Резултатът е досадна и твърде често срещана злоупотреба с рефлексивното лично местоимение.
Можете да избегнете същата грешка, като приложите обикновен тест. Оставете Джейн извън картината и вижте как звучи изречението. Бихте ли казали: „Ако имате някакви въпроси, моля свържете се с мен“? Не, бихте казали „моля, свържете се с мен“. Нали? Ако бихте използвали „себе си“ в този случай, трябва да прочетете за допълнителна помощ с граматиката.
„Аз, себе си и аз“ са три различни случая на личното местоимение. Случаят се променя в зависимост от това дали местоимението функционира като субект или обект на изречение.
За предмета на изречението (съществителното, което казва за какво става дума в изречението), използвайте „I“:
- Написах писмото.
За обекта на изречение (съществителното, което придава значение на глагол или допълва предложна фраза), използвайте „аз“:
- Ако имате въпроси, можете да ме попитате.
- Въпросите може да са насочени към мен.
Ако предметът на действието и обектът на действието са еднакви, използвайте рефлексивното местоимение "себе си":
- Направих го сам.
- Погледнах се в огледалото.
Както имате нужда от огледало, за да видите себе си, рефлексивно местоимение като „себе си“ (или себе си, себе си и т.н.) се нуждае от друго съществително или местоимение в изречението, за да го отрази. Ако няма такъв, използвайте или субективния случай (I), или обективния случай (аз), както е подходящо.
3. Случайни запетаи
Не се колебая да пиша за запетаи, защото те могат да бъдат сложни неща. Всъщност бих могъл да продължа няколко параграфа относно това дали трябва да се появи запетая между думите „запетаи“ и „защото“ в предходното изречение. Но няма да го направя, защото проблемът ми със запетаи е дори по-основен от това дали трябва да се използва запетая преди свързване, свързващо две независими клаузи. (В случай, че се чудите, отговорът ми тук е не; клаузите са кратки и тясно свързани в мисъл.)
Най-досадният проблем със запетаите е, когато те се появяват произволно, в изречения, където не са необходими и не принадлежат. (Да, опитвам се да отбележа тук.)
Не ме интересува дали използвате серийната запетая в прости изречения или не. Няма да се карам твърде много за липсата на запетая между прилагателни за координати. Британските ми приятели ми казват, че използваме твърде много запетаи на американски английски, така или иначе. Взискателните американски правила за използване може би са причината, поради която толкова много бизнес писатели ги прекаляват.
Проблемът със запетая е, че казва на окото да спре да чете за момент. Това е добре, когато имате нужда от пауза, като да си поемете дъх, когато говорите. Но неочакваните запетаи са като хълцане. Досадни са.
Има десетки правила за това кога да ги използвате, но ако си спомняте някое от тях, запомнете следното: Ако не можете да измислите конкретна причина да използвате запетая, не я използвайте.
Никога не използвайте запетая в тези ситуации:
- Между описателна дума и съществителното тя описва: „Прочетох лошо написаното, писмо“. Неправилно
- Между темата и глагола: „Лошо написаното писмо ме подразни“. Неправилно
- Между две клаузи с един предмет, които са свързани с връзка: „Прочетох писмото и коригирах всички пунктуационни грешки“. Неправилно
- За да се отмени ограничителна клауза (такава, която е от съществено значение за значението на изречението): „Писмото, което вдъхнови тази статия, беше пълно с досадни пунктуационни грешки“. Неправилно
4. Злоупотребата с "Като такъв"
Твърде често в бизнес писането фразата „като такава“ се използва като по-изискан начин да се каже „следователно“, сякаш е необходима по-официална дума. Например, в писмо може да се посочи: "Тази кореспонденция служи като известие, че не изпълнявате задълженията ни по договор. Като такъв имате 10 дни, за да излекувате неизпълнението или споразумението ще бъде прекратено." В този пример „като такъв“ се използва вместо „следователно“, за да означава „поради тази причина“ или „следователно“. Това е грешно.
Правилно използвана, фразата „като такава“ насочва читателя към идентичността, естеството или способността на съществителното или съществителното словосъчетание, което го предшества:
- "Аз съм привърженик на граматиката. Като такъв се дразня, когато писателят виси причастия." Правилно
За да избегнете неправилното използване на „като такова“, запитайте се „как какво?“ Ако предшестващото съществително се вписва, употребата е правилна:
- "Като стикер за граматиката се дразня, когато писателят виси с причастия." Правилно
Ако „като такова“ не насочва читателя към предшестващо съществително име, употребата е неправилна:
- "Тъй като не обърна внимание на граматическите правила, писателят висеше причастия. Като такъв той дразнеше читателите си." Неправилно
Попитайте дали можете да замените "такова" с някое близко съществително съществително или съществително словосъчетание:
- Като граматически правила той дразнеше своите читатели.
- Като писател той дразнеше своите читатели.
- Като причастие той дразнеше своите читатели.
Ако заместването няма смисъл или, в случая на втория пример, не предава напълно предвиденото значение, използването на „като такова“ е неправилно. За да не досаждате на читателите си, използвайте „следователно“ или заменете преходната фраза с по-значима дума или фраза.
5. Неправилното използване на "Verbiage"
Това не е въпрос на граматика или пунктуация, а на често срещаната, но загадъчна злоупотреба с неприятна дума. Като корпоративен адвокат почти всеки ден получавах имейл, в който се казваше нещо подобно: „Бихте ли могли да прегледате словото във втория параграф на приложения документ и да ме уведомите дали е наред?“ Всеки път, когато трябваше да се въздържам да не изстрелям един бърз отговор: „Ако това е многословие, защо ми губите времето?“
Verbiage не означава „текст“, „думи“, „формулировка“, „съдържание“ или която и да е от другите думи, които авторът на имейла би могъл да използва, за да поиска моята правна проверка. "Многословие" означава реч или писане, които използват твърде много думи или прекалено технически изрази. Не е нещо добро. Писателят трябва да избягва многословието, да не използва термина, за да опише своята писмена работа.
Бонус съвет: Опростете езика си
Това извежда един последен урок за писането в бизнес стил. Не се опитвайте да впечатлявате хората, като използвате изискани думи, когато по-добрият избор е ясен и описателен. Business-speak е пълен с измислени, фантастично звучащи думи. Не попадайте в капана на използването им. Не казвайте "използвай", когато "употреба" работи добре. Ще излезете като претенциозен и по-лош, особено ако не разбирате какво означава вашата фантазия дума.