Съдържание:
- Колко линии ви трябват?
- Защо чакането на обаждане не е необходимо
- Как една телефонна централа работи с Rollover?
- Как работи извикването с множество линии?
- Като обобщение, всички разгледани неща
Изображение от Герд Алтман от Pixabay
Замисляли ли сте се как големите компании могат да получат толкова много едновременни телефонни обаждания, без да получават зает сигнал?
Домашните телефони и мобилните телефони осигуряват изчакване на повикване. Вие сте запознати с това. Но Call Waiting няма да работи с телефонните системи. Ако искате телефонна система, като автоматична обслужваща централа, да обработва множество повикващи, имате нужда от множество телефонни линии с преобръщане.
Преобръщане на телефонна линия е методът, който се използва, за да се позволи на повече от един повикващ да премине чрез маршрутизиране на всеки повикващ през следващата налична телефонна линия.
Важно е да разберете, че преобръщането не е функция на вашето вътрешно телефонно оборудване. Вашият доставчик на телефонни услуги трябва да го направи. Трябва да помолите телефонната компания да прехвърли допълнителните повикващи към следващата по-висока линия. Това е известно и като ловна група.
Всички ваши повикващи ще наберат основния ви номер, но ако се използва първият ред, следващият повикващ звъни на следващия неизползван ред. Ако се използват всички линии, следващият повикващ ще получи сигнал за заетост.
От друга страна, изчакването на повикване ще позволи на втория повикващ да бъде отговорен на една линия. Това не е добре за телефонна система, която е проектирана да насочва всеки едновременно обаждащ се към определен отдел или персонал.
Телефонна система ще отговори на всички телефонни линии, които звънят. Ако вашият доставчик на телефонни услуги не прехвърли заети линии към следващия ред, тогава няма начин телефонната система да отговори на тези допълнителни повикващи.
Колко линии ви трябват?
Прост отговор: Един ред за всеки повикващ. Така че, ако трябва да обработите, да речем, десет едновременни обаждащи се, имате нужда от десет линии от вашия оператор.
Все още използвате само един телефонен номер. Допълнителните редове имат свои собствени номера и могат да се набират директно. Но основната идея е, че първото число е единственото необходимо. Ако линията се използва, повикващият се прехвърля към следващия ред, който е безплатен.
С други думи, първият повикващ звъни на първата физическа линия, а следващият повикващ се "преобръща" към следващата налична физическа линия. Това преобръщане продължава, докато се използват всички редове.
Ако всички линии се използват, следващият повикващ ще получи сигнал за заетост. Така че, ако искате да поддържате голям обем разговори за вашия бизнес, трябва да получите допълнителни линии от вашата телефонна компания и да поискате тези линии да бъдат конфигурирани с преобръщане към следващия ред в групата.
Услугата за преобръщане обикновено се предоставя без допълнително заплащане. Телефонната компания така или иначе печели от допълнителните такси за линия.
Могат да се получат множество входящи повиквания, като се премине към следващата налична линия.
Защо чакането на обаждане не е необходимо
Имайте предвид, че телефонната система е автоматизирана за насочване на входящите повиквания.
Ако имате изчакване на повикване на някоя от вашите линии, следващият повикващ НЯМА да се прехвърли на следващия ред. Те ще останат там в очакване на човека от тази линия да отговори на тона за изчакване на разговора.
Това работи добре за една линия, като домашен телефон или мобилен телефон. Но когато използвате преобръщане към допълнителни линии, изчакването на повикване ще попречи на работата му.
Как една телефонна централа работи с Rollover?
Всички входящи линии, организирани в група за лов на преобръщане, са свързани към телефонната система (PBX), а всички вътрешни телефони са свързани към нейните удължителни жакове.
Първият повикващ ще звъни на първата линия. Следващият повикващ ще дойде на втората линия и т.н.
Няма разлика на коя линия влиза обаждащият се. АТС ще обработва всички обаждащи се по същия начин. Ако системата включва автоматизиран придружител, тя ще ви помогне да насочите повикващия до желаната дестинация, като предоставите меню от опции.
Има два метода за постигане на еднакви резултати.
- На всеки телефон се присвоява вътрешен вътрешен номер. Всички обаждащи се набират един и същ основен номер, избират опции от автоматичния сътрудник, за да позвънят на желания вътрешен номер или набират известен вътрешен номер, ако телефонната система предоставя тази опция.
- Всеки телефон може да има номер за директно набиране. Обикновено последните четири цифри от телефонния номер представляват разширението. Телефонната система ще разпознае последните четири цифри и автоматично ще насочи повикващия към това разширение.
Имайте предвид, че във втория случай не ви е необходим отделен ред за всяко число. Просто се нуждаете от достатъчно линии, за да поддържате максималния брой обаждащи се, очаквани при най-лошите времена на зареждане.
Как работи извикването с множество линии?
Извикването работи по различен начин с различни модели на централи. Когато вътрешен персонал вдигне вътрешен телефон, повечето телефонни системи изискват повикващият да натисне 9 за външна линия. Системата ще осигури тон на набиране от една от наличните външни линии.
Някои АТС автоматично ще дават сигнал за набиране от всяка налична външна линия, без да набират 9, така че обажданията могат да се извършват без натискане на други клавиши.
Изображение от Pete Linforth от Pixabay
Като обобщение, всички разгледани неща
Ако вие сте този, който отговаря за настройването на телефонната система, има неща, които трябва да имате предвид.
Знаете ли как ще обработвате всичките си обаждащи се едновременно? Имате ли достатъчно персонал, за да отговорите на всички обаждания? Ако не, тогава защо да не разполагате само с един ред и да оставите преливането да премине към гласова поща, предоставена от вашата телефонна компания.
Решихте ли как ще пренасочвате всички разговори? Разбира се, можете просто да имате телефон, свързан към всяка линия. Но тогава няма начин да прехвърлите повикванията от един на друг. Освен това нямате плавен преход за насочване на повикващите към персонал или отдели.
Това е мястото, където телефонната система PBX става толкова важна. Една проста телефонна система позволява на рецепциониста на живо да отговаря на всички входящи повиквания и да ги прехвърля на правилните места.
Автоматизираната придружаваща телефонна система е следващата стъпка нагоре, особено ако нямате щатна рецепционистка, която да отговаря на всички обаждания. Това ви позволява да осигурите поздрав за добре дошли на всички ваши обаждащи се и меню от опции, които те могат да изберат за пренасочване до желания персонал или отдели.
Цялостната телефонна система трябва също да включва гласова поща за всяко разширение, която ще играе личен поздрав за всеки от персонала и ще приема съобщения за неотговорени обаждания.
Сега знаете какво се крие зад добре оборудвания преден край за компании с много обаждащи се.
© 2015 Глен Сток