Съдържание:
- Преди и след срещата
- Как да слушаме ефективно
- Съвети за ефективно слушане
- Как да си водя бележки по време на дискусии
- Съвети за водене на бележки за дискусия
- Целта на изясняване на точки, за които не сте сигурни
Водене на протоколи по време на среща.
Фотография на Livingsta
Също така понякога, когато дискусиите се отклоняват от основния въпрос към друг въпрос, подобен на основния, председателят може да забрави да вземе решение по този въпрос в резултат на отклонения по други въпроси. В такива случаи тясното сътрудничество с председателя може да помогне на протоколиста да напомни на председателя, че трябва да се вземе решение по този въпрос, преди да се пристъпи към следващата точка.
Когато се съмнявате дали да запишете нещо или не, винаги потвърждавайте със стола. Това ще избегне записването на ненужни въпроси и ще спести време и усилия.
Преди и след срещата
Още преди началото на срещата, протоколчикът може да проведе дискусия със председателя за това как ще се проведе срещата, елементите, които ще бъдат обсъдени, как ще се проведе дискусията и какво задължително трябва да бъде протоколирано.
След срещата, докато записва протокола, ако протоколът има някакви затруднения с нещо, свързано с дискусиите, те трябва да поговорят с председателя, за да изяснят нещата, тъй като колебанието да направи това в крайна сметка ще доведе до неточна информация в минути.
Как да слушаме ефективно
Слушането е много важно умение и идва с практика. Повечето хора в наши дни просто чуват нещата или просто слушат, но не слушат активно или ефективно. Има голяма разлика между слуха, слушането и активното слушане. Наскоро проучих много за тези умения и техники и дори написах център за активно слушане. Той помага на човек във всички сфери на живота, независимо дали е личен или професионален, а също така помага за подобряване на личността.
И така, какво е ефективно слушане?
Livingsta
Докато правите протоколи, слушате ораторите, които активно поглъщат цялата информация относно дискусията с интерес и важност, а след това възпроизвеждате информацията под формата на документ, наречен протокол, който помага на хората, които не са присъствали на срещата, да получат информация за това какво беше обсъдено на срещата. Това също служи като правен документ за организацията и помага за бъдещи справки, а също така е постоянен запис на всичко, което се е случило на срещата.
Уменията за слушане отнемат време, за да се развият, но със сигурност се развиват с практиката. Повечето хора умеят да говорят, но не и да слушат. Перифразирането на чутото по подходящи начини отнема много творчество. Човек може да практикува умения за слушане, като слуша лекции, дебати и други подобни материали, които изискват концентрация. Тук ще обсъдим как ефективно да слушаме на среща, когато се случват дискусии, спорове и разногласия.
Съвети за ефективно слушане
За да слушате ефективно:
- Първо трябва да разберем факта, че процесът на слушане не включва само получаване на съобщения, но зависи и от други компоненти като мислене, фокусиране и активна реакция.
- Човек трябва да се концентрира върху говорителя и да не оставя съзнанието му да се лута наоколо. Трябва да сте внимателни и спокойни
- Правете си бележки едновременно, докато чувате, тъй като това ще ви помогне да се концентрирате върху дискусията.
- Слушайте всяка дума, която казва говорителят, и си представяйте ситуацията или логиката в дискусията в ума си
- Концентрирайте се, дори ако дискусията е скучна, защото вие сте този, който трябва да изведе точна информация в протокола.
- Не прекъсвайте, когато тече дискусия или когато някой говори. Вместо това изчакайте дискусията да приключи или ораторът да завърши и след това повдигнете вашите въпроси за разяснение
- Изграждането на речника ви прави по-добър слушател, в противен случай може да слушате думи, които не разбирате
- Винаги записвайте всички нови думи, които не сте разбрали, и ги изяснете със стола
- Извършването на основно проучване по дискусионните въпроси преди срещата ще ви помогне да слушате ефективно и ще се включите изцяло в процеса на слушане.
- Бъдете готови с писалката и хартията си, преди високоговорителят да започне да говори.
- Трябва да се научите да се приспособявате към ситуациите в заседателната зала физиологично и психологически и към физическите фактори в стаята, тъй като някои от тях могат да имат отрицателен ефект, а други положителен ефект.
- Акцентите на говорителите понякога могат да възпрепятстват ефективното слушане, но човек трябва да подобри уменията си за преодоляване на всички тези бариери, за да стане ефективен слушател.
- Нито две срещи няма да бъдат еднакви, няма да бъдат еднакви две дискусии и няма двама оратори да говорят по един и същи начин и затова трябва да се научите да се приспособявате към ситуациите.
- Винаги се фокусирайте върху ключовите / важни моменти
- Слушайте така, сякаш от вас се изисква да представите тази информация на друга аудитория по-късно (така или иначе ще направите това под формата на минути), това ще ви помогне да се концентрирате и да слушате ефективно всяка дума, която говорителят казва
- На срещи, на които се обсъждат деликатни въпроси, също така не забравяйте да наблюдавате езика на тялото на говорещия, вместо да държите главата си надолу писане на бележки сериозно.
- Не позволявайте на нищо или никой наоколо да ви разсейва и не насочвайте вниманието си към хората, които влизат или излизат от стаята, докато говорителят говори.
- Използвайте подходящи начини за водене на бележки в зависимост от вида на дискутираните въпроси и това ще ви помогне да се включите в слушателската дейност.
- Не записвайте всичко, а само основните моменти
- Не се тревожете и не играйте с нищо в ръцете си, нито рисувайте, нито гледайте часовника. Това не ви помага да слушате и може да повлияе и на хората около вас.
- Като крайна точка, просто си представете как бихте искали аудиторията ви да слуша, ако сте говорител, и бъдете същия слушател, това ще ви помогне да бъдете ефективен слушател
Как да си водя бележки по време на дискусии
Воденето на бележки е важната задача или част от процеса на водене на минути. Когато правите бележки, човек не записва думите, които са били използвани в дискусията, но записва дискусиите, които са се провели в срещата.
Цитат от интернет
Това е много важна и доста трудна задача в зависимост от естеството на срещата и това, което беше обсъдено. Това също зависи от това колко добре протича срещата, как членовете си сътрудничат, как председателят помага и обобщава и най-важното от това колко добре сте подготвени за срещата. Всички документи, свързани със срещата, които са били разпространени или разпространени преди срещата, трябва да бъдат прегледани, така че да сте запознати с обсъжданото.
Съвети за водене на бележки за дискусия
По време на дискусиите следвайте следната процедура и съвети за водене на бележки:
- На първо място, разбирайте задълбочено какво представляват минутите, защо се правят минути и значението на минутите. Това ще ви помогне да проследите дискусията и да отбележите важната и необходима информация, докато дискусията продължава. Както бе споменато по-горе, там, където са налични документи, винаги се уверете, че събирате основна информация за това, което ще бъде обсъдено. Това ще направи задачата за водене на бележки много по-опростена.
- В ситуации, в които дискусиите или разговорите са продължителни и сложни, винаги се фокусирайте върху важните аспекти на дискусията като, какъв е фокусът на дискусията, какво е решението, ако е налице, защо е взето това решение, кой трябва да предприеме решение и кога / в рамките на който срок решението трябва да бъде предприето.
- Уверете се, че сте включили резюме на дискусията в началото, преди да запишете дискусията, тъй като това ще даде преглед и представа за дискусията на хора, които не са могли да присъстват. Също така, ако тези хора трябваше да участват в бъдеща среща, тази минута ще им даде цялата необходима информация, която ще им е необходима.
- Запишете важни възгледи и мнения на всички присъстващи хора.
- Уверете се, че слушате активно и ефективно след дискусията, без да ви оставя да се лутате или да мислите за нещо друго. По този начин няма да пропуснете нищо важно.
- Изберете най-добрия и лесен метод, който ще ви помогне с воденето на бележки.
- Когато записвате точки за действие, винаги е най-добре да го направите по начин, по-лесен за гледане, ясно с имена на хора, които трябва да го предприемат, и времевия мащаб.
- Използвайте заглавия, тъй като това ще ви помогне да следвате бележките по-късно и можете да имате различни раздели на срещата под различни заглавия. Оставете малко място под всеки раздел, за да е по-лесно да добавяте бележки отдолу, ако някой излезе с нови точки или идеи, докато срещата продължава.
- Ако познавате късата ръка, най-добре е да пишете бележки с помощта на бърза ръка и също да използвате съкращения, където е възможно.
- Упражнявайте се с използване на точки, тъй като това ще направи по-четливите, изглеждат спретнати и по-прости, докато подготвяте протокола.
- Винаги изяснявайте неясните моменти или дискусиите с вашия председател.
- Не забравяйте да имате една или две резервни химикалки и моливи.
Целта на изясняване на точки, за които не сте сигурни
Изясняването е процес, при който разрешавате области на объркване с оратора и проверявате дали разбирането ви за дискусията е правилно. За да бъде протоколът точен, трябва да се изяснят всички точки, които те не разбират, докато срещата продължава
Целта на изясняване на точките, в които не сте сигурни са:
- Той казва на говорителя, че ефективно слушате и се опитвате да разберете съобщението
- Уверява се, че сте разбрали правилната информация
- Помага за преглед на разбирането
- Насърчава оратора да говори открито
- Помага ви да напишете минути без грешки
- Избягва недоразуменията и погрешните тълкувания
- Подобрява междуличностните умения
Да прочетете за ролята на срещите, защо се провеждат срещи, законовите и организационни изисквания, които могат да се прилагат за водене на протоколи, защо се правят протоколите и техните предимства, причината, поради която протоколите трябва да бъдат точни и различните документи, използвани в срещите като част от процеса на протоколиране, преди и след срещата, моля, обърнете се към тази статия: Отчитане на протоколи.