Съдържание:
- Защо е важно да имате ръчен дневник?
- Какви са предимствата на електронния дневник?
- Как да използвам дневника си?
- Една последна бележка
Mike Tinnion (CC0) чрез Unsplash (модифициран с помощта на Canva)
Поддържа се дневник система, която използва времето и изпълнява задачи и срещи по много ефективен и ефикасен начин. Помага на организацията като цяло и помага да управлявам и собственото си време, и времето на другите. Дневниците могат да се поддържат ръчно или по електронен път.
Аз лично имам и двата вида дневници. Имам електронния си календар в Outlook, който се споделя с моя мениджър и други администратори. Имам и ръчен дневник, който може да се използва в спешни случаи.
Защо е важно да имате ръчен дневник?
Ръчният дневник, който използвам, е обвързана книга с три дни на страница, тъй като нямам много записи за всеки ден.
Както споменах по-горе, аз използвам този дневник само по време на извънредни ситуации. Това включва моменти, когато съм болен или отсъствам от работа и не мога да вляза в електронния си дневник или когато компютърните системи не работят и Outlook не е достъпен.
Какви са предимствата на електронния дневник?
Както споменах, електронният дневник, който поддържам, е в календара на Outlook на работния ми компютър.
Ето предимствата на електронния календар:
- Умея да подчертая потенциален конфликт между срещите.
- Трябва само веднъж да въведа редовно възникващи събития.
- Не се използва хартия.
- Има защита с парола.
- Имам достъп до него от почти навсякъде.
- На екрана има напомняния за срещи.
- Той автоматично съобщава промени на участниците, чиито системи са свързани с моята.
Как да използвам дневника си?
Използвам дневника си за неща като сигнали и срещи.
Най-често срещаните записи в дневника ми ще бъдат:
- заседания на панела
- екипни срещи
- стационарни поръчки
- тренировъчни сесии
- посещения
- изготвяне на дневен ред
- годишен отпуск
- други офис задачи
- надзор
- други седмични и двуседмични задачи, които се повтарят с определена честота (това гарантира, че няма да ги пропусна)
Понякога трябва да резервирам срещи и да изпращам покани за събрания на колеги или други делегати и това се извършва по електронен път.
Ето как управлявам този тип срещи.
- Опитвам се да въведа колкото се може повече подробности, като дата, място, продължителност, посетители и т.н.
- Рядко срещам ситуация, при която среща е отменена или отложена, но ако това се случи, задължително проверявам ефектите, които ще има исканата промяна, преди да се съглася с нея.
- Също така събирам цялата подходяща информация, за да се уверя, че всеки, който присъства на срещата или срещата, има достъп до всички важни подробности, така че да няма място за неразбиране на съобщенията.
- Обикновено се занимавам с искания и промени от други участници в хронологичен ред, но ще дам приоритет на най-спешните заявки, ако се занимавам с голям обем от тях.
- Когато се съгласяват някакви искания или се правят промени, аз се уверявам, че всички засегнати се свързват и че е удобно за тях, преди промените да бъдат потвърдени.
- Уверявам се също така, че на всеки човек, участващ в срещата или срещата, се предоставя достатъчно време за планиране, пътуване и всякакви други нужди, така че срещата да протича гладко.
Наясно съм, че дневниците трябва да се поддържат актуални, когато бъдат договорени промени. Уверявам се, че съм изтрил всички отменени срещи. Дневник, който не се поддържа напълно актуален, може да рискува всякакви обърквания. Това също ще подкопае доверието и ще насърчи хората или да почувстват необходимостта да проверяват договореностите, което е загуба на време, или, още по-лошо, да водят отделен собствен дневник.
Една последна бележка
На любезна бележка, моля, не копирайте нищо представено тук и го показвайте във вашия файл. Това е публикувано тук само за да ви помогне да придобиете представа / разбиране за това, което те очакват да следите. Ще трябва да се свържете със собствената си работна зона и организация и да се придържате към нея, докато подготвяте файловете. Благодаря Ви за съдействието.
© 2012 Livingsta