Съдържание:
- Успехът на проекта има значение
- В този член
- Целта: Успех на проекта
- Определяне на целта на проекта
- Пример от реалния живот: Еднодневната екскурзия
- Резултати Разчитайте на процеси
- Проект Личи: Забавление и успех!
Ето как изглежда плодът от личи. Всеки от тях е малко по-голям от гроздето.
- Личи и фарове
Успехът на проекта има значение
Факт е, че в живота и в бизнеса повечето проекти се провалят. Но успехът има значение. Когато проектът се провали, времето и парите се губят. Понякога животът се губи, както при спасителна мисия след ураган или друго природно бедствие.
Има два вида проекти. Единият е, според бизнес гуруто Джоузеф М. Джуран, „Проблем, предвиден за решаване“. Ако проект като този се провали, цялото време, усилия и пари се губят и проблемът все още е у нас. Другият тип проект е усилие да превърнем една мечта в реалност. Когато този тип проекти се провали, мечтата никога не се осъществява. Например по-рано този месец компания със страхотна визия затвори врати. Познавам двадесет души, които са загубили голяма част от доходите си, а имаше и стотици други. И компанията помогна на хиляди, но я няма.
Факт е, че над половината от всички проекти се провалят - и това се отнася до добре проектирани, добре управлявани проекти и включва, в успех, проекти, които са доставени със закъснение и са свръхбюджетни. Истинският процент на успех - проектите, които дават приемливи или прекрасни резултати навреме и под бюджет, е изчезващо малък.
Можем да се справим много по-добре. Правим го, като обръщаме внимание на всички части на даден проект, т.е. като управляваме деветте области на управление на проекти, както те се отнасят за нашия проект.
В този член
Ще разгледаме:
- Определението за успех на проекта
- Как да определим целта на проекта
- Деветте области на управление на проекти
- Как приложих тези области в примерен сценарий от реалния живот
- Трите фази на проекта, включително подготовка, изпълнение и последващи действия
Целта: Успех на проекта
„Успехът на проекта“ звучи като ужасно неясна цел. Всъщност не е неясно, но е твърде общо.
Лесно можем да го направим специфичен за всеки проект. И всъщност тази конкретна дефиниция на целта на проекта е първата стъпка към успеха на проекта. Институтът за управление на проекти (PMI) официално определя проекта като „временно начинание, предприето за създаване на уникален продукт, услуга или резултат“. Ключови елементи са:
- Всеки проект е временен. Няма да продължи вечно. Ще започне на определена дата и ще завърши на по-късна дата.
- Всеки проект е уникален. Всеки проект дава някакъв нов, нов, различен резултат.
- Всеки продукт дава някакъв специфичен резултат, когато е готов.
Определяне на целта на проекта
Ето няколко примера за цели на проекта:
- На 20 юни ще направим прекрасна сватба с 300 гости.
- Нов четирилентов мост между остров Маркос и континента ще бъде отворен за автомобилен трафик на 30 ноември на цена под 4 милиона долара.
- Най-новата ни версия на софтуера Amazing Planning, версия 10.0, ще излезе на 20 август на цена от $ 29,99 с всички известни грешки от бета теста, фиксирани с цена на разработка под $ 50 000.
Както можете да видите, проектите са както лични, така и за бизнес. Ще видите също, че добрата дефиниция на проекта включва какво ще бъде доставено, кога и колко ще струва. (Има разходи за сватбата, но това е лично. Не съм го включил, защото не е ваша работа.)
Тези примери илюстрират първите три области на проект, които трябва да управляваме.
- Обхватът е изискана дума за това, което правим.
- Времеви адреси: кога проектът ще започне; кога ще завърши, давайки резултати; продължителността от началото до края; и количеството усилия (човекочаса) работа.
- Разходите са дефиниция колко ще струва проектът.
Това са първите три области на проект, които ние дефинираме и ги наричаме фактори Резултати (r), тъй като те могат да бъдат измерени по отношение на ясни, дефинирани резултати. За обхват или целта е постигната, или не е. По отношение на времето: Или е едно време, или е късно. По отношение на разходите: Или останахме в рамките на бюджета, или преминахме над бюджета. За да научите повече за тези фактори на резултатите и защо те се наричат Железният триъгълник, можете да прочетете Как да изготвите план за управление на проекти.
Но факторите за резултатите (r) не са достатъчни. Ако работим само с тези три елемента, нашият проект ще се провали.
Кои са деветте области на управление на проекти?
Обхват, време, цена, риск, качество, комуникации, човешки ресурси, обществени поръчки, интеграция
Пример от реалния живот: Еднодневната екскурзия
Преди около години със съпругата ми имахме наистина забавен ден. Като ръководител на проекти искам да кажа, че това беше, защото го управлявах като проект. Както и да е, това е добър пример за това как успехът на проекта разчита не само на трите фактора на резултатите (r): обхват, време и цена.
Планът ни беше да вземем събота през юни и да вземем личи (обичаме плодовете на личи) в собствената ферма за личи, която си изберете, на около час северно от мястото, където живеехме. Искахме да донесем у дома пет килограма личи, което беше достатъчно, за да ни издържи цялото лято. Личито струва $ 4 / паунд, а бензинът за пътуването е около $ 10, така че общата стойност на проекта е $ 30.
Резултати Разчитайте на процеси
Звучи просто. Повечето проекти звучат просто. Но когато спрете и си помислите колко неща се объркват, това разказва друга история. Ето куп неща, които могат да се объркат, организирани, за да илюстрират деветте области на управлението на проекти.
- Обхват. Ако се загубим и никога не намерим фермите за личи - няма личи!
- Време. Ако започнем късно, ще пристигнем в средата на деня. Брането на личи на горещо слънце изобщо не е забавно. И за еднодневна екскурзия никакво забавление не е провал на проекта!
- Разходи. Ами сега! Личи са много чувствителен плод. Те се нуждаят от охладител и малко лед, или ще се развалят, преди да се приберем. Добавете 5 долара за стиропорен охладител и 1 долар за лед.
- Риск. Ами ако колата се повреди - мизерен ден! Настройте го и проверете, преди да тръгнем.
- Качество. Вземете внимателно! Искаме да донесем у дома само най-добрите личи.
- Комуникации. В колата, на половин час от дома. "Скъпа, имаш ли картата?" "Какво! Мислех, че имате картата?"
- Човешки ресурси. "Скъпа, време ли е да станеш и да вземеш личи?" "Отидете, не ми се иска. Освен това приятелката ми Барбара ме извежда на обяд." Еднодневна екскурзия просто се превърна в развод!
- Доставяне. Телефонно обаждане рано в събота сутринта. "Г-н Кемп, благодаря ви много, че вчера въведете колата си за настройка. За съжаление, получихме резервно копие и още не сме започнали да работим по него." "Но трябваше да бъде направено снощи!" "Разбирам, сър, но наистина правим всичко възможно. Колата ви трябва да е налична около пет часа днес следобед. Благодарим ви, че избрахте сервизния център за бързи и надеждни автомобили!" Без кола, без пътуване, без личи!
- Интеграция. Продължаваме да се връщаме към колата с нашите личи. "Скъпа, къде е охладителят?" - Платих го, мислех, че си го изнесъл от магазина. "Изнесох го от магазина, а ти го сложи в багажника." "Не, отворих багажника. Мислех, че си сложил охладителя." - Но ти затвори багажника. „Затворих багажника, защото мислех, че си сложил охладителя.“ "Не, поставих охладителя на земята, защото не отворихте багажника достатъчно бързо." „Значи казваш, че по моя вина съм оставил охладителя на паркинга на хранителния магазин!“ Няма охладител; горещи личи; ядосана съпруга.
Както можете да видите, много неща могат да се объркат в процеса дори на еднодневна екскурзия. Колко повече може да се обърка при бизнес проект за 10 000 или 10 милиона долара!
Ако погледнем честно, този тип проблеми се случват постоянно при всеки проект. И затова повечето проекти се провалят. Но успехът е по-лесен, отколкото бихте си помислили - ако обърнете внимание на всички девет области.
Проект Личи: Забавление и успех!
Ето как изглежда плодът от личи. Всеки от тях е малко по-голям от гроздето.
Еха! Фара! Да тръгваме!
1/8