Съдържание:
- Моля, не разбивайте офис оборудването: Когато неинвестираните служители изпаднат в измама
- Обучението в офиса трябва да обхваща използването на основно оборудване
- Как да бъда уважителен служител в офис
- 1. Бъдете внимателни и учтиви с принтера / копира
- 2. Дръжте кламери отделени от щифтовете и поставете капачките на маркерите
- 3. Върнете нещата по начина, по който ги намерихте
- 4. Използвайте лепкави бележки по предназначение
- 5. Уважавайте оборудването и хората, които го използват
- 6. Не изтегляйте неща на фирмения компютър, освен ако не е ваша работа да го направите
- 7. Не „вземайте назаем“ консумативи от други отдели
- 8. Когато планирате големи работни места, уведомете някого предварително
- 9. Попитайте как да използвате офис оборудването
- 10. Използвайте подходящото оборудване за правилната работа
- 11. Използвайте здравия разум
- Кой знаеше, че е необходим талант, за да се използват такива неща като резачки за хартия, телбод и дупки?
- Никой офис мениджър не иска да управлява малки работни места в микро, но малките грешки могат да струват много пари с течение на времето
- Всичко е добре, за което се полагат грижи
Моля, не разбивайте офис оборудването: Когато неинвестираните служители изпаднат в измама
Забелязали ли сте някога, че някои служители като че ли не се интересуват от спестяване на пари или да се грижат за собствеността на компанията, сякаш са собствени?
Когато бях малка, имаше редица домове под наем близо до мястото, където живеех. Винаги изглеждаха изтъркани от стари боклуци в предния двор, котки с множество комплекти полудиви котенца и счупени и очукани играчки, разпръснати из двора.
Майка ми ни каза, че хората, които наемат къщи, често не получават или не се интересуват от тяхното поддържане, както хората, които ги притежават, тъй като не са работили усилено, за да получат имота и са планирали да продължат на друго място, така че не са Наистина не им пука дали са развалили мястото и са го оставили на някой друг да го почисти и поправи, след като са си отишли. Макар да мисля, че майка ми може да е била малко предубедена, тя имаше някаква точка.
Понякога изглежда, че новите служители и служителите извън офиса не зачитат доставките и оборудването. Изглежда, че не са обвързани с компанията и не им пука, когато нещо се обърка, защото могат да се отдалечат и да оставят някой друг да се справи с проблема. Те отказват да поемат отговорност за липсата на загриженост и това може да доведе до голямо напрежение в офиса, както и да струва пари и да възпрепятства производителността на труда.
Обучението в офиса трябва да обхваща използването на основно оборудване
Наличието на основни познания за правилното използване на офис оборудването трябва да бъде част от обучението на всички и макар да изглежда очевидно, че всеки знае как да използва копирна машина, факс машина, телбод и телефон, включете компютър, изпратете документи на принтер и поставете файловете по азбучен ред, за съжаление това често не е така.
Как да бъда уважителен служител в офис
1. Бъдете внимателни и учтиви с принтера / копира
- Не оставяйте хартия върху копирната машина със затворена горна част, така че хората да трябва да премахнат вашата хартия, преди да могат да копират своята.
- Не оставяйте горната част отворена (прах и отломки могат да влязат и да повредят огледалата).
- Не избягвайте нещо и след това се опитайте да копирате хартията, без да оставяте изсъхването.
- Не пускайте изкривени или телбодирани копия през машината. Резултатите от това трябва да са очевидни, преди дори да опитате.
- Не създавайте заседнала хартия и я оставяйте на някой друг да изчисти.
- Не използвайте цялата хартия и не поставяйте повече.
- И накрая, прегледайте какво възнамерявате да отпечатате, за да не губите стотици листове хартия, които може да струват само седем цента на парче, но да добавят стотици долари, изхабени с времето.
2. Дръжте кламери отделени от щифтовете и поставете капачките на маркерите
Има причина, поради която държим кламери отделно от щифтовете и сменяме капачките на маркерите. Това бихте го знаели, ако някога сте работили сами в офис. Поставянето на ръката в кутията за кламери и забиването с половин дузина щифтове не е толкова вълнуващо, колкото може да звучи.
Също така, когато чисто нови маркери и черни маркери използваме почти ежедневно, се повредят или кървят по всичко, защото сте забравили да поставите капачката обратно или с половин ръка сте се опитали да я замените, но не сте чакали да чуете щракването на място, тя ни струва минимум $ 1 всеки и прави работата ни много по-трудна, отколкото трябва. Между другото, използването на черен Sharpie за подчертаване на текст има обратен ефект от това, което сте замислили и не може да бъде отменено… въздишка!
3. Върнете нещата по начина, по който ги намерихте
Когато работим с клиенти в забързана среда, не е нужно да мислим къде може да се крие телбодът или лентата с телбод или да посегнем към писалката ни и да намерим на нейно място пачка опаковки от ролки. Телефонът трябва да е обърнат към потребителя, а не да бъде обърнат обратно. Трудно е да наберете номер, когато клавиатурата е обърната. Моля, заменете всичко така, както сте го намерили или още по-добре, изобщо не го пипайте! Не е като да го използвате за нещо продуктивно.
4. Използвайте лепкави бележки по предназначение
Залепките са за временни съобщения, а не за създаване на колаж около компютъра. Залепките, които също са доста скъпи, не трябва да се използват като заместител на доброто счетоводство. Въпреки че е чудесно да запишете телефонен номер или да оставите съобщение за някой, който идва на следващата смяна, бележките трябва да бъдат премахнати, след като бъдат прочетени, а не оставяни седмици след края, така че никой да няма представа дали са важни или не и затова изобщо престанете да им обръщате внимание, тъй като те се събират като сухи листа около работния плот, без никой да желае да поеме инициативата да ги премахне, в случай, че може да са важни.
5. Уважавайте оборудването и хората, които го използват
Не тропайте с копирни машини, разпъвайте телефонни кабели около компютрите и не увличайте колегите си или не свивайте общото бюро, така че никой да не може да стигне до него или да използва нищо друго освен вас. Внимателно сменете капаците на копирните машини. Не поставяйте отворена чаша кафе близо до клавиатурата на компютъра, не оставяйте петна от капки или още по-лошо, лошият ви дъх, одеколонът или остатъците от мазна кожа на която и да е повърхност, особено телефонните приемници, моля!
6. Не изтегляйте неща на фирмения компютър, освен ако не е ваша работа да го направите
В случай, че не сте забелязали, има тези неща, наречени вируси, които се крият в изтеглянията и деактивират компютрите. Възможно е компанията да има инсталиран антивирусен софтуер, но не изкушавайте съдбата. Редно е понякога да сърфирате в уебсайтове, когато бизнесът е бавен и цялата ви работа е свършена, но бъдете внимателни при изтеглянето на вируси, които могат да унищожат съхранените данни и да направят вашите колеги и шефове най-лошите ви врагове.
7. Не „вземайте назаем“ консумативи от други отдели
Ако споделяте отдели в близост до други офиси, не „вземайте назаем“ техните доставки и не ги връщайте или още по-добре, изобщо не ги вземайте. Вземете своя собствена! Добре, всички знаем, че някои офиси не са толкова добри, колкото други по отношение на поддържането на запасите, но точно както у дома, ако използвате последната капка мляко, не прибирайте празната картонена кутия обратно в хладилника. Ако трябва да използвате нещо, което не е ваше, първо попитайте, уверете се, че е наред и след това го заменете с фонда за доставка на вашия офис.
8. Когато планирате големи работни места, уведомете някого предварително
Ако планирате да копирате 200 брошури, които се нуждаят от съпоставяне и телбод, трябва да планирате предварително. Уверете се, че има достатъчно хартия, за да не използвате последната от нея. Уверете се, че никой друг не трябва да използва принтера или копирната машина по време на използването му и използвайте функциите на копирната машина (т.е. групиране, телбод, пробиване на дупки), така че да не принуждавате подлежащите да подреждат 800 листа хартия в ред и ги телбод на ръка. Което ни води до номер девет!
9. Попитайте как да използвате офис оборудването
Ако не знаете как да използвате офис оборудване, научете как или помолете някой да ви покаже. Също така би било хубаво, ако си спомните, така че следващия път няма да притеснявате другите, които си вършат работата. Винаги съм изумен от някой, който пита, по какъв начин върви хартията в това „нещо“. Има схема на цялото съвременно офис оборудване, която ви показва къде да поставите хартията и в каква посока. Бих могъл да ви покажа „къде да го сложите“, но отговорът ви може да не ви хареса.
10. Използвайте подходящото оборудване за правилната работа
- Не използвайте офис лентата, за да поставяте флаер на боядисаната стена. Ще откъсне боята от стената.
- Не заглушавайте телбода и след това го бийте и чупете пружината.
- Не се опитвайте да подшивате 200 копия с телбод, предназначен за малки, а не големи работни места, това ще доведе до лошо представяне на телбода и най-вероятно оставя разгънати остри метални зъбци да се нарязват в ръката на следващия човек, който борави с телбодираните документи.
11. Използвайте здравия разум
Няма нищо лошо в това да попитате някого как да направи нещо, но ако очаквате той да го направи вместо вас, когато е зает да върши собствената си работа, вместо да я прави правилно, тогава вие сте пасив към офиса, а не актив. Всеки, независимо какъв е неговият статус, трябва да знае основни офис умения и учтивост, когато споделя и използва консумативи. Може да изглежда глупаво дори да се споменават тези неща, когато има много по-важни неща, които трябва да се вземат предвид, но поддържането на безпроблемната работа на офиса, спазването на оборудването и не злоупотребата с доставки може да доведе до повече пари и повече време, отделено за други неща като края на годината бонуси и пица партита
Затова не хвърляйте телбода със залепналите скоби в кошчето или го изключвайте с телбода на вашия колега, както никога не сте го счупили. Не копирайте дупето или лицето си върху копирната машина и зачитайте къде отиват нещата и когато поискате да вземете назаем, заменете нещата възможно най-скоро, тъй като шансът е необходим телбод, лента и ножици за минута за минута основа, а не нещо, без което можете да отидете в продължение на десет дни, без да се налага да заемате чуждо, докато поръчате друго, докато старото ви се появи десет минути преди да пристигне новото. Връщането на нещата и извършването на вашата част, за да поддържате нещата чисти и добре поддържани, ще допринесе много за осигуряването на щастливо, продуктивно работно място за всички!
Някога бръкнали ли сте в държача за кламери и сте измислили огърлица с дължина двадесет фута? Да, някой е използвал добре тези 10 долара на час, за да научи нова занаят.
Кой знаеше, че е необходим талант, за да се използват такива неща като резачки за хартия, телбод и дупки?
Прекарах по-голямата част от възрастния си живот в някакъв офис и половината от това работех като офис мениджър, за да мога да разкажа някои истории. Виждал съм хартия, пропиляна от горския товар, смъртоносни оръжия, направени от ластици и моливи, пускани в празни кутии, подредени по стената, и чисто нови офис столове, съсипани за по-малко от седмица с напълно разкъсани рамена на столове изключен. Мислехте ли, че това са хора с наклонени кресла или стълби?
Наскоро резачката за хартия, която използвахме в офиса близо двадесет години, беше намерена смачкана между копирната машина и шредера за хартия с откъсната дръжка. Един заместващ модел от същия калибър би струвал $ 150, но с някои пестеливи онлайн сравнения успяхме да убедим доставчика си в приличен заместител за $ 35.
По-малко от месец след закупуването на новия нож, дойдох една сутрин, за да чуя ужасен звук и намерих нов служител, който се опитва да изреже 20 листа хартия с острие, проектирано за не повече от пет наведнъж !!!
Устоях на желанието да извикам: "Какво мислиш, че правиш?" и вместо това попита: "Знаете ли, че не трябва да режете повече от пет листа едновременно, нали?"
Служителят ме погледна празно и продължава да се опитва да изреже 20-те листа, влагайки малко повече сила в среза, мислейки, че това ще реши проблема, вместо да създаде по-голям и да унищожи втория ни нож за хартия за по-малко от два месеца.
„Ca-Runch, Quoosh“, долетя звукът, когато острието се наряза на шест инча във вестниците и се огъна и раздроби останалите. за по-малко от две секунди двадесет листа накъсана, огъната и предварително отпечатана хартия се хвърлят в кошчето, а не в кошчето и това е всичко, което мога да не стисна сърцето си и да припадна мъртъв на износения килим.
Никой офис мениджър не иска да управлява малки работни места в микро, но малките грешки могат да струват много пари с течение на времето
Ако трябва да поръчате доставките, знаете колко струват и когато знаете, че вашият отдел е с бюджет и че работното време на служителите ще бъде съкратено и повишаването на заплатите зависи от спазването на вашия бюджет, вие сте склонни да бъдете изключително предпазливи за малки неща, които допринасят за много пари с течение на времето, като използването на над половината тъкани в чисто нова кутия на Kleenex за почистване на разлив на кафе, когато зад шкафа има седалка и стара кърпа или огъване на кламери в животински форми или ги разбива на малки парченца и ги оставя да лежат на работния плот като възрастно куче, което се разпада.
Разбира се, всеки използва офис оборудване за лична употреба понякога, като например при копиране на рецепта, но когато разпечатвате 200 страници коментари на цветния копир, когато всичко, което искате, е рецептата от една страница, но не го визуализира, преди да отпечата списък с над 600 души, коментиращи как са обичали или биха могли да подобрят рецептата, тогава злоупотребата с оборудване става скъпа за всички.
Виждал съм служители да използват офисните ножици, за да изстъргват кучешките обувки от обувките си и да поставят ножиците обратно в чекмеджето, без дори да ги избърсват, или да дъвчат плотовете на всички писалки или да напръскат половин кутия лизол в банята след преминаване на вятъра или използвайте пет хартиени хартии в пълен размер, за да изсушите ръцете си и половин ролка кърпа, за да избършете дъното им и да запушите тоалетната, така че да прелее върху пода и да го оставите на някой друг да почисти.
Докато не искате да броите минутите, прекарани от хората в тоалетната, или да ги ограничите до пет листа тоалетна хартия за номер едно и десет за по-големи работни места, идва момент, в който трябва да напомните на хората, че пропиляването на доставките е също толкова лошо като губене на време, когато се върши работа, когато има работа.
Всичко е добре, за което се полагат грижи
Има някои неща, които са опасни за пренебрегване, като оставяне на нагревател за пространство през нощта, без да го изключвате или да оставяте резачката на кутията отворена и обърната навън и притисната към твърда повърхност. Има и други неща, които са досадни като оставяне на черни писалки в процепите на черната клавиатура, така че когато започнете да пишете, писалката скача към вас и се търкаля под пръстите ви, като ви пречи да въведете кода си за достъп и ви принуждава да започнете отново.
Да си добър колега е все едно да си добър съквартирант. Ако уважавате другите и средата, в която работите, всичко ще върви добре, но ако затруднявате живота си с присъствието си, тогава е малко вероятно да издържите дълго в тази позиция или да имате много приятели.
Нека си признаем, всички ние се заблуждаваме и допускаме грешки и рядко срещаният служител не се възползва от модерната офис техника, за да извърши някаква лична работа, която не може да свърши у дома, но постоянните злоупотреби с оборудването и колегите служители определят работното място да бъде нещастно място с много спорове и оплаквания. Ако допринасяте за нещастно работно място, вие сте част от проблема, а не част от екипа и грижата за доставките и зачитането на личното пространство на другите отива много за създаването на комфортна и продуктивна работна среда.