Съдържание:
- Златни правила за организиране на вашата работа
- Златно правило: Работете с всеки елемент само веднъж
- Вариант 1 - Направете малка крачка напред
- Вариант 2 - Делегиране
- Ами ако нямате "подходящо място"
- Не е нужно да съхранявате битови сметки
- Архивиране
- Ами данъците?
Организиран офис означава организиран ум. Прочетете, за да научите страхотни организационни съвети.
Canva.com
Може да сме намалили количеството хартия, с което боравим, но това не е улеснило жонглирането с всички конкурентни изисквания за нашето време. Всъщност е по-трудно, защото „документооборотите“ пристигат в толкова много различни формати. Ако обаче искате да организирате работата си, златните правила все още важат.
Златни правила за организиране на вашата работа
- Работете с всеки лист хартия, имейл или телефонно съобщение само веднъж
- Когато го направите, картотекирайте го на подходящо място.
- Когато е напълно завършен, бин или архивирайте.
Разбира се, в реалния живот често е трудно да се постигнат тези цели. Но само опитвайки се да се придържате към правилата, ще улесните живота си много по-лесно.
Златно правило: Работете с всеки елемент само веднъж
Когато сте заети, е изкушаващо да оставите сметка или каквото и да било настрана и да кажете, че „ще стигнете до нея по-късно“. Реалността е, че вече го гледате, така че вече сте прекъснати. Ще бъде по-ефективно във времето да направите нещо с него, отколкото да го затворите или оставите.
Знам, ще кажете: "но аз трябва да отида в банката / да вляза в интернет / да отида в пощата, за да платя тази сметка и не мога да го направя в момента." Разбирам това - но идеята е да стигнете колкото се може по-далеч към тази цел, дори ако това е само малка стъпка.
Вариант 1 - Направете малка крачка напред
Да предположим, че трябва да отидете до пощата, за да платите тази сметка. В такъв случай приберете сметката в чантата си, така че при следващото излизане да пазарувате, не можете да я забравите. Или ако трябва да влезете в интернет, сложете сметката от компютъра. Може да имате тава за архивиране за „неща, които трябва да направите“, или може би просто ще поставите сметката върху клавиатурата, така че няма да можете да я пропуснете следващия път, когато влезете. Ако това е имейл или съобщение, преместете го в папка „за изпълнение“ или добавете напомняне.
Вариант 2 - Делегиране
Ако някой друг трябва да направи нещо с документа, определено си струва да отделите няколко минути, за да се обадите или да изпратите имейл веднага на този човек, независимо колко сте заети. Това означава, че докато сте заети, другият човек вече работи по проблема - напредва се.
Бакшиш!
След като приключите с документ, не го оставяйте там, където сте го получили: възприемете навика да го прибирате веднага и на правилното му място.
Ами ако нямате "подходящо място"
Ако нямате "подходящо място", организирайте нещо сега! Трябва ви „подходящо място“ за предмети, с които сте приключили, и подходящо място за предмети, които все още трябва да предприемете.
Може да е толкова просто, колкото файлът на концерта (голям картонен файл с няколко слота, или по един за всяка буква от азбуката, или с етикети, които можете да решите сами). Дори ако всичко, което можете да управлявате, е картонена кутия с надпис "сметки", друга с надпис "данък", уверете се, че имате нещо.
Бакшиш!
Не забравяйте, че понякога „правилното място“ е кошчето за отпадъци. Не е нужно да пазите всичко!
Не е нужно да съхранявате битови сметки
Освен ако не управлявате бизнес от вкъщи и не трябва да поискате данък, не е нужно да запазвате битовите сметки завинаги. Сметките за ток, газ и телефон могат да бъдат изхвърлени веднага щом получите сметката за следващия месец и можете да видите, че са получили вашето плащане. Единствената причина да запазите сметките си за комунални услуги е, ако искате да наблюдавате използването и така или иначе много доставчици вече могат да ви предоставят тази информация онлайн или при поискване.
Ако смятате, че може да искате да кандидатствате за заем в близко бъдеще, запазете шестмесечни банкови извлечения, тъй като банката може да таксува да ги препечатате за вас. В противен случай, след като проверите дадено извлечение и знаете, че е вярно, няма никаква стойност да го запазите, освен ако не се нуждаете от него за данъчните. Същото може да се отнася и за фишове за заплащане - проверете местните данъчни разпоредби.
Архивиране
Когато приключите с документите, но трябва да ги запазите, най-икономичният метод са пликовете.
Големите пликове заемат много по-малко място от картонени папки или подвързващи пръстени, така че те са най-ефективният начин за съхранение на документи, които трябва да съхранявате, но рядко трябва да ги разглеждате. Те също са евтини! Можете да съхранявате пликовете си в стар куфар или в декоративна кутия за съхранение от вашата хартия.
Когато приключите с някакъв проект, сложете всичко в плик. Надпишете плика с темата и датата с хубаво голямо писане, с дебела писалка. Пример може да бъде кандидатстване за ипотека - след като сте изготвили всички документи, вероятно никога повече няма да погледнете документите, а просто ще платите вноските. Затова приберете всички писма на адвокати и банкови документи в плик и ги приберете на сигурно място.
Обемистите папки заемат твърде много място
Ами данъците?
Същото важи и за данъка. Трябва да съхранявате информация за годишния си данък в продължение на няколко години (проверете местните си изисквания), но вероятно никога няма да ги разгледате отново, освен ако не сте одитирани. Поставете данъка за всяка година в отделен плик, маркирайте го и ги приберете.
Ако следвате тази рутина, няма да ви е необходимо голямо пространство за съхранение на активните ви документи, което ще улесни поддържането на подредеността и записването на нови неща.
Бакшиш!
Направете навик да преглеждате файловете си в края на всяка финансова година.
Всяка година изчиствайте всички документи, които няма да ви трябват през новата година - или ги обвийте и приберете на съхранение, или ги сметете. Направете същото за вашия компютър.
Документите ще бъдат по-лесни за архивиране и намиране и вашето „активно“ подаване няма да заема много място.
Сортирано!