Съдържание:
- Какво е PERT?
- Съдържание
- Оптимистични и песимистични оценители
- Оценка на PERT
- Какво оценяваме?
- Трите въпроса за PERT
- Изчисляване на средното за PERT
- Много видове средни стойности
- Таблица # 1: Изчисляване на средното време на PERT за дадена задача
- Използвате ли PERT?
- Фигура # 1: Възел на PERT диаграма
- Диаграмата PERT
- Фигура # 2: Опростена PERT диаграма
- Условия на PERT диаграмата
- От диаграмата PERT към реалния свят
- Използване на PERT във вашия проект
Какво е PERT?
PERT, Техниката за оценка и преглед на проекти, е метод за подробно планиране на проекта, който включва тези два компонента:
- Средната стойност на PERT: Точна техника за оценка на времето и разходите, използвайки статистическо осредняване.
- Диаграмата PERT: диаграма, която позволява подробно планиране на всички дейности по проекта.
PERT е разработен от НАСА, но не е ракетна наука. Математиката е проста - добавяне и изваждане - и така или иначе се прави от всяка софтуерна програма за управление на проекти. Логиката също е проста.
- Оценяваме времето за всяка задача, като вземаме предвид оптимистични, вероятни и песимистични оценки.
- Ние изготвяме календар за планиране, който включва всички работни дейности и също така разглежда зависимостите между дейностите, т.е. кои дейности трябва да бъдат извършени, преди другите да могат да бъдат извършени.
Нека разгледаме всеки от тези два елемента на PERT техниката: оценка на PERT и диаграмата PERT. Ще завършим, като говорим за това как да превърнем PERT диаграмата в реална програма за проекти, наречена диаграма на Гант.
Съдържание
- Оценка на PERT
Изчислете реалистична оценка на времето, необходимо за изпълнение на всяка задача
- Диаграмата PERT
Представяне на класическата диаграма PERT
- Условия за PERT диаграма
Речник на PERT
- От диаграмата PERT към реалния свят
Нека вземем задачите си и ги вкараме в календар!
- Използването на PERT за вашия проект
PERT оценката и графикът намаляват разходите и неприятностите
Оптимистични и песимистични оценители
Някои оценители са оптимисти, други песимисти. Използвайте PERT, за да получите реалистична оценка от всеки един от тях!
Сид Кемп
Оценка на PERT
Когато попитате някого, "колко време ще отнеме тази работа?" обикновено получавате отговор с пристрастие. Някои хора са постоянно песимисти, смятат - или ви казват - работата ще отнеме повече време, отколкото вероятно ще отнеме. По този начин те изглеждат добре, когато се справят по-рано. Други са постоянно оптимисти, представяйки си, че се гмуркат и вършат работата, пълна с нова енергия, и не срещат никакви проблеми. Техните оценки са нереалистично ниски, защото никой не разполага с добра енергия и късмет през цялото време.
За да направят нещата по-трудни, хората не знаят, че правят това. Обикновено това е несъзнаван навик.
Как тогава получаваме реалистична оценка? Правим го, като задаваме три въпроса за всяка работа, която трябва да свършим, и след това извършваме специално изчисление, наречено средно PERT.
Какво оценяваме?
Искаме да изчислим времето, необходимо за завършване на всяка малка част от нашия проект. Оценката и планирането на PERT трябва да се извършват на подробно ниво, като се използва Списък на дейностите, който е създаден от структурата на разбивка на работата. PERT не е част от ранната оценка, преди да бъде създадена WBS. Това е част от подробна оценка, като се разчита на плана за обхват на проекта, като WBS се прави на подробно ниво, а списъкът с дейности също е пълен. Ние изчисляваме усилията (количеството работа), необходими за изпълнението на всяка задача, и броя на хората, назначени за задачата.
Най-добре е всеки работник да създаде свой собствен списък с дейности и оценка на PERT. Като ръководител на проекти можете да научите всеки човек от екипа да го прави. Или, ако вече са запознати с това, те могат да работят по двойки, да си задават въпроси за оценката на PERT и също така да проверяват работата на другия.
Трите въпроса за PERT
Вместо да питате „Колко време ще отнеме тази работа“, задайте три въпроса:
- Ако работата върви наистина гладко, без проблеми, колко време ще отнеме? (Оптимистичният отговор)
- Ако правите това, когато сте уморени и имате проблеми, колко време ще отнеме това? (Песимистичният отговор)
- Като се имат предвид тези отговори, колко време е вероятно да отнеме? (Вероятният отговор)
Задавайте въпросите в този ред, получавайки вероятния отговор последен. По този начин хората, които винаги са привично оптимистични или песимистични, ще се приспособят и ще дадат реалистичен отговор, който всъщност е доста реалистичен. С малко практика, всеки може да стане наистина добър в това.
Въвеждаме и трите оценки в електронна таблица, под заглавията „Песимистично“, „Вероятно“ и „Оптимистично“, както е показано в таблица 1.
Изчисляване на средното за PERT
Използването на три числа като прогнози за всеки подробен артикул ще подлуди планиращия! Предотвратяваме това, като разделяме трите оценки в едно число, средно за PERT. Логиката е, че вероятното време е по-вероятно от песимистично или оптимистично, но и трите цифри имат значение. Използвайки O, L и P за оптимистично, вероятно и песимистично, това е нашето уравнение: (O + (4xL) + P) / 6 = PERT Приблизително време. Вероятността се умножава по четири, защото казваме, че е четири пъти по-вероятно действителното време да съвпада с вероятното време, отколкото че ще съответства или на времето на оптимизма или на времето на песимизма.
Откъде идва, по дяволите, 6-те? (Всички питат това, когато преподавам това в клас.) Това е просто: Имаме общо шест точки с данни: 4 вероятности, 1 оптимизъм и 1 песимизъм. За да получим средна стойност, разделяме общата сума на общия брой точки от данни. (Вижте страничната лента за много видове средни стойности и всичко ще има смисъл.)
Средната стойност на PERT е показана в дясната колона на Таблица # 1.
Много видове средни стойности
Някои хора смятат, че има само един начин за изчисляване на средна стойност: Събираме всички елементи и ги разделяме на общия брой елементи. В статистиката това всъщност е един от трите често срещани типа средни стойности и се нарича средна стойност . Има и медиана и режим . Дори хора, запознати със статистиката, може да мислят, че има само три вида средни стойности. Но всъщност има поне още дузина.
Например в олимпийските спортове, които се оценяват, крайният резултат се изчислява по този начин: Елиминирайте най-високия и най-ниския резултат, след което вземете средната средна стойност на останалите резултати. Това елиминира пристрастия, идващи от съдии от родната страна и основния съперник. Това е специален тип средна стойност.
Средната стойност на PERT, която отчита вероятния резултат като четири пъти по-вероятен от оптимистичното или песимистичното време, е друг вид центриране на средната стойност. Тя се основава на проста идея, че вероятното събитие наистина е по-вероятно от екстремните събития. Четири пъти по-вероятно е избрано въз основа на статистическата теория, работеща с нормалната крива и стандартното отклонение.
Таблица # 1: Изчисляване на средното време на PERT за дадена задача
Задача | Оптимистичен | Вероятно | Песимистично | PERT Средно |
---|---|---|---|---|
Инсталиране на Framistat |
3 |
6 |
18. |
7.5 |
Използвате ли PERT?
Фигура # 1: Възел на PERT диаграма
Това е форматът на единичен възел на PERT диаграма. Всяка дейност получава един възел. Навремето мениджърите на проекти ги използваха, за да съберат графика на проекта - на ръка!
Сид Кемп
Диаграмата PERT
Колкото и да е странно, диаграмата PERT почти никога не се вижда повече, въпреки че е централната част от всеки подробен график на проекта.
Този раздел въвежда няколко термина, които вероятно са нови за вас. Може да искате да го прочетете, след това да прочетете следващия раздел, Условия на PERT диаграмата, след това се върнете и прочетете този раздел отново. Дайте си малко време с това и всичко ще има смисъл. Също така е добре да се обърнете към Фигура # 2: Опростена PERT диаграма, докато четете
Диаграмата PERT е разработена като инструмент за изчисление. Още през 70-те години мениджърите на проекти ще попълнят всички имена на всяка дейност и оценките на PERT за времето. Всяка задача от списъка с дейности на проекта ще получи поле, наречено възел на PERT диаграмата. Примерен възел е показан на фигура # 1. След това те ще нарисуват стрелки, показващи зависимости, например когато една задача не може да се стартира, докато друга не завърши. След това те биха направили преден пропуск, събираха времето за всички задачи напред, за да изчислят график за ранен старт, включително датите за ранен старт и късен старт. Ако следваме графика „Ранен старт“, започваме всяка задача по проекта възможно най-скоро. Тогава мениджърът на проекта би добавил да направи обратен пас , добавяйки всичко обратно, от края на проекта, и изчислявайки последната дата, на която всяка задача може да приключи (късната дата на финала) и последната дата, която всяка задача може да започне (късната начална дата).
Ако например Задача 2 не може да стартира, докато Задача 1 не бъде изпълнена, тогава Задача 2 зависи от Задача 1. Кажете, че Задача 1 е „Кораб Framistat“ и Задача 2 е „Инсталиране на Framistat“. Ясно е, че не можем да инсталираме Framistat, докато не бъде изпратен и той пристигне. Задача 1 започва от Ден 1 и отнема 4 дни. Ранната начална дата за Задача 1 е Ден 1, а Продължителността е 4, така че Ранното завършване е Ден 4. Задача 2 може да започне един ден по-късно, на Ден 5. Преминаването напред ни позволява да изчислим времето на всяка задача начин, определяне на датите Ранен старт и Ранен финал. Обратното преминаване започва от края на проекта и изважда Продължителност от Късно завършване, за да се изчисли датата на късния старт за всяка задача.
За някои задачи ранната начална и късната начална дата са различни. Тези задачи са плаващи. На обикновен английски това означава, че можете да стартирате задачата на определена дата или да я оставите да плава за определен брой дни и да я стартирате по всяко време до късната начална дата. Няма да има значение, защото проектът ще бъде направен в същия ден, така или иначе.
Другите задачи имат нулево плаване. Ранната им начална дата е същата като късната им начална дата. Ако една от тези задачи започне с един ден закъснение, тя ще приключи с един ден и ще избута някоя друга задача късно. Това ще стигне чак до края на проекта и проектът ще бъде доставен с един ден закъснение. Задачите, които имат нула float, са на критичния път. Това означава, че искаме да гарантираме, че всяка от тези задачи се изпълнява навреме. Няма поплавък: Отлагането на стартиране на която и да е задача по критичния път ще забави доставката на проекта.
Диаграмата PERT се изчислява без препратка към реален календар. Ден 1 е първата дата на проекта, а последната дата се определя от това колко време ще отнеме да се изпълнят всички задачи в правилния ред.
С цялата тази информация те биха могли да изградят диаграма на Гант, която е лесен за преглед календар, базиран на диаграмата PERT.
Сега използваме софтуер за управление на проекти. Въвеждаме началната и крайната дата на проекта, а след това оценката на PERT за всяка задача. Влизаме в сладки графични програми, за да създаваме връзки или зависимости между задачите. Щракваме върху бутона за изчисляване и се появява диаграмата на Гант, календарът на проекта, в пълен цвят, с етапи Не се ли радвате, че имате компютър?
Ако това няма смисъл за вас, разгледайте списъка с Условия за график на PERT по-долу.
Можете да видите PERT диаграма във всеки софтуер за управление на проекти, но никой не го прави, тъй като те са трудни за четене. И никой никога не отпечатва такъв - освен като гигантски тапет. Не забравяйте, че всяка проектна задача има собствена кутия, като кутията на фигура 1. И дори малък проект вероятно ще има десетки задачи. Големите проекти имат десетки хиляди задачи - или повече.
Ако вече никой не използва PERT диаграма, защо да науча за тях? Има две много добри причини. Първо, всички условия на диаграмата PERT са от съществено значение за доброто управление на проекти. Трябва да знаете как да работите с анализ на критичния път и да държите графика под контрол, или проектът ви ще бъде доставен със закъснение. Второ, може би просто искате да получите сертификат за Професионален мениджър на проекти и PERT със сигурност ще бъде на тест!
Фигура # 2: Опростена PERT диаграма
Тази опростена PERT диаграма показва Задачи 1 - 5, всяка от които не може да стартира, докато предишната задача не приключи, по критичния път, и Задача 6, която трябва да бъде изпълнена след Задача 1 и преди Задача 5, с плувка
Сид Кемп
Условия на PERT диаграмата
Диаграмата PERT се нуждае от собствен речник. Ето ни!
- Датите на диаграмата PERT започват с Ден 1, първия ден на проекта и завършват на крайната дата на проекта, която се изчислява, когато направим предаването напред. Диаграмата PERT не е в реалния календар. Това идва по-късно, след като PERT анализът приключи.
- Зависимостта между две задачи казва, че тези две задачи са свързани. Най-често срещаният вид зависимост е завършване на старта. Това означава, че задача A трябва да бъде изпълнена, преди да можем да започнем задача B. Например, трябва да направим пазаруването и да приберем храната вкъщи, преди да можем да приготвим вечеря. Съществуват и други видове зависимости, например когато задачите трябва да започват едновременно или да приключват по едно и също време. Но 90% от всички зависимости са завършени до старт, създавайки верига от задачи, необходими за завършване на проекта. Зависимостите се наричат още връзки.
- Ранен старт е най-ранната дата, на която дадена задача може да започне. Първата задача на даден проект има ранна начална дата. Но задача, която е свързана с тази задача, не може да започне, докато не бъде изпълнена първата задача и т.н.
- Продължителността е броят на дните (или часовете), необходими за изпълнението на дадена задача.
- Early Finish е най-ранната дата, на която дадена задача може да бъде изпълнена. За всяка една задача, ранно завършване = ранен старт + продължителност.
- Forward Pass е изчисление, извършено за всяка задача, определящо ранната й начална дата и ранната крайна дата. Предаването напред също определя общата продължителност на проекта и датата на завършване на проекта.
- Общата продължителност на проекта е продължителността на времето, което ще отнеме целият проект, всички задачи, започването и завършването, както се изчислява от прохода напред. Тя е равна на дължината на критичния път.
- Дата на завършване на проекта е броят на деня, в който проектът ще завърши. Проектът винаги започва в първия ден. Така че проект с продължителност 50 дни ще приключи на Ден 50 и това е датата на приключване на проекта.
- Backward Pass е второ изчисление за всяка задача по проекта, като се започне от крайната дата на проекта и се работи обратно към първата задача. Той изчислява късната крайна дата и късната начална дата на всяка задача.
- Late Finish Date е последната дата, която дадена задача може да завърши, без да забавя проекта.
- Late Start Date е последната дата, на която дадена задача може да започне, без да забавя проекта.
- Float е броят дни, в които дадена задача може да плава, без да я стартира след ранната начална дата. Може да се изчисли по два начина. Float = Късна начална дата - ранна начална дата, а също и Float = Късна крайна дата - ранна крайна дата.
- Критичният път е всички задачи, които имат нула float, т.е.задачи, които имат една и съща ранна начална и късна начална дата. Разбира се, тяхната дата на ранно финиширане е същата като тяхната дата на края на финала. Всяка от тези задачи трябва да започне и завърши навреме, за да може проектът да завърши навреме.
От диаграмата PERT към реалния свят
На PERT диаграма проектът започва на Ден 1 и завършва на датата на завършване на проекта, която изчислихме, докато изграждахме PERT диаграмата в предния проход. Но кога е Ден 1? И кога ще бъде направен проектът? Отговорът на това идва с поставянето на PERT диаграмата в реалния календар. Това е по-трудно, отколкото звучи. Дори и след завършване на диаграмата PERT, създаването на работен график в реалния свят или диаграма на Гант за нашия проект изисква да се вземат предвид следните неща:
- Работният календар, включително почивните и празничните дни, когато не се работи.
- Разрешаване на конфликти на ресурси. Ами ако един служител с определено умение бъде възложен на две задачи едновременно? Или какво, ако едно работно място или оборудване, като зала за срещи или булдозер, е необходимо за две различни задачи едновременно? Тези конфликти трябва да бъдат разработени и това може да удължи графика.
- Изравняване на ресурсите. Ако дадена компания назначава определен брой служители за целия проект, това може да не съвпада с проекта, както е планирано в диаграмата PERT. Диаграмата PERT може да покаже, че една седмица ни трябват само 10 души, а следващата седмица ни трябват 50. Не можем да платим на 40 души да седят наоколо и да не правят нищо през първата седмица. Изравняването на ресурсите коригира задачите, така че да използваме всички хора, с които разполагаме през цялото време, но може и да удължи продължителността на проекта.
- Избор на начална дата или крайна дата. След това ръководството избира проектът да започне на определена дата. Или той избира, че ще завърши на определена дата и следователно трябва да започне до определена дата. Тази дата често се влияе от практически съображения, като например разполагането на пари за проекта през нова фискална година. И това има последици за продължителността на проекта. Двумесечен проект, започващ на 15 септември, вероятно ще приключи до 15 ноември. Същият проект, започващ на 15 ноември, вероятно няма да завърши до 15 януари, тъй като трябва да помислим за празника на Деня на благодарността в САЩ, Коледа и Нова година.
Когато поставим проекта в истински календар, го наричаме диаграма на Гант. Диаграмата на Гант е инструмент за управление и отчитане, който ще насочи проекта към успеха.
Използване на PERT във вашия проект
Когато преподавам часове по управление на проекти, откривам, че всеки, който е учил управление на проекти, е научил PERT, но почти никой никога не го е използвал. Това е разбираемо - изглежда като истинска караница да се създадат три оценки за всяка задача и да се направи всичко това. Тя изглежда да има смисъл просто да се направи бърз списък със задачи и скочи и да стигнем до работа.
Може да изглежда така, но това изобщо не е вярно. Реалността е, че оценката и планирането на PERT отнема много малко време и си струва напълно. Всъщност оценката и планирането на PERT могат да ви спестят много време и неприятности при всеки проект.
Когато преподавам на екип от проекти всъщност правя оценките на PERT, те мислят, че това ще бъде караница, но в крайна сметка се наслаждават. Ключовото е, че си представят как вършат работата, срещат се и ги решават. Те сериозно гледат на това, което е оптимистично, реалистично и песимистично. В резултат на това те се вълнуват да седнат и да свършат работата. И те също знаят какво им предстои. Често те виждат проблеми и отбелязват, за да се справят с тях рано, да направят малко изследвания и да проверят нещата преди време.
Има два резултата от това екипът да създаде PERT диаграма. Едната е, че мениджмънтът има съвсем реален, надежден работен план и график на проектите. Другото е, че всеки член на екипа е ясен, готов за работа и развълнуван от работата. Когато работата започне, екипът работи като добре смазана машина. Бяха предвидени проблеми и екипът работи, преди проблемите да причинят забавяне. Екипът често открива, че работи предсрочно и всички - екипът, мениджърите и клиентът, са доволни от работата и резултатите.