Съдържание:
- Те са шеф по причина (но организационните умения не са ли)
- Помогнете на шефа си да събере неговите (или нейните) неща
- Ще се справиш!
- Първо изграждане на доверие
- Олово чрез пример
- Търсете да разберете
- Изграждането на доверително партньорство е ключът към успеха
- Осигурете стратегическа подкрепа
- Подравняване на целите
- Минимизиране на прекъсванията
- Направете добър шеф организиран
- Читателска анкета
- Общувайте ясно
- Бъдете кратки
- Use "Reply All" Sparingly
- Employ Consistent Labeling
- Help Your Boss Share Information
- Present Solutions, Not Problems
- Manage Your Time and Help Your Boss Manage His
- Time Management
- Create and Share a Calendar
- Meeting Management
- Conquer Disorganization Together
- Divide and Conquer
- Label, File, and Store
- Adopt the "One Touch" Rule
- Yes, Change Is Possible
- The Soft Sell
- Small Changes and Buy-In
- Don't Be a Know-It-All
- Encourage
Те са шеф по причина (но организационните умения не са ли)
Помощта на шефа ви да се организира ще засили професионалния му имидж. Помогнете им да го направят, без да се показвате.
Маги чрез Flickr, CC-BY-SA 2.0, модифициран от FlourishAnyway
Помогнете на шефа си да събере неговите (или нейните) неща
Той е шефът по основателна причина, но тази причина със сигурност не е неговите организационни умения.
Понякога пренебрегва ключови подробности. Кабинетът му е планина от неподходящи файлове. Когато шефът ви не може да намери този важен документ, наближаващите срокове могат да накарат офиса да се почувства като тенджера под налягане. Звучи познато? Ако е така, помогнете на шефа си да управлява времето си и да определя приоритетите - като същевременно го оставяте да мисли, че това е неговата идея.
Когато шефът ви стане по-организиран, той ще подобри професионалния си имидж. Той също така ще бъде по-наясно какво има в графика му и ще развие по-голяма власт на своето време. На свой ред можете да извлечете остатъчни ползи от по-малко стрес и по-голяма ефективност.
Помислете за допълнителното време и усилия, необходими за организирането му, като инвестиция. Управлявайки, вие ще управлявате собствения си напредък в кариерата и професионалния имидж едновременно.
Готови ли сте да започнете?
Ще се справиш!
Дайте пример. Първо демонстрирайте солидни организационни умения сами.
StartUpStockPhotos чрез Pixabay, безплатен домейн
Първо изграждане на доверие
Преди да се опитате да поправите нещо, трябва да спечелите правото да го направите. Това означава изграждане на основа на доверие.
Олово чрез пример
Уверете се, че сами демонстрирате солидни организационни умения, като прецизирате системата си, за да останете на път. Поддържайте собственото си работно пространство подредено. Явете се на подготвени срещи Спазвайте всички срокове. Освен това демонстрирайте своята находчивост, като най-често разчитате на информация на една ръка разстояние (напр. Ключови контакти, често отчитани отчети).
Търсете да разберете
Докато печелите доверието на шефа си, също слушайте, като обръщате особено внимание на изразените чувства. Внимавайте за признаци, че лошите организационни умения на вашия шеф му причиняват разочарование, конфликт или дори последствия в организацията. Примерите включват пропуснати срокове или срещи, изгубени документи и коментари от други.
Оценете първо ситуацията, преди да се впуснете, за да помогнете, и особено избягвайте да му предоставяте обратна връзка, която може да ви повреди. (Не забравяйте, че сте в режим на събиране на информация.) Може да има метод за лудост, макар и неефективен, който трябва да разберете.
Освен това, колкото и да ви дразни небрежността му, никога не се вслушвайте в някой, който го лоши. Вашето обезвъздушаване може да се върне при него и подобни критични коментари са в противоречие с намерението ви да помогнете.
Изграждането на доверително партньорство е ключът към успеха
Демонстрирайте солидни организационни умения сами, като се явявате на подготвени срещи и поддържате собственото си работно пространство подредено. Вслушайте се в усещането с какви чувства или последици са свързани лошите организационни умения на шефа.
rdubois спрямо Flickr, CC-BY-SA 2.0
Осигурете стратегическа подкрепа
Уверете се, че както вашата роля, така и вашето поведение поддържат най-доброто представяне на шефа ви, като минимизирате разсейването и подобрите неговата ефективност.
Подравняване на целите
Научете какви са целите на вашия шеф и как се измерва във фирмата. Уверете се, че целите ви за изпълнение са свързани с неговите. Ако усетите прекъсване, кажете му, че искате да потърсите яснота как вашите цели могат по-пълно да подкрепят неговите и целите на организацията.
Минимизиране на прекъсванията
Попитайте го как предпочита да получава информация, както по отношение на неговия канал (напр. Електронен, лично, телефон), така и предпочитания за времето. Някои хора са „сутрешни хора“ и обичат да се гмуркат точно в деня си, докато други бавно се загряват.
Също така разберете как иска да се справят с прекъсванията и му помогнете да избегне ненужните. Изследванията показват, че служителите в офиса се прекъсват средно веднъж на всеки три минути. 1 Като се има предвид, че връщането към първоначалната задача може да отнеме до 23 минути, не е чудно, че всеки може да завърши започнатото.
Вместо да изскачате, за да зададете този бърз въпрос - който често не е чак толкова бърз, нали? - опитайте тази техника. Групирайте няколко по-малко важни предмета, след което резервирайте 15 минути в календара на шефа си, за да се погрижите за всички тях на едно заседание. След като използвате тази техника няколко пъти, обяснете му, че вашата обосновка е ефективност и минимизиране на прекъсванията. Обсъдете как работи и за двама ви. Може да откриете, че това е чудесно начало на разговор по отношение на ефективността.
Направете добър шеф организиран
Бъдете лаконични в комуникациите и помогнете на вашия мениджър да избегне разсейването.
ernestoeslava чрез Pixabay, безплатен домейн
Читателска анкета
Общувайте ясно
Бъдете кратки
Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.
Use "Reply All" Sparingly
Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.
You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.
Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.
Sacha Quester-Séméon via Flickr, CC-BY-SA 2.0, modified by FlourishAnyway
Employ Consistent Labeling
Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.
Help Your Boss Share Information
In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!
Present Solutions, Not Problems
When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)
One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.
Manage Your Time and Help Your Boss Manage His
Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.
anlebed91 via Pixabay, Free Domain
Time Management
Help your boss with time management using the following tips:
Create and Share a Calendar
Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.
When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.
Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.
Meeting Management
If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.
Conquer Disorganization Together
Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.
rawpixel via Pixabay, Free Domain
Divide and Conquer
Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.
Label, File, and Store
Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.
First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.
Adopt the "One Touch" Rule
As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.
Yes, Change Is Possible
When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.
Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0
The Soft Sell
Small Changes and Buy-In
Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.
Don't Be a Know-It-All
Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:
- "How about if I help you…"
- "I bet we can figure out how to…"
- "I've learned…"
- "One thing I have found is…"
- "What do you think if…?"
- "Would you find it helpful…?"
Encourage
Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.
Sources
1 The Wall Street Journal. „Разсейване на работното място: Ето защо няма да завършите тази статия.“ Последна промяна на 11 декември 2012 г.
© 2013 FlourishAnyway