Съдържание:
- Защо точността е важна
- Професионалният свят очаква лоши оценки
- Защо се нуждаем от добри оценки
- Премахване на пристрастията
- Съвети за отлична оценка
- Процес на оценка и техники
- Направете добра оценка - бързо
Научете как да правите по-добри оценки на проектите - и да ги правите по-бързи.
Canva
Защо точността е важна
Като ръководители на проекти често ни притискат да създаваме прогнози много бързо и с твърде малко информация. Още по-лошо, ние сме притиснати да кажем това, което изпълнителните спонсори искат да чуят: "Имам само 15 000 долара за тази надстройка на базата данни. Можете да го направите, нали? И това трябва да бъде направено след два месеца!"
И все пак, ако кажем да, а това просто не е възможно, това влошава нещата. Не изглеждаме много добре два месеца и петнадесет хиляди долара по-късно, когато се върнем и поискаме още десет хиляди долара и още един месец. И все пак, 3 месеца и 25 000 долара бяха най-доброто, което някой можеше да направи, и ние можехме да знаем това отпред.
Професионалният свят очаква лоши оценки
За съжаление много организации са свикнали да приемат ниски оценки и да смятат, че повечето проекти ще надхвърлят бюджета и ще бъдат доставени със закъснение. Според Института за управление на проекти 55% от всички проекти не дават задоволителни резултати. Процентът на проектите, които дават задоволителни резултати навреме и под бюджета, е далеч под този.
Ръководителите на проекти също са повярвали, че не можем да направим реалистични оценки или дори да можем, не можем да го направим в рамките на наличното ни време. И ако можехме, шефът не би искал да го чуе.
Казано по-просто, професионалният свят очаква лоши оценки.
Защо се нуждаем от добри оценки
Това означава, че ще изглеждаме наистина добре, ако можем да направим добри оценки. Сега, ще бъда честен, представянето им няма да е лесно. Убеждаването на шефовете ни, че се нуждаем от добра информация и достатъчно време, за да преценим добре, ще бъде предизвикателство. Предоставянето на реалистични оценки ще означава първоначално представяне на по-високи бюджети на проекти и по-дълги графици - повече аргументи. Но вижте какво се случва от обратната страна: Започваме да изпълняваме проектите си навреме и в рамките на бюджета - или по дяволите. И ние сме единствените, които го правят.
Това си струва теглото в злато.
Връзката на очите на дамата е знак за нейната слепота за личните програми, статуса, подкупите и други елементи, които ни отклоняват от истината.
Със собствена работа (ретуширана) чрез Wikimedia Commons
Премахване на пристрастията
При оценката пристрастието е натиск, който ни кара да измислим оценка, която е или твърде ниска, или твърде висока. Така че първото нещо, което трябва да направим, е да искаме да направим точна оценка. Само не забравяйте, че в края на проекта искате да погледнете назад и да кажете: Моята оценка беше правилна; управлението ми беше добро и изпълних точно целта.
Всъщност един от начините за разбиране на пристрастието е да мислите, че това е нещо, което ви кара постоянно да се отклонявате от целта. При стрелба с лък, страничен вятър ще издуха стрелите от целта в посока на вятъра. Това е пристрастие. Ние компенсираме пристрастията, като осъзнаваме натиска и отказваме да ни оставят да ни изхвърлят.
Ето някои неща, които биха могли да ни отхвърлят, и какво да направим с всяко едно:
- Необходими или наложени бюджети и извлечения за налични средства. Изискваният или наложен бюджет е декларация за това какво са готови да похарчат спонсорите на проекта или клиентът. Отчет за наличните средства казва колко пари има в бюджета. Бъдете ясни, че нито едно от тях няма нищо общо с приблизителната оценка. Или не знайте тази сума, преди да изчислите (като справедливостта на слепата дама на фигура # 2), или, ако я знаете, я оставете настрана. След като направите вашата реалистична оценка, можете да представите сравнение на прогнозния бюджет и необходимия бюджет.
- Пожелателно или недоволно мислене. Ако харесваме шефа си, ще искаме да съобразим работата с това, което според него може да си позволи. Ако смятаме, че шефът ни е нереалистичен, ще искаме да искаме двойно повече. Това са естествени, човешки реакции на приятелско отношение или негодувание. Моля, оставете ги настрана. Съсредоточете се върху професионалната гордост, която идва със създаването на реалистична, точна оценка на работата, която трябва да бъде извършена, както и нейните разходи и време.
- Искате просто да използвате копие на стара оценка на проекта. Не просто копирайте оценка от друг проект. Ще има две грешки, ако го направите. Първо, тази оценка може да не е била точна. Винаги използвайте точни декларации за действителни разходи и графици, а не минали оценки. Второ, няма два подобни проекта. Дори ако вашият проект е много подобен на предишен проект, фокусирайте се върху разликите, а не върху приликите.
- Оценявайки целия проект като само едно нещо. Това не работи. Точните оценки се изграждат върху подробности. Помислете колко ще струва всяко парче от проекта и колко време ще отнеме. Ще получите по-точна картина. Освен това, ако един елемент е висок, а друг е нисък, всичко ще се балансира.
Сега знаете как да избегнете натиска, който създава пристрастия. Нека разгледаме някои съвети за отлична оценка.
Твърде често хората на работното място спорят, без да слушат. Предоставянето на реалистични оценки на нашите шефове може да бъде предизвикателство във вашата корпоративна култура.
Tambako the Jaguar (CC BY-ND), чрез flickr
Съвети за отлична оценка
Ето някои неща, които можете да направите, за да направите страхотна оценка:
- Уверете се, че знаете какво трябва да предостави проектът. Без ясно определен обхват е невъзможна точна оценка.
- Дайте си колкото се може повече време. Първите ви няколко оценки с нов метод ще вървят бавно. След това ще разберете колко време ви трябва.
- Получете добра информация. Не извиквайте само няколко имейла. Намерете време да говорите с хората, да обяснявате какво правите, да се уверите, че те разбират и да се уверят, че те мислят за това, което питате, и ще ви дадат добра информация.
- Първо се фокусирайте върху уникалните парчета. Всеки проект има някои уникални елементи. Първо ги преценете внимателно. След това можете да копирате от миналия проект действителен бюджет и графици за частите, които са по-рутинни.
- Не оставяйте нищо настрана. След като се отстрани пристрастието, най-големите грешки в оценката възникват от простото забравяне на част от плана на проекта.
Процес на оценка и техники
В среден или голям проект можем да създадем две оценки. Първата или ранна оценка се прави, след като имаме ясна декларация за обхвата, но преди да бъде разработена точно в структурата на разбивка на работата. Ранната оценка може да бъде създадена чрез сравнение с ранни проекти, чрез метода Bucket или чрез сложна (и скъпа) техника, наречена Modified Wide-Band Delphi.
След завършване на WBS и списъка с дейности се създават много точни оценки с помощта на PERT, Техниката за оценка и преглед на проекта. Връзката между процеса на планиране на проекта и ранната и късна оценка е описана по-пълно в Техники за оценка на времето и разходите за управление на проекта: Общ преглед.
Където и да се намирате в процеса на планиране на проекта и която и техника за оценка да използвате, всички методи в тази статия за предотвратяване на пристрастия и улесняване на оценката се прилагат.
Направете добра оценка - бързо
Докато правите първите си прогнози, ще искате да настроите нещата да го правят по-бързо следващия път. Ето как:
- Организирайте и съхранявайте вашите данни. Често ще използвате реални данни от минали проекти (графици и бюджети). Уверете се, че е леснодостъпен, добре организиран и, ако е възможно, в стандартни формати и с възможност за търсене. В идеалния случай тя трябва да бъде във формат, от който е лесно да се копира, като база данни, електронна таблица или документ, който може да се редактира, а не документ, готов за печат, като PDF файл.
- Направете списък с контакти. Ще откриете, че някои хора са наистина полезни. Те разбират типа данни, които искате. Някои ще бъдат други ръководители на проекти. Някои ще бъдат счетоводители. Някои ще бъдат продавачи, които с удоволствие ще направят бърза оценка с надеждата, че ще купите от тях. Направете списък с контакти на хора, които са особено добри в предоставянето на информация относно прогнозите и отбележете техните области на опит.
- Изграждане на шаблони. Изградете свои собствени шаблони за оценка, формуляри и електронни таблици. Това ще направи нещата наистина бързи следващия път. Уверете се, че сте изчистили всички данни от текущата оценка от вашия шаблон - не искате да се прокрадват грешки. Наличието на тези шаблони също улеснява обучението на другите, за да ви помогне да направите своите оценки по-бързо.
- Изградете екип. Най-бързият начин за проверка на числата е един човек да прочете източника, докато другият проверява окончателния документ. Можете също така да разделите части от проекта и да накарате работниците да преценят собственото си време и разходи. Това е далеч по-точно и също насърчава да притежавате прогнозата, така че те да се опитват да изпълнят това, което са казали, че могат да направят.
И накрая, когато проектът е завършен, сравнете какво всъщност се е случило с проекта с вашата оценка. Ако вашата оценка е била правилна, имате страхотен процес. Ако вашата прогноза е била изключена - и това е добре, понякога ще бъде - след това разкопайте и разберете защо и актуализирайте шаблоните си, за да подобрите процеса си.
Ще бъдете бърз и точен оценител за нула време. Е, не, това не е точно. Това е предубедена реклама. Съвсем скоро ще бъдете бърз и точен оценител и по-скоро, ако положите всички усилия!