Съдържание:
- Чувствате ли се, че сте загубили контрол?
- Дезорганизация на работното място
- Поддържайте ежедневен списък, който се пренася
- Управлявайте времето и приоритетите си нагоре
- Какво е необходимо, за да създадете своя контролен списък
- Организатор на контролен списък от 7 стъпки
- Приоритизирайте списъка си с цветове
- Останете организирани у дома с вашия контролен списък
- Организатори на цифрови контролни списъци
- Форма за организатор на PDF контролен списък
- Контролен списък Приложения за компютър, смартфони и таблети
- Приложения срещу хартиени контролни списъци
- Защо трябва да останете организирани с контролен списък
- Как оставате организирани? Използвате ли списъци?
Тази статия ще разбере как да използвате контролни списъци, за да останете организирани.
mohamed_hassan, CC0, чрез PIxabay
Чувствате ли се, че сте загубили контрол?
Случвало ли ви се е някой от онези дни, в който да напускате работата си, сякаш не сте постигнали нищо?
- Бюрото ви изглежда по-затрупано, отколкото когато пристигнахте.
- Входящата ви поща бе изтекла миналата седмица.
- Бележките след него покриват екрана на компютъра ви.
- Не остава място за краката ви под бюрото.
- И тази сутрешна среща най-накрая приключи преди час.
Да останеш организиран е предизвикателство. Информацията ни бомбардира от всички посоки. Текстови съобщения, социални медии, електронна поща, отговори на уеб формуляри, заявки за срещи, преминаване на разговори, телефонни обаждания и стандартна поща се състезават за нашето внимание.
Не е чудно, че нивата на стрес са високи. Американската психологическа асоциация (APA) съобщава, че 39% от американците през 2017 г. са страдали от „донякъде значителен“ до „значителен стрес“, причинен от „твърде голямо натоварване“ на работното място.
Дезорганизация на работното място
Нереалистичните или несигурни роли също бяха сред първите пет стреса на работното място в проучването на APA през 2017 г. Тези отрицателни аспекти, заедно с твърде много работа, затрудняват да останете на върха на работата си.
И не само офис служителите се борят с претоварване със задачи и ограничения във времето. Търговците, работниците на дребно и артистите също се борят да свършат нещата.
Повечето работни места ви предоставят длъжностна характеристика, която подчертава задълженията и задачите. Понякога те са остарели или не покриват всичко, което правите. И макар че те биха могли да съобщят списък с отговорности, те нямат подробности.
Дори когато на работното място има документирани стъпка по стъпка процедури, пак можете да имате твърде много работа. Да знаете как да приоритизирате и управлявате голямо натоварване с контролен списък има предимства. А контролните списъци служат като основен организационен инструмент.
Ако се чувствате претоварени по време на работа, организирайте се с помощта на списък със задачи. В началото на всяка сутрин записвайте всичко, което трябва да направите. Бъдете конкретни.
Поддържайте ежедневен списък, който се пренася
Ежедневен списък със задачи и дейности:
- Действа като напомняне
- Помага ви да приоритизирате деня си
- Показва дали прекалявате с ангажирането
- Спестява ви време
Управлявайте времето и приоритетите си нагоре
Контролен списък също помага за работния процес. Ако сте секретар или личен асистент, който отговаря на повече от един линеен мениджър, контролен списък ви помага да управлявате нагоре. Включете колона в списъка си, за да запишете оценка на времето за изпълнение на всяка задача.
Насърчавайте вашите мениджъри да записват задачите, които ви дават, във вашия списък със задачи. Контролният списък разширява тяхната информираност за натоварването ви. Те виждат какво още трябва да направите и кога е необходимо. Списъкът управлява техните очаквания.
Дори ако имате само един линеен мениджър, контролен списък е жизненоважно доказателство за натовареността ви. Използвайте списъка си със задачи, за да:
- Открийте по-ефективни работни процеси
- Облекчете работното си натоварване
- Поискайте помощ
- Спорете за помощник или нов член на екипа
Това, което ще ви споделя обаче, не е просто обикновен списък със задачи. Това е организатор на контролен списък.
Какво е необходимо, за да създадете своя контролен списък
- Бележник (препоръчах да се използва книга с размер A5.)
- Поне четири цветни химикалки, като зелено, жълто, лилаво и червено
- Линийка (по избор)
- Звездни стикери (всеки цвят)
Когато изпълните всички задачи на страницата, дайте си звезда.
© Phumphaosrk - Dreamstime.com (модифицирано изображение)
Организатор на контролен списък от 7 стъпки
- Отворете бележника си до първата налична страница.
- Напишете днешната дата в горната част.
- Запишете всички неща, които трябва да завършите, преди да се приберете вкъщи.
* Включете нови задачи, дори тези, които не е необходимо да изпълнявате този ден.
* Използвайте по един ред на задача.
* Приоритизирайте всяка задача с цветни химикалки (вижте цветното ръководство по-долу).
Съвет: Може да искате да разделите някои задължения на множество задачи, за да ги управлявате по-лесно. - Управлявайте права линия във всяка задача, докато я изпълнявате. Или поставете отметка в края на реда.
- Започнете нов списък на нова страница утре.
- Върнете се всеки ден в книгата си и намерете страниците без звезди. Оценете всички незавършени задачи. Ако трябва да пренесете задача на нова страница, изпълнете задачата на старата страница, за да не продължите да я преразглеждате.
- Наградете се със звезда, когато списъкът за деня бъде попълнен. Поставете стикера със звезда на страницата, където можете лесно да го видите. Когато награждавате усилията си визуално, това също показва, че всеки елемент на страницата е завършен. Страница без звезда има незавършен бизнес.
Звездните стикери означават, че елементите в списъка са или попълнени, или пренесени в друг ден.
© Bazruh - Dreamstime.com
Приоритизирайте списъка си с цветове
- Червените задачи имат усещане за спешност. Те трябва да бъдат завършени този ден.
- Сините задачи се повтарят.
- Зелените задачи са за дълги проекти. Очаквате, че ще им отнеме повече от седмица.
- Черните задачи са общи задачи, които може да намерите в описанието на работата си.
Можете да използвате други цветове за по-нататъшна категоризация. Например, може да искате да използвате различни цветове, за да разграничите повтарящите се ежедневни и седмични задачи.
Останете организирани у дома с вашия контролен списък
Организатор на контролен списък работи навсякъде. Може да искате да запазите две тетрадки: една за работа и друга за личния си живот.
Поддържайте дома си чист и тревата косена, като добавяте домакинска работа към контролния списък на организатора на дома. Можете да го използвате и за:
- Организирайте сватбата си
- Лов на работа
- Планирайте партито за пенсиониране на чичо Бен
- Приоритизирайте и плащайте сметки
- Подредете следващия си задграничен празник
Можете да го използвате за управление на повечето видове събития или житейски обстоятелства.
Организатори на цифрови контролни списъци
Имате ли процес на работното място, който изисква честа проверка? Помислете дали да не автоматизирате организатора на контролния си списък за използване на смартфон или таблет. Създайте PDF форма или опитайте едно от приложенията, изброени по-долу.
Форма за организатор на PDF контролен списък
Работните места, където клиентите имат достъп до съоръженията, често започват деня с одит на обекта, за да инспектират оборудването и съоръженията. Създайте списък с приоритети, като този по-долу, за определен служител за отметка или коментар. След като приключи, служителят запазва и изпраща по имейл контролния списък за одит на мениджър или служител по безопасност и здраве.
Контролен списък Приложения за компютър, смартфони и таблети
Ако не искате да носите бележник наоколо, тези приложения също могат да ви помогнат да се организирате.
IOS на Apple се предлага със стандартно приложение Reminder. Използвайте това като алтернативен процес, за да бъдете организирани.
Намерете приложението Apple Reminder, което ограничава или не използва IOS устройство? Опитайте Todoist: Списък със задачи и диспечер на задачите. Предлага се безплатно на множество устройства, но се предлага и с премиум опция. Влезте в приложението с вашия акаунт в Google или Facebook или създайте нов. Използвам го на моя компютър с Windows 10.
Други контролни списъци и организационни приложения (някои имат малка такса или съдържат покупки в приложения) включват:
- Wunderlist
- Google Keep
- Habitica (gamified списък със задачи)
- OmniFocus 2
- 2Do (списък със задачи, задачи и бележки)
Приложения срещу хартиени контролни списъци
Приложенията автоматизират контролни списъци. Те улесняват споделянето и интегрирането на вашия работен процес с други хора, програми и работни процеси. Когато обаче компютърната система спре или захранването престане, ръчният организатор на контролен списък ви държи под контрол.
Контролният списък на хартиен носител е основен инструмент за спешни случаи. Помислете дали да не останете под ръка отпечатано копие на вашия цифров контролен списък.
Ако контролирате безопасността на работното си място, съхранявайте клипборда и хартиеното копие на контролните списъци за здраве и безопасност на работното място на леснодостъпно място. Може също да е добра идея да имате контролен списък за процедури за затъмнение.
Съхранявайте хартиени контролни списъци за спиране на захранването.
© Ekaterina79 - Dreamstime.com
Защо трябва да останете организирани с контролен списък
Използвайки организатор на контролен списък, като списък със задачи, вие поемате обратно контрола върху работата си. Вместо да си спомняте постоянно всичко, което трябва да направите, записването на задачите ви освобождава мислите ви, за да се съсредоточите върху работата.
Организаторът на контролен списък също се простира отвъд ежедневния списък със задачи. Използвайте го, за да завършите определен процес, като проверка на здравословните и безопасни условия на труд или одит на обекта. Или да организирате всичко, което трябва да направите, за да се отпуснете и да се насладите на уикенда далеч.
Правейки контролните списъци част от деня си, вие облекчавате стреса на работното място. Можете също да използвате списък със задачи, за да:
- Предложете бизнес казус за повече ресурси
- Актуализирайте длъжностната характеристика и възложете отговорности
Най-вече контролните списъци помагат визуално да управлявате и организирате процес или неща, които трябва да направите. В резултат на това последният отметка ви отнема куп натиск.
© 2012 Тина Дубински
Как оставате организирани? Използвате ли списъци?
Will English на 01 май 2013 г.:
неорганизиран? Това съм всеки ден хаха. Не е чудно, че все още съм здрав. Всъщност имам iphone и използвам приложението „Напомняне“ през цялото време, не знам колко съм организиран благодарение на него, но това помага много. Добър център.